Утративший силу
2.1.3.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участниками ИС договора ЭП в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
- внести запись в карточке договора во вкладке Исполнение: «Документ подписан ЭП, проверен, переведён в действующий»;
- изменить статус на Действующий, если документ является договором; проставить галочку напротив «Выполнено», если документ является дополнительным соглашением, спецификацией, приложением, соглашением; при появлении меню «По какой стороне создать заявку», выбрать «Обработка электронных документов ЭП», далее выбрать участника ИС, который по условиям договора получает оплату.
а) получения от сотрудника ПУ поручения «Прошу подготовить на подпись» и обязательного указания наименования файлов документов для распечатки (либо даты и времени комментария, в котором документы вложены);
б) получения поручения «Прошу подготовить как безотлагательный» от представителя организации при наличии положительной визы хотя бы одного учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) –
в течение 2 (двух) рабочих дней при подготовке документов между контрагентом и участником ИС должен:
- распечатать договор и приложения к нему в количестве экземпляров, равном количеству сторон договора, если иное количество не указано сотрудником ПУ в карточке договора;
- сброшюровать документы, если количество листов превышает 1 (один) лист. «Договоры долевого участия», в состав которых могут входить договоры, дополнительные соглашения, спецификации, приложения, соглашения, сшить нитками. Договоры и дополнительные соглашения ЕИО, составляющие больше 1 (одного) листа, сшить нитками и скрепить наклейкой: «Прошито и пронумеровано на количество листов листах».
- собственноручно подписать документы (в правом нижнем углу свободного поля документа), если количество листов не превышает 1 (один) лист, в целях безопасности для предотвращения случаев подмены документов;
- сформировать регистрационный номер в программе 1С (Приложение А) при заключении договора, в котором указан строительный объект и строительные работы, с застройщиком (заказчиком). После присвоения регистрационного номера скопировать (вписать) номер в договор, внести в поле «Регистрационный номер» в карточку договора;
- распечатать журнал исполнения в 1 (одном) экземпляре, собственноручно подписать в целях безопасности;
- проставить запись во вкладке Исполнение в карточке договора «Документ подготовлен, прошу подойти для подписания»;
- подготовить сопроводительное письмо к договору в адрес контрагента в в необходимом количестве экземпляров, пользуясь вкладкой: Канцелярия => Исходящие письма => Создать => Действия => Печать PDF по шаблону;
- вложить в ячейку представителя организации оригиналы документов с распечатанным журналом исполнения и сопроводительными письмами.
2.1.4.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участником ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
- направить пакет документов в адрес контрагента, заказной почтой с уведомлением или организовать курьерскую доставку после получения заявки от представителя организации на отправку сформированного пакета документов (договор, приложения к нему, другие имеющиеся документы с сопроводительным письмом);
- указать срок возврата подписанных документов: 10 (десять) дней с момента получения для контрагентов с местом нахождения в г. Челябинске; 30 (тридцать) дней – для иногородних контрагентов, если представителем организации или Юридическим отделом не указан иной срок.
2.1.4.2. Сотрудник Управления ДОУ с момента поступления в Управление ДОУ подписанного контрагентом и участником ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
- проверить наличие подписей, печатей в предусмотренных для этого местах; при отсутствии какой-либо подписи или печати договор не принимается для регистрации и возвращается представителю организации посредством почтовой или курьерской доставки, или забирается самим представителем организации;
- зарегистрировать договор, автоматически присвоенный регистрационный номер указать на бумажном экземпляре договора, кроме договоров, поступивших в Управление ДОУ с регистрационным номером;
- отсканировать первую и последнюю страницу подписанного договора (спецификация сканируется полностью), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;
- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий, если документ является договором; проставить галочку Выполнено, если документ является дополнительным соглашением; при появлении меню «По какой стороне создать заявку», выбрать «Обработка документов всех систем документации», далее выбрать контрагента, который по условиям договора получает оплату;
- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.
2.1.5. Сотрудник Управления ДОУ в случае, если при заключении договора контрагентом выступает физическое лицо, должен:
- определить, является ли сторона по договору контрагентом или участником ИС, написав визу начальнику отдела кадров в карточке договора: «Прошу подтвердить, трудоустроено ли ФИО физического лица на момент заключения договора»;
2.1.6. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения визы представителя организации о повторной подготовке на подпись документов в течение 1 (одного) рабочего дня должен направить поручение о повторной подготовке на подпись документов участникам ИС с указанием причины через функцию «Обработать» с записью: «Документ подготовлен повторно, прошу подойти для подписания», в верхней панели нажать кнопку «Заявки» => Отметить факт выполнения (Экспертиза).
2.1.7. Сотрудник Управления ДОУ с момента поступления визы сотрудника ПУ (для оригинальных договоров) или представителя организации (для безотлагательных договоров) о внесении изменений в действующий договор в течение 2 (двух) рабочих дней должен:
- проверить, есть ли положительная виза учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) в ответ на запись от представителя организации: «Прошу Вас как учредителя(лей) согласовать переподписание изменённого договора, проставление печатей, перевод в действующий договора». При отсутствии положительной визы учередителя, принять документ сотрудник Управления ДОУ не имеет права;
- осуществить порядок действий согласно п. 2.14., если договор заключен между участником ИС и контрагентом;
2.1.8. Сотрудник Управления ДОУ в случае, если документ поступил в Управление ДОУ распечатанным и подписанным не в Управлении ДОУ, в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
- проверить, есть ли положительная виза учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) в ответ на запись, направленную представителем организации: «Прошу Вас как учредителя(лей) согласовать проставление печатей, перевод в действующий документа (договора, и т.д.)». При отсутствии положительной визы учередителя, принять документ сотрудник Управления ДОУ не имеет права.
- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий при наличии положительной визы одного учредителя (если две и более сторон, учредителей, по одному с каждой стороны);
- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.
2.2.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения проекта договора от представителя организации должен: