2.2.3. Соответствие покупателя и продавца в спецификации со сторонами проводимого документа.

Связанные документы со спецификацией

1. Заполнение документов на основании спецификации.

Поступление товаров и услуг или реализацию товаров и услуг можно создать на основании спецификации (рисунок 26).

При этом будет заполнена табличная часть «Товары» или «Услуги» (рисунок 27).

Процесс создания Реализации товаров и услуг на основании Спецификации аналогичен.

1. Создание документов вручную.

При создании нового документа не на основании спецификации, необходимо заполнить поля «Организация», «Контрагент», «Договор контрагента», после чего выбрать Спецификацию. Пример представлен на рисунке 28.

Примечание: Возможно выбрать спецификации, находящиеся только в статусе «Согласована» или «Обсуждается».

В появившемся диалоговом окне будут отображены спецификации по указанному в документе договору контрагента. Также будет отображена информация о содержании спецификации (рисунок 29).

После выбора спецификации программа предложит пользователю заполнить табличную часть в документе, при этом старые данные будут удалены. На рисунке 30 представлен заполненный документ «Поступление товаров и услуг: Покупка, комиссия» по выбранной спецификации.

Контроль при формировании первичных учетных документов по спецификациям

При формировании первичных учетных документов, таких как: «Акт оказанных услуг», «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг» указывается спецификация к договору.

Контроль формирования ПУД на этапе заполнения

1) Если по организации включен режим «Запрет на поступление без спецификации», то документ «Поступление товаров и услуг» невозможно провести без спецификации.

Если по организации включен режим «Запрет на реализацию без спецификации», то документ «Реализация товаров и услуг» невозможно провести без спецификации.

2) Если по одной из сторон в документе установлен режим «Заполнение документов по строкам спецификации», то табличные части документов заполняются по новой схеме (см. раздел Новый механизм заполнения первичных учетных документов по спецификации к договору (обновлено 10.04.12).), то есть

У пользователя на этапе заполнения нет возможности указать:

• товар/работу/услугу, которой нет в спецификации
• цену товара/работы/услуги отличную от цены в спецификации
• количество товара/работы/услуги, которое превышает остаток по спецификации

При включении данного режима, табличные части первичных учетных документов недоступны для редактирования.

Действует для всех видов печатных форм спецификаций, кроме «Прайс».

Пользователю с ролью «Главный бухгалтер» и «Бухгалтер» предоставлена возможность редактировать сумму и сумму НДС в строках табличной части «Товары» документа «Поступление товаров и услуг».

Контроль ПУД на этапе проведения

1) При установленном по организации режиме «Контроль остатков по строкам спецификации» при проведении документа контролируются остатки по спецификации, а именно наличие остатка в разрезе

• Товара/работы/услуги (контроль наличия в спецификации)
• Цены (контроль соответствия цене товара/работы/услуги в спецификации)
• Количества (контроль не превышения остатка товара/работы/услуги по спецификации)

2) При установленном по организации режиме «Контроль остатков по строкам спецификации» с признаком «Спец режим» сумма в первичном учетном документе не должна превышать сумму остатка по спецификации (допустимая погрешность 1 рубль).

Контроль остатков по договору

Установка контроля остатков по договору осуществляется в справочнике «Договоры контрагентов». Признак «Контролировать остатки по договору в целом» в карточке договора устанавливается автоматически по регламентному заданию в момент заполнения договора в спецификации.

Условия установки признака «Контролировать остатки по договору в целом»:

• Если спецификация связана с договором и вариант печатной формы «Комплекс работ» (см. раздел Печатная форма «Комплекс работ»), то контроль остатков по договору устанавливается автоматически
• Если одна из спецификаций (минимум две), связанных с договором, имеет вариант печатной формы «Прайс» (см. раздел «Печатная форма «Прайс»») и другая спецификация с вариантом печатной формы отличная от «Прайс», при сохранении прайсовой спецификации автоматически устанавливается контроль остатков по договору

На рисунке 31 представлен пример отображения признака «Контролировать остатки по договору в целом».

Если связь спецификации и договора разорвана, то спецификация снимается с проведения, если по ней нет первичных учетных документов (снятие с проведения осуществляется по регламентному заданию).

Если первичный учетный документ оформляется по договору с признаком «Контролировать остатки по договору в целом», то выполняется контроль остатков по спецификации в разрезе договора по регистру накопления «Спецификации к договору», независимо от установленной галочки «Спец режим» осуществляется проверка:

• Остатков по договору, т.е. берутся остатки по регистру «Спецификации к договору», где договор в спецификации равен договору в документе или договору второй стороны договора документа.

Новый механизм заполнения первичных учетных документов по спецификации к договору (обновлено 10.04.12).

1. Данный механизм включается для определенной организации и работает в документах «Акт оказанных услуг», «Реализация товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг» при условии, что спецификация не на услуги хранения и аренды / проката.

2. При создании документа на основании спецификации к договору, или изменении спецификации в документе, или при нажатии кнопки «Заполнить по спецификации» открывается окно (рисунок 32), в котором выводятся все строки спецификации с остатками в разрезе ППК (2).

В верхней части окна указана спецификация, по которой заполняется документ, покупатель и продавец (1). Остатки не контролируются, если спецификация имеет вариант печатной формы «Прайс» или данные заполняются по проектам продавца. В случае если для строк спецификации не указаны проекты покупателя/продавца на портале – их невозможно добавить в документ. В случае если остаток по строке спецификации нулевой – строку также невозможно добавить в документ (рисунок 33).

3. Отметив галочкой строки, которые необходимо включить в документ, нужно нажать на кнопку «В документ»

867 × 636 пикс.     Открыть в новом окне

. Отмеченные строки добавятся в табличную часть, расположенную в нижней части формы (3). В этой табличной части можно указать необходимое количество по каждой позиции. При этом сумма контролируется по остатку строки спецификации. После нажатия на кнопку «Записать» строки нижней табличной части переносятся в документ.

4. При записи документа, в котором по одной из сторон включен новый механизм, контролируется корректность заполнения строк в соответствии со спецификацией (рисунок 34). Также для документов, в которых по одной из сторон включен новый механизм, включается запрет на ручное добавление/изменение строк.

5. При создании документа на основании другого первичного учетного документа, созданного с использованием нового механизма заполнения – строки нового документа автоматически связываются со строками спецификации и разбиваются по ППК, что позволяет без ошибок отразить факт дохода/расхода на портале (рисунок 35).