– проставление штампа для регистрации документов;

– присвоение регистрационного номера документу, указание даты;

– занесение данных в журнал регистрации документов.

Исходящие документы, на которых отсутствуют обязательные реквизиты (наименование вида документа, подпись, адресат, дата и пр.), к регистрации не принимаются.

Все конверты от поступившей корреспонденции прикрепляются к сопроводительному письму. В случае поступления документов без сопроводительного письма, регистрации подлежит конверт.

Регистрационный номер исходящего документа свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.

6.3.4. К документам, подлежащим регистрации в Управлении ДОУ относятся:

- письма от сторонних организаций;

- уведомления, решения, судебные повестки арбитражных судов, подразделений судебных приставов;

- требования, решения налоговых инспекций всех уровней;

- сообщения о совещаниях, заседаниях, презентациях, ярмарках-выставках;

- предложения, жалобы, заявления граждан;

- приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности;

- исходящие письма;

- заявки на технологическое присоединение;

- внутренние корпоративные письма (а именно, письменные уведомления о ликвидации /реорганизации организации в соответствии со ст. 63 пп.1 ГК РФ; - судебно - претензионные - иски, претензии, требования; уведомления о включении в реестр кредиторов; письма предарбитражного урегулирования судебных споров, ходатайство в арбитражный суд, письма отправляемые в спец.депозитарий, письма по вопросу оплаты за третьих лиц в соответствии с п. 1 ст. 313 ГК РФ, Заявками на технологическое присоединение, Уведомлениям о перераспределении максимальной мощности).

6.3.4.1. Заявления от собственников/дольщиков о выдачи дубликатов документов или заверенных копий документов принимаются в УДОУ в виде электронных заявок, либо на бумажном носителе (в случае если заявление поступило почтой) БД Канцелярия - Входящие. Полученные электронные заявления направляются по СЭД на рассмотрение директору организации на имя которой поступило заявление. Директор в день получения должен направить заявление на исполнение:

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать заверенную копию документа, заявление направляется - Начальнику Архива;

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать дубликат ПКО, заявление направляется, ответственному лицу казначейства (кассиру);

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать акт сверки, заявление направляется Начальнику Управления учета и отчетности.

6.3.4.2. В зависимости от вида документа (копия/дубликат) исполнитель готовит запрашиваемый документ. Архив прикрепляет в поле Дополнительная информация скан (копию) документа, в случае если были запрошены дубликаты платежных документов (ПКО) кассир готовит запрашиваемый документ и передает в УДОУ для передачи контрагенту, в случае если запросили акт-сверки, бухгалтерия готовит запрашиваемый документ и прикрепляет в поле Дополнительная информация и направляет в УДОУ для передачи контрагенту.

6.3.4.3. УДОУ распечатывает акт сверки либо копию документа, направляет на подпись директору, проставляет оттиск печати.

6.3.4.4. После того как запрашиваемые документы готовы к передаче, сотрудник УДОУ уведомляет заявителя по телефону о готовности дубликата/заверенной копии и выдает документ под роспись. Документ с отметкой о вручении сканируется и вкладывается в электронную заявку, проставляется отметка об исполнении документа.

Порядок регистрации остальных документов установлен в соответствующих стандартах (в зависимости от вида документа).

6.3.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся:

- рекламно-информационные документы (газеты, журналы, брошюры, книги, проспекты, плакаты и другие аналогичные документы);

- финансовые, бухгалтерские документы (кроме авансовых отчетов),

- поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- заявления о выдачи справки 2 НДФЛ.

6.3.6. Прием проектной документации (технической системы документации) осуществляется в Упаравлении ДОУ. Проектная документация передается в Управление ДОУ по накладной в следующем виде:

а) на бумажном носителе – 2 (два) экземпляра;

б) проекты планировки территории, эскизные проекты, цветовые решения фасадов в формате .pdf и CAD (при наличии), сметная документация в формате .rik предоставляются в электронном виде на CD-диске; – 1 (один) экземпляр.

Сотрудник Управления ДОУ после получения проектной документации в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

а) проверить количество экземпляров;

б) проверить наличие всех страниц;

в) расписаться в 2 (двух) экземплярах накладной.

г) Передать документацию в архив.

6.3.7/ При принятии документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить документы по следующим реквизитам (Приложение Ж, Приложение И) и наличие отметки на документе какому разделу перечня ГАСН соответствует сдаваемый документ. Расписаться в 2 (двух) экземплярах накладной.

6.4.1. После регистрации документа (кроме бухгалтерских) сотрудник Управления ДОУ в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

– отсканировать документ (кроме документа сканированию также подлежат конверты к заказным налоговым и судебным письмам); файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием отсканированного документа;

– создать электронную карточку документа в соответствующей базе данных в СЭД, заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа, вложить электронную сканированную копию документа;

– оригинал документа на бумажном носителе вложить/подшить в соответствующее дело для текущего хранения, либо передать на хранение в Архив.

– оригиналы документов системы Судебно-претензионной документации передаются представителю Правового управления под роспись, в течение одного рабочего дня с момента поступления, либо в день поступления, если из содержания письма явствует более ранний срок исполнения документа.

Перечисленные выше действия для проектной документации технической системы документации осуществляет сотрудник Архива.

6.4.2. Исходные данные и исполнительная документация обрабатывается без регистрации. После обработки и размещения в соответствующих разделах, на каждом документе ставиться отметка о занесении в СЭД. Обработанная документация передается для регистрации в Архив.

6.5.1. Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании Заявок в соответствующем модуле в СЭД «Экспертиза-прайс», завизированной директором Владельцем документа или доверенным лицом.

6.5.2. Документы, поступающие в Управление ДОУ для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой синего цвета и разборчивым почерком).

6.5.3. Копия заверяется лицом, уполномоченным удостоверить ее полное соответствие подлиннику. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись или штамп: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.