Создание заявки

1. Необходимо нажать на кнопку «Новая заявка» (рисунок 16).

2. В форме выбираем услугу из списка (рисунки 17, 18)

3. На форме указывается количество услуг (по умолчанию значение равно 1).

Примечание: Количество может устанавливаться по факту выполнения. В этом случае поле «кол-во» недоступно для редактирования (отображается надпись «по факту», и не показывается сумма). Если услуга комплексная, и хотя бы в одной из сопутствующих указано, что количество выставляется по факту, то в строке «Итого по заявке» отображается «по факту» (рисунки 19, 20).

4. Нажимаем на ссылку «Выбрать организацию» (рисунок 21)

5. В случае, когда в каталоге юр. и физ. лиц указан руководитель выбранной организации, руководитель будет подставлен автоматически (его можно сменить, нажав на соответствующую ссылку, пример представлен на рисунке 22). Если он не указан, то необходимо нажать на ссылку «Выбрать руководителя».

976 × 557 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор руководителя из формы новой заявки

6. Если выбранная услуга является комплексной, и от всех или части сопутствующих услуг можно отказаться, можно снять галочки с соответствующих сопутствующих услуг (рисунок 23) или отключить выполнение сопутствующих услуг в разделе «Сопутствующие услуги – Дополнительные».

963 × 535 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор сопутствующих услуг

Необходимо обратить внимание на то, что при отказе от сопутствующих услуг также изменится итого по заявке, если количество указано не по факту (рисунки 24, 25).

7. Далее необходимо нажать кнопку «ОК» в правом верхнем углу диалогового окна. Так как выбранная услуга является комплексной, кроме основной заявки будут созданы детальные заявки. При создании заявки появится информационное сообщение пользователю (рисунок 26).

При нажатии на кнопку «Да» в рабочей области будут открыты все детальные услуги. Если была нажата кнопка «Нет», то детальные услуги будут доступны на вкладке «Сопутствующие услуги» (рисунок 27).

8. В настройках услуг могут быть указаны дополнительные поля, которые требуется заполнить для успешного выполнения заявки. Такие поля могут быть как в «обычной» заявке, так и в комплексной или сопутствующей комплексной. На вкладке «Общие» в этом случае будет присутствовать блок «Необходимая информация» (рисунок 28).

В примере, приведенном на рисунке выше, представлены дополнительные поля:

• 1-е поле «Наименование документа» – обязательно для заполнения, тип – текстовый (буква «Т»);
• 2-е поле – Номер документа – обязательно для заполнения, тип – текстовый (буква «Т»);
• 3-е поле – Дата документа – обязательно для заполнения, тип – дата (рисунок 29);

• 4-е поле – Сумма по документу, тип – число («#» – стандартное общепринятое обозначение цифровых полей). При попытке ввода текста в числовое поле документ не будет сохранен.
• 5-е поле – Стороны по документу, тип – текстовый (буква «Т»).

Если поле отмечено зеленой рамкой, это означает, что для этого поля предусмотрена разъясняющая подпись. Для просмотра разъясняющей подписи необходимо навести курсор мыши внутрь зеленого рамки, нажать и удерживать левую кнопку мыши.

9. На вкладке «Шаблоны документов», указана информация, необходимая при создании заявки (рисунок 30).

10. Добавление информации по заявке осуществляется при помощи кнопки, представленной на рисунке 31.

11. При помощи кнопки «Обработать» происходит дальнейшая работа с заявкой (рисунок 32).

Набор действий зависит от статуса заявки и настроек услуги, подробная информация о действиях обработки указана в разделе справки Статусы заявок.

Создание заявок на основании документов в других базах

В базах СЭД (например, «Договоры 2009», «Договоры 2010» в документах договора и этапа) в меню действий есть раздел «Заявки» (рисунок 33)

При нажатии на кнопку «Создать заявку» будет выведена форма создания заявки. В зависимости от исходного документа (договор или этап к договору) в списке услуг для выбора будет показан перечень заявок по договорам или по этапам соответственно.

После того, как все необходимые данные для заявки будут выбраны, требуется нажать кнопку «Создать заявку» (рисунок 34).

485 × 24 пикс.     Открыть в новом окне	Кнопка "Создать заявку" на форме новой заявки

Заявка будет создана в статусе согласно ТЗ («Исполнена» или «На исполнении»). Заявка «На исполнении» будет переведена в статус «Исполнена» при отправке договора на согласование.

Отчеты по созданным заявкам на основании документа

Для того чтобы просмотреть список заявок по документу нужно выбрать «Заявки...-> Созданные заявки (УК)». На рисунке 35 представлен пример отчета по созданным заявкам.

При нажатии на ссылку

958 × 141 пикс.     Открыть в новом окне

можно открыть документ заявки. В заявке находится ссылка на исходный документ (рисунок 36).

Для канцелярии доступны пункты, представленные на рисунке 37.