СТО СМК 82.19.13 «Управление договорами»
СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать Договоры в ИС»
СТО ФД «Аккредитация контрагентов»
СТО СМК МИ 70.22.17 Инструкция пользователя Каталога лиц
СТО СМК 71.12.20 «Управление каталогом лиц»
|
Участник процесса
|
Ответственное лицо / Организационная единица
|
ЕИО Заказчика
|
Единоличный исполнительный орган организации Заказчика / Застройщика
|
Управляющий проектом
|
Управляющий инвестиционным проектом
|
ЕИО Агента Заказчика
|
Единоличный исполнительный орган организации-Агента Заказчика / Застройщика
|
Менеджер
|
Для целей настоящего Регламента Менеджером могут быть: - Ответственный сотрудник Заказчика / Застройщика; - Менеджер в составе команды управления инвестиционным проектом (в случае заключения Договора в рамках инвестиционно-строительного проекта); - Ответственный сотрудник организации-Агента Заказчика / Застройщика (в случае заключения Договора в рамках исполнения условий Агентского Договора). |
Координатор ИСП
|
Специалист офиса управления проектами, координирующий действия Менеджеров по реализации ИСП.
|
Сотрудник офиса
|
Ответственный специалист офиса управления проектами, осуществляющий контроль данных в отчетах / заключениях о проверках контрагента и принимающий решение на основании таких данных о возможности / невозможности аккредитации контрагентов
|
Администратор Каталога лиц
|
Специалист, ответственный за внесение информации в Каталог лиц.
|
Высший орган управления
|
Для целей настоящего Регламента Высшим органом управления организации–Инвестора (Застройщика) могут быть: [1] При отсутствии у организации-Заказчика Совета Директоров, его функции выполняет Бенефициар. Также Бенефициар может отменить решение Совета Директоров. |
- организации-монополисты, включенные в список субъектов естественных монополий;
- государственные и муниципальные унитарные предприятия (ФГУП и МУП), государственные и муниципальные учреждения;
- банки;
- страховые компании;
- авиационные предприятия (авиакомпании); туроператоры и турагенты (в части КПЕС 51 Услуги воздушного транспорта);
- организации, продающие топливо по коду 19.20.21 Моторное топливо (автомобильный бензин), включая авиационный бензин;
- операторы связи2, в т.ч. Интернет-провайдеры3;
- публичные и непубличные акционерные общества4 (в случае если в Центре раскрытия информации содержатся данные об актуальной аудиторской проверке годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности общества);
- дочерние общества ранее аккредитованных основных обществ (при наличии подтверждающих документов5 о том, что на момент аккредитации дочернего общества оно является дочерним).
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Проведение проверки контрагента для аккредитации и составление Отчета о результатах проверки Менеджер срок исполнения: заблаговременно до заключения Договора с контрагентом |
1. Менеджер проводит проверку контрагента для его аккредитации. При проведении проверки Менеджер руководствуется требованиями СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать Договоры в ИС».
2. По результатам проведения проверки Менеджер оформляет Отчет по форме СТО ФД «Отчет о результатах проверки контрагента» согласно разделу 3 «Рекомендации по составлению Отчета о результатах проверки контрагента для первичной аккредитации» СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать Договоры в ИС».
3. Менеджер обеспечивает наличие в Каталоге лиц актуальных документов, прилагаемых к Отчету, указанных в п.3.6. СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать Договоры в ИС». С этой целью в первую очередь Менеджер проверяет наличие и актуальность документов, уже размещенных в Каталоге лиц. Если документы в Каталоге лиц отсутствуют или потеряли актуальность, Менеджер запрашивает у контрагента или формирует необходимые актуальные документы и, руководствуясь требованиями СТО СМК 71.12.20 «Управление каталогом лиц», обеспечивает размещение документов в Каталоге лиц.
4. Заполненный и подписанный ЭЦП Отчет Менеджер посредством СЭД направляет на согласование ЕИО Заказчика, либо Управляющему проектом (если планируется заключение Договора командой проекта), либо ЕИО Агента Заказчика (если планируется заключение Договора в рамках исполнения условий Агентского Договора).
|
2. | Рассмотрение Отчета о результатах проверки контрагента и принятие решения о возможности аккредитации контрагента ЕИО Заказчика / Управляющий проектом / ЕИО Агента Заказчика срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. ЕИО Заказчика / Управляющий проектом / ЕИО Агента Заказчика рассматривает Отчет о результатах проверки контрагента.
2. При необходимости (в случае отсутствия в Отчете соответствующих данных) рассматривает данные, полученные из открытых источников. Перечень открытых источников информации о юридических лицах приведен в Приложении 2 СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать Договоры в ИС».
3. По результатам рассмотрения Отчета ЕИО Заказчика / Управляющий проектом / ЕИО Агента Заказчика принимает решение: а) об отказе в аккредитации контрагента;б) о необходимости проведения дополнительной – расширенной проверке контрагента; в) о возможности аккредитации контрагента. 4. ЕИО Заказчика / Управляющий проектом / ЕИО Агента Заказчика указывает свое решение в письме в СЭД об аккредитации контрагента, и направляет Менеджеру. При необходимости, указывает обоснование такого решения в виде комментария к письму. Указание обоснования решения обязательно в случае отказа в аккредитации.
5. В случае если ЕИО Заказчика / Управляющий проектом / ЕИО Агента Заказчика принял решение о необходимости проведения дополнительной проверки контрагента, он определяет и направляет Менеджеру детали расширенной проверки контрагента, осуществляется переход к операции 01.
6. В случае если дополнительной проверки контрагента не требуется, осуществляется переход к операции 03.
|
3. | Направление Сотруднику офиса Отчета с визой ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика Менеджер срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Менеджер направляет Отчет о результатах проверки контрагента с решением ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика о возможности аккредитации контрагента на рассмотрение Сотруднику офиса. |
4. | Согласование Отчета о результатах проверки контрагента Сотрудник офиса срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. Сотрудник офиса изучает: - Отчет о результатах проверки контрагента;- приложенные к Отчету материалы и показатели; - Решение ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика об аккредитации / об отказе в аккредитации контрагенту с замечаниями (при наличии); - при необходимости (в случае отсутствия в Отчете соответствующих данных) - данные, полученные из открытых источников. (Перечень открытых источников информации о юридических лицах приведен в Приложении 2 СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать Договоры в ИС»). 2. Сотрудник офиса проверят полноту и корректность составления Менеджером Отчета о результатах проверки контрагента, а также наличие и корректность предоставленных документов к Отчету согласно требованиям, установленным в разделе 3 «Рекомендации по составлению Отчета о результатах проверки контрагента для первичной аккредитации» СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать Договоры в ИС». По итогам проверки Сотрудник офиса заполняет аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов», отражающую информацию о ходе работы по аккредитации контрагентов.
3. В случае если в Отчете не отражен хотя бы один обязательный параметр / не предоставлен (не корректно оформлен) хотя бы один требуемый документ к Отчету, Сотрудник офиса информирует Менеджера (посредством комментария в соответствующем письме в СЭД об аккредитации контрагента) о выявленных замечаниях к Отчету и отказывает в аккредитации до устранения замечаний; осуществляется переход к операции 01.
4. При отсутствии замечаний к Отчету по результатам рассмотрения Отчета Сотрудник офиса принимает решение: - об аккредитации контрагента;- об отказе контрагенту в аккредитации (с приведением аргументов своей позиции). 5. Сотрудник офиса указывает свое решение и обоснование такого решения в виде комментария к письму в СЭД об аккредитации контрагента и направляет его Менеджеру.
6. В случае если при решении вопроса об аккредитации контрагента возникли спорные моменты, требующие вмешательства высшего руководства, Менеджер инициирует вынесение вопроса об аккредитации контрагента на рассмотрение Высшего органа управления; далее осуществляется переход к подпроцессу 7 «Решение спорных вопросов по аккредитации контрагентов».
7. При отсутствии спорных вопросов, осуществляется переход к операции 05.
|
5. | Внесение информации о контрагенте в Каталог лиц Сотрудник офиса срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. В случае принятия положительного решения об аккредитации контрагента:
- при отсутствии информации о контрагенте в Каталоге лиц, Сотрудник офиса, руководствуясь СТО СМК МИ 70.22.17 Инструкция пользователя Каталога лиц, вносит в Каталог лиц информацию о новом контрагенте, а также сохраняет в архиве в Каталоге лиц документы, на основании которых принималось решение об аккредитации контрагента.
- при наличии в Каталоге лиц информации о данном контрагента, Сотрудник офиса указывает в Каталоге лиц статус контрагента «Аккредитовано» и в примечании делает отметку «Аккредитовано с проверкой»; далее осуществляется завершение процесса. 2. В случае принятия отрицательного решения об аккредитации контрагента и при наличии информации о контрагенте в Каталоге лиц Сотрудник офиса указывает в Каталоге лиц статус контрагента «Не аккредитовано» с указанием в примечании причины отказа; далее осуществляется завершение процесса.
3. Сотрудник офиса вносит данные о статусе контрагента в аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов», отражающую информацию о ходе работы по аккредитации контрагентов; далее осуществляется завершение процесса.
|
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Направление Запроса о возможности включения контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки Менеджер срок исполнения: заблаговременно до заключения Договора с контрагентом |
1. Менеджер в письме в СЭД запрашивает у ЕИО Заказчика / Управляющего проектом (если планируется заключение Договора командой проекта) / ЕИО Агента Заказчика (если планируется заключение Договора в рамках исполнения условий Агентского Договора) о возможности включении контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки.
2. В части акционерных обществ Менеджер перед направлением Запроса о включении контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки, должен получить результаты последней аудиторской проверки годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности контрагента6.
Информацию о публичных обществах Менеджер получает в Центрах раскрытия информации (Интерфакс, Спарк, Интер РАО, Геобанк и т.п.). Аудиторское заключение по итогам проверки непубличного общества Менеджер запрашивает либо у контрагента, либо в Федеральной службе государственной статистики. 3. При отсутствии актуального аудиторского заключения по итогам проверки годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности контрагента, осуществляется переход Разделу 2 «Проведение первичной аккредитации контрагента».
6 Публичные акционерные общества, а также непубличные акционерные общества, осуществившие публичное размещение облигаций или иных ценных бумаг, и непубличные акционерные общества с числом акционеров более пятидесяти, обязаны раскрывать информацию из аудиторского заключения не позднее трех дней с даты истечения установленного законодательством РФ срока представления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (т.е. не позднее 3 апреля года, следующего за отчетным).
Непубличные акционерные общества, законодательно не обязанные раскрывать информацию в сети Интернет, обязаны предоставлять в органы статистики аудиторское заключение по итогам проверки годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности не позднее 31 декабря года, следующего за отчетным.
|
2. | Рассмотрение возможности включения контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки ЕИО Заказчика / Управляющий проектом / ЕИО Агента Заказчика срок исполнения: в течение 1 рабочего дня |
1. ЕИО Заказчика / Управляющий проектом / ЕИО Агента Заказчика рассматривает возможность включения контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки.
2. При принятии ЕИО Заказчика / Управляющим проектом / ЕИО Агента Заказчика решения о включении контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки, ЕИО Заказчика / Управляющий проектом / ЕИО Агента Заказчика указывает свое решение в виде комментария к письму в СЭД, осуществляется переход к операции 03.
3. В случае решения ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика о необходимости проведения аккредитации контрагента, осуществляется переход к операции 01 «Проведение проверки контрагента для аккредитации и составление Отчета о результатах проверки» Раздела 2 «Проведение первичной аккредитации контрагента».
|
3. | Направление визы с решением ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика на согласование Сотруднику офиса Менеджер срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Менеджер направляет письмо в СЭД о возможности включения контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки с визой о решении ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика на согласование Сотруднику офиса.
2. Кроме того, Менеджер направляет Сотруднику офиса список и расшифровку ресурсов, поставляемых контрагентом.
|
4. | Согласование возможности включения контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки Сотрудник офиса срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. Сотрудник офиса изучает аргументы Менеджера о возможности включения контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки, а также решение ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика по данному вопросу, и выражает свое согласие/несогласие с ними.
2. В случае согласия Сотрудника офиса с решением о возможности включения контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки, осуществляется переход к операции 05.
3. В случае несогласия Сотрудника офиса с решением о возможности включения контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки, Сотрудник офиса сообщает Менеджеру о необходимости проведения аккредитации контрагента; далее осуществляется переход к операции 01 «Проведение проверки контрагента для аккредитации и составление Отчета о результатах проверки» Раздела 2 «Проведение первичной аккредитации контрагента».
|
5. | Внесение в Каталог лиц отметки об аккредитации контрагента без проверки Сотрудник офиса срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Сотрудник офиса, руководствуясь СТО СМК МИ 70.22.17 Инструкция пользователя Каталога лиц, вносит в Каталог лиц информацию о новом контрагенте, а также сохраняет в архиве в Каталоге лиц документы, на основании которых принималось решение об аккредитации контрагента.
2. При наличии в Каталоге лиц информации о данном контрагенте, Сотрудник офиса указывает в Каталоге лиц статус контрагента «Аккредитовано» и в примечании делает отметку «Аккредитовано без проверки».
3. Сотрудник офиса вносит данные о контрагенте в аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов», отражающую информацию о ходе работы по аккредитации контрагентов; далее осуществляется завершение процесса.
|
- либо Запрос о возможности продления аккредитации контрагента из Списка организаций, получивших аккредитацию без проверки;
- либо Запрос о возможности аккредитации нового ресурса у контрагента из Списка организаций, получивших аккредитацию без проверки и т.п.;
- либо Запрос о переакредитации контрагента из Списка организаций, получивших аккредитацию без проверки, из-за существенных изменений, произошедших у контрагента.
- Менеджер;
- Координатор ИСП;
- ЕИО Заказчика;
- Управляющий проектом;
- -ЕИО Агента Заказчика
- Сотрудник офиса.
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Направление Запроса об аннулировании аккредитации контрагента Инициатор срок исполнения: не регламентировано |
1. Если в ходе работы с контрагентом произошли случаи, описанные в п. 6.3. настоящего СТО, Инициатор принимает решение о запуске процедуры аннулирования аккредитации контрагента. 2. При получении от контрагента информации о сокращении вида деятельности, Инициатор также может предложить частичное аннулирование аккредитации контрагента по сокращенным видам ресурсов.
3. Инициатор составляет в СЭД служебное письмо с предложением об аннулировании аккредитации контрагента с указанием обоснованных аргументов (либо с приложением письма от контрагента).
4. Инициатор направляет письмо своему руководителю (далее - ЕИО Инициатора).
|
2. | Рассмотрение возможности аннулирования аккредитации контрагента ЕИО Инициатора срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. ЕИО Инициатора изучает аргументы Инициатора и рассматривает возможность аннулирования аккредитации контрагента, затем указывает свое мнение в виде комментария к соответствующему письму в СЭД. |
3. | Направление визы с решением ЕИО Инициатора на согласование Сотруднику офиса Менеджер срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Инициатор направляет письмо в СЭД с предложением об аннулировании аккредитации контрагента с визой ЕИО Инициатора на согласование Сотруднику офиса. |
4. | Принятие решения об аннулировании аккредитации контрагента Сотрудник офиса срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. Сотрудник офиса изучает аргументы Инициатора об аннулировании аккредитации контрагента, а также мнение ЕИО Инициатора по данному вопросу, и выражает свое согласие/несогласие с ними.
2. В случае согласия Сотрудника офиса с предложением об аннулировании аккредитации контрагента, он принимает решение об аннулировании аккредитации контрагентов осуществляется переход к операции 05.
3. В случае несогласия Сотрудника офиса с предложением об аннулировании аккредитации контрагента, Сотрудник офиса сообщает Инициатору свой отказ в аннулировании аккредитации; далее осуществляется завершение процесса.
4. В случае если при решении вопроса об аннулировании аккредитации контрагента возникли спорные моменты, требующие вмешательства высшего руководства, Менеджер инициирует вынесение вопроса об аннулировании аккредитации контрагента на рассмотрение Высшего органа управления; далее осуществляется переход к подпроцессу 7 «Решение спорных вопросов по аккредитации контрагентов».
|
5. | Внесение в Каталог лиц отметки об аннулировании аккредитации контрагента Сотрудник офиса срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Сотрудник офиса, руководствуясь СТО СМК МИ 70.22.17 Инструкция пользователя Каталога лиц, меняет в Каталоге лиц статус контрагента на «Не аккредитовано» и в примечании указывает дату и причину аннулирования аккредитации.
2. Сотрудник офиса посредством рассылки в СЭД уведомляет Менеджеров об аннулировании аккредитации контрагента.
