служебные издания, сброшюрованные материалы и машинные носители информации - в журнале учета служебных изданий (Приложение N 3).

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их регистрацию совместно с другими несекретными документами.

К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка "дсп", например: Вх. N 35-дсп, СД-АГ/12-дсп, инв. N 5-дсп.

2.1.4. До регистрации документы на доклад и исполнение передавать запрещается.

2.2. Порядок передачи документов.

2.2.1. Документы с пометкой "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку.

Входящие, исходящие и внутренние документы, а также машинные носители информации выдаются исполнителям по журналам учета, а дела и издания по карточкам выдачи (Приложение N 4).

2.2.2. Полученные документы заносятся исполнителями в опись документов, находящихся у исполнителя (Приложение N 5).

2.2.3. Передача документов от одного работника другому осуществляется:

в структурном подразделении аппарата Судебного департамента с разрешения руководителя структурного подразделения, а между структурными подразделениями с разрешения Генерального директора Судебного департамента;

в территориальных органах Судебного департамента с разрешения начальника управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

2.3. Разработка и оформление документов.

2.3.1. Разработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в служебных помещениях, исключающих ознакомление с ними посторонних лиц.

2.3.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на разработанных документах определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.3.3. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки оформляется на экземпляре, остающемся в деле, или на отдельном листе и подписывается руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.3.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.3.5. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа, в левом нижнем углу, исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа.

2.3.6. Если документ (письмо) имеет приложение, то об этом делается отметка. Указанная отметка оформляется ниже текста документа от границы левого поля и включает в себя: сокращенное наименование прилагаемого документа, номер экземпляра, количество листов и отметку "ДСП". Например:

Приложение: Справка..., экз. N 1, на 5 л., ДСП.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Отчет формы N 6..., экз. N 1, на 1 л., ДСП.

2. Пояснительная записка..., экз. N 1, на 3 л., ДСП.

Если каждое приложение состоит из нескольких экземпляров, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: 1. Список мировых судей..., экз. N 1, 2, каждый экз. на 5 л., ДСП.

2. Список федеральных судей..., экз. N 1, 2, каждый экз. на 7 л., ДСП.

Если приложениями являются служебные издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: 1. Справочник..., 2 книги, экз. N 231, 232, ДСП.

2. Положение..., 3 брошюры, экз. N 67, 70, 105, ДСП.

3. Список..., 1 дискета, экз. N 1, ДСП.

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Перечень..., экз. N 1, на 5 л., ДСП, только в адрес.

Если приложение направляется не во все указанные в сопроводительном письме адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Материалы..., экз. N 2, на 7 л., ДСП, в первый адрес.

2.4. Оформление и отправка исходящей корреспонденции.

2.4.1. Для отправки документов используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка "Для служебного пользования" или сокращенно "ДСП", ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка "Лично" (Приложение N 6).

Пометка о срочности проставляется в верхней части пакета по центру и заверяется печатью "Для пакетов" (Приложение N 6).

2.4.2. В центре пакета указывается адрес получателя, а под ним, под чертой, адрес и наименование организации - отправителя корреспонденции (без указания фамилии и должности ее руководителя) и регистрационные номера вложенных в пакет документов (Приложение N 6).

При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакетах и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров (Приложение N 6).

Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются с помощью компьютерной техники или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).

2.4.3. Перед вложением в пакет документов работник сличает их номера и экземпляры с номерами и экземплярами, указанными на пакете, обертывает их прокладочной бумагой и закладывает в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати "Для пакетов" (Приложение N 6).

2.4.4. Отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" в организации, учреждения и ведомства осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи.

2.5. Размножение и снятие копий с документов.

2.5.1. Размножение документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

2.5.2. Снятие копий с поступивших документов производится с письменного разрешения должностного лица, на имя которого поступил документ.

О снятии копии делается отметка, в которой указываются: количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата.

Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

2.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.7. Хранение документов.

2.7.1. Документы с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в шкафах (ящиках, хранилищах), имеющих индивидуальные надежные запоры и приспособления для опечатывания.