Действующий
Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
"В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152 (сто пятьдесят два) листа", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к делу - схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5 листах", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97 листа частично оторван, верхний угол 153 листа залит чернилами. Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63-65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1-3".
Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступал, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, на которых расположен каждый документ.
Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и на скольких листах.
Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Листы внутренней описи подшиваются (но не пронумеровываются) в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
а) срок хранения дела и номер статьи перечня (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные);
г) наименование воинской части (организации). На делах с грифами секретности пишется полное (без сокращения) действительное наименование воинской части (организации). Если воинская часть (организация) имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется условное наименование. Например: "2 гвардейский механизированный полк (войсковая часть 00000)".
В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, воинская часть (организация) была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым ее наименованием должно быть написано и новое наименование. Например: "2 гвардейский механизированный полк. С 14 мая 1993 г. - 2 гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)".
На несекретных делах воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименование, указывается только условное наименование (войсковая часть 00000);
д) присвоенный делу номер. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома должно быть указано количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
е) наименование (заголовок) дела, книга, журнала. Наименование (заголовок) должно быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке) указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Например: "Приказы командира полка по строевой части N 1-20", "Штатно-должностная книга учета офицерского состава управления дивизии". Если наименование (заголовок) дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
ж) число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (приказы, директивы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Для дел с постановлениями военных советов, с протоколами заседаний датой начала дела является дата самого раннего постановления (протокола), а датой окончания - дата самого позднего постановления (протокола).
Для книг учета личного состава датой начала дела является самая ранняя дата записи о зачислении в списки воинской части, а датой окончания - самая поздняя дата исключения из списков воинской части.
Для дел с раздаточными ведомостями на выплату денежного довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала датой начала дела является первое число, а датой окончания - последнее число месяцев, за которые в деле подшиты ведомости, то есть если в дело подшиты ведомости за январь, февраль и март, то датой начала дела будет 1 января, а окончания - 31 марта.
Для личных карточек лиц гражданского персонала датой начала является самая ранняя дата записи о приеме на работу, датой окончания - самая поздняя дата записи об увольнении с работы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле;
з) количество пронумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, помимо этого должно быть указано количество листов внутренней описи и количество приложений к делу.
Правильность оформления обложки удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке*(10).
42. В делах, сдаваемых на хранение в архивы, не должно быть подлинных документов военнослужащих, лиц гражданского персонала (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и т.д.). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшиваются их копии.
43. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и т.п.), изготовленные на бумажной основе, сдаются в архив в сложенном виде, неподшитыми, в прочных папках с клапанами и завязками с трех сторон. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения. В описи указываются номер по порядку, инвентарный номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи составляется заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Опись хранится под верхней обложкой папки.
Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18-20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.
44. Личные карточки на уволенных лиц гражданского персонала (при наличии в воинской части, организации до 500 карточек) систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств, подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по новой фамилии, старая пишется рядом в скобках. На обложки таких дел наклеиваются титульные листы. В заголовке дела указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки. Например: "Личные карточки лиц гражданского персонала (форма N Т-2), уволенных в 1990-1994 гг., на буквы А-К".
При наличии в воинской части (организации) свыше 500 таких карточек они сдаются в архив в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими было удобно пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце ящика должна быть сделана заверительная надпись на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается титульный лист, соответствующий размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие картотеки на личный состав.
Послужные карточки военнослужащих, проходивших военную службу по призыву в Военно-Морском Флоте, независимо от их количества сдаются в ЦВМА без ящиков.
45. Карточки на выплату денежного довольствия офицерам, прапорщикам и мичманам, а также солдатам, матросам, сержантам и старшинам, проходившим военную службу по контракту в Вооруженных Силах, а также заработной платы лицам гражданского персонала при подготовке их к сдаче в архив систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек, причем карточки на военнослужащих оформляются в одни дела, а на лиц гражданского персонала - в другие. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись.
В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется заверительная надпись. На обложку дела наклеивается титульный лист. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. Например: "Карточки лицевых счетов на выплату заработной платы лицам гражданского персонала за 1989-1994 годы на буквы А-К".
46. При подготовке к сдаче в архив служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.
47. Газеты при подготовке их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам (датам), переплетаются в твердые обложки по размерам газет. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.
48. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.
Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены.
На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней.
Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и подшивается в начале дела. В конце дела составляется заверительная надпись.
На обложке дела (титульном листе) указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней. Например: "Истории болезней на буквы А-Б".
Б. Подготовка личных дел офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, и пенсионных дел лиц, проходивших военную службу
49. Личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, и пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела, должны быть оформлены в установленном порядке. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов, фотокарточки и т.п.), в том числе и внутренние описи, должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией. Имеющиеся в личных и пенсионных делах фотокарточки должны быть уложены в специальные карманы, а при отсутствии их - в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне верхней обложки дела. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись. Например: "Иванов Иван Иванович, личный номер Г-000000, должность, подпись удостоверяющего лица, дата".
В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего - выписка из приказа об исключении из списков воинской части (организации).
В конце дела составляется заверительная надпись, в которой указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Пример заверительной надписи: "В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле две фотокарточки".