Особенности работы со спецификацией, введенной на основании сторно:

1. Порядок работы по стандартной схеме.

2 . Для спецификации доступен отчет по базовой спецификации. Отчет доступен в подменю «Печать» (рисунки 37, 38).

При проведении документа выполняется проверка на соответствие реквизитов шапки реквизитам базовой спецификации (основания для сторно). В случае несоответствия реквизитов будет выдано следующее сообщение (рисунок 39)

Работа со спецификациями в Lotus

Создание спецификации

К договору могут быть привязаны спецификации, предварительно созданные в 1С, находящиеся в состоянии «Свободна». Для привязки спецификации к договору необходимо использовать кнопку «Действия -> Создать спецификацию» на панели действий в карточке договора (рисунок 40).

Спецификация создается для внутренней стороны договора, при этом есть ряд условий. У организации должен быть указан:

• каталожный номер;
• ИНН / КПП (в том случае, если договоры старые).

В противном случае спецификация создана не будет.

Поиск спецификации в 1С происходит среди Свободных спецификаций по следующему принципу:

1. Организация и Контрагент в спецификации в 1С совпадают по Каталожным номерам (для старых договоров по ИНН, КПП) с двумя сторонами договора, при этом порядок сторон не имеет значения, так как в 1С исполнитель по договору может быть и Организацией и Контрагентом в зависимости от ситуации.

2. Если сторон больше двух, то поиск осуществляется по любой паре лиц в договоре, например, если стороны 3, то будут обработаны пары: 1-2, 1-3, 2-3, 2-1, 3-1, 3-2.

3. Дополнительно проверяется: если в 1С в спецификации уже заполнен договор, и он не совпадает с договором в Lotus, из которого создают спецификацию, то такие документы не будут попадать в список.

4. Полученный список отсортирован по дате, по возрастанию.

В случае отсутствия спецификаций в 1С Вы получите примерно такое сообщение, которое представлено на рисунке 41.

Следующее действие – выбор спецификации из списка спецификаций, после которого в Lotus будет создан документ «Спецификация к договору» (рисунок 42)

768 × 586 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор спецификации из списка спецификаций в Lotus.

После создания документа спецификации в Lotus повторный выбор этой же спецификации будет недоступен.

В 1С спецификация переходит в состояние «Захвачена», и блокируется от изменений.

Согласование и статус спецификаций

Спецификация договора в Lotus имеет следующие статусы:

• подготовка/согласование спецификации;
• действующая спецификация;
• не действующая спецификация.

Созданная спецификация имеет статус «подготовка / согласование спецификации». Изменение ее статуса недоступно до завершения согласования. Согласование спецификации полностью аналогично согласованию договора / служебной записки и других подобных документов (вкладка «Согласование» в карточке спецификации). После согласования спецификации открывается возможность перевести ее в «действующие». Данная операция выполняется через кнопку «Обработать» в панели действий в карточке спецификации (действие «Перевести в действующие»). Кнопка представлена на рисунке 43.

Действующая спецификация, в свою очередь, может быть переведена в «недействующие» аналогичным способом.

Изменение спецификаций в 1С после создания документа спецификации в Lotus

Если спецификация согласована в Lotus, то ее нельзя перевести в режим «Открыта для изменения» в 1С.

При необходимости спецификацию нужно отцепить от договора.

Если необходимо удалить спецификацию в Lotus и отцепить спецификацию в 1С от договора в Lotus, то нужно воспользоваться кнопкой «Синхронизация 1С» – Разорвать связь (отправить запрос), либо обратиться в Техподдержку.

Если спецификация еще не согласована в Lotus, для того, чтобы ее изменить в 1С, нужно нажать кнопку «Разрешить редактирование спецификации (1С) на панели действий, представлена на рисунке 44.

Результатом данного действия будет.

1. Перевод спецификации в статус «подготовка / согласование спецификации».

2. Снятие с согласования.

3. Разрешение редактирования спецификации в 1С (перевод в статус «Открыта для изменения»).

При изменении спецификации в 1С, документ спецификации в Lotus автоматически не изменяется! Чтобы «синхронизировать» спецификацию в 1С с документом спецификации в Lotus нужно нажать кнопку «Обновить спецификацию (из 1С)» на панели действий (рисунок 45).

После внесения изменений в спецификацию в 1С следует запретить редактирование спецификации (кнопка в панели действий представлена на рисунке 46). Затем установить новый цикл и отправить обновленную спецификацию на согласование, перевести в «действующие» (Согласование и статус спецификаций).