СТО МИ пользователя «Папир: Управление задачами»

Общие положения

Подсистема «Управление задачами» предназначена для эффективного менеджмента задачами пользователей в системе Папир, а именно назначение и работа с задачами по инвестиционно-строительном проекту и по каждому его структурному элементу. Система позволяет гибко настраивать задачи и контролировать их выполнение.

Глоссарий

Контролер – пользователь, контролирующий выполнение задачи.

Наблюдатель – пользователь, имеющий доступ на просмотр информации по задаче, но не являющийся автором, контролером или исполнителем задачи.

Приложение «Управление задачами»

Данное приложение доступно на домашней странице в сервисе «Управление проектами», в разделе «Административные» (рисунок 1).

Приложение разделено на две части: фильтры и табличную часть (рисунок 2).

В правом разделе отображается табличная часть со списком всех задач, к которым у пользователя есть доступ. Таблица содержит следующие колонки:

В левом разделе приложения отображаются дополнительные фильтры задач. В верхней части отображаются список быстрых фильтров (рисунок 3):

В нижнем левом углу пользователь может выбрать режим просмотра задач. При выборе типа отображаемых задач в табличной части и в окне выбора режима становятся доступны дополнительные колонки и фильтрация по ним (рисунок 4). Обратите внимание, что задачи не фильтруются по выбранному в разделе «Режимы просмотра» типу задач.

Если в параметре «Тип задачи» выбрано значение «Общая задача», то отображаются все доступные пользователю задачи.

Если в параметре «Тип задачи» выбрано значение «Задача ИСП», то в табличной части появляются колонки «ИСП», «Объект», «ПРВУ», «ПРНУ», «Работа». В разделе «Режим просмотра» становятся доступны дополнительные фильтры по проекту:

Получение ссылки на задачу

Для получения ссылки на задачу необходимо в приложении «Управление задачами» нажать кнопку «Получить код для вставки» (рисунок 5).

В открывшемся окне отобразятся две ссылки (рисунок 6):

Создание задачи

Для создания новой задачи необходимо в приложении управления задачами нажать кнопку «Добавить». При этом откроется форма создания, на которой присутствуют следующие поля (рисунок 7):

После заполнения полей при нажатии на кнопку «Сохранить» будет создана задача в статусе «На редактировании».

Если по завершению формирования задачи нажать на кнопку «Сохранить и отправить на исполнение», то задача будет сразу создана в статусе «Готова к выполнению» а исполнители получат уведомление и письмо на электронную почту о новом задании (рисунки 13 и 14, подробнее о статусах задачи см. в Смена статусов задачи).

При установке признака «Открыть карточку задачи после сохранения» будет открыта вкладка с созданной задачей.

Создание задачи копированием

Чтобы скопировать задачу, пользователю нужно в приложении «Управление задачами» выбрать запись и нажать на кнопку «Создать задачу копированием». Тогда откроется окно «Добавление задачи», причем все поля на форме будут заполнены дынными выбранной задачи за исключением раздела вложений.

Создание задачи копированием также доступно из карточки задания.

Если у пользователя нет доступа к выбранной задаче, то при попытке создания новой копированием возникнет сообщение об ошибке (рисунок 15).

Управление задачами

Редактирование задачи

Изменить информацию по задаче можно только для заданий в статусе «На редактировании», «Готова к выполнению» и «В работе». Для этого пользователю, являющемуся автором или контролером, нужно нажать на кнопку «Редактировать». В открывшееся окно «Редактирование задачи», аналогичного форме создания задачи, подгружаются все данные задания, кроме вложений (рисунок 16). Редактирование вложений доступно только из карточки задачи.

В приложении «Управление задачами» если перед нажатием на кнопку «Редактировать» запись не была выбрана, то появится сообщение об ошибке (рисунок 17).

Если пользователь не является Автором или Контролером задачи, то при попытке редактирования возникнет сообщение об ошибке (рисунок 18).

Редактирование задачи также доступно из карточки задания.

Глобальный администратор может редактировать задачу в любом статусе.

Смена статусов задачи

Каждая задача имеет собственный статус:

Алгоритм смены статусов представлен на рисунке 19.

