СТО ФД «Письмо на изменение бюджета»
СТО ФД «Состояние незакрытого пакета работ»
Участник процесса
|
Ответственное лицо / Организационная единица
|
Участники команды ИСП
|
Группа лиц, заключивших с Инвестором Договор управления инвестиционным проектом, деятельность которых направлена на управление одним инвестиционным проектом в интересах Инвестора, и между которыми распределены роли в реализации инвестиционного проекта.
В состав Участников команды ИСП входят:
- Менеджер по управлению инвестированием в проектирование;
- Менеджер по управлению инвестированием в строительство; - Менеджер по управлению инвестированием в подрядные работы; - Менеджер по управлению инвестированием в поставку материалов и оборудования; - Менеджер по управлению инвестированием в обеспечение машинами и механизмами; - Менеджер по управлению инвестированием в работы ВиК; - Менеджер по управлению инвестированием в электромонтажные работы. |
Управляющий ИСП
|
Участник команды ИСП, осуществляющий руководство по управлению ИСП и контролирующий деятельность Менеджеров при реализации ИСП.
|
Координатор ИСП
|
Специалист офиса управления проектами, координирующий действия Менеджеров по реализации ИСП.
|
ЕИО организации – Инвестора
|
Единоличный исполнительный орган организации – Инвестора (Застройщика)
|
Высший орган управления
|
Для целей настоящего Регламента Высшим органом управления организации–Инвестора (Застройщика) могут быть:
- Совет Директоров организации–Инвестора (Застройщика);
- Бенефициар[2] - Лицо, получающие доход от своей собственности, которая находится в пользовании третьих лиц или в доверительном управлении; - Представитель участника общества. [2]При отсутствии у организации-Заказчика Совета Директоров, его функции выполняет Бенефициар. Также Бенефициар может отменить решение Совета Директоров.
|
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Инициирование перераспределения сумм расходов с закрытого пакета работ в бюджете ИСП Участник команды ИСП / Управляющий ИСП / ЕИО организации - Инвестора срок исполнения: не регламентируется |
1. При необходимости перераспределения сэкономленных сумм расходов с закрытого пакета работ на другие пакеты работ Участник команды ИСП создает в СЭД письмо с темой «Об изменении бюджета ИСП» и в данном письме направляет Управляющему ИСП:
- Заявку на перераспределение сумм расходов с закрытого пакета работ по форме СТО ФД «Письмо на изменение бюджета»;
- информацию об остатке средств по закрытому пакету работ, с которого планируется перераспределить средства; - проекты Договоров, сумма которых превышает лимит по какому-либо пакету работ / либо другие документы – обоснования необходимости перераспределения средств между пакетами работ в бюджете ИСП. 2. Управляющий ИСП также может являться инициатором перераспределение сумм расходов с закрытого пакета работ. В этом случае Управляющий ИСП сам создает в СЭД письмо «Об изменении бюджета ИСП» с заполнением и приложением к письму СТО ФД «Письмо на изменение бюджета» и других необходимых документов.
3. При необходимости, ЕИО организации - Инвестора посредством СЭД направляет Управляющему ИСП Поручение на перераспределение средств с закрытого пакета работ с приложением вышеуказанных документов – обоснований изменения бюджета; далее осуществляется переход к операции 02.
|
2. | Оценка целесообразности изменения бюджета ИСП Управляющий ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Управляющий ИСП: - рассматривает Заявку на перераспределение сумм расходов с закрытого пакета работ;- анализирует аргументы изменения бюджета ИСП; - проверяет, что пакет работ, с которого планируется перераспределе-ние средств, закрыт (закрытый пакет работ должен иметь статус «утвержден» в информационной системе «Строительный комплекс» согласно СТО МИ пользователя «Папир: Управление проектами»); - принимает решение о целесообразности изменения бюджета ИСП. 2. Если пакет работ не имеет статуса «утвержден» (не закрыт), осуществляется переход к подпроцессу 2 «Порядок согласования перераспределения сумм расходов с незакрытого пакета работ в бюджете ИСП».
