СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам»

Механизм работы по спецификациям заключается в следующем:

1. В 1С: Предприятие создается спецификация к договору с указанием Поставщика, Покупателя, Договора (если он уже есть в 1С), а также перечня товаров или услуг.

2. В СЭД Lotus к конкретному договору можно подтянуть спецификацию из 1С, согласовать и утвердить ее. В Lotus будет виден состав спецификации. К одному договору можно привязать несколько спецификаций из 1С.

3. После привязки спецификации к договору в Lotus соответствующие документы в 1С: Предприятие будут заблокированы от изменений.

Работа со спецификациями в 1С

Создание спецификации

Для заполнения спецификаций необходимо иметь доступ к подсистеме «Управление договорами». Работать со спецификациями можно через журнал документов (рисунок 1).

Также работа возможна через справочник «Договоры контрагента» (рисунок 2).

В справочнике есть возможность указать условия отбора: «Организация», «Контрагент», после чего список будет отфильтрован по договорам. Далее необходимо выбрать нужный договор и переключиться на вкладку спецификации к договору (рисунок 3). Если условия отбора не указаны, то спецификация будет создана с соответствующими пустыми полями.

При создании спецификаций нужно выбрать вид операции в зависимости от специфики договора (рисунок 4).

Важно!

Вид операции «Спецификация к прочему договору» с марта 2011 года использовать нельзя. Он отсутствует в форме выбора вида операции для документа.

После выбора вида операции появится форма для заполнения спецификации. Если пользователь создавал документ при помощи справочника «Договоры контрагента», то реквизиты «Покупатель», «Поставщик», «Договор контрагента» будут заполнены. Интерфейс работы со спецификацией представлен на рисунке 5.

Примечание: первоначально доступна либо табличная часть «Услуги», либо «Товары» в зависимости от вида операции, в дальнейшем, при работе с программой, доступность тех или иных табличных частей будет переопределяться другими реквизитами.

Статусы спецификаций

В 1С спецификация может находиться в нескольких состояниях. Существует следующая классификация статусов спецификаций к договорам:

1) Свободна – создана в 1С, не привязана в СЭД Lotus Notes,

2) Обсуждается – устанавливается при создании спецификации в СЭД Lotus Notes,

3) Открыта для изменения – режим редактирования табличных частей в документе 1С,

4) Согласована – согласована в СЭД Lotus Notes,

5) Действующая – устанавливается вручную пользователем ИС (ДОУ),

Если по организации включен режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям», то закрыто редактирование отражения на портале. При включенном режиме в первично-учетных документах нельзя выбрать договор в статусе отличном от «Действует» и спецификацию в статусе отличном от «Действует»,

6) Прекратила действие/исполнена/приостановлена:

— Прекратила действие – устанавливается автоматически при выполнении следующих действий:

— Исполнена – устанавливается вручную ответственным менеджером или контролером ответственного менеджера,

— Приостановлена – устанавливается автоматически, если договор переведен в статус «Приостановлен» (см. раздел «Статусы договоров»).

Для возможности редактирования спецификаций в 1С требуется отцепить спецификацию от Договора в Lotus, либо воспользоваться кнопкой «Разрешить редактирование спецификации (1С)» на панели действий (подробнее данный процесс описан в разделе «Отчет по объемам услуг спецификаций к договорам»).

На основании спецификаций в 1С создаются накладные с автоматическим заполнением.

Синхронизация статусов спецификаций между СЭД Lotus Notes и 1С: Бухгалтерия

При смене статуса в СЭД Lotus Notes инициируется обновление данных в 1С: Бухгалтерия.

История изменения статусов доступна для просмотра из формы спецификации в 1С по кнопке «Перейти» → «Показать информацию по изменению документа» (рисунок 6).

После выполнения действий открывается форма свойств документа, на которой можно посмотреть информацию об изменении статуса (рисунок 7).

Справочник «Виды договоров СТД»

Список элементов справочника «Виды договоров СТД» представлен на рисунке 8.

После нажатия на кнопку открывается форма нового элемента справочника (рисунок 9).

Реквизиты справочника «Договоры СТД»:

Имеется возможность ограничения выбора спецификаций при подстановке к договору.

Настройка ограничения выбора спецификаций осуществляется на вкладке «Доступные печатные формы» (рисунок 10).

Реквизиты вкладки «Доступные печатные формы»:

Реквизиты табличной части:

При установке признака «По всем печатным формам» в значении «Истина» табличная часть «Доступные печатные формы» очищается и становится недоступной её видимость.

Если в табличной части «Доступные печатные формы» при записи элемента справочника нет заполненных строк, то признак «По всем печатным формам» автоматически устанавливается в значении «Истина».

При создании нового элемента справочника «Договоры СТД» в режиме «1С: Предприятия» признак «По всем печатным формам» всегда устанавливается в значении «Истина».

При получении доступных спецификаций при «подтягивании» к карточке договора СЭД Lotus Notes имеется возможность отбора доступных печатных форм для СТД в соответствии с настройками. Для оригинальных договоров ограничения по печатным формам не устанавливаются.

Статусы договоров

Существует следующая классификация статусов договоров (СТД-договоров и оригинальных договоров)

Статус договора отображается в списке элементов справочника «Договоры контрагентов» в колонке «Статус» (рисунок 11).

В элементе справочника «Договоры контрагентов» статус договора отображается на вкладке «Договор в лотус» (рисунок 12).

Синхронизация договоров между СЭД Lotus Notes и 1С: Бухгалтерия

При смене статуса СТД-договора в СЭД Lotus Notes инициируется процесс обновления данных в 1С: Бухгалтерия.

При выполнении автоматической синхронизации оригинальных договоров статус договора/договоров в 1С: Бухгалтерия обновляется по данным СЭД Lotus Notes.

Ведется история изменения статусов в 1С. Просмотр доступен по кнопке «Перейти» → «Информация по изменения справочника» (рисунок 13).

Открывается форма «Информация по изменениям в справочниках», на которой отражается история смены статуса договора (рисунок 14).

Процесс работы со спецификацией

1. При создании спецификаций предлагается 6 видов документа спецификаций, каждый из которых позволяет разделить спецификации по виду, и более быстрому отбору:

2. После выбора вида операции спецификации необходимо указать Покупателя.

3. Далее выбирается вариант печатной формы. Возможные варианты печатной формы зависят от вида операции в разрезе Покупателя. Если поле Покупатель не заполнено, то для пользователя доступны два варианта: «По умолчанию», «Прайс».

Примечание: данный этап является необходимым при работе со спецификацией, так как вариант печатной формы напрямую влияет на видимость (доступность) тех или иных табличный частей документа (об этом будет рассказано далее).

4. Заполняются остальные реквизиты в шапке документа.

5. Заполняются необходимые табличные части. В зависимости от вида операции и варианта печатной формы для пользователя открываются различные вкладки, табличные части. Возможные сочетания вида операции и вариантов печатных форм приведены в таблице 1 (для техподдержки).

Таблица соответствия варианта печатной формы и вида операции спецификации.

По умолчанию
Прайс
Поставка к сроку
Закупка к сроку
Строительный подряд
Пакет
работ
Теплоэнергия
Ген. поставка
Аренда помещений
Спецификация к договору оказания услуг контрагенту
Ѵ
Ѵ
Ѵ
X
Ѵ
Ѵ
Ѵ
X
X
Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента
Ѵ
Ѵ
Ѵ
Ѵ
Ѵ
Ѵ
X
Ѵ
X
Спецификация к договору продажи товаров контрагенту
Ѵ
Ѵ
Ѵ
X
X
X
X
X
X
Спецификация к договору аренды/проката
Ѵ
Ѵ
X
X
X
X
X
X
X
Спецификация к договору грузоперевозки
Ѵ
Ѵ
X
X
X
X
X
X
X
Спецификация к договору аренды помещений
X
X
X
X
X
X
X
X
Ѵ

Пример возможных вкладок, табличных частей представлен на рисунке 15.

Видимость вкладок, табличных частей

5.1. Вкладка «Этапы работ». Доступна в случае, если:

5.1.1. Вариант печатной формы «Строительный подряд»

5.1.2. Выполнение условий:

5.1.2.1.Возможные виды операций:

5.1.2.1.1. Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента и установлен признак «Спецификация к ПМР»

5.1.2.1.2. Спецификация к договору продажи товаров контрагенту и установлен признак «Спецификация к ПМР»

5.1.2.2.Вариант печатной формы не должен быть «Пакет работ»

5.2 Вкладка «Товары». Доступна в случае, если:

5.2.1. Выполнения условий:

5.2.1.1.Возможные виды операций:

5.2.1.1.1. Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента и установлен признак «Спецификация к ПМР»

5.2.1.1.2.Спецификация к договору продажи товаров контрагенту и установлен признак «Спецификация к ПМР»

5.2.1.2. Вариант печатной формы не должен быть «Пакет работ»

5.3 Вкладка «Услуги». Доступна в случае, если:

5.3.1. Выполнения условий:

5.3.1.1. Возможные виды операций:

5.3.1.1.1. Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента и установлен признак «Спецификация к ПМР»

5.3.1.1.2. Спецификация к договору продажи товаров контрагенту и установлен признак «Спецификация к ПМР»

5.3.1.2. Вариант печатной формы должен быть «Пакет работ»

5.3.2. Возможные виды операций с условиями:

5.3.1.1. Спецификация к договору оказания услуг контрагенту

5.3.1.2. Спецификация к договору аренды/проката

5.3.1.3. Спецификация к договору грузоперевозки

5.3.1.4. Спецификация к договору аренды помещений

5.3.1.5. Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента и вариант печатной формы «Строительный подряд»

5.4. Вкладка «Накладные». Доступна при любом виде операции и при любом варианте печатной формы.

5.5. Вкладка «Распределить по графику». Доступна только для варианта печатной формы «Теплоэнергия».

5.6. Вкладка «Связь с Lotus». Доступна, если статус спецификации не «Свободна».

6. Заполнение табличных частей.

6.1. Вкладка «Этапы работ». Заполняется вручную, поэлементно.

6.2. Вкладка «Товары». Есть возможность заполнить либо вручную, либо автоматически.

При автоматическом варианте заполняется по кнопке «Заполнить». Возможные варианты заполнения в автоматическом режиме:

Доступна в случае, если документ основание:

— заявка на канцелярию,

— заявка на получение спец. одежды и инвентаря,

— заявка снабжению,

Доступна, если установлен признак «Спецификация к ПМР»

Доступна, в случае, если вид операции «Спецификация к договору продажи товаров контрагенту» с видом печатной формы «Прайс» или «По умолчанию» и Контрагент является внутренним.

Доступна, если вид операции «Спецификация к договору продажи товаров контрагенту».

Ограничений доступности данной кнопке нет.

Доступна, в случае, если вид операции «Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента» и Контрагент является внутренним.

6.3. Вкладка «Услуги». Также есть возможность заполнить либо вручную, либо автоматически.

При автоматическом варианте заполняется по кнопке «Заполнить». Возможные варианты заполнения в автоматическом режиме:

Доступна, в случае, если вид операции «Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента» и Контрагент является внутренним.

Ограничений доступа к данной кнопке нет.

Ограничений доступа к данной кнопке нет.

Доступна, в случае, если вид операции «Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента» и Контрагент является внутренним.

6.4 Вкладка «Накладные».

На ней отображаются проведенные документы по данной спецификации: «Поступление товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг» (рисунок 16).

7. На рисунке 17 приведен пример заполненной спецификации. Вид операции: Спецификация к договору оказания услуг контрагенту (отображается в заголовке документа), вариант печатной формы «По умолчанию».

8. В зависимости от состояния спецификаций (см. раздел «Статусы спецификаций») в форме списка они будут выделяться цветом (рисунок 18).

9. Если спецификация привязана к Lotus, то на форме документа появляется вкладка «Связь с Lotus» (рисунок 19).

При нажатии на активную ссылку, данная спецификация открывается в Lotus (рисунок 20).

Спецификация к договору аренды помещений

Внешний вид нового документа представлен на рисунке 21.

Реквизиты шапки документа:

– Дата начала,

– Дата окончания.

Подробное описание см. в СТО МИ пользователя «Аренда помещений».

Печатная форма

Пример печатной формы спецификации к договору аренды помещений представлен на рисунке 22.

Данные в печатной форме формируются из табличной части документа (рисунок 23).

Данные спецификации в СЭД Лотус так же соответствуют данным из табличной части документа 1С (рисунок 24).

Отражение на портале

Особенностью спецификаций на аренду помещений является то, что на сайте отражаются расходы покупателя (рисунок 25) и доходы продавца на полную сумму договора (рисунок 26), то есть с учетом количества периодов аренды (СТО МИ пользователя «Аренда помещений»).

При установке связи спецификации с договором происходит контроль отражения именно на полную сумму договора и со стороны покупателя, и со стороны продавца.

Вариант печатной формы спецификации

В зависимости от деятельности предприятия спецификации бывают разных видов, по-разному заполняются, имеют различный вид таблицы.

Печатная форма в 1С соответствует печатной форме спецификации в Lotus.

Справочник «Печатные формы документов»

Справочник «Печатные формы документов» имеет вид, представленный на рисунке 27.

Пример формы элемента справочника см. на рисунке 28.

Реквизиты справочника:

Реквизиты табличной части:

Печатная форма «По умолчанию»

По умолчанию – используется для договоров купли-продажи, агентирования, возмездного оказания услуг, перевозки, транспортной экспедиции, хранения. Также используется, когда при заключении договоров возможно определить количество услуг/работ/товаров, реализуемых по договору.

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 2.

Код проекта покупателя
Код проекта поставщика
Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара \работы \услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса

Шапка для печати представлена в таблице 3.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору

Печатная форма «Прайс»

Прайс – используется для договоров купли-продажи, агентирования, возмездного оказания услуг, перевозки, транспортной экспедиции, хранения. Также используется, когда при заключении договора невозможно определить количество услуг/работ/товаров, реализуемых по договору (аналог Прайс-листа).

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 4.

Код проекта покупателя
Код проекта поставщика
Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара \работы \услуги по договору за ед.
Итого цена товара \работы \услуги по договору за ед.
НДС
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса

Шапка для печати представлена в таблице 5.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
НДС
Итого цена товара\работы\услуги по договору за ед.

При включенном по организации режиме «Услуги для актов» на дату спецификации в печатную форму «Прайс» (рисунок 29) и в таблицу в СЭД Лотус (рисунок 30) попадают только услуги для акта, по которым введена детализация.

Печатная форма «Поставка к сроку»

Поставка к сроку – используется для договоров поставки, в которых поставка осуществляется к определенному сроку

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 6.

Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед., руб
Цена товара \работы \услуги по договору за ед., руб.
В том числе НДС за ед., руб.
НДС по договору, руб.
Итого сумма по договору, руб.
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса
Срок поставки
Наименование инвестиционного проекта, адрес

Колонка «Наименование инвестиционного проекта, адрес» заполняется по аналогии с печатной формой спецификации к договору в 1С, см. ниже.

Шапка для печати представлена в таблице 7.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\ работы\ услуги по договору за ед. изм., руб.
НДС по договору, руб.
Итого сумма по договору, руб.
Срок поставки
Наименование инвестиционного проекта, адрес

Колонка «Наименование инвестиционного проекта, адрес» заполняется по наименованию проекта и почтового адреса объекта.

Если нижняя часть заполнена, тогда информация заполняется по строкам нижней табличной части («Товары дополнительно»).

Если нижняя часть не заполнена, тогда информация заполняется по строкам табличной части «Товары»:

Печатная форма «Закупка к сроку»

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 6.

Код ресурса
Ссылка на ресурс
Ед. изм. ед. ресурса
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед.
Сумма единичного ресурса по договору
Срок поставки
Наименование инвестиционного проекта

Шапка для печати представлена в таблице 7.

Код ресурса
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед.
Сумма по договору
Срок поставки
Наименование инвестиционного проекта

Печатная форма «Поставка по ПМР»

Поставка по ПМР – используется для договоров поставки, в которых поставка осуществляется по графику (в данный момент не используется).

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 8.

Код проекта покупателя
Код проекта поставщика
Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара \работы \услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса
Неделя 1

Шапка для печати представлена в таблице 9.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итог сумма по договору
Неделя 1

В такой спецификации дополнительно появляется таблица этапов работ (заполняется по ПМР).

Печатная форма «Продажа по ПМР»

Продажа по ПМР – Используется для договора управления поставками, договора генеральных поставок (в данный момент не используется).

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблицах 10, 11.

Код проекта покупателя
Код проекта поставщика
Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара \работы \услуги по договору за ед.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса
Размер возн-я согласно дог-ра
Неделя

Шапка для печати представлена в таблице 12.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итог сумма по договору
Размер возн-я согласно дог-ра
Неделя

В такой спецификации дополнительно появляется таблица этапов работ (заполняется по ПМР).

Печатная форма «Теплоэнергия»

Теплоэнергия – используется для договоров теплоснабжения, поставки тепловой энергии

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 13.

Код проекта покупателя
Код проекта поставщика
Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара \работы \услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса
Месяц

Шапка для печати представлена в таблице 14.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору
Месяц

Печатная форма «Строительный подряд»

Строительный подряд – используется для договоров строительного подряда, договоров управления подрядом

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 15.

Код проекта покупателя
Код проекта поставщика
Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара \работы \услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса
Наименование этапа
Дата начала этапа
Дата завершения этапа

Шапка для печати представлена в таблице 16.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору
Наименование этапа
Дата начала этапа
Дата завершения этапа

Печатная форма «Пакет работ»

Пакет работ – используется для договоров строительного подряда.

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 17.

Наименование промежуточной работы
Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование единичной часовой работы
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед., руб.
Цена единичной часовой работы за ед., руб.
В том числе НДС за ед., руб.
НДС по договору, руб.
Итого сумма по договору, руб.
Итого сумма по стоимости единичного ресурса, руб.
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса

Шапка для печати в 1С: Предприятие представлена в таблице 18.

Наименование промежуточной работы
Наименование единичной часовой работы
Единица измерения
Кол-во
Цена единичной часовой работы за нормо-час, руб. (в т.ч. НДС)
НДС по договору, руб.
Цена единичной часовой работы по договору, руб. (в т.ч. НДС)
Срок выполнения промежуточной работы

Печатная форма «Ген. Поставка»

Ген. поставка – используется для договоров генеральной поставки.

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 20.

Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара / работы / услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара / работы / услуги за ед., руб.
Сумма по договору, руб.
НДС по договору, руб.
Итого сумма по договору, руб
Итого сумма по стоимости единичного ресурса, руб.
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса
Вознаграждение ген. поставщика, в том числе в итоговой сумме по договору
Авансовый платеж, % от итоговой суммы по договору
Авансовый платеж, руб.
Срок поставки

Шапка для печати в 1С для вида печатной формы «Ген. поставка» имеет вид (таблица 21).

№ п/п
Наименование товара / работы / услуги по договору
Единица измерения (ед. изм.)
Кол-во
Цена товара / работы / услуги по договору за ед. изм., руб
Сумма по договору, руб.
НДС по договору, руб.
Итого сумма по договору, руб.
Вознаграждение ген. поставщика в том числе в итоговой сумме по договору, руб.
Авансовый платеж, % от итоговой суммы по договору
Авансовый платеж, руб.
Срок поставки

Где,

Вознаграждение ген. поставщика, в том числе в итоговой сумме по договору – Число (15,2) - рассчитывается как сумма наценки ген. поставщика на стоимость товара/работу/услуги, то есть по формуле 1:

x – вознаграждение ген. поставщика по строке,

m – итого сумма по договору по строке,

р – процент наценки ген. поставщика, действующий на дату документа.

Печатная форма «Поставка и оказание услуг по ИСП»

Поставка и оказание услуг по ИСП – используется для договоров поставки и оказания услуг по инвестиционно-строительному проекту.

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблицах 22, 23.

Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед., руб.
Цена товара \работы \услуги по договору за ед., руб.
В том числе НДС за ед., руб.
НДС по договору, руб.

Итого сумма по договору, руб.
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса
Авансовый платеж, %
Авансовый платеж, руб.
Срок поставки\выполнения\оказания

Для поля «Срок поставки\ выполнения\ оказания» заполняется: [Дата начала поставки] - [Дата завершения поставки] (см. раздел Электронная форма спецификации на поставку и оказание услуг по ИСП).

Шапка для печати в 1С: Предприятие представлена в таблице 24.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Сумма по договору
Процент авансового платежа
Сумма авансового платежа
НДС по договору
Итого сумма по договору
Срок поставки\ выполнения\ оказания

Представление в колонке «НДС по договору» при наличии нуля в строке – «НДС не предусмотрен» (рисунок 31).

Печатная форма «Оказание услуг по управлению ИСП»

Оказание услуг по управлению ИСП – используется для договоров поставки и оказания услуг от контрагента по управлению ИСП.

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 25.

Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование пакетов работ (закрепление ответственности)
Наименование услуги
Ед. изм.
Кол-во
Цена единичного ресурса за ед., руб.
Цена услуги за ед., руб.
В том числе НДС за ед., руб.
НДС по договору, руб.
Итого сумма по договору, руб.

Шапка для печати в 1С: Предприятие представлена в таблице 26.

Наименование пакетов работ (закрепление ответственности)
Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Кол-во
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору

Представление в колонке «НДС» при наличии нуля в строке – «НДС не предусмотрен» (рисунок 32).

Печатная форма «Аренда помещений»

Аренда помещений – используется для договоров аренды помещений.

Шапка для отображения в Lotus представлена в таблице 27.

Код проекта покупателя
Код проекта поставщика
Код ресурса
Ссылка на ресурс
Наименование товара \работы \услуги по договору
Ед. изм.
Количество кв. м.
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара \работы \услуги по договору за ед.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса

Шапка для печати в 1С: Предприятие представлена в таблице 28.

Наименование товара\работы\услуги по договору
Ед. изм.
Цена товара\работы\услуги по договору за ед.
Количество кв.м.
Сумма по договору
НДС
Итого сумма по договору

Особенности заполнения электронных форм спецификаций

Для некоторых видов печатных форм документа «Спецификация к договору» (см. раздел «Вариант печатной формы спецификации») существуют особенности заполнения колонок табличных частей документа (электронных форм спецификаций).

Электронная форма спецификации на Пакет работ

Пример электронной формы документа спецификации к договору с вариантом печатной формы «Пакет работ» представлена на рисунке 33.

Реквизиты табличной части: «Дата начала работы», «Дата завершения работы» заполняются вручную.

Особенности работы с электронной формой спецификации:

При изменении реквизита «Поставщик», если табличная часть заполнена, очищается только колонка «наименование товара/работы/услуги» (рисунок 34).

При выборе ТРУ в табличной части «Услуги» в форму выбора попадают только те элементы, у которых CGC равен единичному ресурсу, указанному в строке табличной части документа (рисунок 35).

Если в табличной части «Услуги» в колонке «Ставка НДС» стоит значение «Без НДС», тогда в колонку «НДС» печатной формы выводится значение «НДС не предусмотрен» (рисунок 36).

Электронная форма спецификации на генеральную поставку

Вариант печатной формы «Ген. поставка» доступен для вида операции «Спецификация к договору поставки товаров/ услуг от контрагента». При выборе печатной формы «Ген. Поставка» в форме документа информативно выводится надпись с действующим процентом наценки ген. поставщика. Процент наценки ген. поставщика вводится на определенную дату через обращение в техническую поддержку (рисунок 37).

Для варианта печатной формы «Ген. поставка» в качестве «Поставщика» можно указывать только Контрагента, который является «Генеральным поставщиком», при выборе поставщика, который не является ген. поставщиком появляется соответствующее сообщение (рисунок 38).

Примечание: Установка признака «Генеральный поставщик» осуществляется в справочнике «Организации» на вкладке «Упр учет» (рисунок 39).

При выборе варианта печатной формы «Ген. поставка» в документе Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента, устанавливается видимость табличной части «Товары» со следующим набором колонок:

1. Код ресурса – гиперссылка на CGC, заполняется автоматически при выборе товара/работы/услуги.

2. Наименование товара/работы/услуги – выбирается из справочника Товаров/работ/услуг элементами без признака Услуга.

3. Количество единиц – Число.

4. Ед. изм. – заполняется автоматически единицей измерения по умолчанию товара/работы/услуги.

5. Цена единичного ресурса за единицу – цена единичного ресурса с учетом коэффициента перевода в единицу измерения товара/работы/услуги.

6. Цена товара/работы/услуги по договору за ед. – заполняется ценой товара/работы/услуги .

7. Сумма по договору – заполняется автоматически путем умножения количества единиц и цены товара/работы/услуги по договору за ед.

8. Ставка НДС – заполняется автоматически ставкой НДС товара/работы/услуги.

9. НДС – заполняется автоматически суммой НДС по строке.

10. Итого сумма по договору – заполняется автоматически суммой по договору с учетом НДС.

11. Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса – рассчитывается автоматически.

12. Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса – рассчитывается автоматически.

13. Авансовый платеж, % от итоговой суммы по договору – количество процентов авансового платежа по строке ТРУ, редактируется вручную, пересчитывается при изменении суммы авансового платежа.

14. Авансовый платеж, руб. – сумма авансового платежа по строке ТРУ, редактируется вручную, пересчитывается при изменении суммы авансового платежа.

15. Срок поставки – Дата, заполняется вручную.

Электронная форма спецификации на поставку и оказание услуг по ИСП

На рисунке 40 представлен пример отображений документа «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка и оказание услуг по ИСП».

При выборе варианта печатной формы «Поставка и оказание услуг по ИСП» в документе, с видом операции «Спецификация к договору поставки товаров/услуг от контрагента» или «Спецификация к договору продажи товаров контрагенту» устанавливается видимость табличной части «Товары» со следующим набором колонок:

1. Код ресурса – гиперссылка на CGC, заполняется автоматически при выборе товара/работы/услуги.

2. Сводная услуга – заполняется из списка оказываемых сводных услуг Контрагента (если контрагент ведет учет в ИС).

3. Наименование товара/работы/услуги – выбирается из справочника Товаров/работ/услуг. Доступны для выбора элементы, удовлетворяющие отбору: Продавец совпадает с Контрагентом из шапки документа.

4. Количество единиц – Число.

5. Ед. изм. – заполняется автоматически единицей измерения товара/работы/услуги.

6. Цена единичного ресурса за единицу – цена единичного ресурса с учетом коэффициента перевода в единицу измерения товара/работы/услуги.

7. Цена товара/работы/услуги по договору за ед. – заполняется ценой товара/работы/услуги. Заполняется автоматически по ПЦО контрагента, если контрагент ведет учет в ИС ИТК (возможна корректировка в меньшую сторону, если по организации установлен специальный режим).

8. Сумма по договору – заполняется автоматически путем умножения количества единиц и цены товара/работы/услуги по договору за ед.

9. Ставка НДС – заполняется автоматически ставкой НДС товара/работы/услуги.

10. НДС – заполняется автоматически суммой НДС по строке.

11. Итого сумма по договору – заполняется автоматически суммой по договору с учетом НДС.

12. Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса – рассчитывается автоматически.

13. Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса – рассчитывается автоматически.

14) Авансовый платеж, % число.

15. Авансовый платеж, руб. заполняется автоматически путем умножения суммы по договору на процент авансового платежа/100.

16. Дата начала поставки, дата.

17. Дата завершения поставки.

Электронная форма спецификации на портале

На портале отображение шапки электронной формы спецификации представлено в таблицах 25, 26.

Проект покупателя
Проект продавца
Код ресурса
Наименование товара/работы/
услуги
Количество единиц
Ед. изм.
Цена единичного ресурса за ед.
Цена товара/работы/
услуги по договору за ед.
Сумма по договору

Сумма по стоимости единичного ресурса
НДС по договору
Итого сумма по договору
Итого сумма по стоимости единичного ресурса
Отклонение суммы по договору от стоимости единичного ресурса
Отклонение цены по договору от цены единичного ресурса
Авансовый платеж, %
Авансовый платеж, руб.
Срок поставки\ выполнения\ оказания

Электронная форма спецификации на поставку к сроку

На рисунке 41 представлен пример отображения вкладки «Товары» для спецификации с вариантом печатной формы «Поставка к сроку».

Реквизиты табличной части:

По умолчанию при открытии документа заполняется автоматически в том случае, если колонка еще не заполнена (для уже созданных документов) (рисунок 42).

При изменении «Объекта» в шапке документа колонка «Адрес поставки» заполняется в строках табличной части по почтовому адресу объекта.

Внешний вид табличной части «Товары дополнительно» (нижняя табличная часть на вкладке «Товары») представлен на рисунке 43.

Реквизиты табличной части:

При проведении документа спецификации к договору с вариантом печатной формы «Поставка к сроку» появляется уведомление пользователю, представленное на рисунке 44.

При нажатии на кнопку «Нет» проведение документа прерывается.

Электронная форма спецификации аренды помещений

На рисунке 45 представлен пример отображения вкладки «Услуги» для спецификации с вариантом печатной формы «Аренда помещений».

Подробное описание см. в СТО МИ пользователя «Аренда помещений».

Ограничения по спецификации

Существуют следующие основные ограничения по спецификации:

1. Документ невозможно провести в случае, если:

1.1. Колонка «Код ресурса» (CGC) не заполнена, либо данный элемент помечен на удаление.

Код ресурса (CGC) – это элемент «Каталога единичных ресурсов».

1.2. Поставщик находится в черном списке.

1.3. Сумма НДС в табличных частях рассчитана неверно.

1.4. Указано нулевое количество Номенклатуры (в табличных частях колонка «Количество») в случае, если вариант печатной формы спецификации не «Прайс» (при таком варианте печатной формы количество может быть только нулевое).

1.5. У кода ресурса или номенклатуры не заполнен КПЕС.

1.6. У спецификации с видом операции «Спецификация к договору продажи товаров контрагенту» в табличной части «Товары» указана ТРУ с признаком «Услуга» (рисунок 46).

2. Выбор спецификации в других документах.

2.1. Реализована возможность выбора только согласованных или обсуждаемых спецификаций. В случае если она находится в статусе «Свободна», ее нельзя будет выбрать.

2.1.1. Для ПИФов установлен новый режим работы со спецификацией - «Статус спецификации захвачен сразу». Таким образом, если данный режим установлен, то при проведении документа статус автоматически устанавливается в «Обсуждается».

2.2.Для документов: «Акт оказанных услуг», «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг» существуют определенные проверки:

2.2.1. Проверка контроль остатков по спецификации. Таким образом, сумма проводимого документа должна быть равна остатку по спецификации.

2.2.2. Контрагент не должен находиться в черном списке.

2.2.3. Соответствие покупателя и продавца в спецификации со сторонами проводимого документа.

2.2.4. Если строки табличной части акта оказанных услуг не совпадают со спецификацией в шапке и организация или контрагент является Застройщиком, то проведение документа запрещено.

3. Документ «Спецификация к договору» невозможно распровести в следующих случаях:

3.1. Если спецификация находится в статусе «Действующая».

3.2. Если к спецификации создана и проведена сторно спецификация. В этом случае необходимо предварительно распровести сторно спецификацию.

Связанные документы со спецификацией

1. Заполнение документов на основании спецификации.

Поступление товаров и услуг или реализацию товаров и услуг можно создать на основании спецификации (рисунок 47).

При этом будет заполнена табличная часть «Товары» или «Услуги».

При вводе на основании для документа «Спецификация к договору» для организаций с установленным режимом «Заполнение документов по строкам спецификации». Открывается форма «Заполнение по спецификации» (рисунок 48).

После заполнения по спецификации открывается новая форма документа, созданная на основании (рисунок 49).

Для организации, по которой НЕ установлен режим «Заполнение документов по строкам спецификации», открывается форма выбора вида операции для создания нового документа.

После выбора вида операции создается новый документ на основании спецификации, пример представлен на рисунке 50.

Процесс создания Реализации товаров и услуг на основании Спецификации аналогичен.

1. Создание документов вручную.

При создании нового документа не на основании спецификации, необходимо заполнить поля «Организация», «Контрагент», «Договор контрагента», после чего выбрать Спецификацию. Пример представлен на рисунке 51.

Примечание: Возможно выбрать спецификации, находящиеся только в статусе «Согласована» или «Обсуждается».

В появившемся диалоговом окне будут отображены спецификации по указанному в документе договору контрагента. Также будет отображена информация о содержании спецификации (рисунок 52).

После выбора спецификации программа предложит пользователю заполнить табличную часть в документе, при этом старые данные будут удалены. На рисунке 53 представлен заполненный документ «Поступление товаров и услуг: Покупка, комиссия» по выбранной спецификации.

Контроль при формировании первичных учетных документов по спецификациям

При формировании первичных учетных документов, таких как: «Акт оказанных услуг», «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг» указывается спецификация к договору.

Контроль формирования ПУД на этапе заполнения

1) Если по организации включен режим «Запрет на поступление без спецификации», то документ «Поступление товаров и услуг» невозможно провести без спецификации.

Если по организации включен режим «Запрет на реализацию без спецификации», то документ «Реализация товаров и услуг» невозможно провести без спецификации.

Для организаций, по которым не установлены режимы «Запрет на поступление без спецификации» и «Реализация товаров и услуг», возможно заполнять табличную часть без спецификации.

2) Если по одной из сторон в документе установлен режим «Заполнение документов по строкам спецификации», то табличные части документов заполняются по новой схеме (см. раздел Новый механизм заполнения первичных учетных документов по спецификации к договору (обновлено 10.04.12).), то есть

У пользователя на этапе заполнения нет возможности указать:

При включении данного режима, табличные части первичных учетных документов недоступны для редактирования.

Пользователю с ролью «Главный бухгалтер» и «Бухгалтер» предоставлена возможность редактировать сумму и сумму НДС в строках табличной части «Товары» документов, созданных на основании спецификаций с любым вариантом печатной формы.

3) Если по «Организации» или организации «Контрагента» включен режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям», тогда в форме выбора можно выбрать только спецификации, которые находятся в статусе «Действующая».

Для документа «Поступление товаров и услуг» если по организации или контрагенту включен режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям», тогда при выборе спецификации в поле «Спецификация контрагента», «Документ основание» и в табличных частях «Товары», «Услуги» осуществляется проверка, находится ли данная спецификация в статусе «Действующая». Если проверка не выполняется, выбор спецификации не осуществляется, выводится соответствующее сообщение.

Для документа «Реализация товаров и услуг» если по организации или контрагенту включен режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям», то невозможен ввод документа на основании спецификации, находящейся не в состоянии «Действующая», при этом выводится соответствующее сообщение пользователю.

4) Для документа «Поступление товаров и услуг» при выборе спецификации к договору из формы документа (реквизиты: «Спецификация к договору» из шапки документа, «Спецификация контрагента» из табличных частей «Товары», «Услуги»), если «Организация» является «Генеральным поставщиком» (см. раздел «Электронная форма спецификации на генеральную поставку»), тогда в форму выбора спецификаций попадают спецификации, удовлетворяющие следующему отбору:

Контроль ПУД на этапе проведения

1) При установленном по организации режиме «Контроль остатков по строкам спецификации» при проведении документа контролируются остатки по спецификации, а именно наличие остатка в разрезе

2) При установленном по организации режиме «Контроль остатков по строкам спецификации» с признаком «Спец режим» сумма в первичном учетном документе не должна превышать сумму остатка по спецификации (допустимая погрешность 1 рубль).

Контроль остатков по договору

Установка контроля остатков по договору осуществляется в справочнике «Договоры контрагентов». Признак «Контролировать остатки по договору в целом» в карточке договора устанавливается автоматически по регламентному заданию в момент заполнения договора в спецификации.

Условия установки признака «Контролировать остатки по договору в целом»:

На рисунке 54 представлен пример отображения признака «Контролировать остатки по договору в целом».

Если связь спецификации и договора разорвана, то спецификация снимается с проведения, если по ней нет первичных учетных документов (снятие с проведения осуществляется по регламентному заданию).

Если первичный учетный документ оформляется по договору с признаком «Контролировать остатки по договору в целом», то выполняется контроль остатков по спецификации в разрезе договора по регистру накопления «Спецификации к договору», независимо от установленной галочки «Спец режим» осуществляется проверка:

Новый механизм заполнения первичных учетных документов по спецификации к договору (обновлено 10.04.12).

1. Данный механизм включается для определенной организации и работает в документах «Акт оказанных услуг», «Реализация товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг» при условии, что спецификация не на услуги хранения и аренды / проката.

2. При создании документа на основании спецификации к договору, или изменении спецификации в документе, или при нажатии кнопки «Заполнить по спецификации» открывается окно (рисунок 55), в котором выводятся все строки спецификации с остатками в разрезе ППК (2).

В верхней части окна указана спецификация, по которой заполняется документ, покупатель и продавец (1). Остатки не контролируются, если спецификация имеет вариант печатной формы «Прайс» или данные заполняются по проектам продавца. В случае если для строк спецификации не указаны проекты покупателя/продавца на портале – их невозможно добавить в документ. В случае если остаток по строке спецификации нулевой – строку также невозможно добавить в документ (рисунок 56).

3. Отметив галочкой строки, которые необходимо включить в документ, нужно нажать на кнопку «В документ» . Отмеченные строки добавятся в табличную часть, расположенную в нижней части формы (3). В этой табличной части можно указать необходимое количество по каждой позиции. При этом сумма контролируется по остатку строки спецификации. После нажатия на кнопку «Записать» строки нижней табличной части переносятся в документ.

4. При записи документа, в котором по одной из сторон включен новый механизм, контролируется корректность заполнения строк в соответствии со спецификацией (рисунок 57). Также для документов, в которых по одной из сторон включен новый механизм, включается запрет на ручное добавление/изменение строк.

5. При создании документа на основании другого первичного учетного документа, созданного с использованием нового механизма заполнения – строки нового документа автоматически связываются со строками спецификации и разбиваются по ППК, что позволяет без ошибок отразить факт дохода/расхода на портале (рисунок 58).

После нажатия на кнопку «Расшифровка по ППК» в документе «Реализация товаров и услуг», то открывается форма обработки «Расшифровка по ППК», в которой отображается информация в разрезе строк спецификации (рисунок 59).

Обновление CGC в спецификациях

В списке документов «Спецификации к договору» пользователю доступно обновление CGC в спецификациях. Для этого предназначена кнопка «Обновить CGC» (рисунок 60). «Обновить CGC» – подставляет в спецификацию в колонку CGC текущую (на дату обновления) связь с единичным ресурсом. Служит для исправления данных в документе при изменении связи ТРУ и CGC, влияет на отображение списка договоров к элементу CGC на сайте.

После нажатия на кнопку (если у пользователя есть права для обновления CGC в спецификациях) открывается обработка «Для обновления CGC в спецификациях» (рисунок 61).

После выбора наименования договора (из справочника «Договоры контрагентов») и нажатия на кнопку «Выполнить» происходит обновление CGC в строках спецификаций с указанным договором контрагента.

Ручное распределение доходов и расходов по проектам покупателя/продавца на портале

1) Для документов «Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров и услуг», «Спецификация к договору» включена возможность вручную распределить доходы и расходы по проектам покупателя/поставщика. Документ должен быть проведен.

Для документа «Реализация товаров и услуг» (кроме реализации сотруднику) обязательным условием является связь с ПУД. В документе «Спецификации к договору» наличие связи с ПУД также обязательно, но их загрузка осуществляется автоматически.

Если по организации-покупателю не установлен режим «Управление инвестиционными проектами в строительстве», то по документу «Поступление товаров и услуг» нет возможности ручного отражения на сайте. Форма обработки «Ручное распределение доходов/расходов по проектам» (см. ниже) будет открыта только на просмотр. Исключение составляют пользователи с ролью «Контроль и анализ инвестирования» (установка роли пользователя происходит по обращению в техническую поддержку).

Для ручного заполнения проектов покупателя/продавца на портале необходимо в выбранном документе нажать кнопку «Отразить на портале» (рисунок 62).

2) В открывшемся окне можно увидеть следующие данные.

В документе «Спецификация к договору» строки распределяются по проектам продавца и покупателя из одной формы (рисунок 63), для организаций, ведущих учет в ИС ИТК.

Для спецификаций с видом печатной формы «По умолчанию», «Прайс», «Пакет работ», «Поставка и оказание услуг по ИСП», «Поставка к сроку», «Ген. поставка», «Оказание услуг по управлению ИСП» отображаются проекты со статусом «Действующий». Для пользователей с ролью «Контроль и анализ инвестирования» отображаются все проекты.

Для спецификаций, которые не находятся в состоянии «Открыта для изменения», «Свободна» (см. СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам») установлен контроль над изменением отражения на сайте. Исключение составляют пользователи с ролью «Контроль и анализ инвестирования» (роль устанавливается по обращению в техническую поддержку).

При попытке отражения на сайте появляется служебное сообщение пользователю (рисунок 64).

Выполняется проверка организации-продавца и организации-покупателя на установленный по каждой из них режим «Управление инвестиционными проектами в строительстве».

По документам поступления товаров и услуг отражаются расходы покупателя и соответственно вкладка:

По документам реализации товаров и услуг отражаются доходы и соответственно вкладка (рисунок 66):

3) Распределение доходов/расходов по проектам возможно, как для отдельной строки, так и для нескольких (всех) строк. Для выбора проекта необходимо отметить нужную(-ые) строку(-и) и в меню «Заполнить» выбрать пункт «Заполнить проект покупателя» или «Заполнить проект продавца» (рисунок 67).

Если у пользователя нет доступа к проекту ИСП или срок действия ИСП истек, то появится сообщение об ошибке (рисунки 68 и 69). В этом случае запрещено отражать документ на данный проект ИСП. Указанный запрет не действует на роль «Контроль и анализ инвестирования».

3.1 Заполнение проекта покупателя (рисунки 70, 71)

— заполняется в разрезе ППК;

— отображается текущий остаток;

— если была отмечена одна строка документа распределение возможно по нескольким ППК с указанием суммы расходов по каждому. Производится контроль указанной суммы расходов по остатку ППК и сумме строки документа.

— если было отмечено более 1 строки, расходы можно отнести только на 1 ППК. Сумма расходов будет равна сумме отмеченных строк документа и контролируется превышение сумме остатка ППК.

3.2 Заполнение проекта продавца (рисунки 72, 73):

— заполняется в разрезе ПП, пакет только «Доходы по проекту»;

— если была отмечена одна строка документа распределение возможно по нескольким проектам с указанием суммы доходов по каждому. Производится контроль указанной суммы доходов по сумме строки документа;

— если было отмечено более 1 строки, доходы можно отнести только на 1 проект. Сумма доходов будет равна сумме отмеченных строк документа.

3.3 Фильтрация данных

Представления можно отфильтровать по проекту, пакету и КПЕС, указав значения в фильтрах в верхней части формы обработки. При нажатии на кнопку открывается выпадающий список со строками для фильтрации данных.

После выбора проекта, происходит фильтрация по пакетам проекта. Выбрав конкретный пакет, происходит фильтрация по КПЕС данного пакета.

На рисунках 74, 75 представлены примеры применения фильтров.

4) По кнопке «Ок» происходит перенос отмеченных проектов в главную форму обработки. ВНИМАНИЕ! Если по строке уже были данные по проектам – они удаляются и заполняются выбранными!

5) Для очистки данных по проектам покупателя/продавца необходимо отметить нужные строки и выбрать соответствующий пункт в меню «Очистить».

6) По кнопке «Сохранить на портал» производится запись данных по проектам покупателя/продавца на портал. ВНИМАНИЕ! Если в документе не установлен признак «Проверено БУ» и контрагент не ведет учет в ИС ИТК, данные помещаются во временную структуру хранения данных и на портале не отображаются!

Важно!

Невозможно отражение на сайт по проекту, если истек срок действия проекта, при попытке выбрать такой проект появляется сообщение об ошибке (рисунок 76). Также запрещено отражение данных на проект, к которому нет доступа, при выборе такого проекта также появляется сообщение об ошибке (рисунок 77).

Запрет на превышение суммы по индивидуальному бюджету

При создании спецификации существует запрет на превышение суммы по индивидуальному бюджету инвестиционного проекта при установленном режиме «Контроль превышения лимита по сумме индивидуального бюджета». Режим устанавливается по организации с определенной даты.

Сумма в колонке «Остаток» рассчитывается как разность «Сумма по индивидуальному бюджету» и «Суммы спецификации по заключенным договорам».

В обработке «Ручное распределение доходов/расходов по проектам», при установленном режиме «Контроль превышения лимита по сумме индивидуального бюджета» и если проект находится в ветке !!XVII. Инвестирование чистых активов в девелопмент недвижимости с целью приращения СЧА сайта «Инвестиционные проекты», то нельзя указать в строке сумму, с учетом которой, сумма в колонке «Остаток» по пакету работ будет превышена.

Режим «Спецификация только по проекту»

Обычный режим

Режим «Спецификация только по проекту» влияет на отражение данных на сайте и на реализацию прикрепления спецификации к проектам.

Отражение на сайт осуществляется по кнопке «Отразить на сайте», которая недоступна, если у пользователя не установлена роль «Экономист» (рисунок 78).

По нажатию на кнопки «Заполнить» → «Заполнить проект покупателя по отмеченным строкам» / «Заполнить проект продавца по отмеченным строкам» открывается форма выбора проектов организации (см. раздел «Обработка «Ручное распределение доходов/расходов по проектам» в СТО МИ пользователя «Управление инвестиционными проектами в строительстве на сайте проекта MP»).

При включенном режиме обязательным условием для прикрепления спецификации к проектам является корректность отражения на проекты покупателя/продавца на сайте (см. раздел Контроль отраженной на сайте суммы по проектам покупателя/продавца). Если это условие не выполняется, то спецификацию прикрепить невозможно.

Если по организации установлен данный режим и «Запрет на реализацию без спецификации», то в документе «Реализация товаров и услуг» с видом операции «Реализация сотруднику» реквизит «Спецификация контрагента» обязателен для заполнения. Если данный реквизит не указан, то при проведении появляется ошибка «Реквизит «Спецификация контрагента» обязателен для заполнения».

Контроль отраженной на сайте суммы по проектам покупателя/продавца

Для организаций с включенным режимом «Спецификация только по проекту»:

Спец. режим

Если по организации или контрагенту включен спец. режим «Спецификация только по проекту», то после проведения документа «Спецификация к договору» появляется сообщение пользователю о необходимости внести отражение по проектам для той стороны, по которой включен спец. режим (рисунок 79).

При этом открывается форма для отражения по проектам (рисунок 80).

Данное действие выполняется даже если спецификация с вариантом печатной формы «Прайс».

Групповая обработка пометки на удаление свободных спецификаций.

Обработка предназначена для пометки на удаление свободных спецификаций в 1С: Предприятие. Обработка доступна из журнала документов Спецификаций к договору. Внешний вид обработки представлен на рисунке 81.

При нажатии на кнопку «Заполнить» табличная часть обработки заполняется свободными спецификациями по организации на заданный период. Для того чтобы пометить на удаление спецификации, необходимо проставить флажок в колонке «Обработать» и нажать кнопку «Пометить на удаление» (рисунок 82).

Сторнирование спецификации

Общее описание

Корректировка спецификации к договору выполняется с помощью документов вида «Сторно спецификации». Возможность сторнирования документов вида «Спецификация к договору» включается по режиму «Сторнирование спецификаций» для организации с определенной даты.

Общие определения

Базовая спецификация – спецификация к договору контрагента, созданная на этапе первоначального определения объемов и сроков поставки партии.

Сторно по спецификации – действие по отмене не поставленного объема товаров/работ/услуг из партии.

Сторнирование спецификаций к договору

Сторнирование спецификаций к договору осуществляется с помощью документов вида «Сторно спецификации». Документы «Сторно спецификации» вводятся на основании документов вида «Спецификация к договору». Ввод на основании можно осуществить двумя способами:

1) Из списка документов «Спецификации к договору», рисунок 83.

2) Из формы документа спецификация к договору, рисунок 84.

В том случае, если для организации не включен режим «Сторнирование спецификаций», то программа выдаст предупреждение (рисунок 85).

В том случае, если для выбранной спецификации уже введен документ «Сторно спецификации», то программа выдаст следующее предупреждение (рисунок 86).

И в окне сообщений будет выведен документ-сторно (рисунок 87)

Документ «Сторно спецификации» имеет следующий вид (рисунок 88)

При вводе документа «Сторно спецификации» он заполняется по следующим правилам:

1. Реквизиты шапки: заполняются из документа основания.

2. Реквизиты табличной части заполняются остатками по спецификации (документ-основание). При этом:

a. неотгруженной частью товаров считается часть товаров/работ/услуг от всего объема спецификации, на которую не проведены документы Акт оказанных услуг (для процесса «Выставление услуг») или Реализация товаров и услуг;

b. не поставленной частью товаров считается часть товаров/работ/услуг от всего объема спецификации, на которую не проведены документы Акт оказанных услуг (для процесса «Выставление услуг») или Поступление товаров и услуг.

3. Табличная часть закрыта для редактирования в ручном режиме и может быть заполнена только по документу основанию.

При проведении документа снимаются остатки по количеству, сторнируются данные по инвестиционным проектам по документу основанию.

Если на основании сторнируемой спецификации созданы прайсовые спецификации, то сторнированию подлежит неизрасходованная сумма согласно всех проведенных ПУД, созданных к сторнируемой спецификации и к дочерним прайсовым.

Спецификация к договору (на основании сторно)

На основании документов вида «Сторно по спецификации» может быть введен документ «Спецификация к договору». Ввод на основании можно осуществить двумя способами:

1. Из списка документов «Сторно спецификации» (рисунок 89).

2. Из формы документа «Сторно спецификации» (рисунок 90).

На основании документа «Сторно спецификации» может быть введен только один документ «Спецификация к договору». При повторном вводе документа «Спецификация к договору» будет выдано предупреждение:

Заполнение документа «Спецификация к договору» происходит по следующим правилам:

1. Реквизиты шапки документа заполняются по базовой спецификации.

2. Табличные части заполняются сторнированным списком товаров/работ/услуг из документа основания (дополнительные реквизиты заполняются из спецификации – основания для сторно). Ответственный редактирует список при необходимости. Производит привязку к кодам проектов строк спецификации вручную по кнопке «Отразить на портале».

Особенности работы со спецификацией, введенной на основании сторно:

1. Порядок работы по стандартной схеме.

2. Для спецификации доступен отчет по базовой спецификации. Отчет доступен в подменю «Печать» (рисунки 91, 92).

При проведении документа выполняется проверка на соответствие реквизитов шапки реквизитам базовой спецификации (основания для сторно). В случае несоответствия реквизитов будет выдано следующее сообщение (рисунок 93)

Групповая обработка спецификаций

Обработка располагается в подсистеме "Управление инвест. проектами в строительстве" → Обработки → Групповая обработка спецификаций. Обработка доступна для роли «Контроль и анализ инвестирования» (права доступа предоставляются по обращению в техническую поддержку)

Вид операции:

Выбор вида операции осуществляется по кнопке «Операция» (рисунок 94).

Внешний вид обработки представлен на рисунке 95.

При выборе вида операции «Удаление связи с сайтом ИСП» вид формы имеет вид (рисунок 96):

Вкладка «Настройки»:

По кнопке открывается форма «Редактирование списка значений» (рисунок 97).

Пользователь, используя кнопки на панели управления, добавляет строку на форму и выбирает контрагентов из справочника «Контрагенты» (рисунок 98).

По кнопке открывается форма «Редактирование списка значений», на которой, при помощи кнопок на панели управления, осуществляется выбор договоров контрагентов из справочника «Договоры контрагентов»

Дополнительные параметры отбора:

Выбор объектов также осуществляется из формы «Редактирование списка значений» из справочника «Объекты строительства» (рисунок 99).

Выбор из формы редактирования списка значений (рисунок 100).

По кнопке «Выбрать документы» табличная часть заполняется документами «Спецификация к договору», по которым есть остатки по регистру «Остатки по спецификации к договору». Нужные параметры отбора по спецификациям пользователь указывает в шапке обработке.

На вкладке «Результат» заполняются колонки (рисунок 101):

Выбрать строки для обработки можно вручную, либо воспользоваться кнопками на панели управления (рисунок 102).

По отмеченным строкам табличной части по кнопке «Сгенерировать/перезаполнить» происходит генерация (или перезаполнение и перепроведение) документа «Сторно спецификации». Документ сторно создается на не поставленный/неотгруженный объем спецификации.

Если по организации не включен режим «Сторнирование спецификаций», то генерация документов невозможна, появляется соответствующее сообщение пользователю, представленное на рисунке 103.

На рисунке 104 представлен пример сгенерированного файла.

Документ «Сторно спецификации» заполняется и сторнирует данные по регистрам существующим механизмом (см. раздел «Сторнирование спецификации»), сторнирует данные на сайте «Инвестиционные проекты» (см. СТО МИ пользователя «Сайт Инвестиционные проекты») существующим механизмом.

После нажатия на кнопку «Отменить проведения» осуществляется отмена проведения документов «Сторно спецификации» по выделенным строкам обработки (рисунок 105).

При виде операции «Удаление связи с сайтом ИСП» поле «Договор контрагента» недоступно для пользователя, а также недоступна для пользователя колонка табличной части «Сторно спецификации».

По кнопке «Выбрать документы» с необходимыми параметрами отбора табличная часть заполняется Спецификациями к договору, у которых не указан договор (рисунок 106).

По кнопке «Удалить связь с сайтом ИСП» происходит очистка всех движений на сайте «Инвестиционные проекты» по данной спецификации к договору.

По кнопке «Обновить данные» осуществляется обновление данных в обработке.

Отчет по объемам услуг спецификаций к договорам

Данный отчет находится в подсистеме "Управление договорами" (рисунок 107).

Внешний вид отчета в варианте «Медведев» представлен на рисунке 108.

Для формирования отчета необходимо заполнить поля «Период» из предложенного списка и «Продавец» из списка организаций (рисунок 109).

Сформированный отчет представлен на рисунке 110.

Дополнительные поля отчета:

Показатели отчета: 

Работа со спецификациями в Lotus

Создание спецификации

К договору могут быть привязаны спецификации, предварительно созданные в 1С, находящиеся в состоянии «Свободна». Для привязки спецификации к договору необходимо использовать кнопку «Действия → Создать спецификацию» на панели действий в карточке договора (рисунки 111 и 112).

Спецификация создается для внутренней стороны договора, при этом есть ряд условий. У организации должен быть указан:

В противном случае спецификация создана не будет.

Поиск спецификации в 1С происходит среди проведенных спецификаций с состоянием «Свободна» по следующему принципу:

1. Организация и Контрагент в спецификации в 1С совпадают по каталожным номерам (для старых договоров по ИНН, КПП) с двумя сторонами договора, при этом порядок сторон не имеет значения, так как в 1С исполнитель по договору может быть и организацией, и контрагентом в зависимости от ситуации (рисунок 114).

2. Если сторон больше двух, то поиск осуществляется по любой паре лиц в договоре, например, если стороны 3, то будут обработаны пары: 1-2, 1-3, 2-3, 2-1, 3-1, 3-2.

3. Дата спецификации должна быть больше или равна 01.12.2009.

4. Если в 1С в спецификации уже заполнен договор, и он не совпадает с договором в Lotus, из которого создают спецификацию, то такие документы не будут попадать в список (рисунок 115).

