28. В воинских частях и организациях, находящихся за границей, а также участвовавших в контртеррористических операциях, на кораблях (в штабах) отдельных соединений кораблей, не имеющих береговых и плавучих баз, дела, законченные делопроизводством, хранятся один год, после чего передаются в окружные (флотские) архивы.

29. По истечении указанных в пунктах 26-28 настоящего Наставления сроков хранения документов в воинских частях и организациях дела на дальнейшее хранение передаются:

воинскими частями и организациями окружного подчинения, а также управлениями и отделами военного округа, военными прокуратурами, воинскими частями и организациями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории данного округа (кроме Московского военного округа), - в архив военного округа;

воинскими частями и организациями, входящими в состав группы войск, а также управлениями и отделами группы войск, воинскими частями и организациями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории группы войск, военными прокуратурами, управлением торговли группы войск и подчиненными ему предприятиями - в архив группы войск;

воинскими частями и организациями, находящимися за границей Российской Федерации и не входящими в состав военного округа или группы войск, - в ЦА МО;

воинскими частями, кораблями и организациями, входящими в состав флота, флотилии, в том числе и базирующимися за границей, управлениями и отделами флота, флотилии, военными прокуратурами, а также воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота центрального подчинения, дислоцирующимися в местах базирования флота, - соответственно в архив флота, флотилии;

гарнизонными военными судами - в соответствующий окружной (флотский) военный суд;

главными штабами и управлениями видов Вооруженных Сил (кроме Главного штаба и управлений Военно-Морского Флота), штабом Тыла Вооруженных Сил, штабами и управлениями родов войск Вооруженных Сил (кроме штабов и управлений Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск), департаментами, главными и центральными управлениями Министерства обороны, воинскими частями и организациями центрального подчинения, военными судами и военными прокуратурами, дислоцирующимися на территории Московского военного округа, - в ЦА МО;

Главным штабом и управлениями Военно-Морского Флота, воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота, дислоцирующимися в Москве и Санкт-Петербурге, а также воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота центрального подчинения, не дислоцирующимися в базах флотов и флотилий, - в ЦВМА;

штабами и управлениями Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск, воинскими частями и организациями Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск - в ЦА РКВ;

штабами местной обороны воинских частей и организаций Вооруженных Сил вместе с документами этих воинских частей и организаций - в соответствующие архивы;

управлениями (отделами) торговли военных округов, флотов и флотилий, организациями, подчиненными непосредственно этим управлениям (отделам), а также военторгами и их предприятиями, обслуживающими воинские части и организации центрального подчинения и расположенными на территории этих военных округов (в базах флотов и флотилий), - в соответствующие окружные и флотские архивы;

Федерацией профсоюзов рабочих и служащих Вооруженных Сил и общественными организациями центральных органов военного управления Министерства обороны - в ЦА МО;

профсоюзными и общественными органами воинских частей и организаций вместе с документами этих воинских частей и организаций - в соответствующие архивы.

Окружными, районными и городскими военными комиссариатами личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, передаются в военные комиссариаты республик, краевые и областные военные комиссариаты, а военными комиссариатами республик, краевыми и областными военными комиссариатами - в ЦА МО и ЦВМА соответственно;

военными комиссариатами республик, краевыми и областными, Московским и Санкт-Петербургским городскими военными комиссариатами пенсионные дела высших офицеров, военнослужащих - Героев Российской Федерации (Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, лауреатов Государственной и Ленинской премий), старших офицеров, младших офицеров - участников Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и боевых действий на территориях других государств, в которых содержатся личные дела, по истечении 10 лет после прекращения выплаты пенсий передаются на дальнейшее хранение в ЦА МО и ЦВМА соответственно.

30. В окружных и флотских архивах, а также в Главной военной прокуратуре, военных судах дела со сроками хранения до 25 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения более 25 лет хранятся в этих архивах, Главной военной прокуратуре и военных судах в течение 10 лет, включая предшествующий срок их хранения в воинских частях и организациях, после чего указанные дела, кроме дел управлений (отделов) торговли военных округов, флотов и флотилий, организаций, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), передаются на дальнейшее хранение в центральные архивы.

31. Архивы, а также воинские части и организации, находящиеся за границей и не входящие в состав военных округов и группы войск, все дела со сроками хранения 5 лет и более ежегодно сдают в ЦА МО.

32. Дела управлений (отделов) торговли военных округов, флотов и флотилий, организаций, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), хранятся в окружных и флотских архивах до истечения сроков, установленных соответствующими перечнями, без передачи в центральные архивы.

33. Документы в архивах Вооруженных Сил хранятся в течение 75 лет со времени их образования.

34. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к сдаче в архив подлежат оформлению в соответствии с требованиями приказов Министра обороны Российской Федерации по ведению секретного и несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.

Оформление дел в воинских частях и организациях производится соответствующими работниками строевых отделов (отделений, частей) и делопроизводств при методической помощи и под контролем окружных и флотских архивов.

35. Оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи;

составление внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия воинской части, организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, его даты, срока хранения и др.).

36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях - бланки формы для внутренней описи документов дела.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах*(7), должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - 4 см.

Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1-2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной надписью.

Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных, прошнуровываются двумя разделительными нитками (шнуром) так, чтобы все листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется за выходные концы подшивочного шнура.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применяется, как правило, клей ПВА. Применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры запрещается.

37. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:

все листы его, кроме чистых*(8), нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается);

листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";