3. Если пакет работ закрыт, и Управляющим ИСП принято решение о корректировке бюджета ИСП, он ставит свою согласующую визу на Заявке на перераспределение сумм расходов с закрытого пакета работ по форме СТО ФД «Письмо на изменение бюджета»; далее осуществляется переход к операции 03.
4. При отсутствии целесообразности изменения бюджета ИСП, Управляющий ИСП отказывает Инициатору в изменении бюджета ИСП с приведением в комментарии к письму об изменении бюджета ИСП обоснованных аргументов в пользу своего решения; далее осуществляется завершение процесса.
|
3. | Передача Координатору ИСП Распоряжения о внесении изменений в бюджет ИСП в информационной системе Управляющий ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Управляющий ИСП в комментарии к письму в СЭД об изменении бюджета ИСП направляет Координатору ИСП Распоряжение о внесении изменений в бюджет ИСП в информационной системе; далее осуществляется переход к операции 04.
|
4. | Проверка статуса закрытого пакета работ Координатор ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Координатор ИСП проверяет, что пакет работ, с которого проводится перераспределение средств, закрыт (закрытый пакет работ должен иметь статус «утвержден» в информационной системе «Строительный комплекс» согласно СТО МИ пользователя «Папир: Управление проектами»).
2. Если пакет работ не имеет статуса «утвержден» (не закрыт), осуществляется переход к подпроцессу 2 «Порядок согласования перераспределения сумм расходов с незакрытого пакета работ в бюджете ИСП».
3. Если пакета работ закрыт, осуществляется переход к операции 05.
|
5. | Внесение изменений в бюджет ИСП в информационной системе Координатор ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Координатор ИСП вносит необходимые изменения в бюджет ИСП: - на сайте «Инвестиционные проекты»; - в системе «Строительный комплекс». Далее осуществляется завершение процесса. |
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Инициирование перераспределения сумм расходов с незакрытого пакета работ в бюджете ИСП Участник команды ИСП / Управляющий ИСП/ ЕИО организации - Инвестора срок исполнения: не регламентируется |
1. Для перераспределения средств с незакрытого пакета работ, Участник команды ИСП создает в СЭД письмо с темой «Об изменении бюджета ИСП» и в данному письме направляет Управляющему ИСП: - Заявку на перераспределение сумм расходов с незакрытого пакета работ по форме СТО ФД «Письмо на изменение бюджета»;- Описание состояния дел по незакрытому пакету работ, с которого планируется перевести средства, по форме СТО ФД «Состояние незакрытого пакета работ»; - другие документы – обоснования необходимости изменения бюджета ИСП. 2. Управляющий ИСП также может являться инициатором перераспределение сумм расходов с незакрытого пакета работ. В этом случае Управляющий ИСП сам создает в СЭД письмо «Об изменении бюджета ИСП» с заполнением и приложением к письму СТО ФД «Письмо на изменение бюджета», СТО ФД «Состояние незакрытого пакета работ» и других необходимых документов.
3. При необходимости, ЕИО организации - Инвестора посредством СЭД направляет Управляющему ИСП Поручение на перераспределение средств с незакрытого пакета работ с приложением вышеуказанных документов – обоснований изменения бюджета; далее осуществляется переход к операции 02.
|
2. | Оценка целесообразности изменения бюджета ИСП Управляющий ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Управляющий ИСП: - рассматривает Заявку на перераспределение сумм расходов с незакрытого пакета работ;- изучает состояние незакрытого пакета работ; - анализирует аргументы изменения бюджета ИСП; - принимает решение о целесообразности изменения бюджета ИСП. 2. При принятии Управляющим ИСП решения о корректировке бюджета ИСП, он ставит свои согласующие визы на документах: - СТО ФД «Письмо на изменение бюджета»;- СТО ФД «Состояние незакрытого пакета работ», предоставляя тем самым заверения в том, что по незакрытому пакету работ больше не будут заключаться договоры, а оставшиеся поставки / работы / услуги будут выполнены подрядчиками без дополнительных затрат; далее осуществляется переход к операции 03.
