- отсканировать первую и последнюю страницу подписанного договора (спецификации и документы, в которых одним из контрагентов выступает Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами, сканируются полностью), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;

- отсканированную копию прикрепить в карточку документа в ИС (в поле «Приложения к договору»);

- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий; при появления меню «По какой стороне создать заявку», выбрать: «Обработка документов всех систем документации», далее выбрать участника ИС, который по условиям договора получает оплату;

- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.

2.3.3. Сотрудник Управления ДОУ при положительном результате проверки реквизитов в карточке договора между участниками ИС при дате заключения договора позднее 29.09.2010 г. в течение 2 (двух) рабочих дней должен:

- проверить наличие ЭП участников ИСво всех документах, предусмотренных СТД;

- направить через функцию «Отправить пользователям» с записью «Прошу подписать наименование документа ЭП» участнику ИС, чья подпись отсутствует.

2.3.3.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента поступления в Управление ДОУ подписанного участниками ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- внести во вкладку Отметки по документу: «Документ подписан ЭП, проверен, переведён в действующий»;

- изменить статус на Действует; при появления меню «По какой стороне создать заявку», выбрать: «Обработка электронных документов ЭП», далее выбрать участника ИС, который по условиям договора получает оплату.

2.3.4. Сотрудник Управления ДОУ при положительном результате проверки реквизитов в карточке договора между контрагентом и участником ИС в течение 2 (двух) рабочих дней должен:

- распечатать документы, предусмотренные СТД, в 2 (двух) экземплярах;

- сброшюровать и собственноручно подписать документ (в правом нижнем углу свободного поля документа), если количество листов не превышает 1 (один) лист, в целях безопасности для предотвращения случаев подмены документов;

- проставить запись во вкладке Отметки по документам: «Документ подготовлен, прошу подойти для подписания»;

- направить представителю организации через функцию «Отправить пользователям»;

- подготовить сопроводительное письмо к договору в адрес контрагента, в необходимом количестве экземпляров, пользуясь вкладкой: Канцелярия => Исходящие письма => Создать => Действия => Печать PDF по шаблону;

- вложить в ячейку представителя организации оригиналы документов с распечатанным журналом исполнения и сопроводительными письмами.

2.3.4.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участником ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- зарегистрировать сопроводительное письмо;

- направить сформированный пакет документов (договор, приложения к нему, другие имеющиеся документы с сопроводительным письмом) в адрес контрагента заказной почтой с уведомлением или организовать курьерскую доставку, после оформления представителем организации заявки на отправку;

- указать срок возврата подписанных документов: 10 (десять) дней с момента получения для контрагентов с местом нахождения в г. Челябинске; 30 (тридцать) дней – для иногородних контрагентов, если представителем организации или Юридическим отделом не указан иной срок.

2.3.4.2. Сотрудник Управления ДОУ с момента поступления в Управление ДОУ подписанного контрагентами договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- проверить наличие подписей и печатей, в предусмотренных для этого местах; при отсутствии какой-либо подписи или печати договор не принимается для регистрации и возвращается представителю организации посредством почтовой или курьерской доставки, или забирается самим представителем организации;

- отсканировать первую и последнюю страницу подписанного договора (спецификации и документы, в которых одной из сторон является Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами, сканируются полностью), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;

- приложить скан в карточку в поле «Приложения к договору»;

- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий; при появления меню “По какой стороне создать заявку”, выбрать: «Обработка документов всех систем документации», далее выбрать контрагента, который по условиям договора получает оплату;

- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.

2.3.5. Сотрудник Управления ДОУ в случае, если при заключении договора контрагентом выступает физическое лицо, должен:

- определить, является ли сторона по договору контрагентом или участником ИС, написав визу начальнику отдела кадров в карточке договора: «Прошу подтвердить, трудоустроено ли ФИО физического лица на момент заключения договора»;

- осуществить порядок действий согласно п. 2.3.3., если физическое лицо является участником ИС;

- осуществить порядок действий согласно п. 2.3.4., если физическое лицо является контрагентом;

2.3.6. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения визы представителя организации о повторной подготовке на подпись документов в течение 1 (одного) рабочего дня должен направить поручение о повторной подготовке на подпись документов участникам ИС с указанием причины через функцию «Отправить пользователям» с записью: «Документ подготовлен повторно, прошу подойти для подписания», в верхней панели нажать кнопку «Заявки» => Отметить факт выполнения (Экспертиза).

2.3.7. Сотрудник Управления ДОУ с момента поступления визы сотрудника представителя организации о внесении изменений в действующий договор в течение 2 (двух) рабочих дней должен:

- проверить, есть ли положительная виза учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) в ответ на запись от представителя организации: «Прошу Вас как учредителя(лей) согласовать переподписание изменённого договора, проставление печатей, перевод в действующий договора». При отсутствии положительной визы учередителя, принять документ сотрудник Управления ДОУ не имеет права;

- осуществить порядок действий согласно п. 2.3.3., если договор заключен между участниками ИС;

- осуществить порядок действий согласно п. 2.3.4., если договор заключен между участником ИС и контрагентом.

2.3.8. Сотрудник Управления ДОУ в случае, если документ поступил в Управление ДОУ распечатанным и подписанным не в Управлении ДОУ, в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- проверить, есть ли положительная виза учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) в ответ на запись, направленную представителем организации: «Прошу Вас как учредителя(лей) согласовать проставление печатей, перевод в действующий документа (договора, и т.д.)». При отсутствии положительной визы учередителя, принять документ сотрудник Управления ДОУ не имеет права.

- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий при наличии положительной визы одного учредителя (если две и более сторон, учредителей, по одному с каждой стороны);

- проставить печати;

- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А. Формирование номера договора в 1С

(обязательное)

Формирование номера договора в 1С

Открыть программу 1С:

1. выбрать Управление договорами => Документы => Регистрация параметров договора => Добавить новый => Добавление статуса с параметром;

2. во вкладке “Параметр” выбрать организацию, подписывающую сторону, вид договора - “договор с параметрами”; заполнить наименование “Договор”, присвоить статус “Обсуждается”;

3.во вкладке “Параметры договора”:

- нажать на “Добавить новый”, выбрать “объект” из открывшегося справочника, заполнить согласно договора;