6.4.1. После регистрации документа (кроме бухгалтерских) сотрудник Управления ДОУ в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

– отсканировать документ (кроме документа сканированию также подлежат конверты к заказным налоговым и судебным письмам); файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием отсканированного документа;

– создать электронную карточку документа в соответствующей базе данных в СЭД, заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа, вложить электронную сканированную копию документа;

– оригинал документа на бумажном носителе вложить/подшить в соответствующее дело для текущего хранения, либо передать на хранение в Архив.

– оригиналы документов системы Судебно-претензионной документации передаются представителю Правового управления под роспись, в течение одного рабочего дня с момента поступления, либо в день поступления, если из содержания письма явствует более ранний срок исполнения документа.

Перечисленные выше действия для проектной документации технической системы документации осуществляет сотрудник Архива.

6.4.2. Исходные данные и исполнительная документация обрабатывается без регистрации. После обработки и размещения в соответствующих разделах, на каждом документе ставиться отметка о занесении в СЭД. Обработанная документация передается для регистрации в Архив.

6.5.1. Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании Заявок в соответствующем модуле в СЭД «Экспертиза-прайс», завизированной директором Владельцем документа или доверенным лицом.

6.5.2. Документы, поступающие в Управление ДОУ для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой синего цвета и разборчивым почерком).

6.5.3. Копия заверяется лицом, уполномоченным удостоверить ее полное соответствие подлиннику. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись или штамп: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.

6.6.1. Электронная копия документа отправляется адресату.

6.6.2. Перечисленные ниже входящие письма дополнительно рассылаются указанным лицам Таблица 2):

6.6.3. Требования к дополнительной рассылке устанавливаются внутренними распорядительными документами подписанными директором организации. Эта информация доводится до руководителя УДОУ по СЭД в день регистрации документа.

6.7.1. Решение директора (руководителя организации, уполномоченного руководителя структурного подразделения) по документам отражается в резолюции, которая является основанием для постановки документа на контроль. Резолюция включает фамилию назначенного исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При рассмотрении электронной копии документа (сканированной версии) резолюция проставляется в карточке документа (вкладка «Резолюция руководства»), и документы пересылается исполнителю (или исполнителям).

6.7.2. Документ считается исполненным, если решены по существу все поставленные в нём вопросы и результаты сообщены автору документа.

6.7.3. Сроки исполнения документа определяет директор в зависимости от ситуации.

6.7.4. В электронной копии документа в СЭД в карточке документа должна быть заполнена вкладка «Исполнение».

6.7.5. Оригиналы исполненных документов подлежат передаче на хранение в Архив в течение 1 (одного) рабочего дня после исполнения.

6.8.1. Контроль исполнения документа осуществляет руководитель, передавший документ исполнителю своей резолюцией. В карточке электронной копии документа руководитель ставит отметку «контроль» во вкладке «Контроль», устанавливает дату контроля.

6.9.1. Оригинал документа на бумажном носителе, зарегистрированный и обработанный в установленном порядке, должен быть отправлен в течение 1 (одного) рабочего дня способом, указанным отправителем. Отправка осуществляется при наличии согласованного с директором в СЭД сопроводительного письма и полностью заполненной электронной заявки в разделе Заявки - Экспертиза прайс.

6.9.2. Возможные способы доставки:

– почтовая отправка (простое письмо, заказное письмо, ценное письмо, письмо с уведомление);

– отправку Экспресс – почтой;

– курьерская доставка (требования к курьерской доставке установлены в разделе 7).

– Отправка по средствам факсимильной связи;

– Отправка по электронной почте.

6.9.3. Если исходящий документ направляется в несколько адресов, на отправку сдаётся столько экземпляров подписанного документа, сколько необходимо для отправки всем адресатам.

6.9.4. В случае, если отправка осуществляется по почте, экспресс-почте либо курьерской доставкой, сотрудник УДОУ, по факту отправки документа прикладывает в соответствующую заявку сканированную копию документа, подтверждающего отправку документа (опись с отметкой почты, квитанция службы курьерской доставки и т.п.).

6.10.1. В процессе деятельности могут возникнуть ситуации, по которым необходимо изменение или дополнение требований изданного ранее документа. Процедуру изменения документа осуществляет Разработчик на основании принятого решения директора (руководителя организации), если другими действующими стандартами не установлен иной порядок.

6.10.2. Порядок согласования и утверждения изменений осуществляют в общем порядке разработки документа.

6.10.3. До утверждения изменений следует руководствоваться положениями ранее изданного действующего документа.

6.10.4. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью директора или лица, его заменяющего.

6.10.5. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу. Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа. Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например: В дополнение к приказу генерального директора "______________" от 25.02.00 г. №321.

6.11.1. Организация текущего и архивного хранения документов осуществляется в соответствии с требованиями документа «Основные правила работы архивов организаций», одобренного решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Документ, являющийся неотъемлемой частью основного документа (дополнительное соглашение к договору, изменение к проекту и т.д.), подшивается и хранится совместно с основным документом. Срок хранения в данном случае определяется с даты последнего дополнения, если иной срок действия не оговаривается.

6.11.2. Текущее хранение и формирование в дела технической документации осуществляется в Архиве.

6.11.3. Текущее хранение и формирование в дела справочно-информационной, распорядительной документации осуществляется в Управлении ДОУ.

6.11.4. Если документация передается на архивное хранение уже сформированная в дела, в обязательном порядке прикладывается внутренняя опись (Приложение Е).

6.11.5. Сроки предоставления документов на хранение и признаки формирования дела, в зависимости от системы документации, приведены в Таблице 3.

Таблица 3.