Утративший силу
- рекламно-информационные документы (газеты, журналы, брошюры, книги, проспекты, плакаты и другие аналогичные документы);
6.3.6. Прием проектной документации (технической системы документации) осуществляется в Упаравлении ДОУ. Проектная документация передается в Управление ДОУ по накладной в следующем виде:
б) проекты планировки территории, эскизные проекты, цветовые решения фасадов в формате .pdf и CAD (при наличии), сметная документация в формате .rik предоставляются в электронном виде на CD-диске; – 1 (один) экземпляр.
Сотрудник Управления ДОУ после получения проектной документации в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
6.3.7/ При принятии документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить документы по следующим реквизитам (Приложение Ж, Приложение И) и наличие отметки на документе какому разделу перечня ГАСН соответствует сдаваемый документ. Расписаться в 2 (двух) экземплярах накладной.
6.4.1. После регистрации документа (кроме бухгалтерских) сотрудник Управления ДОУ в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
– отсканировать документ (кроме документа сканированию также подлежат конверты к заказным налоговым и судебным письмам); файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием отсканированного документа;
– создать электронную карточку документа в соответствующей базе данных в СЭД, заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа, вложить электронную сканированную копию документа;
– оригинал документа на бумажном носителе вложить/подшить в соответствующее дело для текущего хранения, либо передать на хранение в Архив.
– оригиналы документов системы Судебно-претензионной документации передаются представителю Правового управления под роспись, в течение одного рабочего дня с момента поступления, либо в день поступления, если из содержания письма явствует более ранний срок исполнения документа.
Перечисленные выше действия для проектной документации технической системы документации осуществляет сотрудник Архива.
6.4.2. Исходные данные и исполнительная документация обрабатывается без регистрации. После обработки и размещения в соответствующих разделах, на каждом документе ставиться отметка о занесении в СЭД. Обработанная документация передается для регистрации в Архив.
6.5.1. Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании Заявок в соответствующем модуле в СЭД «Экспертиза-прайс», завизированной директором Владельцем документа или доверенным лицом.
6.5.2. Документы, поступающие в Управление ДОУ для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой синего цвета и разборчивым почерком).
6.5.3. Копия заверяется лицом, уполномоченным удостоверить ее полное соответствие подлиннику. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись или штамп: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.
Вид письма | Дополнительная рассылка |
Письма из ИФНС, Пенсионного фонда, Письма банков, Аудиторских фирм | Финансово-экономическое управление консалтинговой организации |
Письма юридического характера (судебные повестки, определения суда, постановления, решения суда, запросы, исковые заявления) | Правовое управление консалтинговой организации |
Коммерческие предложения | Управление маркетинга (начальник отдела организации тендеров и экспертизы цен). Компания, специализирующаяся в области закупок, поставок (директор). |
6.6.3. Требования к дополнительной рассылке устанавливаются внутренними распорядительными документами подписанными директором организации. Эта информация доводится до руководителя УДОУ по СЭД в день регистрации документа.
6.7.1. Решение директора (руководителя организации, уполномоченного руководителя структурного подразделения) по документам отражается в резолюции, которая является основанием для постановки документа на контроль. Резолюция включает фамилию назначенного исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При рассмотрении электронной копии документа (сканированной версии) резолюция проставляется в карточке документа (вкладка «Резолюция руководства»), и документы пересылается исполнителю (или исполнителям).
6.7.2. Документ считается исполненным, если решены по существу все поставленные в нём вопросы и результаты сообщены автору документа.
6.7.4. В электронной копии документа в СЭД в карточке документа должна быть заполнена вкладка «Исполнение».
6.7.5. Оригиналы исполненных документов подлежат передаче на хранение в Архив в течение 1 (одного) рабочего дня после исполнения.
6.8.1. Контроль исполнения документа осуществляет руководитель, передавший документ исполнителю своей резолюцией. В карточке электронной копии документа руководитель ставит отметку «контроль» во вкладке «Контроль», устанавливает дату контроля.
6.9.1. Оригинал документа на бумажном носителе, зарегистрированный и обработанный в установленном порядке, должен быть отправлен в течение 1 (одного) рабочего дня способом, указанным отправителем. Отправка осуществляется при наличии согласованного с директором в СЭД сопроводительного письма и полностью заполненной электронной заявки в разделе Заявки - Экспертиза прайс.
6.9.3. Если исходящий документ направляется в несколько адресов, на отправку сдаётся столько экземпляров подписанного документа, сколько необходимо для отправки всем адресатам.
6.9.4. В случае, если отправка осуществляется по почте, экспресс-почте либо курьерской доставкой, сотрудник УДОУ, по факту отправки документа прикладывает в соответствующую заявку сканированную копию документа, подтверждающего отправку документа (опись с отметкой почты, квитанция службы курьерской доставки и т.п.).