7.8.3.7. После отражения документа в 1С, ответственным бухгалтером вручную проставляется стадия - Проведенный после этого документ автоматически возвращается в ДОУ автору/регистратору карточки. Стадия - Документ на доработке - автоматически присваивается, когда ответственный бухгалтер отправляет документ с указанными замечаниями ответственному лицу (через кнопку обработать «Отправить на доработку», ответственное лицо заполняется вручную) и автору/регистратору карточки.

7.8.3.8. Документ передается на хранение в архив, после чего вручную сотрудником ДОУ меняется стадия - Передан в архив.

7.8.3.9. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу документа.

7.8.3.10. Экземпляр контрагента передается нарочно, курьером или направляется почтой.

7.8.4.1. Внутренний Акт оказанных услуг создается ответственным лицом (экономистом) в 1С на основе договора и спецификации.

7.8.4.2. Ответственное лицо выгружает созданный документ из 1С в СЭД (база ПУД) при создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается стадия "Не на согласовании", после чего направляет документ на согласование директорам организаций Заказчика и Исполнителя.

а) при "-" согласовании директор - Исполнитель (экономист) отрабатывает замечания. документу присваивается стадия - Отклоненный документ.

б) при "+" согласовании автоматически приходит уведомление в Управление ДОУ о необходимости распечатать и подписать документ, документу автоматически присваивается стадия - Утвержденный документ.

7.8.4.3. Сотрудник Управления ДОУ проверяет наличие положительных виз и распечатывает документ с журналом согласования в 1 экземпляре и направляет его на подпись. Когда документ распечатан и ожидает ручной подписи директора, сотрудник Управления ДОУ меняет в ручную стадию документа - На подписании.

7.8.4.4. После подписания документ сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД после чего направляется в бухгалтерию. автоматически присваивается стадия - Подписан, направлен в бухгалтерию.

7.8.4.5. Бухгалтер проводит документ в 1С, после отражения документа в 1С, ответственным бухгалтером вручную проставляется стадия - Проведенный после этого документ автоматически возвращается в ДОУ автору/регистратору карточки. Стадия - Документ на доработке - автоматически присваивается, когда ответственный бухгалтер отправляет документ с указанными замечаниями ответственному лицу (через кнопку обработать «Отправить на доработку», ответственное лицо заполняется вручную) и автору/регистратору карточки.

7.8.4.6. Документ передается на хранение в архив. после чего вручную сотрудником ДОУ меняется стадия - Передан в архив.

7.8.4.7. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу Акта.

Внутренние КС2, КС3 создаются ответственным лицом в 1С на основе договора и спецификации.

7.8.5.1. Ответственное лицо выгружает созданный документ из 1С в СЭД (база ПУД) при этом в карточку КС прикрепляются ссылки на согласованные Акт качества и Отчет об использовании материалов Заказчика, после чего направляет его на согласование.

а) при "-" согласовании ответственное лицо отрабатывает замечания.

б) при "+" согласовании автоматически приходит уведомление в Управление ДОУ о необходимости распечатать и подписать документ.

7.8.5.2. Сотрудник Управления ДОУ распечатывает документ с журналом согласования в 1 экземпляре и направляет его на подпись.

7.8.5.3. После подписания документа он сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД после чего направляется в бухгалтерию.

7.8.5.4. Бухгалтер проводит документ в 1С после чего ответственному лицу приходит автоматическое уведомление о проведении документа.

7.8.5.5. Документ передается на хранение в архив. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу КС.

8.1. Для создания шаблона документа необходимо направить в Управление ДОУ (руководителю Управления ДОУ и директору консалтинговой организации, в структуру которой входит Управление ДОУ) посредством СЭД Заявку (поручение) на создание шаблона документа. В Заявке необходимо:

а) указать цель создания нового шаблона документа;

б) указать вид документа;

в) указать переменные поля документа;

г) указать ссылку на стандарт, содержащий описание процесса, в результате которого появляется документ, шаблон которого предлагается создать;

д) приложить образец (форму) документа;

е) приложить образец заполненного документа по предлагаемому шаблону.

8.2. После получения Заявки в течение 5 (пяти) рабочих дней определяется возможность унификации предлагаемого документа, в том числе согласуется возможность автоматизации создания документов в СЭД по предлагаемому шаблону с руководителем консалтинговой организации, осуществляющей инженерно-техническое сопровождение:

а) при положительном согласовании с руководителем консалтинговой организации, осуществляющей инженерно-техническое сопровождение, в заявке указывается срок ее выполнения.

б) при отрицательном согласовании заявка либо возвращается на доработку с указанием перечня вопросов, либо в заявке указывается мотивированный отказ.

9.1. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи пр.), далее по тексту именуемых реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных документов и стандартов организации.

9.2. К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся: подпись, дата документа, печать, гриф утверждения документа, регистрационный номер документа.

9.3. Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".

9.4. Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность) либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.

9.5. Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Организации (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.). Порядок проставления печатей установлен в СТО СМК 82.19.13 Требования к хранению, учету и уничтожению печатей и штампов. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.

9.6. Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников организации. Обязательному утверждению директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат:

- устав Организации, положения о филиалах;

- стандарты;

- штатные расписания;

- акты проверок, акты приема-передачи;

- должностные инструкции;

- сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п. документы.

9.7. Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.

9.8. Текст документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения. Содержание документов не должно противоречить действующему законодательству.

9.9. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.