5.1.1. Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих получение и хранение необходимых документов, их быстрый поиск и доведение до ответственных лиц в установленные сроки с наименьшими затратами. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом управленческой деятельности.

5.1.2. Цель управления документами – защита и сохранение документов в качестве доказательства действий. Результатом системы управления документами является источник информации о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность настоящим и будущим заинтересованным лицам.

5.1.3. Управлению подлежат все виды документов, образующихся в деятельности организаций.

5.1.4. В организациях документы могут создаваться как на бумажных носителях, так и в электронных информационных системах – СЭД «Lotus Notes” и 1С. Электронный документ считается юридически значимым и имеющим юридическую силу только в том случае, если он подписан средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП). Проект построения единого интегрированного информационного пространства должен реализовываться с учетом приоритета электронных документов .

5.1.5. На рабочих местах сотрудников в организациях должны храниться и использоваться только копии документов (либо заверенные копии в случае необходимости).

5.1.6. Вывод электронных документов на печать из соответствующих разделов, размножение документов, подписание документов, заверение документов печатями осуществляется централизованно в Управлении ДОУ. Исключение составляет распечатка договоров в местах прямых продаж.

5.1.7. Хранение оригиналов документов осуществляется централизованно в Архиве.

5.2.1. В целях эффективного управления документами определены следующие системы документации (в скобках приведены примеры видов документов по каждой системе):

– Внешняя нормативная документация (Законодательные акты, Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ и пр., Технические регламенты, МС, ГОСТы, СНиПы, СП, РД и пр., Постановления Администрации Челябинской области, и пр.);

– Судебно-претензионная документация (претензии, иски, определения и пр.);

– Правоустанавливающая документация (Устав, Лицензия, Свидетельство государственной регистрации ЮЛ, Свидетельство на право осуществления деятельности, Свидетельство о постановке на налоговый учет, Свидетельство о государственной регистрации права, Выписка из ЕГРЮЛ, доверенности и пр.);

– Договорная документация (договора по основной деятельности организации, протоколы разногласий, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении и пр.);

– Распорядительная документация (Приказы, распоряжения и указания по основной деятельности организации, Приказы, распоряжения и указания по административно-хозяйственной деятельности организации, Протоколы совещаний);

– Общесистемная документация СМК (Стандарты, Политика в области качества, Руководство по качеству);

– Справочно-информационная документация (Входящие и исходящие письма, Докладные и служебные записки, Факс, телеграмма, Объяснительная записка, Справка, Дополнительная справочная информация, Номенклатура дел);

– Кадровая документация (Приказы по личному составу, личные карточки, заявления, трудовые договоры, копии личных документов, анкеты, аттестационные листы и т.д., Книги, журналы, карточки учета, Должностные инструкции, Положение о структурных подразделениях и пр.);

– Техническая документация (исходные данные, проектная документация, исполнительная документация и пр.);

– Финансовая и бухгалтерская документация (Счет-фактура, платежное поручение, доверенность, авансовый отчет и пр.).

5.2.2. В рамках реализации проекта по созданию единого интегрированного информационного пространства в установленные сроки назначенным ответственным по проекту будет создан Классификатор документов (с разбивкой по системам документации и видам документов на основании п. 5.2.1), а также дополнена и уточнена Типовая Номенклатура дел (Приложение А) с типовыми сроками хранения документов.

5.3.1. Каждый документ проходит определенные этапы жизненного цикла, которые устанавливаются в зависимости от направленности документа (принадлежности к определенному потоку):

– входящие документы;

– исходящие документы;

– внутренние документы;

– внутренние корпоративные документы.

5.3.2. Этапы жизненного цикла каждого документа в зависимости от направленности (потока) и с указанием ответственных приведены в Таблице 1.

Таблица 1

6.1.1. Решение о разработке документов может быть принято руководителем организации или уполномоченным им компетентным лицом. Разработка документа должна быть поручена компетентному лицу в соответствующей области деятельности (далее – Разработчик).

6.1.2. Решение о разработке документов может быть принято в устной, а также в письменной форме в виде приказа, распоряжения, плана работ, мероприятий. При принятии решения должно быть определено назначение документа, требования, область применения, Разработчик(и), срок окончания работы над документом.

6.1.3. Документы должны разрабатываться и оформляться в соответствии с требованиями соответствующих стандартов и нормативных документов в зависимости от системы документации с учетом требований, приведенных в разделе 8.

6.1.4. Содержание документа должно отвечать внешним (законодательным, нормативным) и внутренним требованиям. Текст быть чётким и понятным. Разработанный документ не должен иметь внутренних несоответствий.

6.1.5. Для некоторых видов документов, после подготовки проекта документа должна быть проведена его экспертиза (проверка) уполномоченным лицом. Порядок проведения экспертизы устанавливается в соответствующих стандартах в зависимости от вида документа. Доработка документа по результатам экспертизы, согласования осуществляет Разработчик.

6.2.1. Требования к согласованию документов устанавливаются в соответствующих нормативных документах и стандартах организации. Процедура согласования в обязательном порядке должно проводиться для документов следующих систем документации:

- Судебно-претензионная;

- Правоустанавливающая;

- Договорная;

- Общесистемная;

- Распорядительная;

- Финансово-бухгалтерская;

- Справочно-информационная (исключения составляют справки о некрупности сделки);

- Кадровая (заявки, в которых содержатся заявления сотрудников, на прием, перевод, увольнение, отпуск, отзыв из отпуска, перенос отпуска, поощрение, наложение дисциплинарных взысканий, контракты директоров, и другие документы).

6.2.2. Проект документа должен быть согласован с руководителем организации/структурного подразделения, на деятельность которой данный документ имеет область распространения. Документ отправляется на согласование в СЭД Разработчиком (либо другим лицом в соответствии с действующими стандартами), который устанавливает «Цикл согласования» в карточке документа. Лица, определенные в цикле согласования, получившие проект документа, рассматривают его не более 2-х рабочих дней с точки зрения требований, относящихся к их деятельности.

6.2.3. Согласующие лица вносят свои замечания и предложения в карточке электронного документа, посредством заполнения соответствующего раздела и внесения своей фамилии. Замечания должны располагаться в последовательности разделов документа, должны иметь аргументацию со ссылкой на внутренний или внешний нормативный документ. Все замечания должны быть чёткими, понятными, нести в себе конкретную информацию, не допускающую двойственного толкования.