Утративший силу
| РАЗРАБОТАН ВЗАМЕН СТО 82.19.13 Требования к хранению, учету и уничтожению печатей и штампов от 29.07.2009 г. ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: « 04 » апреля 2011 г. |
1.2. Требования инструкции обязательны для исполнения экспертом/старшим экспертом Управления ДОУ (далее – сотрудник Управления ДОУ), а также представителями организации (далее – владелец печати/штампа).
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с печатями и штампами, включая их регистрацию, хранение, выдачу, использование и уничтожение, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
2.1.1. Сотрудник Управления ДОУ при приеме печати/штампа от владельца печати/штампа в течение 1 (одного) дня должен зарегистрировать печать/штамп в Журнале учета печатей и штампов (Приложение А), заполнив графы 1-4.
2.1.2. Сотрудник Управления ДОУ должен вести Журнал учета печатей и штампов по правилам ведения документов строгой отчетности согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью сотрудника Управления ДОУ.
2.1.3. Сотрудник Управления ДОУ должен осуществлять хранение печатей/штампов в сейфах, в условиях обеспечивающих сохранение свойств и качеств печатей/штампов, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.
2.2.1. Сотрудник Управления ДОУ при получении заявки на выдачу печати/штампа с указанием даты выдачи печати/штампа, даты возврата печати/штампа, цели выдачи печати/штампа, названия учреждения, в которое требуется печать/штамп, согласованной директором консалтинговой организации, в состав которой входит Управление ДОУ, от сотрудника владельца печати/штампа в течение 1 (одного) дня должен:
- указать в графе 5 Журнала учета печатей и штампов (Приложение А) следующие данные сотрудника владельца печати/штампа: ФИО, должность получателя (сотрудника владельца печати/штампа), основание выдачи печати/штампа (номер доверенности); дату выдачи;
- подтвердить факт выдачи печати/штампа личной подписью и подписью сотрудника владельца печати/штампа в Журнале учета печатей и штампов;
2.3.1. Сотрудник Управления ДОУ имеет право поставить оттиск печати/штампа, находящейся на хранении только в случае, если документ заверен подписью владельца печати/штампа.
При отсутствии подписи владельца печати/штампа, либо в случае сомнения в ее подлинности, сотрудник Управления ДОУ должен отказать в проставлении оттиска печати/штампа.
2.4.1. Сотрудник Управления ДОУ на основании поручения от владельца печати/штампа, полученного посредством информационной системы в виде письма, о принятии решения об уничтожении печати/штампа в течение 1 (одного) дня должен:
а) создать комиссию в составе не менее трех человек, состоящей из представителей Управления ДОУ и владельца печати/штампа. Способ уничтожения печати/штампа определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.
- заключение комиссии о приведении печати/штампа в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
Акт об уничтожении печати/штампа хранится вместе с Журналом учета печатей и штампов на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.
в) внести отметку об уничтожении печати/штампа на основании Акта об уничтожении печати/штампа в Журнал учета печатей и штампов.
№ п/п | Наименование печати (штампа) | Оттиск печати (штампа) | Подпись Ответственного за хранение печатей, при её получении | Должность, ФИО и подпись получателя, основание выдачи, дата выдачи (возврата) печати | Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки | Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата | Отметка об уничтожении, номер акта и датаПримечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 89 |
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.
Печать (штамп) организации: ______________________________________________________________________________
Уничтожен(а) в связи с: ________________________________________________________________________________________