3. При отсутствии целесообразности изменения бюджета ИСП, Управляющий ИСП отказывает Инициатору в изменении бюджета ИСП с приведением в комментарии к письму об изменении бюджета ИСП обоснованных аргументов в пользу своего решения; далее осуществляется завершение процесса.
|
3. | Направление планируемых изменений бюджета ИСП на экспертизу Координатору ИСП Управляющий ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Управляющий ИСП помещает согласованные им документы – обоснования изменения бюджета в комментарий к письму в СЭД об изменении бюджета ИСП и направляет на экспертизу Координатору ИСП; далее осуществляется переход к операции 04. |
4. | Проведение экспертизы переноса средств с незакрытого пакета работ в бюджете ИСП Координатор ИСП срок исполнения: в течение 5-ти рабочих дней |
1. Координатор ИСП рассматривает новый вариант бюджета ИСП с документами-обоснованиями переноса с средств с незакрытого пакета работ.
2. При необходимости Координатор ИСП запрашивает у Управляющего ИСП дополнительную информацию для принятия обоснованного решения.
3. По итогам экспертизы Координатор ИСП выносит одно из возможных решений: - согласовать перенос средств с незакрытого пакета работ;- отказать в согласовании переноса средств с незакрытого пакета работ. 4. Координатор ИСП указывает свое решение в комментарии к письму в СЭД об изменении бюджета ИСП. При отказе в согласовании переноса средств Координатор ИСП в обязательном порядке приводит в комментарии к письму причины отказа. 5. Координатор ИСП направляет итоги экспертизы Управляющему ИСП.
|
5. | Ознакомление с результатами экспертизы Управляющий ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Управляющий ИСП знакомится с результатами экспертизы переноса средств с незакрытого пакета работ в бюджете ИСП.
2. В случае положительного решения Координатора ИСП Управляющий ИСП в виде комментария к письму в СЭД дает Координатору ИСП Распоряжение о внесении изменений в бюджет ИСП в информационной системе; далее осуществляется переход к операции 07.
3. При отказе Координатора ИСП в переносе средств с незакрытого пакета работ и согласии Управляющего ИСП с доводами Координатора ИСП осуществляется завершение процесса.
4. При отказе Координатора ИСП в переносе средств с незакрытого пакета работ и несогласии Управляющего ИСП с решением Координатора ИСП, Управляющий ИСП обращается за окончательным решением вопроса к ЕИО Организации-инвестора, осуществляется переход к операции 06.
|
6. | Принятие окончательного решения о переносе средств с незакрытого пакета работ в бюджете ИСП ЕИО Организации-инвестора срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней |
1. ЕИО Организации-инвестора рассматривает Заявку на перераспределение сумм расходов с незакрытого пакета работ, результаты экспертизы Координатора ИСП и аргументы Управляющего ИСП, и принимает окончательное решение о возможности переноса средств с незакрытого пакета работ.
2. Если ЕИО Организации-инвестора принял решение о допустимости переноса средств с незакрытого пакета работ, Управляющий ИСП дает распоряжение Координатору ИСП Распоряжение о внесении изменений в бюджет ИСП в информационной системе; далее осуществляется переход к операции 07.
3. Если ЕИО Организации-инвестора отказал в переносе средств с незакрытого пакета работ, осуществляется завершение процесса.
|
7. | Внесение изменений в бюджет ИСП в информационной системе Координатор ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Координатор ИСП вносит необходимые изменения в бюджет ИСП: - на сайте «Инвестиционные проекты»; - в системе «Строительный комплекс». Далее осуществляется завершение процесса.
