Действующий
2.1.1. Прием, учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации возлагается на Управление делами, а в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации - на должностных лиц, определенных начальниками управлений (отделов), путем издания соответствующего распоряжения.
2.1.2. В аппарате Судебного департамента допускается хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" в структурных подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
2.1.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются отдельно от несекретной документации в соответствующих журналах учета:
служебные издания, сброшюрованные материалы и машинные носители информации - в журнале учета служебных изданий (Приложение N 3).
При незначительном объеме таких документов разрешается вести их регистрацию совместно с другими несекретными документами.
К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка "дсп", например: Вх. N 35-дсп, СД-АГ/12-дсп, инв. N 5-дсп.
2.2.1. Документы с пометкой "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку.
Входящие, исходящие и внутренние документы, а также машинные носители информации выдаются исполнителям по журналам учета, а дела и издания по карточкам выдачи (Приложение N 4).
2.2.2. Полученные документы заносятся исполнителями в опись документов, находящихся у исполнителя (Приложение N 5).
в структурном подразделении аппарата Судебного департамента с разрешения руководителя структурного подразделения, а между структурными подразделениями с разрешения Генерального директора Судебного департамента;
в территориальных органах Судебного департамента с разрешения начальника управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.
2.3.1. Разработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в служебных помещениях, исключающих ознакомление с ними посторонних лиц.
2.3.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на разработанных документах определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.3.3. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки оформляется на экземпляре, остающемся в деле, или на отдельном листе и подписывается руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
2.3.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.3.5. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа, в левом нижнем углу, исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа.
2.3.6. Если документ (письмо) имеет приложение, то об этом делается отметка. Указанная отметка оформляется ниже текста документа от границы левого поля и включает в себя: сокращенное наименование прилагаемого документа, номер экземпляра, количество листов и отметку "ДСП". Например:
Если каждое приложение состоит из нескольких экземпляров, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Если приложениями являются служебные издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если приложение направляется не во все указанные в сопроводительном письме адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
2.4.1. Для отправки документов используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка "Для служебного пользования" или сокращенно "ДСП", ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка "Лично" (Приложение N 6).
Пометка о срочности проставляется в верхней части пакета по центру и заверяется печатью "Для пакетов" (Приложение N 6).
2.4.2. В центре пакета указывается адрес получателя, а под ним, под чертой, адрес и наименование организации - отправителя корреспонденции (без указания фамилии и должности ее руководителя) и регистрационные номера вложенных в пакет документов (Приложение N 6).
При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакетах и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров (Приложение N 6).
Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются с помощью компьютерной техники или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).
2.4.3. Перед вложением в пакет документов работник сличает их номера и экземпляры с номерами и экземплярами, указанными на пакете, обертывает их прокладочной бумагой и закладывает в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати "Для пакетов" (Приложение N 6).
2.4.4. Отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" в организации, учреждения и ведомства осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи.