СТО МИ 70.22.11 «ИНСТРУКЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ И ИЗЛОЖЕНИЮ НОРМАТИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ (СТАНДАРТОВ, ИНСТРУКЦИЙ)»
Концепция документа:
Настоящая Методологическая инструкция Организации (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к оформлению и изложению Нормативной документации Организации.
Подчиненность документа:
СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов»
Прочие нормативные ссылки:
Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008);
ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения;
МДС 12-29.2006 «Методические рекомендации по разработке и оформлению технологической карты»;
СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация терминов и определений»;
СТО МИ СМК пользователя «Форматирование документов для загрузки на Докипедию».
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к оформлению и изложению Нормативной документации Организации в рамках реализации требований СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов».
1.2. Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения Разработчиком Нормативной документации Организации.
1.3. Целью настоящей Инструкции является единообразное оформление и изложение Нормативной документации Организации (стандартов, инструкций).
2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ
2.1. Нормативная документация Организации (далее - НДО) - совокупность признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию, имеющих юридическую силу в рамках внутреннего документооборота Организации. К НДО относятся:
- документация, необходимая для осуществления деятельности Организации, форма и содержание которой регламентированы законодательством Российской Федерации;
- стандарты Организации;
- инструкции Организации.
2.2. Стандарт Организации (далее – СТО) - нормативный документ, который разработан на основе консенсуса, принят признанным на соответствующем уровне органом и устанавливает для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.
2.3. Инструкция Организации (далее – Инструкция) - стандарт, содержащий подробную методику, способ осуществления процесса, операции, с помощью которой можно достичь соответствия требованиям СТО.
2.3.1. Инструкции подразделяются на Методологические инструкции Организации и Пользовательские инструкции к программному обеспечению.
2.3.1.1. Методологическая инструкция Организации (далее - МИ) - стандарт, содержащий подробную методику, способ осуществления процесса, операции, с помощью которой можно достичь соответствия требованиям СТО. Требования Инструкции должны быть направлены на нескольких участников процесса, операции.
2.3.1.2. Пользовательская инструкция к программному обеспечению - стандарт, содержащий пошаговое описание способа осуществления процесса, операции. Требования Инструкции должны быть направлены на одного участника процесса, операции.
3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ИЗЛОЖЕНИЮ НОРМАТИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ (СТАНДАРТОВ, ИНСТРУКЦИЙ)
3.1. НДО должна основываться на современных достижениях науки и технологии, передовом отечественном и зарубежном опыте и учитывать при целесообразности международные и национальные стандарты технически развитых стран, требования законодательства и прочие условия, необходимые для поддержания актуальности нормативной документации.
3.2. НДО должна содержать в необходимом объеме технически и экономически обоснованные положения, направленные на достижение целей стандартизации и обеспечивающие решение конкретных задач каждого стандарта в соответствии с областью его применения. Разработчик нормативной документации Организации должен постоянно следить за актуальностью нормативной документации, и по мере необходимости её актуализировать.
4. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ НДО (СТАНДАРТОВ, ИНСТРУКЦИЙ)
4.1. НДО должна быть оформлена в виде документа, содержащего гипертекстовые ссылки. Ссылки должны быть актуальны, и переводить пользователя на нормативные документы, размещенные на сайте dokipedia.ru.
4.2. Требования к содержанию НДО установлены в разделе 5 настоящей Инструкции.
4.3. Текст НДО (включая Приложения) должен быть оформлен в редактируемом формате в программе MS Word с расширением .docx.
4.3.1. Для НДО, содержание и формат которой не регламентирован нормами законодательства Российской Федерации, существуют следующие требования к форматированию текста:
а) основной текст: шрифт – TNR (Times New Roman), обычный, размер 12 пт, выравнивание по ширине, интервал 1 (одинарный). До следующего заголовка интервал – 2 (двойной). Интервал между заголовком и текстом – 1,5 (полуторный). Размер абзацного отступа – 1 см. Межсимвольный интервал – обычный одинарный.
б) заголовки, разделы: шрифт – TNR (Times New Roman), полужирный, размер 12 пт, выравнивание по центру. Заголовки, разделы следует выделять при помощи стилей. Наименование НДО следует выделять стилем «Заголовок 1», Разделы стилем «Заголовок 2», подразделы стилем «Заголовок 3» и т.д.;
в) при подготовке НДО для публикации на сайте dokipedia.ru необходимо подготовить документ в соответствии с СТО МИ СМК пользователя «Форматирование документов для загрузки на Докипедию». В случае несоответствия публикуемого документа требованиям оформления лицо, ответственное за публикацию НДО, вправе вернуть документ Разработчику на доработку.