Для создания спецификации Lotus к новому договору в статусе «Обсуждается» поле «Договор» в заготовленной спецификации в 1С должно быть пустым.

5. Дополнительно проверяется корректность отражения спецификации на портале для организаций с включенным режимом «Спецификация только по проекту» (см. раздел Контроль отраженной на сайте суммы по проектам покупателя/продавца).

6. Полученный список отсортирован по дате, по возрастанию (рисунок 116).

В случае отсутствия спецификаций в 1С появится сообщение, представленное на рисунке 117.

Следующее действие – выбор спецификации из списка спецификаций, после которого в Lotus будет создан документ «Спецификация к договору» (рисунок 118).

При выборе спецификации, в которой одна из сторон проходит процедуру реорганизации, возможно появление ошибки (рисунок 119). В этом случае необходимо изменить наименование организации в соответствии с рекомендациями, указанными в СТО МИ администратора «Каталог лиц» раздел «Регистрация сведений о создании, реорганизации, прекращении деятельности юридического лица».

После создания документа спецификации в Lotus повторный выбор этой же спецификации будет недоступен.

В 1С спецификация переходит в состояние «Обсуждается», и блокируется от изменений.

Для прикрепления дополнительной спецификации в Лотус к уже действующему договору необходимо, чтобы реквизит «Договор» в 1С был заполнен и совпадал с договором в Lotus, к которому прикрепляется спецификация, иначе документ не попадет в список (рисунок 120).

Если по одной из сторон спецификации в 1С включен режим «Спецификация только по проекту» (см. раздел Режим «Спецификация только по проекту»), то для данной стороны (поставщика или покупателя) обязательно предварительное указание проекта в спецификации на стороне 1С (рисунки 121 и 122).

В противном случае на стороне Lotus спецификация не будет найдена (рисунок 123).

Не указывать проект допускается для спецификаций с печатной формой «Прайс» (рисунок 124).

В данном случае исключением являются застройщики, у которых включен режим «Управление инвестиционными проектами в строительстве» и спец. режим «Спецификация только по проекту», так как по всем спецификациям обязательно указание проекта.

Со стороны сторонних контрагентов проект не указывается.

Для ИПБЮЛ в случае одновременного отсутствия проектов и ведения учета в ИС рекомендовано отключение режима «Спецификация только по проекту» через обращение по линии 1С.

Если по одной из сторон спецификации включен спец. режим «Спецификация только по проекту» (см. раздел Режим «Спецификация только по проекту»), то указание проекта в спецификации на стороне 1С становится обязательным для всех печатный форм спецификаций, в том числе «Прайс», без этого условия недоступно прикрепление к договору в СЭД (рисунок 125).

Согласование и статус спецификаций

Спецификация договора в Lotus имеет следующие статусы:

Созданная спецификация имеет статус «Обсуждается». Изменение ее статуса недоступно до завершения согласования. Согласование спецификации полностью аналогично согласованию договора / служебной записки и других подобных документов (вкладка «Согласование» в карточке спецификации). После согласования спецификации открывается возможность перевести ее в «Действующие». Данная операция выполняется через кнопку «Обработать» в панели действий в карточке спецификации (действие «Перевести в действующие»). Кнопка представлена на рисунке 126.

Действующая спецификация, в свою очередь, может быть переведена в другие статусы аналогичным способом.

Общая схема смены статусов в СЭД Lotus Notes представлена на рисунке 127.

Описание работы с договорами (статусы договоров) представлено в СТО МИ пользователя по работе с ПО «Договоры».

Изменение спецификаций в 1С после создания документа спецификации в Lotus

Если спецификация согласована в Lotus, то ее нельзя перевести в режим «Открыта для изменения» в 1С.

При необходимости спецификацию нужно отцепить от договора.

Если необходимо удалить спецификацию в Lotus и отцепить спецификацию в 1С от договора в Lotus, то нужно воспользоваться кнопкой «Синхронизация 1С» – Разорвать связь (отправить запрос), либо обратиться в Техподдержку.

Если спецификация еще не согласована в Lotus, для того, чтобы ее изменить в 1С (установить статус «Открыта для изменения»), нужно нажать кнопку «Разрешить/запретить редактирование спецификации в 1С» на панели действий, представлена на рисунке 128.

Результатом данного действия будет:

1. Перевод спецификации в статус «Открыта для изменения».

2. Снятие с согласования.

3. Разрешение редактирования спецификации в 1С (перевод в статус «Открыта для изменения»).

ПО кнопке «Разрешить / запретить редактирование в 1С» когда происходит запрет редактирования, проверять корректность отражения спецификации на сайте (см. раздел «Контроль отраженной на сайте суммы по проектам покупателя/продавца»)

При изменении спецификации в 1С, документ спецификации в Lotus автоматически не изменяется! Чтобы «синхронизировать» спецификацию в 1С с документом спецификации в Lotus нужно нажать кнопку «Обновить спецификацию (из 1С)» на панели действий (рисунок 129).

После внесения изменений в спецификацию в 1С следует запретить редактирование спецификации (кнопка в панели действий представлена на рисунке 130). Затем установить новый цикл и отправить обновленную спецификацию на согласование, перевести в «Действующие» (Согласование и статус спецификаций).

Если спецификация находится в статусе «Действующая», то в СЭД Lotus Notes недоступна кнопка «Разрешить/запретить редактирование».

Генерация спецификаций

Обработка позволяет массово генерировать прайсовые спецификации на стороне 1С и СЭД Lotus Notes, что может быть полезно, например, при изменении цен оказываемых услуг.

Первым этапом спецификации создаются на стороне 1С. На стороне СЭД Lotus Notes запускается обработка в базах стандартных и оригинальных договоров, которая по ссылкам Notes договоров и номерам созданных в 1С спецификаций создает новые карточки документов и подтягивает данные проведенных спецификаций.

Обработка «Генерация спецификаций по новым ценам»

Групповое создание спецификаций в 1С: Бухгалтерия выполняется с помощью обработки «Генерация спецификаций по новым ценам». Внешний вид обработки представлен на рисунке 131

Реквизиты обработки:

Табличная часть:

В табличную часть необходимо добавить строки, указать контрагента, выбрать договор и указать сводную услугу.

Пример заполненной формы обработки представлен на рисунке 132.

По нажатию кнопки «Выполнить» для каждой строки с установленным флагом «Генерировать» будет создана спецификация с вариантом печатной формы «Прайс». Табличная часть «Услуги» заполняется по ПЦО указанной сводной услуги в табличной части обработки.

Спецификация записывается, но не проводится. Пример сгенерированной спецификации представлен на рисунке 133.

Важно!

Для того чтобы спецификация успешно подтянулась в СЭД Lotus Notes, она должна быть проведена в 1С и при необходимости отражена на портал MS Project.

Для генерации спецификаций в СЭД Lotus Notes необходимо сохранить данные из обработки. Для этого:

  1. Вывести строки в табличный документ (рисунок 134):
    1. Спецификация,
    2. Ссылка договор лотус,

  1. Сформированную таблицу сохранить как Текстовый файл ANSI (Windows) (*.txt) (рисунок 135).

  1. В созданном текстовом файле удалить заголовок (должны остаться только строки с номерка спецификаций и ссылок Lotus (рисунок 136).

Обработка «Групповое создание спецификаций»

Спецификации создаются отдельно в базах стандартных договоров и в базах оригинальных договоров.

Для того чтобы запустить обработку, необходимо в базе договоров выбрать в меню «Действия» – «Сервис» – «Групповое создание спецификаций» (рисунок 137).

В открывшемя окне выбрать текстовый файл, по данным которого будут подтянуты спецификации в СЭД Lotus Notes (рисунок 138).

После открытия файла запуститься генерация спецификаций.

После создания спецификаций для базы стандартных договоров, необходимо аналогичным способом запустить обработку в базе оригинальных договоров (если есть необходимость).

По окончанию генерации автору будет отправлено письмо с результатами (рисунок 139):

Важно!

В данный список попадают все спецификации, которые относятся к договорам из другой базы независимо от того были они сгенерированы ранее или нет.

По результатам работы рекомендуется проверить количество сгенерированных спецификаций в 1С и в Лотусе.