3. Сотрудник офиса вносит данные о новом статусе контрагента в аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов», отражающую информацию о ходе работы по аккредитации контрагентов; далее осуществляется завершение процесса.
|
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Получение информации об изменениях, произошедших у аккредитованного контрагента Менеджер срок исполнения: не регламентировано |
1. Менеджер получает от контрагента (в виде сообщения или письма) или из других источников информацию об изменении каких-либо данных контрагента, но основе которых была получена прошлая аккредитации (кроме расширения перечня ТРУ): - о смене адреса производственных / офисных помещений;- о смене руководителя; - об изменении системы налогообложения; - об изменении организационно-правовой формы; - об изменении размера уставного капитала; - об актуализации доверенности представителя контрагента; - об изменении численности персонала; - об изменении банковских реквизитов и т.п. |
2. | Анализ влияния произошедших у контрагента изменений на аккредитацию контрагента Менеджер срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Менеджер оценивает влияние произошедших у контрагента изменений на аккредитацию контрагента.
2. В случае если произошедшие изменения не оказывают влияния на аккредитацию или их влияние не существенное, Менеджер принимает решение об обновлении данных контрагента в Каталоге лиц; далее осуществляется переход к операции 03.
3. В случае если изменения существенные, Менеджер принимает решение о переаккредитации контрагента, осуществляется переход к разделу 5 «Проведение вторичной аккредитации контрагента».
|
3. | Сбор актуальных документов Менеджер срок исполнения: в разумные сроки |
1. Менеджер запрашивает у контрагента копии соответствующих актуализированных документов с новыми данными для обновления информации в Каталоге лиц: - заверенные печатью и подписью руководителя копии учредительных документов;- копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента (копию Решения по передаче полномочий ЕИО, копию Решения о избрании руководителя, копию Доверенности представителя и т.п.); - копию Уведомления ИФНС о возможности применения выбранной системы налогообложения; - актуальный «Список работников Подрядчика / Субподрядчика» (и дополнительно, если контрагент аккредитован на выполнение СМР – Справку СЗВ-М); - карточку контрагента. 2. В случае изменения адреса производственных помещений / офиса контрагента либо смены руководителя контрагента Менеджер выезжает к контрагенту для изготовления фотографий производственных помещений / нового офиса контрагента / нового руководителя контрагента с паспортом.
|
4. | Составление Заявки на обновление информации о контрагенте в Каталоге лиц Менеджер срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Менеджер, руководствуясь требованиями СТО СМК 71.12.20 «Управление каталогом лиц», формирует (в виде письма в СЭД) Заявку на обновление информации в Каталоге лиц, прикладывает актуальные документы контрагента для размещения в Каталоге лиц и направляет Заявку Администратору Каталога лиц. |
5. | Внесение изменений в Каталог лиц Администратор Каталога лиц срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. Администратор Каталога лиц, руководствуясь требованиями СТО СМК 71.12.20 «Управление каталогом лиц», размещает в Каталоге лиц актуальные документы контрагента; осуществляется завершение процесса. |
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Обращение к Высшему органу управления за решением спорного вопроса по аккредитации контрагента Менеджер срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. При возникновении спорной ситуации по аккредитации контрагента, Менеджер обращается к Высшему органу управления посредством письма СЭД, в котором излагает сложившуюся ситуацию, прикладывает необходимые документы, а также дает ссылки на обсуждения вопроса в СЭД. А именно:
- при отказе контрагенту в аккредитации или при возникновении другой спорной ситуации по итогам проведения проверки контрагента для первичной / вторичной аккредитации – Менеджер прикладывает «Отчет о результатах проверки контрагента», с визами ЕИО Заказчика / Управляющего проектом/ ЕИО Агента Заказчика и Сотрудника офиса;
- при возникновении спорной ситуации при аннулировании аккредитации контрагента, Менеджер прикладывает служебное письмо с предложением об аннулировании аккредитации контрагента с указанием обоснованных аргументов, с визами ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика и Сотрудника офиса. 2. Перед обращением к Высшему органу управления Менеджер может провести дополнительные мероприятия по решению ситуации. Например, мероприятия, направленные на реабилитацию контрагента. По итогам мероприятий Менеджер прилагает к письму в СЭД уточненные, дополненные данные.
