Утративший силу
1.1. Настоящая Инструкция разработана для установления единого порядка реализации зарплатного проекта в рамках реализации требований СТО СМК 70.22.12 «Порядок осуществления расчетно-кассового обслуживания».
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения сотрудниками Управления, на которых возложена функция организации зарплатного проекта.
1.3. Положение Инструкции распространяются на организацию работы с банковскими учреждениями в рамках зарплатного проекта.
2.1.1.Сотрудник Управления, являющийся Контролером по заявке после получения согласованной в срок один рабочий день, с момента поступления Заявки назначает сотрудника Управления ответственным исполнителем по Заявке.
2.1.2. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу в течение трех рабочих дней, не считая дня принятия Заявки в работу, должен подготовить пакет всех документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными документами банка, на заключение договора о выплате заработной платы посредством расчетных банковских карт.
Если сотруднику Управления необходима дополнительная информация, то он должен зафиксировать вопрос через комментарий к заявке. Для заключения зарплатного проекта в выбранном банке необходимо наличие расчетного счета с системой ДБО. При отсутствии счета руководителю организации предлагается согласовать Заявки на открытие расчетного счета и на подключение к системе ДБО.
Подготовленные документы сотрудник Управления передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления направляет их с курьером на рассмотрение в банк. При необходимости в процессе приема-передачи документов оформляется реестр и контролируется возврат экземпляров клиента.
Сотрудниками банка проводится проверка предоставленных документов на достоверность полученной информации. При наличии вопросов у сотрудников банка сотрудник Управления дает пояснение.
Сотрудник Управления контролирует дату вступления в силу договора и отслеживает возврат экземпляров клиента из банка в течение десяти дней после отправки документов в банк. Полученный из банка договор сотрудник Управления передает на регистрацию в Управление ДОУ и информирует Сотрудников отдела регламентных операций в информационных системах о новом зарплатном проекте.
В случае невозврата документов в течение десяти дней сотрудник Управления производит звонок в банк и уточняет сроки возврата документов.
Сотрудник Управления оформляет Заявку в организацию, оказывающую услуги в области информационных технологий на создание ключа ЭЦП, необходимого для подписания зарплатного реестра на зачисление заработной платы на лицевые счета сотрудников организации и реестра на выпуск зарплатных карт. Распечатанный акт открытого ключа на бумажном носителе сотрудник Управления заполняет в двух/трех экземплярах (в зависимости от требования банка) и передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления направляет их на рассмотрение в банк. На дату вступления в силу ЭЦП сотрудник Управления отслеживает возврат одного экземпляр акта открытого ключа, заверенного со стороны банка. В случае невозврата документов в течение десяти дней сотрудник Управления производит звонок в банк и уточняет сроки возврата документов.
Полученный из банка заверенный акт открытого ключа сотрудник Управления передает на хранение в архив. В тот же день присваивает Заявке статус «Исполнено».
Банк вправе требовать замены ключей ЭЦП при проведении периодической плановой замены ключей ЭЦП, смене лиц, уполномоченных распоряжаться счетами, а также блокировать использование ключей ЭЦП после окончания срока их действия. При замене ЭЦП сотрудник Управления осуществляет работу на основании заявки: «Участие специалистов в решении задач в области финансового управления бизнес-процессов Заказчика»
2.2.1. Сотрудник Управления, являющийся Контролером по заявке после получения согласованной Заявки в срок один рабочий день, назначает сотрудника Управления исполнителем по Заявке.
2.2.2. Сотрудник Управления, после принятия Заявки в работу в течение одного рабочего дня, не считая дня принятия Заявки в работу, должен в 1С: Зарплата и управление персоналом подготовить для сотрудников организации заявления на получение зарплатной карты, с прилагаемыми к ним доверенностями (Приложение А) на ответственных сотрудников Управления на получение карт и невскрытого ПИН-конверта в отделении банка. Заявления формируются сотрудником Управления в 1С:ЗиУП → СК → Банк → Заявка на открытие счета → сотрудник Управления выбирает наименование организации, контрагента, зарплатный счет, номер договора, ФИО сотрудника → Записать →Ок. Для Вывода заявления на печать сотрудник Управления выполняет следующие действия: 1С:ЗиУП → СК → Банк → Операции с лицевыми счетами сотрудников → Печать заявок на открытие счетов.
