– курьерская доставка (требования к курьерской доставке установлены в разделе 7).

– Отправка по средствам факсимильной связи;

– Отправка по электронной почте.

6.9.3. Если исходящий документ направляется в несколько адресов, на отправку сдаётся столько экземпляров подписанного документа, сколько необходимо для отправки всем адресатам.

6.9.4. В случае, если отправка осуществляется по почте, экспресс-почте либо курьерской доставкой, сотрудник УДОУ, по факту отправки документа прикладывает в соответствующую заявку сканированную копию документа, подтверждающего отправку документа (опись с отметкой почты, квитанция службы курьерской доставки и т.п.).

6.10.1. В процессе деятельности могут возникнуть ситуации, по которым необходимо изменение или дополнение требований изданного ранее документа. Процедуру изменения документа осуществляет Разработчик на основании принятого решения директора (руководителя организации), если другими действующими стандартами не установлен иной порядок.

6.10.2. Порядок согласования и утверждения изменений осуществляют в общем порядке разработки документа.

6.10.3. До утверждения изменений следует руководствоваться положениями ранее изданного действующего документа.

6.10.4. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью директора или лица, его заменяющего.

6.10.5. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу. Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа. Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например: В дополнение к приказу генерального директора "______________" от 25.02.00 г. №321.

6.11.1. Организация текущего и архивного хранения документов осуществляется в соответствии с требованиями документа «Основные правила работы архивов организаций», одобренного решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Документ, являющийся неотъемлемой частью основного документа (дополнительное соглашение к договору, изменение к проекту и т.д.), подшивается и хранится совместно с основным документом. Срок хранения в данном случае определяется с даты последнего дополнения, если иной срок действия не оговаривается.

6.11.2. Текущее хранение и формирование в дела технической документации осуществляется в Архиве.

6.11.3. Текущее хранение и формирование в дела справочно-информационной, распорядительной документации осуществляется в Управлении ДОУ.

6.11.4. Если документация передается на архивное хранение уже сформированная в дела, в обязательном порядке прикладывается внутренняя опись (Приложение Е).

6.11.5. Сроки предоставления документов на хранение и признаки формирования дела, в зависимости от системы документации, приведены в Таблице 3.

Таблица 3.

6.12.1. Выдача оригиналов (копий) документов производится с разрешения собственника документа либо уполномоченного лица на основании доверенности с указанием цели выдачи, а в случае запроса оригинала документа - даты возврата.

6.12.2. Выдача документов осуществляется по заявке, оформленной соответствующим образом в базе "Экспертиза прайс".

6.12.3. Если сведений указанных в заявке недостаточно, сотрудник Архива запрашивает в Заявке недостающие для выполнения Заявки сведения. В случае если запрашиваемый документ не поступал на архивное хранение, сотрудник Архива вправе отклонить заявку.

6.12.4. Заявки выполняются по мере их поступления в течение 1-3 рабочих дней (в зависимости от срочности предоставления документов, объема заявки, загруженности исполнителя).

6.12.5. Документы предоставляются в электроном виде (сканы) и помещаются во вкладку "Документы основания"

6.12.6. Подготовленная документация на выдачу подлежит хранению в течение 3-х рабочих дней, после проставления отметки о выполнении. По истечении 3-х рабочих дней документация возвращается на места хранения и для их выдачи составляется повторная заявка.

6.12.7. При выдаче оригиналов документации всю ответственность по п.4.5 данного СТО несет получатель.

6.13.1. Отбор документов на уничтожение и составление на них Акта о выделение документов к уничтожению (по форме Приложения Б) производится по истечении срока хранения документа, указанному в Номенклатуре дел.

6.13.2. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании Экспертной комиссии, которая проводит экспертизу ценности документов. В состав Экспертной комиссии входят представители организации-владельца документации, сотрудника Архива и других компетентных лиц в зависимости от вида документа.

6.14.1. Безвозвратное изъятие документов осуществляется по инициативе собственника либо уполномоченного лица, действующего на основании доверенности.

6.14.2. Подготовка документации производится в течении 3-х дней с момента подачи соответствующей заявки и передается по Акту приема-передачи.

6.14.3. При выдаче оригиналов документации всю ответственность по п.4.5 данного СТО несет получатель.

7.1.1. Для удобства пользования нормативной документацией внешнего происхождения создается и актуализируется информационно-поисковая справочная система, ресурс dokipedia.ru. Актуализация баз данных осуществляется поставщиками баз данных на основании заключенных договоров. При самостоятельной распечатке нормативной документации с электронного или бумажного носителя сотрудник обязан поставить на обложке отметку «Справочная документация» с целью предотвращения использования устаревших экземпляров нормативной документации.

7.2.1. Требования к управление договорной документацией установлены в СТО СМК 82.19.13 Управление договорами.

7.3.1. Все Правоустанавливающие документы, получаемые исполнителем из внешних органов, должны поступать в Управление ДОУ для обработки (сканирования, заведения в СЭД) передачи в Архив, не позднее 1 (одного) рабочего дня следующего за днем получения документов. Документы непосредственно связанные с назначением/сменой ЕИО в организации также должны поступать в Управление ДОУ для обработки (сканирования, заведения в СЭД) и передачи в Архив не позднее 1 (одного) рабочего дня следующего за днем их подписания Учредителями (акционерами, участниками).

7.4.1. Требования к управлению стандартами и виды стандартов установлены в СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов"

7.4.2. Управление Политикой в области качества и Руководством по качеству осуществляется в соответствии ИСО 9001 и ИСО/ТО 10013. Особые требования к управлению указанными документами устанавливаются в Руководстве по качеству организации. Разработку указанных документов инициирует руководитель организации при принятии решения о разработке и внедрении СМК в организации по требованиям ИСО 9001.

7.5.1. Принятие управленческих решений и сами решения документируются приказами руководителя организации, протоколами совещаний у руководства.Приказы формируются в электронном виде в БД "Канцелярия/Приказы", протоколы формируются в БД "Канцелярия/Протоколы". На каждый приказ/протокол создается отдельная карточка документа.

7.5.2. Текст приказа печатается на специальном бланке и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указывается дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся "______________". Подготовленный приказ направляется на согласование директору. После положительного согласования разработчик направляет приказ в Управление ДОУ с поручением "Распечатать и подписать документ". Приказы требующие ознакомления сотрудников (вне Управления ДОУ) ставятся на контроль сроком на 3 (три) рабочих дня (контролер сотрудник Управления ДОУ) и направляются на ознакомление курьером, при наличии заявки, либо передаются директору для ознакомления сотрудников.

7.5.3. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой. Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты. В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения. Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.

7.5.4. В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

7.5.5. До представления на подпись проект приказа должен согласовываться с директором и другими заинтересованными структурными подразделениями

7.5.6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутсвовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже. Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).