|
2. | Принятие окончательного решения по спорному вопросу в рамках аккредитации контрагента Высший орган управления срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. Высший орган управления: - рассматривает письмо Менеджера с описанием спорной ситуации по аккредитации контрагента и приложенные к письму документы;- изучает сложившую ситуацию; - изучает мнения ЕИО Заказчика / Управляющего проектом / ЕИО Агента Заказчика и Сотрудника офиса; - принимает окончательное решение по описанному спорному вопросу. 2. Высший орган управления указывает свое решение и обоснование такого решения в виде комментария к письму Менеджера в СЭД, и направляют его Менеджеру.
|
3. | Направление Сотруднику офиса поручения о внесении в информации в Каталог лиц Менеджер срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. В зависимости от решений Высшего органа управления Менеджер (в виде комментария к письму в СЭД) направляет Сотруднику офиса соответствующее поручение о внесении информации в Каталог лиц: - при принятии Высшим органом управления решения об аккредитации контрагента - Поручение о внесении в Каталог лиц информации о новом аккредитованном контрагенте (с приложением Отчета о результатах проверки контрагента и иных материалов по контрагенту); либо – при наличии информации о контрагенте в Каталоге лиц – Поручение о внесении в Каталог лиц отметки об аккредитации контрагента;- при принятии Высшим органом управления решения об отказе в аккредитации контрагента - Поручение о внесении в Каталог лиц отметки об отказе в аккредитации контрагента с обязательным указанием причины отказа; - при принятии Высшим органом управления решения об аннулировании аккредитации контрагента – Поручение о внесении в Каталог лиц отметки об аннулировании аккредитации; - при принятии Высшим органом управления решения об отказе в аннулировании аккредитации контрагента – информационное письмо о продолжении действия аккредитации контрагента. |
4. | Внесение информации о контрагенте в Каталог лиц Сотрудник офиса срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Сотрудник офиса, на основе письма Менеджера в СЭД и руководствуясь СТО СМК МИ 70.22.17 Инструкция пользователя Каталога лиц, вносит в Каталоге лиц необходимую информацию:
1.1. В случае решения об аккредитации контрагента:
- при отсутствии информации о контрагенте в Каталоге лиц, Сотрудник офиса вносит в Каталог лиц информацию о новом контрагенте, а также сохраняет в архиве в Каталоге лиц документы, на основании которых принималось решение об аккредитации контрагента.- при наличии в Каталоге лиц информации о данном контрагента, Сотрудник офиса указывает в Каталоге лиц статус контрагента «Аккредитовано» и в примечании делает отметку «Аккредитовано с проверкой»; 1.2 В случае решения об отказе контрагенту в аккредитации и при наличии информации о контрагенте в Каталоге лиц Сотрудник офиса указывает в Каталоге лиц статус контрагента «Не аккредитовано» с указанием причины отказа;
1.3 В случае решения об аннулировании аккредитации контрагента, Сотрудник офиса меняет в Каталоге лиц статус контрагента на «Не аккредитовано» и в примечании указывает причину аннулирования аккредитации.
2. Сотрудник офиса вносит данные о новом контрагенте / о новом статусе контрагента в аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов», отражающую информацию о ходе работы по аккредитации контрагентов; далее осуществляется завершение процесса.
