Действующий
"Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. Методические рекомендации" (одобрены 18.11.1992)
В Методических рекомендациях освещаются основные положения отнесения организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: критерии определения источников комплектования и формы приема их документов, организация и методика определения источников комплектования.
Проводимая в стране экономическая реформа, переход к регулируемым рыночным отношениям на базе предпринимательства и конкуренции с применением всех форм собственности находит отражение в документах, образующихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий как уже ранее действовавших, так и создаваемых вновь. Организации и предприятия нового типа <*> - это организации и предприятия любой формы собственности и сферы деятельности, занимающиеся предпринимательством, т.е. преследующие цель получение прибыли в результате своей деятельности. Организации и предприятия нового типа, их объединения обладают новыми чертами: отсутствием, как правило, ведомственной принадлежности (подчиненности); стремлением к межотраслевой, многопрофильной деятельности; самостоятельностью в формировании финансовых и материальных ресурсов, определении вида деятельности, структуры управления. Все это находит отражение в образующихся документах и должно быть учтено при решении вопросов отбора их на хранение.
<*> Термин "организации и предприятия нового типа" применяется условно для обозначения новых экономических (коммерческих) структур в отличие от некоммерческих организаций и учреждений, организаций, предприятий, финансируемых из госбюджета. Организации и предприятия подобного типа функционируют в других странах, некоторые из них ранее существовали в России.
Оптимизация состава АФ РФ предполагает в первую очередь определение круга организаций и предприятий нового типа, документы которых поступят на государственное хранение. В соответствии с решением коллегии Главархива СССР от 28 ноября 1990 г. ВНИИДАД и архивными учреждениями РСФСР, УССР, БССР, Казахской ССР, Узбекской ССР в 1991 году было начато исследование темы "Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа". В 1992 году по решению Роскомархива оно было продолжено ВНИИДАД и архивными учреждениями РФ. В результате исследования подготовлены данные Методрекомендации <*>.
<*> План-проспект Методрекомендаций был согласован с Роскомархивом и утвержден 17 февраля 1992 года.
Методрекомендации являются дополнением и уточнением положений "Методических рекомендаций по определению источников комплектования государственных архивов" (М., 1987) в современных условиях перестройки экономики страны. Методическое обеспечение определения источников комплектования является актуальной задачей учреждений ГАС, учреждений, организаций, предприятий любой формы собственности. Цель Рекомендаций - раскрыть основные положения этой работы: критерии определения источников комплектования, формы приема их документов в архивы, организацию и методику определения предприятий и организаций нового типа - источников комплектования государственных архивов независимо от формы собственности.
Методрекомендации базируются: на положениях действующих законодательных актов и нормативных документов РФ, СССР <*>; на имеющемся опыте работы государственных архивов; на выводах специального исследования основных наиболее распространенных организационно-правовых форм (видов) предприятий и организаций нового типа, определенных законодательством РФ: концернов, корпораций, хозяйственных ассоциаций (союзов), товариществ, совместных предприятий, малых предприятий, акционерных обществ, арендных предприятий, кооперативов, а также общественных организаций <**>.
<**> Включены условно. Общественные организации (общественные объединения) являются некоммерческими организациями и не относятся к организациям и предприятиям нового типа. Их включение в объект исследования темы обусловлено практическими задачами учреждений ГАС в связи с ростом в настоящее время количества и качественного разнообразия общественных организаций.
Рекомендации состоят из введения, двух разделов и заключения. В первом разделе раскрывается теоретическая часть - определение "источник комплектования", критерии и формы приема документов от организаций и предприятий нового типа - источников комплектования государственных архивов. Во втором разделе раскрывается методическая и организационная часть работы по определению организаций и предприятий нового типа - источников комплектования государственных архивов. Положения Методрекомендаций имеют рекомендательный характер и должны применяться творчески с учетом конкретных условий работы каждого государственного архива.
1.1. Источниками комплектования государственных архивов являются организации и предприятия нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности) <*>.
1.2. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов осуществляется на основании следующих критериев: функционально-целевого назначения (вида деятельности) организации или предприятия; масштаба деятельности организации или предприятия; вида организации или предприятия; полноты отражения информации о деятельности организации или предприятия нового типа в фонде других организаций.
1.2.1. Функционально-целевое назначение (вид деятельности) организации или предприятия нового типа определяется их принадлежностью к определенной сфере деятельности (отрасли). Они могут осуществлять: организационные, координационные, представительские функции, обеспечивающие согласованность (реже - централизацию) работы ряда организаций или предприятий; непосредственно участвовать в решении определенных производственных, финансовых, научных, общественных и других задач; обеспечивать нормальное функционирование других организаций или предприятий; создавать необходимые условия для жизни и деятельности трудовых коллективов, жителей определенных регионов; совмещать ряд указанных функций. Степень участия организаций и предприятий нового типа в решении задач, стоящих перед обществом (сферой деятельности - отраслью) как в целом, так и в конкретных условиях (определенного времени и территории), учитывается при отнесении их к числу источников комплектования. Первоочередное внимание обращается на те организации и предприятия, которые реализуют основные задачи. Организации и предприятия, обеспечивающие их нормальную работу, обладают, как правило, общностью целевого назначения, характера выполняемых функций, организационной структуры (повторяемостью), что учитывается при отнесении их к числу источников комплектования.