|
№ |
Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / |
Описание операции |
1. | Инициирование увеличения бюджета ИСП Участник команды ИСП / Управляющий ИСП / ЕИО организации – Инвестора срок исполнения: не регламентируется |
1. Если доступного лимита по бюджету пакета работ недостаточно для заключения Договора по ИСП, и отсутствует возможность перераспределения на данный пакет работ сэкономленных сумм расходов с других пакетов работ, Участник команды ИСП создает в СЭД письмо с темой «Об изменении бюджета ИСП» и направляет в данному письме Управляющему ИСП: - Заявку на увеличение бюджета ИСП по форме СТО ФД «Письмо на изменение бюджета». - проекты Договоров, сумма которых превышает лимит по пакету работ; - другие документы – обоснования необходимости изменения бюджета ИСП; далее осуществляется переход к операции 02. 2. Управляющий ИСП также может являться инициатором увеличения бюджета. В этом случае Управляющий ИСП сам создает в СЭД письмо «Об изменении бюджета ИСП» с заполнением и приложением к письму СТО ФД «Письмо на изменение бюджета» и других необходимых документов.
3. При необходимости (например, при недостаточности средств на дополнительные работы по проекту) ЕИО организации - Инвестора посредством СЭД направляет Управляющему ИСП Поручение на увеличение бюджета ИСП с приложением вышеуказанных документов – обоснований увеличения бюджета; далее осуществляется переход к операции 02.
|
2. | Оценка целесообразности увеличения бюджета ИСП Управляющий ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Управляющий ИСП: - рассматривает Заявку на увеличение бюджета ИСП;- анализирует аргументы инициатора изменения бюджета ИСП; - принимает решение о целесообразности увеличения бюджета ИСП. 2. При принятии Управляющим ИСП решения о корректировке бюджета ИСП, он ставит свою согласующую визу на Заявке на увеличение бюджета ИСП по форме СТО ФД «Письмо на изменение бюджета»; далее осуществляется переход к операции 03.
3. При отсутствии целесообразности изменения бюджета ИСП, Управляющий ИСП отказывает инициатору в изменении бюджета ИСП с приведением в комментарии к письму об изменении бюджета ИСП обоснованных аргументов в пользу своего решения; далее осуществляется завершение процесса.
|
3. | Подготовка нового варианта бюджета ИСП Управляющий ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Управляющий ИСП подготавливает новый вариант бюджета ИСП учитывающий необходимые изменения; далее осуществляется переход к операции 04. |
4. | Предварительное согласование увеличения бюджета ИСП Координатор ИСП / ЕИО организации - Инвестора / Участники команды ИСП / Управляющий ИСП срок исполнения: в течении 3-х рабочих дней |
1. Для направления скорректированного бюджета ИСП на предварительное согласование Управляющий ИСП помещает новую версию бюджета ИСП (и необходимые документы – обоснования увеличения бюджета) в комментарий к письму в СЭД об изменении бюджета ИСП) и направляет письмо на ознакомление и обсуждение:
- Координатору ИСП;- ЕИО организации-Инвестора. 2. ЕИО организации-Инвестора рассматривает скорректированный бюджет ИСП, оценивает возможность увеличения бюджета ИСП; при наличии замечаний / предложений, указывает их в комментариях к письму в СЭД.
3. Координатор ИСП по итогам рассмотрения скорректированного бюджета составляет Заключение, в рамках которого: - анализирует предоставленные Договоры по ИСП на предмет обоснованности превышения лимита бюджета по соответствующему пакету работ;- осуществляет проверку соответствия количества ресурсов по всем заключенным Договорам с Ресурсной ведомостью на соответствующий пакет работ (при наличии Ресурсной ведомости на данном пакете работ согласно СТО УП «Управление ресурсной ведомостью»); - оценивает целесообразность заключения Договоров, по которым товары/ работы/ услуги не были ранее предусмотрены бюджетом по пакету работ. 4. Управляющий ИСП анализирует полученные замечания / предложения, при необходимости, указывает в письме в СЭД свои комментарии, а также при необходимости вносит дополнительные корректировки в бюджет ИСП по итогам согласования; далее осуществляется переход к операции 05.
