(Утративший силу) СТО 71.12.12 Порядок проведения селекторных, оперативных совещаний,...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
1.2. Требования данного СТО распространяются на:
1) проведение селекторных совещаний
2) проведение оперативных совещаний
3) проведение видеоконференций

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. СТО разработан с учетом требований следующих документов:
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения:
видеоконференция: Область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в режиме реального времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.
видеоконференцсвязь: Это телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более удаленных абонентов (участников), при которой между ними возможен обмен аудио- и видеоинформацией в реальном масштабе времени с учётом передачи управляющих данных.
инициатор собрания (ведущий, инициатор): Лицо, инициирующее проведение селектора, оперативного совещания, собрания по сети, видеоконференции. При этом чаще всего инициатор является ведущим.
селекторное совещание (селектор): Совещание в форме видеоконференции, проводимое с определенной периодичностью с заранее определенной темой обсуждения, целью которого является фиксация текущего положения дел в рамках процессов.
собрание: Совместное присутствие участников для обсуждения вопросов, обозначенных темой собрания либо отраженных в повестке дня собрания,
собрание по сети: Одна из функций MS Outlook, позволяющая организовать уведомление (приглашение) других участников о дате и времени проведения собрания (селектора, видеоконференции).
3.2.Сокращения:
ИС – информационная система
СТО – стандарт организации

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут участники процесса согласно п.1.3.
4.2. Контроль над соблюдением требований данного СТО осуществляет франчайзер (или его представитель).

5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1 Целью настоящего СТО является четкое регламентирование действий франчайзи Эфекс Системс при подготовке, организации, участии в селекторных и оперативных совещаниях, видеоконференциях.
5.2 Перечень основных процессов в рамках стандарта:
- проведение селекторных совещаний,
- проведение оперативных совещаний,
- проведение видеоконференции,
5.3. Участниками процесса в рамках настоящего СТО являются лица, согласно п.1.3.
5.4. Селектор, видеоконференция проводится посредством MS Lync.
5.4 Формы документов, используемые в рамках процесса содержатся в разделе Приложения к настоящему СТО.

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.1 Селекторное совещание

6.1.1 Подготовка к проведению селектора

Ответственность за подготовку и организацию селекторного совещания несет инициатор собрания. Селекторное совещание проводится посредством видеоконференцсвязи с использованием MS Lync. Рекомендуется проводить селектор ежедневно с назначением времени до 9.00.
Перечень возможных участников селектора:
- Франчайзер
- менеджеры, участвующие в реализации проекта;
- менеджеры подрядных организаций, выполняющих работы/оказывающие услуги по договору;
- представители иных организаций, имеющих отношение к реализации проекта.
Инициатор в рамках подготовки к селекторному совещанию должен:
- определить дату и время проведения селектора (периодичность), состав участников селектора, докладчиков селектора, порядок докладов, объем и перечень информации в докладе, время докладов и оформить в виде Плана селекторного совещания (по форме Приложения А),
- по селекторному совещанию с участием более одного франчайзи согласовать План селекторного совещания (далее – План селектора) с франчайзером в ИС Lotus Notes (в случае необходимости внесения корректировок в План селектора, также согласовать их с франчайзером в ИС Lotus Notes),
- при подготовке Плана селектора длительность селектора определяется согласно перечню вопросов, поставленных на обсуждение с учетом докладов, но не более 30 мин,
- организовать собрание по сети посредством MS Outlook с указанием темы селектора, даты и времени проведения селектора (периодичности), перечнем участников, приложением Плана селектора,