СТО СМК Методологическая инструкция "Порядок действий по выполнению платных заявок"

1.2. Требования инструкции обязательны для исполнения сотрудниками РИЦ, УТЭ, ПО, в функции которых входит прием, обработка и исполнение Платных заявок.

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с Платными заявками включая прием, обработку, исполнение, закрытие Платной заявки.

1.4. Для целей инструкции прияты следующие сокращения:

ГВС – горячее водоснабжение;

ДО – договорный отдел;

ИС – информационная система;

ЖКХ-ТЗ – ЖКХ (текущие заявки);

РИЦ – расчетно-информационный центр;

УК – Управляющая компания;

УТЭ – Управляющий технической эксплуатацией;

ХВС – холодное водоснабжение.

2.1. Специалист по работе с Платными заявками РИЦ (далее – специалист РИЦ) в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения Платной заявки от Собственника должен:

- принять Платную заявку и занести ее в ЖКХ-ТЗ. Правила работы с ЖКХ-ТЗ установлены в СТО 82.20.10 Диспетчерское обслуживание собственников жилых и нежилых помещений (Приложение А);

- оформить Платную заявку по форме Приложения В СТО 82.20.10 Диспетчерское обслуживание собственников жилых и нежилых помещений, в случае оформления Платной заявки после окончания рабочего времени УТЭ либо в выходной день и передать Платную заявку на исполнение представителю ПО.

2.2. Специалист РИЦ в случае если ИС дает сбои в работе (отсутствует возможность зарегистрировать Платную заявку в ЖКХ-ТЗ из-за перебоев со связью длительностью более 15 минут) должен:

- своевременно (незамедлительно при первой возможности) любыми средствами проинформировать представителя УТЭ о сбоях или нарушениях в работе программы;

- зарегистрировать поступающие Платные заявки в Журнале учета заявок (Приложение Б СТО 82.20.10 Диспетчерское обслуживание собственников жилых и нежилых помещений). Специалист РИЦ в течение 1 (одного) дня с момента восстановления работы ИС должен занести Платные заявки из Журнала учета заявок в ЖКХ-ТЗ;

- оформить поступившие Платные заявки на бланке бумажного носителя в виде Задания на выполнение работ (Приложение В СТО 82.20.10 Диспетчерское обслуживание собственников жилых и нежилых помещений).

- незамедлительно с момента оформления Задания уведомить представителя УТЭ о наличие оформленной Платной заявки.

2.3. Представитель УТЭ в течение рабочего дня (по возможности, незамедлительно) должен принять в работу Платную(ые) заявку(и) от РИЦ.

2.4. Представитель УТЭ по факту получения Платной заявки от информационного отдела РИЦ, по возможности, в течение 2 (двух) часов в рабочее время (если иное не оговорено с Собственником при приеме Платной заявки) должен связаться с Собственником для детального обсуждения условий выполнения Платной заявки и договориться с ним о дате и времени встречи для проведения обследования (при необходимости).

2.4.1. Представитель УТЭ незамедлительно должен закрыть Платную заявку в случае, если по результатам разговора с Собственником, последний отказывается от выполнения представителем ПО работ по Платной заявке.

2.4.2. Представитель УТЭ в случае, если Собственник не имеет возможности принять решение о согласии либо отказе от согласования исполнения Платной заявки, должен:

- предупредить Собственника о необходимости принятия решения не позднее чем через 3 (три) дня,

- в противном случае, по истечению 3 (трех) дней закрыть Платную заявку.

2.5. Представитель УТЭ, если характер Платной заявки не требует предварительного Обследования, по согласованию с Собственником должен оформить в 2 (двух) экземплярах Наряд-задание и в кратчайший срок, но не более 1 (одного) рабочего дня (если иное не оговорено с Собственником) передать представителю ПО оформленные Наряд-задания с учетом условий оплаты (п.п.6.8.4 СТО 70.22.17 Порядок расчетов с собственниками жилых и нежилых помещений).

2.5.1. Представитель ПО, непосредственно выполняющий работы, должен подписать полученное от представителя УТЭ Наряд-задание с предварительным расчетом стоимости у Собственника до начала выполнения работ, что будет являться подтверждением согласия Собственника на производство работ.

2.6. Представитель УТЭ, если характер Платной заявки требует проведения предварительного Обследования, должен подписать в 2 (двух) экземплярах Наряд-задание и в кратчайший срок, но не более 1 (одного) рабочего дня (если иное не оговорено с Собственником), передать оформленные Наряд-задания представителю ПО.

2.6.1. Представитель ПО (представитель УТЭ, по необходимости) во время Обследования должен уточнить содержание работ и согласовать с Собственником существенные условия (сроки, стоимость, объем и т.д.).

2.6.2. Представитель УТЭ при отказе Собственника от выполнения работ по результатам Обследования в течение 1 (одного) дня должен закрыть Платную заявку на основании предоставленного представителем ПО письменного отказа Собственника (визы в Наряд-задании).

2.6.3. Представитель ПО, в случае согласия Собственника с условиями выполнения работ по результатам Обследования, должен подписать Наряд-задание с предварительным расчетом стоимости работ у Собственника до начала выполнения работ, что будет являться подтверждением согласия Собственника на производство работ.

2.7. В случае возникновения необходимости отключения или ограничения параметров на внешних коммуникациях (ХВС, ГВС, электроэнергия и др.) в рамках работы по Платной заявке, представитель УТЭ за 2 (два) дня до проведения работ должен оповестить об этом РИЦ. Дальнейшие действия РИЦ по оповещению Собственников согласно п.8 СТО 82.20.10 Диспетчерское обслуживание собственников жилых и нежилых помещений.

3.1. Представитель ПО должен выполнять работы в рамках исполнения Платной заявки в сроки и на условиях, указанных в Наряд-задании.

3.2. Представитель ПО, если при выполнении работ возникает необходимость согласования дополнительных объемов работ, незамедлительно должен рассчитать их стоимость на основании имеющегося у него прайса, либо согласовать стоимость дополнительных объемов работ с представителем УТЭ, и предоставить Собственнику для ознакомления.

3.2.1. Представитель ПО, при согласии (отказе) Собственника от дополнительных работ, должен сделать соответствующую отметку в Наряд-задании и предоставить его Собственнику на подпись.

3.2.2. Представитель УТЭ с момента получения от представителя ПО завизированных Собственником Наряд-заданий с отказом от дополнительных работ в течение 1 (одного) рабочего дня должен закрыть Платную заявку.

3.2.3. Представитель ПО, в случае если Собственник затрудняется незамедлительно принять решение о согласии либо отказе от согласования дополнительных работ, должен:

- предупредить Собственника о необходимости принятия решения не позднее чем через 3 (три) дня с момента Обследования либо выполнения работ;

- сделать соответствующую отметку в Наряд-задании;

- предоставить Наряд-задание Собственнику для визирования;

- незамедлительно известить представителя УТЭ о принятом решении Собственника.

Представитель УТЭ по истечении 3 (трех) дней, если Собственник не принял решения о согласии либо отказе от согласования дополнительных работ, должен закрыть Платную заявку.

3.3. Представитель УТЭ должен решать любые вопросы, связанные с осуществлением Платной заявки, незамедлительно по согласованию с Собственником с использованием любых доступных средств связи.