|
5. | Организация проведения собрания защиты нового бюджета ИСП Управляющий ИСП срок исполнения: не менее чем за 5 рабочих дней до предполагаемой даты защиты нового бюджета ИСП |
1. Управляющий ИСП посредством СЭД направляет письмо со скорректированным бюджетом ИСП и с итогами его предварительного обсуждения на ознакомление перед собранием защиты нового бюджета ИСП Участникам собрания:
- Высшему органу управления;- ЕИО организации-Инвестора; - Координатору ИСП. а также договаривается о дате и времени проведения собрания защиты нового бюджета ИСП; далее осуществляется переход к операции 06.
|
6. | Проведение собрания защиты нового бюджета ИСП Высший орган управления / Управляющий ИСП / Участники команды ИСП / ЕИО организации - Инвестора / Координатор ИСП срок исполнения: в установленный срок |
Собрание может быть проведено в очной и заочной форме:
1. Очная форма:
1.1. Управляющий ИСП выступает с докладом о необходимости увеличения бюджета ИСП.
1.2. ЕИО организации - Инвестора / Высший орган управления заслушивают аргументы Управляющего ИСП; при необходимости, задают уточняющие вопросы и оценивают необходимость внесения изменений в бюджет ИСП.
1.3. Координатор ИСП дает рекомендацию для ЕИО организации - Инвестора и Высшего органа управления о целесообразности увеличения бюджета ИСП, в случае если Управляющий ИСП не учел рекомендацию в своем докладе.
1.4. После выступлений участников собрания Высший орган управления выносит решение по итогам защиты нового бюджета ИСП.
1.5. Если принято решение о необходимости доработки бюджета ИСП, осуществляется переход к операции 07.
1.6. Если принято решение об утверждении скорректированного бюджета ИСП, осуществляется переход к операции 08.
1.7. Если принято решение об отказе в увеличении бюджета ИСП, осуществляется завершение процесса.
2. Заочная форма:
2.1.Управляющий ИСП направляет в СЭД письмо со скорректированным бюджетом ИСП с итогами его предварительного обсуждения участникам собрания защиты бюджета ИСП:
- Высшему органу управления;- ЕИО организации – Инвестора; - Координатору ИСП. 2.2. Участники собрания в СЭД согласовывают или отклоняют скорректированный бюджет ИСП с указанием своих комментариев в письме в СЭД об изменении бюджета ИСП.
2.3. На основе комментариев участников собрания в письме в СЭД Высший орган управления выносит решение по итогам защиты нового бюджета ИСП.
2.4. Если принято решение о необходимости доработки бюджета ИСП, осуществляется переход к операции 07.
2.5. Если принято решение об утверждении скорректированного бюджета ИСП, осуществляется переход к операции 08.
2.6. Если принято решение об отказе в увеличении бюджета ИСП, осуществляется завершение процесса.
|
7. | Доработка бюджета ИСП Управляющий ИСП срок исполнения: в установленный срок |
1. Управляющий ИСП вносит изменения / дополнения в бюджет ИСП по замечаниям / предложениям, полученным на собрании защиты нового бюджета ИСП.
2. Управляющий ИСП по итогам доработки бюджета ИСП организует назначение нового собрания защиты скорректированного бюджета ИСП; далее осуществляется переход к операции 06.
|
8. | Внесение изменений в бюджет ИСП в информационной системе Координатор ИСП срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня |
1. Управляющий ИСП направляет Координатору ИСП положительное решение собрания защиты нового бюджета ИСП.
2. Координатор ИСП вносит согласованные изменения в бюджет ИСП: - на сайте «Инвестиционные проекты»; - в системе «Строительный комплекс». |
9. | Актуализация Договора управления ИСП Координатор ИСП / Управляющий ИСП / Участники команды ИСП / ЕИО организации - Инвестора срок исполнения: в сроки согласно разделу 6 «Подготовка и подписание Договора управления ИСП» СТО УП «Регламент старта нового ИСП» |
1. По результатам собрания защиты нового бюджета ИСП Координатор ИСП организует актуализацию Договора управления ИСП согласно разделу 6 «Подготовка и подписание Договора управления ИСП» СТО УП «Регламент старта нового ИСП». |