2.1.8. Сотрудник Управления ДОУ в случае, если документ поступил в Управление ДОУ распечатанным и подписанным не в Управлении ДОУ, в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- проверить, есть ли положительная виза учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) в ответ на запись, направленную представителем организации: «Прошу Вас как учредителя(лей) согласовать проставление печатей, перевод в действующий документа (договора, и т.д.)». При отсутствии положительной визы учередителя, принять документ сотрудник Управления ДОУ не имеет права.

- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий при наличии положительной визы одного учредителя (если две и более сторон, учредителей, по одному с каждой стороны);

- проставить печати;

- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.

2.2. Прием, проверка и обработка безальтернативных договоров

2.2.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения проекта договора от представителя организации должен:

- создать карточку «Договор» в ИС в базе «Договоры»;

- отсканировать подписанный договор, приложения к нему (при наличии), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;

- прикрепить отсканированные файлы в созданную карточку;

- направить представителю организации требование завести спецификацию, если к договору требуется Спецификация.

2.2.2. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения карточки договора (дополнительного соглашения, спецификации, приложения, соглашения) от представителя организации в течение 2 (двух) рабочих дней должен:

- проверить по «Перечню безальтернативных договоров» СТО СМК 82.19.13 Управление договорами (Приложение Б), является ли данный документ договором этого типа (если договор не относится к безальтернативным, порядок действий сотрудника Управления ДОУ согласно п. 2.1.4.);

- подготовить в печатном виде документ (если документ имел формат doc, docx или xlc) в 2 (двух) экземплярах, если не указано иное количество в договоре;

- сброшюровать документ;

- собственноручно подписать документ (в правом нижнем углу свободного поля документа), если количество листов не превышает 1 (один) лист, в целях безопасности для предотвращения случаев подмены документов;

- запросить у представителя организации оригинал скана, при наличии в карточке отсканированного документа с подписью и/или печатью, чтобы направить его на подпись участнику ИС;

- распечатать журнал исполнения в 1 (одном) экземпляре, собственноручно подписать в целях безопасности;

- проставить запись во вкладке Исполнение в карточке договора «Документ подготовлен как безальтернативный, прошу подойти для подписания»;

- направить карточку договора представителю организации через функцию «Обработать»;

- подготовить сопроводительное письмо к договору в адрес контрагента в необходимом количестве экземпляров, пользуясь вкладкой: Канцелярия => Исходящие письма => Создать => Действия => Печать PDF по шаблону;

- вложить в ячейку представителя организации оригиналы документов с распечатанным журналом исполнения и сопроводительными письмами.

2.2.2.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участником ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- зарегистрировать сопроводительное письмо;

- направить сформированный пакет документов в адрес контрагента заказной почтой с уведомлением или организовать курьерскую доставку после получения заявки на отправку сформированного пакета документов (договор, приложения к нему, другие имеющиеся документы с сопроводительным письмом) от представителя организации;

- указать срок возврата подписанных документов: 10 (десять) дней с момента получения для контрагентов с местом нахождения в г. Челябинске; 30 (тридцать) дней – для иногородних контрагентов, если представителем организации или Юридическим отделом не указан иной срок.

- зарегистрировать договор, автоматически присвоенный регистрационный номер указать на бумажном экземпляре договора, кроме договоров, поступивших в Управление ДОУ с регистрационным номером;

- отсканировать первую и последнюю страницу подписанного договора, приложения к нему (при наличии), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;

- отсканированную копию прикрепить в карточку документа в ИС (в поле «Дополнительная информация»);

- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий, если документ является договором; проставить галочку Выполнено, если документ является дополнительным соглашением; при появления меню «По какой стороне создать заявку», выбрать «Обработка документов всех систем документации», далее выбрать контрагента, который по условиям договора получает оплату;

- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.

2.2.4. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения визы представителя организации о повторной подготовке на подпись документов в течение 1 (одного) рабочего дня должен направить поручение о повторной подготовке на подпись документов участникам ИС с указанием причины через функцию «Обработать» с записью: «Документ подготовлен повторно, прошу подойти для подписания», в верхней панели нажать кнопку «Заявки» => Отметить факт выполнения (Экспертиза).

2.2.5. Сотрудник Управления ДОУ с момента поступления визы представителя организации о внесении изменений в действующий договор между участником ИС и контрагентом в течение 2 (двух) рабочих дней должен:

- проверить, есть ли положительная виза учредителя (если два и более учредителя, по одному с каждой стороны) в ответ на запись от представителя организации: «Прошу Вас как учредителя(лей) согласовать переподписание изменённого договора, проставление печатей, перевод в действующий договора». При отсутствии положительной визы учередителя, принять документ сотрудник Управления ДОУ не имеет права.

- осуществить порядок действий согласно п. 2.1.4.

2.3. Прием, проверка и обработка стандартных договоров (на основе СТД)

2.3.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента получения карточки договора от представителя организации в течение 2 (двух) рабочих дней должен проверить заполнение следующих реквизитов в карточке договора:

а) стороны (наименование, ФИО директора в родительном падеже, основание, на котором контрагент действует);

б) наличие регистрационного номера, дата заключения договора, дата начала и дата окончания договора по условиям договора;

в) заполнение всех полей во вкладке «Дополнительная информация»;

г) наличие положительных виз сторон;

д) наличие сформированных файлов;

е) дата спецификации № 1 (должна совпадать с датой договора).

Сотрудник Управления ДОУ при отсутствии какого-либо реквизита в карточке договора должен направить договор на доработку представителю организации.

2.3.2. Сотрудник Управления ДОУ при положительном результате проверки реквизитов в карточке договора между участниками ИС при дате заключения договора ранее 29.09.2010 г. (в том числе договоров, в которых одной из сторон является Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами), а также при получении сообщения от представителя организации «Прошу подготовить бумажный экземпляр для предоставления в наименование организации» в течение 2 (двух) рабочих дней должен:

- распечатать документы, предусмотренные СТД, в 1 (одном) экземпляре (в 2 (двух) экземплярах для договоров, в которых одним из контрагентов выступает Управляющая компания);

- сброшюровать и собственноручно подписать документ (в правом нижнем углу свободного поля документа), если количество листов не превышает 1 (один) лист в целях безопасности для предотвращения случаев подмены документов;

- распечатать журнал исполнения в 1 (одном) экземпляре, собственноручно подписать (на верхней панели документа нажать Файл => Печать);

- проставить запись во вкладке Отметки по документу: «Документ подготовлен, прошу подойти для подписания»;

- направить карточку договора участникам ИС через функцию «Отправить пользователям»;