Далее сотрудник Управления подготовленные документы заверяет подписью сотрудника организации и передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления проверяет по списку вернувшиеся документы, фиксируя в Заявке ФИО сотрудников, чьи заявления и доверенности не вернулись с подписания. На подготовленные заявления в 1С:Зарплата и управление персоналом формируется реестр на выпуск банковских карт.
Реестр формируется в 1С:ЗиУП → СК → Банк → Операции с лицевыми счетами сотрудников →сотрудник Управления выбирает ФИО ответственных сотрудников Управления → Печать → Реестр на открытие счетов → Выгрузить на диск «U» → папка OUT_OSB → Соответствующая папка организации. Реестр распечатывается в двух экземплярах и подписывается уполномоченными сотрудниками Управления и заверяется оттиском печати организации. Реестры в электронном виде подписываются зарплатной ЭЦП и сбрасываются на электронный носитель. Заявления сотрудников организации, доверенности, реестры на бумажном и в электронном носителе передаются на рассмотрение в обслуживающий банк под роспись на одном экземпляре реестра.
Сотрудник Управления должен отследить выпуск банковских карт в согласованные сроки и организовать получение карт и отчета о выданных картах уполномоченными лицами в банке не позднее трех рабочих дней с момента изготовления карт банком.
Сотрудник Управления в течение трех рабочих дней с момента получения карт должен получить из банка реестр открытых счетов банковских карт, сохранить лицевые счета сотрудников организации в 1С: Зарплата и управление персоналом.
Сотрудник Управления сообщает руководителю организации через комментарий в заявке о необходимости извещения сотрудников организации о возможности получения карт и присваивает заявке статус «Исполнено»
Выпущенные банком карты сотрудник Управления выдает под подпись в отчете выданных карт (2 экземпляра) сотрудникам организации. Отчеты по выданным картам, подписанные всеми заявленными в реестре сотрудниками организации передает через Управление ДОУ на подписание руководителю организации. После возврата из Управления ДОУ документов, заверенных подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления передает отчеты в банк под подпись на одном экземпляре отчета.
В случае отказа в выпуске банковской карты по заявлению сотрудник Управления должен связаться с банком для выявления существующей причины, через комментарий к заявке сообщить руководителю организации о причинах не выпуска карты, при необходимости запросить копии паспорта сотрудника и требуемую банком информацию. Передать уточненные данные в банк в срок один рабочий день с момента поступления информации от руководителя организации.
При получении информации от отдела формирования баз данных по кадрам, руководителя организации или других заинтересованных лиц о вновь принятых сотрудниках организации сотрудник Управления создает соответствующую Заявку и направляет на согласование руководителю организации. После получения согласования Заявки от руководителя организации, сотрудник Управления должен принять Заявку в работу и подготовить соответствующие документы в течение трех рабочих дней, не считая дня принятия Заявки в работу. Далее выполняются действия, описанные выше по тексту.
Если при трудоустройстве новый сотрудник направлен из отдела формирования баз данных по кадрам, то заявление на выпуск банковской карты подготавливается в момент обращения с последующим отправлением соответствующей Заявки на согласование руководителю организации.
В случае перехода сотрудника из одной организации в другую организацию, имеющую зарплатный проект в том же банке, сотрудник Управления должен создать соответствующую Заявку и в течение одного рабочего дня, не считая дня получения информации от отдела формирования баз данных по кадрам или заинтересованных лиц подготовить письмо в банк, для подкрепления заявленного лицевого счета к новому зарплатному договору. Получив подтверждение от банка, сотрудник Управления должен прикрепить лицевой счета сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом к новому зарплатному проекту.
Лицевой счет сотрудника организации, при необходимости, может сохраняться в 1С: Зарплата и управление персоналом к нескольким зарплатным договорам, в рамках одного банка.
Согласно договору на зарплатный проект Сотрудник Управления должен информировать банк об уволенных сотрудниках организации. Для этого сотрудник Управления создает соответствующую Заявку и направляет на согласование руководителю организации. После получения согласования Заявки от руководителя организации, сотрудник Управления должен принять Заявку в работу и подготовить в течение двух рабочих дней письмо, отправив его на согласование через СЭД Lotus Notes/Канцелярия/Исходящие. После возврата из Управления ДОУ письма, заверенного подписью руководителя и оттиском печати организации, сотрудник Управления передает письмо в банк под подпись на одном экземпляре письма, присваивает Заявке статус «исполнено»
Сотрудник Управления должен контролировать необходимость внесения изменений или дополнений в перечень уполномоченных лиц путем предоставления нового экземпляра образцов подписей.