- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011 .

3.1.12. электронная подпись: Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

ГОСТ – государственный стандарт;

ГОСТ Р – национальный стандарт;

ДОУ – документационное обеспечение управления;

ИС – информационная система;

БД – база данных;

ОФБДК – отдел формирования баз данных по кадрам;

СТО – стандарт организации.

4.1. Специалисты ОФБДК несут ответственность за:

- – соблюдение требований действующего трудового законодательства;

- – соблюдение установленных данным СТО сроков документирования трудовых правоотношений;

- – обеспечение сохранности и конфиденциальности персональных данных работников при их обработке.

4.2. Трудоустраиваемые сотрудники несут ответственность за предоставление полного пакета юридически действительных документов, необходимых для заключения трудового договора.

4.3. Работодатель несет ответственность за соблюдение действующего трудового законодательства, а также сроков предоставления первичных документов для учета рабочего времени.

4.4 Контроль над соблюдением требований данного СТО осуществляет руководитель организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам.

5.1. Формирование и ведение базы данных по кадрам осуществляется при:

- приеме на работу (заключении трудового договора),

- переводе (перемещении),

- предоставлении отпусков,

- командировании,

- увольнении.

5.2. Основные функции специалиста ОФБДК при формировании и ведении базы данных по кадрам:

- получение и обработка персональных данных трудоустраиваемых сотрудников, внесение их в базу данных по кадрам ;

- формирование и обработка кадровых документов (кадровые приказы, личная карточка и т.п.), обработка документов сотрудника (трудовая книжка, вкладыш в трудовую книжку) на основании первичных документов по учету рабочего времени (листы нетрудоспособности, справка-вызов в учебное заведение, и т.п.), применяя унифицированные формы первичных учетных документов посредством ИС ;

- ведение воинского учета;

- оформление свидетельств обязательного пенсионного страхования;

- взаимодействие с ПФР по вопросам учета и подтверждения льготного стажа по определенному перечню профессий;

- взаимодействие с фискальными органами и сторонними организациями в пределах своей компетенции.

5.3. Формирование и ведение базы данных по кадрам осуществляется исключительно на основании электронных заявок в ИС и при отсутствии заявок не производится. Заявка подается Работодателем (руководителем структурного подразделения или руководителем организации). Решения о документировании трудовых отношений (согласование электронных заявок) принимаются руководителем организации Работодателя, либо его уполномоченным лицом по доверенности.

Срок согласования заявок Работодателем в рамках данного СТО не регламентируется. Заявка принимается в работу специалистом ОФБДК при личном обращении сотрудника с предоставлением оригиналов необходимых первичных документов, в т.ч. по п. 5.4.1, не позднее срока, указанного в заявке или определенного законодательством.

Работодателю запрещается визировать личные заявления работников на бумажных носителях. Визирование заявлений производится путем согласования заявки посредством ИС, либо подписания квалифицированной электронной подписью.

5.4. При формировании и ведении базы данных по кадрам создаются и используются следующие виды документов:

5.4.1. Документы сотрудника, на основании которых осуществляется формирование и ведение базы данных по кадрам:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Например,

- медицинское заключение,

– свидетельство о заключении / расторжении брака (при необходимости),

– свидетельство о рождении детей (при необходимости),

– водительские права (при необходимости),