Действующий
Если приложение направляется не во все указанные в сопроводительном письме адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
2.4.1. Для отправки документов используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка "Для служебного пользования" или сокращенно "ДСП", ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка "Лично" (Приложение N 6).
Пометка о срочности проставляется в верхней части пакета по центру и заверяется печатью "Для пакетов" (Приложение N 6).
2.4.2. В центре пакета указывается адрес получателя, а под ним, под чертой, адрес и наименование организации - отправителя корреспонденции (без указания фамилии и должности ее руководителя) и регистрационные номера вложенных в пакет документов (Приложение N 6).
При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакетах и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров (Приложение N 6).
Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются с помощью компьютерной техники или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).
2.4.3. Перед вложением в пакет документов работник сличает их номера и экземпляры с номерами и экземплярами, указанными на пакете, обертывает их прокладочной бумагой и закладывает в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати "Для пакетов" (Приложение N 6).
2.4.4. Отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" в организации, учреждения и ведомства осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи.
2.5.1. Размножение документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
2.5.2. Снятие копий с поступивших документов производится с письменного разрешения должностного лица, на имя которого поступил документ.
О снятии копии делается отметка, в которой указываются: количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата.
Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.
2.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.7.1. Документы с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в шкафах (ящиках, хранилищах), имеющих индивидуальные надежные запоры и приспособления для опечатывания.
2.7.2. По окончании рабочего дня все документы с пометкой "Для служебного пользования" убираются в шкафы, а сами шкафы и входные двери от этих помещений закрываются на замок и опечатываются номерными печатями ответственных лиц.
2.8.1. Для отбора и уничтожения документов с пометкой "Для служебного пользования" приказом руководителя организации создается экспертная комиссия из числа работников, хорошо знающих делопроизводство и способных определить научно-историческую ценность и практическое значение документов. В состав этой комиссии включается также работник, ответственный за учет и хранение этих документов.
Комиссия в своей работе руководствуется перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения <*>.
По итогам работы экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 7).
2.8.2. Уничтожение документов производится только после утверждения акта руководителем организации, путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинках.
2.9. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается:
в аппарате Судебного департамента - начальником структурного подразделения, в котором осуществляется учет или хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
в территориальных органах Судебного департамента - начальником управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.
2.10.1. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав такой комиссии обязательно включается работник, ответственный за учет и хранение этих документов.
Комиссия, перед началом проверки, знакомится с предыдущим актом и проверяет устранение недостатков, выявленных предыдущей комиссией.
2.10.2. По итогам проверки комиссией составляется акт, в котором указываются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт утверждается руководителем организации.
2.11. О фактах утраты документов (дел), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, издания и дела с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт (Приложение N 8), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
2.12. Снятие с документов пометки "Для служебного пользования" производится приказом руководителя организации или его решением, путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты.
О снятии пометки "ДСП" на служебных документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. Имеющиеся на служебных документах (изданиях) пометки "Для служебного пользования" зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.
| Порядковый учетный номер | Номер поступившего документа | Дата документа | Откуда (от кого) поступил | Наименование или краткое содержание документа | Кол- во экз. | N экз. | Кол-во листов |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 2007 год | |||||||
| 11.01 | Липецкий | ||||||
| 1-дсп | N 3-дсп | 11.01.07 | областной | Отчет по | 1 | 1 | 3 |
| суд | бронированию | ||||||
| УСД в | Справка о состоянии | ||||||
| 2-дсп | N УСД/3-11 | 12.01.07 | Курской | режимных вопросов | 1 | 1 | 5 |
| области | за 2006 г. | ||||||
| 12.01 | УСД в | Списки лиц, | |||||
| 3-дсп | N УСД-4/1- дсп | 13.01.07 | Приморском | подлежащих добровольному | 2 | 1 | 7 |
| крае | медицинскому страхованию | 2 | 7 | ||||
| УСД в | Сопровод. письмо и | ||||||
| 4-дсп | N 7-дсп | 14.01.07 | Воронежской | список судей и членов | 1 | 1 | 1/5 |
| области | их семей, подлежащих добр. мед. страхованию | ||||||
| 15.01 | Тульский | Сопровод. письмо и | |||||
| 5-дсп | N 2-дсп | 15.01.07 | областной | список мировых судей | 1 | 2 | 1/1 |
| суд | и членов их семей на дискете | диске- та | |||||
| В какой отдел (кому) передан документ | Расписка в получении документа и дата | Расписка принявшего документ обратно и дата | Каким исходящим номером исполнен документ | Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа | Примечание | |
| номер дела | номера страниц | |||||
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| УГС | Иванов 11.01.07 | Петров 12.01.07 | 4-4-7 | 1 - 3 | ||
| УГС | Сидоров 11.01.07 | Петров 15.01.07 | 4-4-24 | 1 - 5 | ||
| УСЗС | Попова 12.01.07 | Петров 15.01.07 | р-р N 7 | от 16.01.07 | Экз. N 1 отправлен | |
| УСЗС | Попова 12.01.07 | 12-3-10 | 1 - 7 | в ЗАО "Росно" | ||
| УСЗС | Попова 12.01.07 | 12-3-10 | 8 - 13 | |||
| УСЗС | Попова 15.01.07 | 12-3-10 | 14 | |||