а) получения от сотрудника ПУ поручения «Прошу подготовить на подпись» и обязательного указания наименования файлов документов для распечатки (либо даты и времени комментария, в котором документы вложены);

б) получения поручения «Прошу подготовить как безотлагательный» от представителя организации при наличии положительной визы хотя бы одного учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) –

в течение 2 (двух) рабочих дней при подготовке документов между контрагентом и участником ИС должен:

- распечатать договор и приложения к нему в количестве экземпляров, равном количеству сторон договора, если иное количество не указано сотрудником ПУ в карточке договора;

- сброшюровать документы, если количество листов превышает 1 (один) лист. «Договоры долевого участия», в состав которых могут входить договоры, дополнительные соглашения, спецификации, приложения, соглашения, сшить нитками. Договоры и дополнительные соглашения ЕИО, составляющие больше 1 (одного) листа, сшить нитками и скрепить наклейкой: «Прошито и пронумеровано на количество листов листах».

- собственноручно подписать документы (в правом нижнем углу свободного поля документа), если количество листов не превышает 1 (один) лист, в целях безопасности для предотвращения случаев подмены документов;

- запросить у представителя организации оригинал скана при наличии в карточке отсканированного документа с подписью и/или печатью, чтобы направить его на подпись участнику ИС;

- сформировать регистрационный номер в программе 1С (Приложение А) при заключении договора, в котором указан строительный объект и строительные работы, с застройщиком (заказчиком). После присвоения регистрационного номера скопировать (вписать) номер в договор, внести в поле «Регистрационный номер» в карточку договора;

- распечатать журнал исполнения в 1 (одном) экземпляре, собственноручно подписать в целях безопасности;

- проставить запись во вкладке Исполнение в карточке договора «Документ подготовлен, прошу подойти для подписания»;

- направить карточку договора участнику ИС через функцию «Обработать»;

- подготовить сопроводительное письмо к договору в адрес контрагента в в необходимом количестве экземпляров, пользуясь вкладкой: Канцелярия => Исходящие письма => Создать => Действия => Печать PDF по шаблону;

- вложить в ячейку представителя организации оригиналы документов с распечатанным журналом исполнения и сопроводительными письмами.

2.1.4.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участником ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- зарегистрировать сопроводительное письмо;

- направить пакет документов в адрес контрагента, заказной почтой с уведомлением или организовать курьерскую доставку после получения заявки от представителя организации на отправку сформированного пакета документов (договор, приложения к нему, другие имеющиеся документы с сопроводительным письмом);

- указать срок возврата подписанных документов: 10 (десять) дней с момента получения для контрагентов с местом нахождения в г. Челябинске; 30 (тридцать) дней – для иногородних контрагентов, если представителем организации или Юридическим отделом не указан иной срок.

2.1.4.2. Сотрудник Управления ДОУ с момента поступления в Управление ДОУ подписанного контрагентом и участником ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- проверить наличие подписей, печатей в предусмотренных для этого местах; при отсутствии какой-либо подписи или печати договор не принимается для регистрации и возвращается представителю организации посредством почтовой или курьерской доставки, или забирается самим представителем организации;

- зарегистрировать договор, автоматически присвоенный регистрационный номер указать на бумажном экземпляре договора, кроме договоров, поступивших в Управление ДОУ с регистрационным номером;

- отсканировать первую и последнюю страницу подписанного договора (спецификация сканируется полностью), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;

- отсканированную копию прикрепить в карточку документа в ИС (в поле «Дополнительная информация»);

- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий, если документ является договором; проставить галочку Выполнено, если документ является дополнительным соглашением; при появлении меню «По какой стороне создать заявку», выбрать «Обработка документов всех систем документации», далее выбрать контрагента, который по условиям договора получает оплату;

- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.

2.1.5. Сотрудник Управления ДОУ в случае, если при заключении договора контрагентом выступает физическое лицо, должен:

- определить, является ли сторона по договору контрагентом или участником ИС, написав визу начальнику отдела кадров в карточке договора: «Прошу подтвердить, трудоустроено ли ФИО физического лица на момент заключения договора»;

- осуществить порядок действий согласно п. 2.1.3., если физическое лицо является участником ИС;

- осуществить порядок действий согласно п. 2.1.4., если физическое лицо является контрагентом;

2.1.6. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения визы представителя организации о повторной подготовке на подпись документов в течение 1 (одного) рабочего дня должен направить поручение о повторной подготовке на подпись документов участникам ИС с указанием причины через функцию «Обработать» с записью: «Документ подготовлен повторно, прошу подойти для подписания», в верхней панели нажать кнопку «Заявки» => Отметить факт выполнения (Экспертиза).

2.1.7. Сотрудник Управления ДОУ с момента поступления визы сотрудника ПУ (для оригинальных договоров) или представителя организации (для безотлагательных договоров) о внесении изменений в действующий договор в течение 2 (двух) рабочих дней должен:

- проверить, есть ли положительная виза учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) в ответ на запись от представителя организации: «Прошу Вас как учредителя(лей) согласовать переподписание изменённого договора, проставление печатей, перевод в действующий договора». При отсутствии положительной визы учередителя, принять документ сотрудник Управления ДОУ не имеет права;

- осуществить порядок действий согласно п. 2.1.3., если договор заключен между участниками ИС

- осуществить порядок действий согласно п. 2.14., если договор заключен между участником ИС и контрагентом;

2.1.8. Сотрудник Управления ДОУ в случае, если документ поступил в Управление ДОУ распечатанным и подписанным не в Управлении ДОУ, в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- проверить, есть ли положительная виза учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) в ответ на запись, направленную представителем организации: «Прошу Вас как учредителя(лей) согласовать проставление печатей, перевод в действующий документа (договора, и т.д.)». При отсутствии положительной визы учередителя, принять документ сотрудник Управления ДОУ не имеет права.

- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий при наличии положительной визы одного учредителя (если две и более сторон, учредителей, по одному с каждой стороны);

- проставить печати;

- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.

2.2. Прием, проверка и обработка безальтернативных договоров

2.2.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения проекта договора от представителя организации должен:

- создать карточку «Договор» в ИС в базе «Договоры»;

- отсканировать подписанный договор, приложения к нему (при наличии), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;

- прикрепить отсканированные файлы в созданную карточку;

- направить представителю организации требование завести спецификацию, если к договору требуется Спецификация.

2.2.2. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения карточки договора (дополнительного соглашения, спецификации, приложения, соглашения) от представителя организации в течение 2 (двух) рабочих дней должен:

- проверить по «Перечню безальтернативных договоров» СТО СМК 82.19.13 Управление договорами (Приложение Б), является ли данный документ договором этого типа (если договор не относится к безальтернативным, порядок действий сотрудника Управления ДОУ согласно п. 2.1.4.);

- подготовить в печатном виде документ (если документ имел формат doc, docx или xlc) в 2 (двух) экземплярах, если не указано иное количество в договоре;

- сброшюровать документ;

- собственноручно подписать документ (в правом нижнем углу свободного поля документа), если количество листов не превышает 1 (один) лист, в целях безопасности для предотвращения случаев подмены документов;

- запросить у представителя организации оригинал скана, при наличии в карточке отсканированного документа с подписью и/или печатью, чтобы направить его на подпись участнику ИС;