- увольнении.

5.2. Основные функции специалиста ОФБДК при формировании и ведении базы данных по кадрам:

- получение и обработка персональных данных трудоустраиваемых сотрудников, внесение их в базу данных по кадрам ;

- формирование и обработка кадровых документов (кадровые приказы, личная карточка и т.п.), обработка документов сотрудника (трудовая книжка, вкладыш в трудовую книжку) на основании первичных документов по учету рабочего времени (листы нетрудоспособности, справка-вызов в учебное заведение, и т.п.), применяя унифицированные формы первичных учетных документов посредством ИС ;

- ведение воинского учета;

- оформление свидетельств обязательного пенсионного страхования;

- взаимодействие с ПФР по вопросам учета и подтверждения льготного стажа по определенному перечню профессий;

- взаимодействие с фискальными органами и сторонними организациями в пределах своей компетенции.

5.3. Формирование и ведение базы данных по кадрам осуществляется исключительно на основании электронных заявок в ИС и при отсутствии заявок не производится. Заявка подается Работодателем (руководителем структурного подразделения или руководителем организации). Решения о документировании трудовых отношений (согласование электронных заявок) принимаются руководителем организации Работодателя, либо его уполномоченным лицом по доверенности.

Срок согласования заявок Работодателем в рамках данного СТО не регламентируется. Заявка принимается в работу специалистом ОФБДК при личном обращении сотрудника с предоставлением оригиналов необходимых первичных документов, в т.ч. по п. 5.4.1, не позднее срока, указанного в заявке или определенного законодательством.

Работодателю запрещается визировать личные заявления работников на бумажных носителях. Визирование заявлений производится путем согласования заявки посредством ИС, либо подписания квалифицированной электронной подписью.

5.4. При формировании и ведении базы данных по кадрам создаются и используются следующие виды документов:

5.4.1. Документы сотрудника, на основании которых осуществляется формирование и ведение базы данных по кадрам:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Например,

- медицинское заключение,

– свидетельство о заключении / расторжении брака (при необходимости),

– свидетельство о рождении детей (при необходимости),

– водительские права (при необходимости),

- ИНН и пр.

5.4.2. Договорная документация :

– Трудовой договор по форме СТД СМК 008-2012 Трудовой договор, условия которого могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме путем подписания нового приложения к СТД СМК 008-2012 Трудовой договор.

– договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (в обязательном порядке заключается с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства);

– соглашение об обучении за счет средств работодателя.

5.4.3 Распорядительные документы (приказы по личному составу)

- Приказ о приеме на работу (форма Т-1), издается на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. По письменному требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа в течение 3 (трех) дней.

5.4.4.Учетные документы:

– Личная карточка (форма Т-2);

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

5.4.5.Оперативные документы:

– заявки, создаваемые посредством ИС для документирования трудовых отношений.

5.4.6. Прочие документы, регламентирующие трудовые отношения (ответственность за наличие и соблюдение которых несет Работодатель):

- правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), не имеют унифицированный формы, как правило, содержат следующие основные разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Разработку ПВТР осуществляет консалтинговая организация, оказывающая услуги по поиску и подбору персонала;

- положение об оплате труда (далее – ПОТ), объединяет и консолидирует применяемые в организации нормы и правила оплаты труда, а также системы премирования.

- штатное расписание (форма Т-3), является приложение к ПОТ организации, утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно. При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество изменений, путем утверждения нового ПОТ. Разработку осуществляет консалтинговая организация, оказывающая услуги по бухгалтерскому учету, после чего консалтинговой организацией, оказывающей услуги по поиску и подбору персонала, проводится экспертиза штатного расписания.

- график отпусков (форма Т-7), применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам, составляется с учетом пожеланий работников, согласованных руководителем, ежегодно утверждается Работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);