СТО-I «Свод стандартов по управлению жизненным циклом инвестиционно-строительного проекта»

Концепция документа:

Свод стандартов определяет:

1. Предпосылки создания методологии и свода стандартов по управлению ИСП

1.1. По данным аналитического отчета «2017 Engineering and Construction Trends» консалтингового агентства PwC строительным компаниям для достижения успеха в новой динамике рынка необходимо сосредоточиться на следующих новых возможностях (см. табл.1.1):

Таблица 1.1 – Возможности для успеха строительной компании

ВОЗМОЖНОСТИ
ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
1. Активное взаимодействие с заказчиками Повышение точности оценки ожидаемых результатов и бюджета проектовЖесткий контроль расходовОптимизация закупочной и прочей деятельности
2. Четкое понимание и выполнение новых потребностей рынка Создание и сохранение конкурентоспособности продукта на перспективном рынкеСнижение издержек благодаря эффекту масштаба
3. Активное применение новых технологий в дизайне, закупках и строительстве Формирование новых и изменение существующих процессов компании на более эффективные и менее дорогие

В отчете «Global Construction 2030» содержится прогноз к 2030 г. роста объема производства строительных материалов на 85% за счет значительного увеличения количества инфраструктурных проектов и применения новых инструментов инвестирования.

1.2. Для максимально эффективного использования открывающихся возможностей разрабатывается гибкая, продукториентированная методология управления инвестиционно-строительными проектами:

С централизованными функциями координации и управления;

Корпоративной культурой, основанной на и методологии управления проектами и приоритете производительности;

Правильной структурой системы мотивации.

Согласно данных из отчета «Mastering construction costs and capabilities: Laying the foundations for success» гибкая модель управления инвестиционно-строительными проектами позволит, как минимум:

Сократить потребность в человеческих ресурсах на 10-20% благодаря централизованному управлению людскими ресурсами;

Обеспечить экономию в размере 5-10% от закупочных расходов, планируя покупки на уровне всей компании и создавая разные стратегии закупок по категориям товаров с целью эффективного управления запасами и сокращения срочных заказов и поздних поставок;

Уменьшить по меньшей мере на 2% затраты по всему проекту.

1.3. Тенденции в строительстве, рассмотренные в п.1.1 данного СТО, стали основой для определения критериев выбора метода управления ИСП. Критерии выбора представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Критерии выбора методологии управления ИСП

КРИТЕРИЙ ВЫБОРА
ОПИСАНИЕ
1. Наличие комплексного подхода к определению результатов проекта Методология управления должна предоставлять структурированный подход к определению результата (продукта) проектаПодход должен базироваться на учете всестороннего квалифицированного мнения всех участников проекта (заказчика, команды управления проектом, ключевых пользователей результата проекта и разработчика продукта проекта)
2. Наличие инструментов быстрой адаптации содержания проекта к его окружению Методология должна одержать инструменты, позволяющие гибко адаптировать проект под любые изменения в ходе выполнения проектаТакие изменения могут быть вызваны появлением новых технологий, рыночных перспектив и требований заказчиков

1.4. Для определения методологии управления инвестиционно-строительными проектами в СТО-III «Концепция управления инвестиционно-строительными проектами» в рассмотрены разные подходы и методы по управлению проектами, проанализированы преимущества, недостатки и области применения.

1.5. На основании определенных в.п.1.3 критериев за основу методологии управления инвестиционно-строительными проектами выбран метод PRINCE2 Agile (Июнь 2015г).

2. Стандарты по управлению ИСП

2.1. Правила управления проектами по методу PRINCE2 Agile выражены в принципах, процессах и областях знаний, которые подробно описаны в СТО-III «Концепция управления инвестиционно-строительными проектами».

2.2. Данные правила положены в основу стандартов организации по управлению инвестиционно-строительными проектами.

2.3. Стандарты организации по управлению инвестиционно-строительными проектами сведены в четыре уровня декомпозиции:

I уровень — методологический уровень: содержит документ СТО-I, в котором изложена методология управления ИСП:

o Свод стандартов и правил.

II уровень — стратегический уровень: содержит документы СТО-II, в которых изложены общие требования и единые механизмы для стандартных процессов управления инвестиционно-строительными проектами:

o Регламенты.

III уровень — организационный уровень: содержит документы СТО-III, в которых изложены порядок взаимодействия и последовательность выполнения задач по управлению инвестиционно-строительными проектами. Документы этого уровня являются эталонными для максимально эффективного управления инвестиционно-строительными проектами, при необходимости трансформируются индивидуально под организацию Застройщика:

o Концепции;

o Стандарты;

o Положения;

o Классификаторы;

o Формы документов.

IV уровень — исполнительный уровень: на этом уровне представлены документы СТО-IV, в которых рассматриваются инструменты для выполнения принципов и требований, изложенных в документах I, II и III уровня. Документы специализированы к соответствующей организации Застройщика:

o Требования;

o Инструкции;

o Руководства;

o Реестры.

2.1. Стандарты первого и второго уровня декомпозиции содержат принципы и методологию, которую выборочно могут использовать организации, находящиеся на разных уровнях применения принципов проектного управления. Данные стандарты утверждаются организацией, осуществляющей администрирование информационной системы управления проектами – офисом управления проектами.

2.2. Стандарты третьего и четвертого уровня декомпозиции могут утверждаться как соответствующей организацией Застройщика, так и офисом управления проектами.

2.3. На третьем и четвертом уровне декомпозиции стандарты при необходимости могут иметь еще один подуровень декомпозиции.

2.4. Стандарты всех уровней декомпозиции являются обязательными для исполнения командой реализации ИСП.

2.5. Правила управления проектами по методу PRINCE2 Agile были переработаны и дополнены в следующих стандартах организации второго уровня декомпозиции (см. таблицу 3.1).

2.6. Перечень стандартов (все четыре уровня декомпозиции), отражающий все правила управления проектами по методологии PRINCE2 Agile и позволяющий эффективно управлять ИСП, представлен в СТО-IV «Реестр стандартов организации».

Таблица 3.1 – Стандарты организации по методологи управления проектами PRINCE2 Agile

СТАНДАРТЫ ОРГАНИЗАЦИИ
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ
ПРОЦЕССЫ PRINCE2AGILE
ПРИНЦИПЫ И ОБЛАСТИ ЗНАНИЙ PRINCE2AGILE
1. Регламент управления командой реализации инвестиционно-строительного проекта • Описание всех выполняемых функций по ролям команды руководства проектом, команды управления проектом, офиса управления проектом и группы реализации проекта
• Система мотивации
• Система повышения квалификации		 Руководство проектом (Directing a project)Управление границами стадии (Managing a stage boundary) Организационная структура проектаАдаптация для соответствия проектной среде
2. Регламент управления процессом инициации и последующего старта инвестиционно-строительного проекта Разработка стратегии организацииРазработка портфеля проектовРазработка планов управления проектомЗаключение договоров управления проектом Инициация проекта (Initiation a project)Начало проекта (Starting up a project) Бизнес-кейс проектаНепрерывное бизнес-обоснованиеПланы управления содержанием проектаПлан управления рисками по проекту
3. Регламент разработки концепции и проектирования строительного объекта Разработка концепции строительного объектаПроведение инженерных изысканий и подготовка исходно-разрешительной документацииРазработка эскизного проектаРазработка проектно-сметной документации (ПСД) и информационной моделиХранение и внесение изменений в ПСДАнализ данных по результатам эксплуатации построенных объектов Управление созданием продукта (Managing Product Delivery) Сосредоточенность на продуктах Непрерывное бизнес-обоснование
4. Регламент планирования и организации поставок и СМР для инвестиционно-строительного проекта Актуализация бюджета и сроковПроведение закупокЗаключение договоровУчет ТМЦ, физических лиц и транспортных средствСдача-приемка работОтражение расходов и оплат в управленческом учетеЗакрытие договоров Управление созданием продукта (Managing Product Delivery) Сосредоточенность на продуктах Непрерывное бизнес-обоснование
5. Регламент по управлению контролем качества, промышленной безопасностью и сопутствующими инжиниринговыми услугами на строительном объекте Контроль качества строительных работ и применяемых материалов и оборудованияОсуществление контроля промышленной безопасности Управление созданием продукта (Managing Product Delivery) Оценка качества проекта
6. Регламент управления реализацией продуктов инвестиционно-строительного проекта СтрахованиеПередача в эксплуатациюВыполнение гарантийных обязательств Управление созданием продукта (Managing Product Delivery) Управление изменениями по проекту
7. Регламент управления процессами контроля и руководства инвестиционно-строительным проектом Проведение оперативных, рабочих и отчетных совещанийОсуществление контроля по договорам поставки и выполнения работКонтроль за выполнением планов проектов Контроль стадии (Controlling a stage) Оценка качества проектаНепрерывное бизнес-обоснованиеУправление прогрессом по проектуУправление по стадиям Управление по исключениюУправление изменениями по проекту
8. Регламент управления процессами закрытия инвестиционно-строительного проекта Закрытие проекта и портфеля проектаФормирование лучшей практики Завершение проекта (Closing a project) Оценка качества проекта
9. Регламент управления знаниями по инвестиционно-строительным проектам ТерминыКлассификаторыРегламентыРеестры типовых примеров, форм документов, инструкций, ограничительных списков, моделей данных Завершение проекта (Closing a project) Обучение на опыте
10. Регламент управления информационно-технической инфраструктурой проекта Требования к оснащению рабочих местТехническая поддержкаРазвитие - -

3. Регламент управления командой реализации ИСП

Управление командой реализации инвестиционно-строительного проекта (ИСП) в первую очередь определяет эффективность и результативность всех последующих процессов управления ИСП, т.к. только эффективная команда реализации проекта максимально продуктивно использует существующие регламентированные инструменты управления проектами и, смотря далеко вперед, лучше удовлетворяет требования потребителей продукции проекта, находя возможности для оптимизации и улучшения как в процессах управления проектом, так и в самом продукте проекта.