4.4. НДО утверждается без ограничения срока действия. В случаях, если срок актуальности НДО регламентирован обстоятельствами, НДО может иметь ограниченный срок действия. В этом случае в основной части указывается подраздел «Срок действия настоящего стандарта (инструкции)», который определяет срок актуализации нормативной документации Организации.
4.4.1. Подраздел «Срок действия настоящего стандарта (инструкции)» оформляется следующим образом:
«Настоящий (-ая) стандарт (инструкция) вступает в силу с момента утверждения и до 30.12.2019.».
5. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ НДО (СТАНДАРТОВ, ИНСТРУКЦИЙ)
5.1. НДО должна в обязательном порядке содержать:
Титульный лист
5.2. Титульный лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование (логотип) Владельца НДО;
- гриф утверждения «Утверждаю», в котором указывается наименование должности и Ф.И.О. владельца НДО;
- наименование вида НДО;
- название НДО;
- место издания, год.
5.2.1. Титульный лист рекомендуется оформлять в соответствии с Приложением А.
Название
5.3. Название НДО (СТО) должно быть оформлено следующим образом:
«СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов.», где:
СТО – стандарт Организации;
СМК – система менеджмента качества;
70.22.11 – код категории КПЕС;
«Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов.» - название НДО.
5.3.1. Название НДО (МИ) должно быть оформлено следующим образом:
«СТО МИ 70.22.11 «Порядок создания, управления и применения инструкций.», где:
СТО – стандарт Организации, МИ – Методологическая инструкция Организации;
70.22.11 – код категории КПЕС;
«Порядок создания, управления и применения инструкций.» - название НДО.
5.3.2. Код категории КПЕС должен соответствовать Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008).
Лист содержания
5.4. Лист содержания рекомендуется оформлять следующим образом, например:
«СОДЕРЖАНИЕ
1. |
ВВЕДЕНИЕ |
3 |
2. |
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТАЦИИ |
4 |
2.1. |
ОБРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ |
4 |
2.2. |
ВЫДАЧА ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ |
5 |
|
ПРИЛОЖЕНИЯ |
5 |
|
ПРИЛОЖЕНИЕ А. ФОРМА АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ |
5 |
|
ПРИЛОЖЕНИЕ Б ЗАЯВКА НА ВЫДАЧУ ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНАТЦИИ |
6 |
»
5.5. НДО должна содержать следующие основные разделы:
- концепция;
- нормативные ссылки;
- термины, определения, обозначения и сокращения;
- основные нормативные положения;
- описание процесса;
- приложения.
5.6. Разработчик НДО вправе формировать дополнительные разделы, необходимые для детального описания процесса.
5.6.1. Разделы НДО состоят из подразделов. Подразделы из пунктов, подпунктов. Количество номеров в пункте (подпункте) не должны содержать более 4-х цифр. Нумерация должна быть последовательной и исключать дублирование.
Концепция документа
5.7. В разделе «Концепция документа» определяется, для чего нужна НДО, какие требования она устанавливает, на кого (или на что) распространяется. Указывается тип и название процесса, на который распространяется действие НДО, например:
Подчиненность документа
СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.».
Подчиненные документы
Прочие нормативные ссылки
5.10.1. Ссылки на нормативные документы рекомендуется перечислять в следующем порядке:
- Федеральные законы, постановления, иные нормативно-правовые акты РФ;
- международные стандарты;
- государственные стандарты, отраслевые стандарты;
- технические условия;
- руководящие указания;
- рекомендации;
- правила, инструкции;
- стандарты организации;
- инструкции организации.
5.10.2. Так как разработчик НДО обязан актуализировать содержание НДО рекомендуется раздел «Нормативная документация» заканчивать следующими словами, например:
«При пользовании настоящим СТО (МИ) целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО (МИ) следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку».
Общие положения
5.11. Раздел «Общие положения» носит информативный характер, и в обязательном порядке содержит:
а) концепцию НДО;
б) цель (и) создания НДО;
в) ответственность;
г) срок исполнения действий, указанных в НДО, участником процесса.
5.11.1. Цель (и) создания НДО - те результаты деятельности, для реализации которых разработана настоящая НДО.
5.11.2. Ответственность – определение круга лиц, ответственных за проведение работ, указанных в НДО, и лиц, ответственных за контроль исполнения этих требований.
Термины, определения, сокращения
5.12. В разделе «Термины, определения и сокращения» приводится перечень применяемых в данном НДО терминов, определений и сокращений с необходимой расшифровкой и пояснениями. Терминологические статьи должны быть оформлены в соответствии с СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация терминов и определений».
