Утративший силу
7.8.5.3. После подписания документа он сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД после чего направляется в бухгалтерию.
7.8.5.4. Бухгалтер проводит документ в 1С после чего ответственному лицу приходит автоматическое уведомление о проведении документа.
7.8.5.5. Документ передается на хранение в архив. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу КС.
8.1. Для создания шаблона документа необходимо направить в Управление ДОУ (руководителю Управления ДОУ и директору консалтинговой организации, в структуру которой входит Управление ДОУ) посредством СЭД Заявку (поручение) на создание шаблона документа. В Заявке необходимо:
г) указать ссылку на стандарт, содержащий описание процесса, в результате которого появляется документ, шаблон которого предлагается создать;
8.2. После получения Заявки в течение 5 (пяти) рабочих дней определяется возможность унификации предлагаемого документа, в том числе согласуется возможность автоматизации создания документов в СЭД по предлагаемому шаблону с руководителем консалтинговой организации, осуществляющей инженерно-техническое сопровождение:
а) при положительном согласовании с руководителем консалтинговой организации, осуществляющей инженерно-техническое сопровождение, в заявке указывается срок ее выполнения.
б) при отрицательном согласовании заявка либо возвращается на доработку с указанием перечня вопросов, либо в заявке указывается мотивированный отказ.
9.1. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи пр.), далее по тексту именуемых реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных документов и стандартов организации.
9.2. К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся: подпись, дата документа, печать, гриф утверждения документа, регистрационный номер документа.
9.3. Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".
9.4. Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность) либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.
9.5. Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Организации (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.). Порядок проставления печатей установлен в СТО СМК 82.19.13 Требования к хранению, учету и уничтожению печатей и штампов. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.
9.6. Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников организации. Обязательному утверждению директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат:
9.7. Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.
9.8. Текст документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения. Содержание документов не должно противоречить действующему законодательству.
9.9. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.
9.10. Рекомендуется иметь для Организации, ее структурных подразделений, конкретных должностных лиц следующие виды бланков документов:
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:
- справочные данные об Организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете).
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например "Приказ", "Распоряжение" и т.п.
10.1. Целью проведения контрольных проверок рабочих мест сотрудников организаций (далее – проверка) является контроль за соблюдением сотрудников организаций установленных требований по управлению документацией, выявление на рабочих местах оригиналов документов, подлежащих передаче на хранение в Архив.
10.2. Планирование, организацию и проведение проверок осуществляет специально созданная комиссия. Председателем комиссии является директор консалтинговой организации (в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ), членами комиссии являются сотрудники Управления ДОУ и Архива по усмотрению председателя комиссии.