|
№
|
Ситуация
|
Вид аккредитации
|
Действия Менеджера
|
Предоставляемые Менеджером документы
|
1. | Требуется аккредитовать нового контрагента. | Первичная аккредитация | 1 Провести полноценную проверку контрагента. 2 Собрать полный комплект документов. 3 Составить Отчет о результатах проверки контрагента. |
1 Копии учредительных документов контрагентов. 2 Копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента (копия Решения по передаче полномочий ЕИО, копия Решения о избрании руководителя, копия Доверенности)). 3 Копии ИНН и ОГРН (ОГРНИП) контрагента. 4 Отчеты сервиса «СПАРК». 5 Фотографии офиса, производственных помещений, руководителя контрагента с паспортом. 6 Копии дилерских соглашений на ТРУ (если контрагент – посредник). 7 «Список работников Подрядчика/Субподрядчика» (если контрагент аккредитован на выполнение СМР - дополнительно предоставляется Справка СЗВ-М). 8 Сертификаты обучения работников. 9 Договоры на лицензии. 10 Копия Уведомления ИФНС о возможности применения выбранной системы налогообложения. 11 Другие документы на усмотрение Менеджера (например, документы, подтверждающие права контрагента на имущество / производственные мощности (Свидетельства о праве собственности / Договоры аренды)). 12 Отчет о результатах проверки контрагента. |
2. | Контрагенту отказано в аккредитации, но Менеджер настаивает на его аккредитации. | Вторичная аккредитация (повторная после отказа) |
1 Провести дополнительную проверку контрагента. 2 Собрать недостающие документы / внести уточнения в имеющиеся документы. 3 Собрать дополнительные документы для реабилитации контрагента. 4 Дополнить Отчет о результатах проверки контрагента. |
1 Недостающие документы из перечня документов в п.1. 2 Дополнительные документы для реабилитации контрагента. 3 Отчет о результатах проверки контрагента. |
3. | Требуется продлить аккредитацию по истечению срока аккредитации. | Вторичная аккредитация (продление) |
1 По выписке из ЕГРЮЛ проверить наличие / отсутствие изменений данных контрагента. 2 При наличии изменений - собрать актуализированные документы; сделать актуальные фотографии. 3 Составить Отчет о результатах проверки контрагента. |
1 Актуализированные документы из перечня документов в п.1. 2 Отчет о результатах проверки контрагента. |
4. | Контрагент нарушил условия Договора. | Аннулирование аккредитации | 1 Собрать документы-доказательства нарушения контрагентом условий Договора. | 1. Документы-доказательства нарушения контрагентом условий Договора. |
5. | После аннулирования аккредитации возникла необходимость в новой аккредитации контрагента. | Вторичная аккредитация (повторная после аннулирования аккредитации) |
1 По выписке из ЕГРЮЛ проверить наличие / отсутствие изменений данных контрагента. 2 При наличии изменений - собрать актуализированные документы; сделать актуальные фотографии. 3 Провести дополнительную проверку контрагента. 4 Собрать дополнительные документы для реабилитации контрагента. 5 Составить Отчет о результатах проверки контрагента. |
1 Актуализированные документы из перечня документов в п.1. 2 Дополнительные документы для реабилитации контрагента. 3 Отчет о результатах проверки контрагента. |
6. | В течение срока аккредитации контрагент сообщил о произошедших у него существенных изменениях (смена адреса производственных помещений; смена руководителя; изменение системы налогообложения и т.п.). | Вторичная аккредитация (переаккредитация) |
1 Получить актуализированные документы. 2 Обеспечить размещение документов в Каталоге лиц. 3 Составить Отчет о результатах проверки контрагента. |
1 Копии учредительных документов. 2 Копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента. 3 Фотографии нового руководителя с паспортом. 4 Фотографии нового производственного / офисного помещения контрагента. 5 Отчеты «СПАРК». 6 Копия Уведомления ИФНС о возможности применения выбранной системы налогообложения. 7 Отчет о результатах проверки контрагента. |
7. | В течение срока аккредитации контрагент сообщил о расширении перечня ТРУ. | Вторичная аккредитация (аккредитация по отдельному ТРУ) |
1 Провести оценку ресурсов для поставки нового ТРУ. 2 Собрать документы по новому ТРУ. 3 Проверить актуальность ранее предоставленной информации и, при необходимости, получить актуализированные документы. 4 Составить Отчет о результатах проверки контрагента (по новому ресурсу). |
1 Фотографии нового производственного помещения, нового оборудования (если контрагент – производитель). 2 Копия дилерского соглашения на ТРУ (если контрагент – посредник). 3 «Список работников Подрядчика / Субподрядчика». 4 Допуск СРО (при необходимости). 5 Сертификаты обучения работников. 6 Договоры на новые лицензии. 7 Другие актуализированные документы, указанные в п.1 (при необходимости). 8 Отчет о результатах проверки контрагента (по новому ресурсу). |
8. | В течение срока аккредитации контрагент сообщил об изменении данных, не влияющих на аккредитацию (изменение размера уставного капитала; изменение банковских реквизитов; изменение Доверенностей представителей контрагента; изменение численности персонала и т.п.). | Обновление информации в каталоге лиц | 1 Получить актуализированные документы. 2 Обеспечить размещение документов в Каталоге лиц. |
1 Копии учредительных документов. 2 Копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента. 3 Карточка предприятия. 4 «Список работников Подрядчика / Субподрядчика». |