Все доступные пользователю кнопки изменения статуса задачи расположены в верхней части приложения «Управление задачами» или карточки задачи. Если для все кнопки смены статуса не могут отобразиться в одной строке, то они сворачиваются в меню «Изменить статус» (рисунок 20).

Чтобы отправить задачу на исполнение пользователю, являющемуся Автором или Контролером нужно нажать кнопку «Отправить на выполнение». Тогда статус задачи изменится на «Готова к выполнению», а исполнители получат уведомление и письмо на электронную почту о появлении новой задачи (см. Создание задачи). Отправить задачу на выполнение можно только из статуса «На редактировании».

Задачу можно вернуть на доработку. Для этого пользователю, являющемуся Автором, Контролером или Исполнителем, нужно нажать на кнопку «Вернуть на редактирование». Тогда статус задачи примет значение «На редактировании».

Чтобы взять в работу задачу пользователю, являющемуся Автором, Контролером или Исполнителем данного задания, нужно нажать на кнопку «Начать выполнение». При этом статус задачи изменится на «В работе».

Если выполнение задачи в статусе «В работе» не может продолжаться, то пользователь, являющийся Автором, Контролером или Исполнителем может нажать на кнопку «Остановить выполнение». В этом случае статус задачи возвращается на «Готова к выполнению».

Когда задание можно считать исполненным пользователю, являющемуся Автором или контролером, нужно нажать на кнопку «Отметить, как выполненную». Тогда статус задачи меняется на «Выполнена», а пользователи, указанные как Исполнители, получают уведомление и письмо на электронную почту о принятии работ (рисунки 21, 22).

Если работы по задаче не были завершены, но были отмечены как выполненные, то пользователь, являющийся Автором или Контролером, может вернуть задание в работу, нажав на кнопку «Вернуть на выполнение». Тогда статус задачи меняется на «Готова к выполнению», а исполнители получат уведомление и письмо на электронную почту о появлении новой задачи (см. Создание задачи).

Когда работы по задаче не могут быть исполнены, выполнение задания может быть отменено. Пользователю, являющемуся Автором или Контролером, нужно нажать на кнопку «Отклонить» и тогда статус задачи изменится на «Отклонена». Данная кнопка доступна для задачи в любом статусе, кроме «Отклонена».

Если пользователь не является Автором, Контролером или Исполнителем задачи, то при попытке смены статуса, в зависимости от выбранной кнопки, возникнет сообщение об ошибке (рисунок 23).

Смена статуса задачи также доступна из карточки задания.

Глобальный администратор может изменить статус любой задачи с учетом текущего состояния задания.

Удаление задачи

Для удаления доступны только задачи в статусе «На редактировании» и «Готова к выполнению». Для этого пользователю, являющемуся автором или контролером, нужно нажать на кнопку «Удалить» и подтвердить выполняемую операцию (рисунок 24).

В приложении «Управление задачами» если перед нажатием на кнопку «Удалить» запись не была выбрана, то появится сообщение об ошибке (рисунок 25).

Если пользователь не является Автором или Контролером задачи, то при попытке удаления возникнет сообщение об ошибке.

Удаление задачи также доступно из карточки задания.

Глобальный администратор может удалить задачу в любом статусе.

Карточка задачи

Открыть задачу из приложения «Управление задачами» можно нажатием на кнопку «Подробно» задачи или двойным нажатием на нужное задание.

Карточка задачи по умолчанию открывается на разделе «Общие сведения», в котором отображается вся основная информация о задаче (рисунок 27):

Связанные задачи

Система позволяет выстраивать иерархию задач. Раздел «Связанные задачи» в карточке задачи позволяет просмотреть перечень родительских, связанных и дочерних задач, к которым у пользователя есть доступ.

Данный раздел содержит таблицу со следующими колонками (рисунок 28):

Табличную часть раздела можно выделить и скопировать в буфер обмена для дальнейшей вставки в документы программы Excel или Word.

Управление вложениями задачи

В разделе «Вложения» отображаются все приложенные к задаче файлы (рисунок 29).

Для добавления файлов к задаче необходимо в разделе «Вложения» нажать кнопку «Добавить» (рисунок 37). При нажатии на нее открывается окно для выбора файла. После добавления файлы отображаются в списке.

Для удаления файла необходимо выделить файл и нажать кнопку «Удалить».