В число источников комплектования государственных архивов должны быть включены организации и предприятия нового типа любой сферы деятельности (отрасли), выделяющиеся среди других особой ролью: уникальностью деятельности; новизной производимой продукции, товаров, услуг (предмета деятельности); конкурентоспособностью, внедрением научных и технических разработок; участием в международных, государственных региональных программах; трудовыми (общественными) традициями; стабильностью существования; работой в экстремальных условиях; играющие важную роль в развитии сферы деятельности (отрасли) в стране или на конкретной территории; профильные специализации (наиболее типичные для региона); правопреемники значимых с точки зрения указанных выше аспектов организаций или предприятий.
1.2.2. Масштаб деятельности организаций и предприятий нового типа определяется широтой сферы деятельности. К числу источников комплектования государственных архивов, прежде всего, должны быть отнесены те из них, которые выделяются среди других: объемом и многообразием (многопрофильностью) производства товаров, услуг (деятельности); объемом уставного фонда (капитала); составом (количеством) учредителей и участников; межрегиональной деятельностью; численностью работников.
1.2.3. Вид организации и предприятия нового типа определяется их организационно-правовой формой. К числу источников комплектования могут быть отнесены организации и предприятия: имеющие сложившуюся организацию и деятельность; представляющие собой объединение предприятий, организаций, граждан; созданные при участии иностранного партнера; отражающие уникальные или наиболее типичные структуры. Организации и предприятия нового типа любого вида являются юридическими лицами, т.е. обладают всеми признаками юридического лица <*>.
<*> Юридическими лицами признаются организации, которые имеют в собственности, полном хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество, отвечают по своим обязательствам этим имуществом и выступают в суде, арбитражном суде, третейском суде от своего имени (см. "Основы гражданского законодательства Союза ССР и республик" от 31.05.91 // Ведомости ВС СССР, 1991, N 26, ст. 733).
Исключение составляют филиалы, представительства организаций и предприятий нового типа и полные товарищества. Источниками комплектования государственных архивов могут быть, как правило, юридически самостоятельные организации и предприятия, создающие и являющиеся собственниками создаваемых ценных документов.
1.2.4. Полнота отражения информации о деятельности организаций и предприятий нового типа в фонде других организаций определяется степенью повторения ценной информации. При отнесении организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования предпочтение отдается тем из них, деятельность которых полно отражена (документируется) только в их собственном фонде. При этом учитываются: вид повторения информации, ее характер, полнота повторения (см. п. п. 2.5, 2.6).
1.2.5. Критерии определения источников комплектования государственных архивов - организаций и предприятий нового типа применяются комплексно с учетом принципов всесторонности, комплексности и историзма.
1.3. Документы <*> организаций и предприятий нового типа - источников комплектования государственных архивов могут поступать на государственное хранение в двух формах: полностью и выборочно.
1.3.1. При полном приеме на государственное хранение поступят все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия нового типа определенного вида (источников комплектования полного приема).
1.3.2. При выборочном приеме на государственное хранение поступят: все ценные документы от отдельных организаций или предприятий нового типа определенного вида (источников комплектования группового выборочного приема); часть ценных документов (из числа не повторяющихся в фондах других организаций) от каждой организации или предприятия нового типа определенного вида (источников комплектования повидового выборочного приема).
1.3.3. Определение формы приема документов от организаций и предприятий нового типа - источников комплектования государственных архивов осуществляется на основе комплексного применения изложенных выше критериев с учетом двух факторов: 1) организацией хранения документов АФ РФ в соответствии с существующей сетью государственных архивов; 2) количественным представительством организаций или предприятий нового типа в зоне комплектования архива и степени однородности (равноценности) информации, содержащейся в их документах.
В соответствии с первым фактором к числу источников комплектования полного приема конкретного архива могут быть отнесены организации или предприятия (как правило, входящие в состав объединений), ценная документация которых представлена в фондах других организаций, находящихся в зоне комплектования другого архива.
В соответствии со вторым фактором массовые организации и предприятия одного вида, обладающие общностью (типичностью) производственной и организационной деятельности (задач, функций, структуры), однородностью (равноценностью) информации, содержащейся в их документах, могут быть отнесены к числу источников комплектования группового выборочного приема.
Раздел 2. Организация и методика определения источников комплектования - организаций и предприятий нового типа
2.1. Работа по определению источников комплектования - организаций и предприятий нового типа включает следующие этапы: выявление организаций и предприятий нового типа в зоне комплектования государственного архива; изучение регистрационных документов организаций и предприятий в органах власти и управления; анализ основных принципов создания и деятельности организаций и предприятий; изучение документирования их деятельности; определение степени полноты повторения информации об их деятельности в других организациях; классификацию организаций и предприятий на основе проведенного анализа в соответствии с критериями определения источников комплектования; отнесение (или неотнесение) организаций и предприятий к числу источников комплектования государственного архива; определение срока передачи их документов на государственное хранение; составление и ведение списка источников комплектования государственного архива.
2.2. Выявление организаций и предприятий нового типа в зоне комплектования государственного архива осуществляется на основании сведений, поступающих в органы власти и управления, налоговые, финансовые, статистические органы при их регистрации <*>. Выявление общественных организаций до их регистрации может осуществляться в средствах массовой информации, а также путем установления непосредственных контактов с членами данных организаций. Сведения, вносимые в информационные банки данных, реестры, регистры, книги, списки и др. при регистрации организаций и предприятий нового типа, раскрывают: вид организации или предприятия (организационно-правовую форму), предмет и цель деятельности, состав учредителей и участников, наименование, местонахождение, размер уставного фонда и др.