(Утративший силу) СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
6.3.2. При принятии внешних документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить целостность вложений, адрес, количество листов входящих документов. Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются непосредственно адресату. Ошибочно доставленные входящие документы должны быть возвращены в почтовое отделение. Если обнаруживается некомплектность или повреждение входящих документов, то при регистрации документа в журнале регистрации документов делается соответствующая отметка.
6.3.3. Документ должен быть зарегистрирован в день поступления в Управлении ДОУ. Регистрация документа предполагает:
– проставление штампа для регистрации документов;
– присвоение регистрационного номера документу, указание даты;
– занесение данных в журнал регистрации документов.
Исходящие документы, на которых отсутствуют обязательные реквизиты (наименование вида документа, подпись, адресат, дата и пр.), к регистрации не принимаются.
Все конверты от поступившей корреспонденции прикрепляются к сопроводительному письму. В случае поступления документов без сопроводительного письма, регистрации подлежит конверт.
Регистрационный номер исходящего документа свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.
6.3.4. К документам, подлежащим регистрации в Управлении ДОУ относятся:
- письма от сторонних организаций;
- уведомления, решения, судебные повестки арбитражных судов, подразделений судебных приставов;
- требования, решения налоговых инспекций всех уровней;
- сообщения о совещаниях, заседаниях, презентациях, ярмарках-выставках;
- предложения, жалобы, заявления граждан;
- приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности;
- исходящие письма;
- заявки на технологическое присоединение;
- внутренние корпоративные письма (а именно, письменные уведомления о ликвидации /реорганизации организации в соответствии со ст. 63 пп.1 ГК РФ; - судебно - претензионные - иски, претензии, требования; уведомления о включении в реестр кредиторов; письма предарбитражного урегулирования судебных споров, ходатайство в арбитражный суд, письма отправляемые в спец.депозитарий, письма по вопросу оплаты за третьих лиц в соответствии с п. 1 ст. 313 ГК РФ, Заявками на технологическое присоединение, Уведомлениям о перераспределении максимальной мощности).
6.3.4.1. Заявления от собственников/дольщиков о выдачи дубликатов документов или заверенных копий документов принимаются в УДОУ в виде электронных заявок, либо на бумажном носителе (в случае если заявление поступило почтой) БД Канцелярия - Входящие. Полученные электронные заявления направляются по СЭД на рассмотрение директору организации на имя которой поступило заявление. Директор в день получения должен направить заявление на исполнение:
- в случае если заявление поступило с просьбой выдать заверенную копию документа, заявление направляется - Начальнику Архива;
- в случае если заявление поступило с просьбой выдать дубликат ПКО, заявление направляется, ответственному лицу казначейства (кассиру);
- в случае если заявление поступило с просьбой выдать акт сверки, заявление направляется Начальнику Управления учета и отчетности.
6.3.4.2. В зависимости от вида документа (копия/дубликат) исполнитель готовит запрашиваемый документ. Архив прикрепляет в поле Дополнительная информация скан (копию) документа, в случае если были запрошены дубликаты платежных документов (ПКО) кассир готовит запрашиваемый документ и передает в УДОУ для передачи контрагенту, в случае если запросили акт-сверки, бухгалтерия готовит запрашиваемый документ и прикрепляет в поле Дополнительная информация и направляет в УДОУ для передачи контрагенту.
6.3.4.3. УДОУ распечатывает акт сверки либо копию документа, направляет на подпись директору, проставляет оттиск печати.
6.3.4.4. После того как запрашиваемые документы готовы к передаче, сотрудник УДОУ уведомляет заявителя по телефону о готовности дубликата/заверенной копии и выдает документ под роспись. Документ с отметкой о вручении сканируется и вкладывается в электронную заявку, проставляется отметка об исполнении документа.
Порядок регистрации остальных документов установлен в соответствующих стандартах (в зависимости от вида документа).
6.3.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся:
- рекламно-информационные документы (газеты, журналы, брошюры, книги, проспекты, плакаты и другие аналогичные документы);
- финансовые, бухгалтерские документы (кроме авансовых отчетов),
- поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты;
- заявления о выдачи справки 2 НДФЛ.
6.3.6. Прием проектной документации (технической системы документации) осуществляется в Упаравлении ДОУ. Проектная документация передается в Управление ДОУ по накладной в следующем виде:
а) на бумажном носителе – 2 (два) экземпляра;
б) проекты планировки территории, эскизные проекты, цветовые решения фасадов в формате .pdf и CAD (при наличии), сметная документация в формате .rik предоставляются в электронном виде на CD-диске; – 1 (один) экземпляр.
Сотрудник Управления ДОУ после получения проектной документации в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
а) проверить количество экземпляров;
б) проверить наличие всех страниц;
в) расписаться в 2 (двух) экземплярах накладной.
г) Передать документацию в архив.
6.3.7/ При принятии документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить документы по следующим реквизитам (Приложение Ж, Приложение И) и наличие отметки на документе какому разделу перечня ГАСН соответствует сдаваемый документ. Расписаться в 2 (двух) экземплярах накладной.

6.4. Обработка (сканирование, занесение в СЭД)

6.4.1. После регистрации документа (кроме бухгалтерских) сотрудник Управления ДОУ в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
– отсканировать документ (кроме документа сканированию также подлежат конверты к заказным налоговым и судебным письмам); файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием отсканированного документа;
– создать электронную карточку документа в соответствующей базе данных в СЭД, заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа, вложить электронную сканированную копию документа;
– оригинал документа на бумажном носителе вложить/подшить в соответствующее дело для текущего хранения, либо передать на хранение в Архив.
– оригиналы документов системы Судебно-претензионной документации передаются представителю Правового управления под роспись, в течение одного рабочего дня с момента поступления, либо в день поступления, если из содержания письма явствует более ранний срок исполнения документа.
Перечисленные выше действия для проектной документации технической системы документации осуществляет сотрудник Архива.
6.4.2. Исходные данные и исполнительная документация обрабатывается без регистрации. После обработки и размещения в соответствующих разделах, на каждом документе ставиться отметка о занесении в СЭД. Обработанная документация передается для регистрации в Архив.

6.5. Копирование (тиражирование) документов

6.5.1. Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании Заявок в соответствующем модуле в СЭД «Экспертиза-прайс», завизированной директором Владельцем документа или доверенным лицом.