Кнопки «Добавить» и «Удалить файл» доступны только пользователям, указанных в задаче как Автор, Контролер или Исполнитель (см. Роли доступа).

По нажатию на кнопку осуществляется загрузка файла в «Папку загрузок» браузера.

По нажатию на кнопку осуществляется загрузка файла в «Папку загрузок» браузера. По кнопке «Посмотреть файл» содержимое файла открывается в просмотрщике (подробнее о просмотрщике см. в инструкции СТО МИ пользователя "Папир: Электронные документы").

Список наблюдателей

Раздел «Наблюдатели» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к просмотру данных задачи, кроме автора, контролера и исполнителей (рисунок 119).

При нажатии на пиктограмму отображается: для пользователя – детальная информация о пользователе, для группы пользователей – список участников пользователей.

Если при создании или редактировании задачи указывается тип «Задача по ИСП» и инвестиционный проект, то все пользователи, имеющие доступ к данному проекту, автоматически становятся наблюдателями задачи.

Управление наблюдателями

Чтобы пользователь или группа пользователей могли увидеть информацию по задаче, не являясь при этом автором, контролером или исполнителем, нужно добавить их в список наблюдателей. Для этого пользователю необходимо в разделе «Наблюдатели» документа нажать на кнопку «Добавить наблюдателя» (рисунок 123).

Чтобы добавить определенного пользователя нужно в открывшемся окне выбрать тип участника – «Пользователь» и указать пользователя. Нажать кнопку «Добавить» или кнопку Enter на клавиатуре.

Для поиска пользователя в контексте организации необходимо нажать на кнопку «Справочник пользователей, являющихся представителями организации» . В открывшемся окне необходимо указать организацию и выбрать нужного представителя данной организации, нажав кнопку «Выбрать» или клавишу «Enter» на клавиатуре (рисунок 124).

Важно!

В списке представителей организации не отображаются представители, которые не связаны с пользователем системы Папир. Для того чтобы связать пользователя системы Папир с физическим лицом необходимо обратиться в техподдержку.

Выбранный пользователь будет добавлен в список наблюдателей. Если выбранным представителем является юридическое лицо, то поле «Пользователь» заполнится данными пользователя-руководителя выбранного юридического лица (рисунок 125).

Для добавления доступа группе пользователей необходимо выбрать тип участника «Группа пользователей», организацию, группу в данной организации и роль, которая будет ей выдаваться (рисунок 126).

Выбранная группа пользователей будет добавлена в список наблюдателей задачи.

Если пользователю предоставлен доступ к задаче в различных ролях, то при совершении действий с задачей будет учитываться роль с максимальными правами для данного действия.

Для удаления наблюдателя необходимо выбрать пользователя или группу из списка, нажать кнопку «Удалить наблюдателя» и подтвердить действие (рисунок 30). Пользователь или группа пользователей удалятся из списка.

Важно!

Удалить автоматически выданную роль доступа к задаче нельзя.

Обсуждение

В разделе «Обсуждение» отображаются все комментарии к задаче, оставленные пользователями (рисунок 31).

Чтобы оставить сообщение нужно нажать на кнопку «Комментарий», в появившемся поле ввести соответствующий текст и нажать на кнопку «Опубликовать» (рисунок 32).

При упоминании пользователя или группы пользователей в сообщении, они получают доступ к задаче в роли наблюдателей, уведомление в личном кабинете и на почте подписки. Подробнее о составлении комментария см. в инструкции СТО МИ пользователя "Папир: Обсуждения".

Все сообщения в обсуждении можно сортировать по дате добавления: возрастанию и убыванию .

Уведомления о сроке выполнения задач

Раз в сутки, в 00:10 система проверяет сроки выполнения задач.

Если текущая дата является также датой Срока выполнения задачи в статусе «На редактировании», «Готова к выполнению» или «В работе», то пользователи, являющиеся Контролером или Исполнителями, получают уведомление и письмо на электронную почту с предупреждением о последнем дне выполнения задачи (рисунки 33, 34).

Если текущая дата является следующей после даты Срока выполнения задачи в статусе «На редактировании», «Готова к выполнению» или «В работе», то пользователи, являющиеся Контролером или Исполнителями, получают уведомление и письмо на электронную почту с предупреждением о просроченном периоде исполнения задания (рисунки 35, 36).