Основная последовательность действий
5.13. Раздел «Основная последовательность действий» носит описательный характер. В данном разделе описываются конкретные действия, или общий порядок действий, направленных на исполнение целей НДО и осуществления соответствующей деятельности. Описание процесса (операции, процедуры) может быть представлено графическим, табличным, текстовым или смешанными способами. Решение об использовании того или иного способа изложения текста НДО принимает Разработчик с учетом рекомендаций Управляющего проектом.
5.14. В общем случае описание процесса должно давать ответы на следующие вопросы:
а) какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
б) в какой последовательности выполняются эти процедуры;
в) в какой срок должно быть выполнено действие;
г) какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого процесса;
д) кто выполняет процедуры процесса;
е) какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
ж) какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
з) какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
и) какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
к) какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.
5.15. Подпроцессы оформляют в виде разделов, исходя из особенностей объекта и аспекта стандартизации. Действия, чья последовательность регламентирована, отделяются знаком «-». Варианты действий, не привязанные к последовательности, отделяются буквами русского алфавита: а), б), в) и т.д. При присвоении буквенных порядковых обозначений следует избегать букв «й», «ё», «ъ», «ы», «ь».
Служебная информация
5.16. Основная часть НДО должна заканчиваться разделом «Служебная информация», в котором следует указывать информацию следующего содержания:
«СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ.
| Наименование пункта |
Содержание |
| Утверждающее лицо |
|
| Эксперты |
|
| Разработал |
|
| Дата введения в действие (дата и номер решения) |
|
| Организация-разработчик документа |
|
5.16.1. В строках «Содержание» указываются должность, фамилия и инициалы лица, соответствующего строке «Наименование пункта». Если лиц, которых необходимо указать более 1, то их перечисление следует оформлять в следующем виде, например:
«
| Наименование пункта |
Содержание |
| Эксперты |
Начальник Аналитического отдела ООО «Ромашка» Петрова А. Г.;Руководитель Управления ДОУ ООО «Ромашка» Щавель Л. К.;Начальник Архива ООО «Ромашка»
Каримов В. З. |
»
Лист согласования
5.17. Лист согласования, с указанием сведений о согласующих лицах.
5.17.1. Лист согласования необходимо оформлять, если документ будет согласован на бумажном носителе.
5.17.2. Лист согласования должен иметь четкую иерархию от составителя (снизу) до главного согласующего лица (сверху) с перечислением экспертов, принимавших участие в разработке НДО, ответственных лиц за юридическую, бухгалтерскую, кадровую и прочую информацию (если текст НДО влияет на эти процессы) и быть оформлен следующим образом, например:
«СОГЛАСОВАНО:
| Директор ООО «Ромашка» |
П. П. Стомарь
|
| Руководитель Управления ДОУ ООО «Ромашка» |
Л. К. Щавель
|
| Начальник Архива ООО «Ромашка» |
В. З. Каримов
|
| Начальник Аналитического отдела ООО «Ромашка» |
А. Г. Петрова
|
| Аналитик Аналитического отдела ООО «Ромашка» |
И. Т. Иванов
|
»
Приложения
5.18. В «Приложениях» (при их наличии) должны быть приведены необходимые формы, таблицы и другие материалы, дополняющие требования стандарта и имеющие ссылку по тексту стандарта. Названия приложений обозначаются заглавными буквами русского алфавита. Слово «Приложение», его буквенный индекс («А», «Б», «В» и т.д.), а также наименование документа следует указывать по центру листа. Буквы «Ё», «Й», «Ъ», «Ь», «Ы» в буквенном индексе приложений не используются.
5.18.1. Приложениям, при их подготовке, должен быть присвоен статус «Обязательное», «Справочное» или «Рекомендуемое»:
- статус «Обязательное» присваивается приложению форма, содержание и порядок исполнения которых является обязательным для исполнения документа;
- статус «Справочное» присваивается приложению, прилагаемому к документу для информации;
- статус «Рекомендуемое» присваивается приложению форма, содержание и порядок исполнения которого является рекомендуемым.
6. СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
| Наименование пункта |
Содержание |
| Утверждающее лицо |
Управляющий ООО «Экспертиза»
ИП Хайруллин И. Х. |
| Эксперты |
Начальник отдела аналитики и развития ИТ-сервисов ООО «Экспертиза»
Дунаева О. Г. |
| Разработал |
Аналитик отдела аналитики и развития ИТ-сервисов ООО «Экспертиза»
Пруцких А. И. |
| Дата введения в действие (дата и номер решения) |
|
| Организация-разработчик документа |
ООО «Экспертиза» |
7. ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение А «Образец оформления титульного листа стандарта».
(рекомендуемое)
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
СТО СМК 70.22.11
РАЗРАБОТКА И РЕАЛИЗАЦИЯ СТРАТЕГИИ И
БИЗНЕС-ПЛАНА
Челябинск
2019