С целью построения эффективной команды реализации ИСП данный регламент содержит:

• Подробное описание всех выполняемых функций по ролям команды руководства проектом, команды управления проектом, офиса управления проектом и группы реализации проекта;
• Систему мотивации;
• Систему повышения квалификации;
• Требования к оснащению рабочих мест.

Данные сущности подробно раскрываются в СТО-II «Регламент управления командой реализации инвестиционно-строительного проекта».

3.1. Команда реализации ИСП

Обязанности команды реализации проекта определены в СТО-III: «Положение о координационном совете по инвестиционно-строительным проектам», «Положение о команде управления инвестиционно-строительными проектами», «Положение об офисе управления инвестиционно-строительными проектами», «Положение о группе реализации инвестиционно-строительных проектов».

Команда реализации инвестиционно-строительного проекта (рис.6.1) состоит из:

Инвестора и/или Застройщика:

управление командой руководства и командой управления проектом;

принятие управленческих решений по информации от офиса управления проектами;

Офиса управления проектами:

обеспечение информационно-технической инфраструктурой проектов Инвестора, Застройщика, команды руководства и управления проектом;

выполнение контрольных и обучающих функций, возложенных Инвестором и/или Застройщиком по соответствующему договору;

разработка стратегий гарантии поставок и снижения затрат по ИСП;

Команды руководства проектом:

принятие координационным советом ключевых решений по плану проекта и плану стадии проекта;

управление портфелем проектов;

Команды управления проектом:

исполнение плана проекта и его стадии в рамках заключенного с Застройщиком или Инвестором договора на управление ИСП;

детальное планирование работ следующей стадии;

гибкое управление планом продукции проекта в рамках релиза (календарного месяца) и в рамках итерации (календарной недели);

управление поставками ресурсов и выполнением строительно-монтажных работ (СМР) в рамках заключенных договоров и/или соглашений с соответствующими исполнителями из групп реализации ИСП;

Группы снабжения проекта ресурсами:

обеспечение выполнения плана проекта ресурсами, поставляемыми в рамках выполнения договорных обязательств по проекту;

Группы реализации проекта:

выполнение задач по проекту ответственными лицами из функциональных подразделений компании или группы компаний. Выполняется в рамках заключенных соглашений по проекту;

Группы регулирования и надзора:

согласование, выдача разрешений, надзор и регулирование по процессам проектирования и последующего выполнения строительно-монтажных работ проекта. Выполняется в рамках заключаемых договоров или государственных полномочий.

Рис. 6.1 – Состав команды реализации инвестиционно-строительных проектов

4. Регламент управления процессом инициации и последующего старта ИСП

Регламент управления стартом и инициацией инвестиционно-строительных проектов определяет следующие действия:

быстрый переход от стратегии организации и проектной идеи к старту разработки;

концептуальное проектирование и планирование, утверждение технико-экономического обоснования проекта в увязке с портфелем проектов застройки территории;

назначение команды реализации проекта;

создание плана проекта.

Данные сущности подробно раскрываются в СТО-II «Регламент управления процессом инициации и последующего старта инвестиционно-строительного проекта».

5. Регламент разработки концепции и проектирования строительного объекта

Регламент разработки концепции и проектирования строительного объекта определяет следующие действия исполнителей:

Выбор проектной организации и организации по инженерно-геологическим изысканиям;

Разработка конкурентоспособной концепции и модели реализации строительного объекта от старта продаж до окончания реализации портфеля проектов; утверждение целевых показателей доходов по продуктам бюджета реализации ИСП;

Построение директивного графика строительства объекта;

Создание стоимостной модели, учитывающей текущие цены на работы и материалы; утверждение лимитов расходов по пакетам работ бюджета ИСП;

Организация процесса прохождения проекта строительного объекта через экспертизу (полную и (или) обязательную);

Формирование полного комплекта рабочей документации для перехода к следующей стадии ИСП;

Организация процесса управления изменениями по проектно-сметной документации.

Данные сущности подробно раскрываются в СТО-II «Регламент разработки концепции и проектирования строительного объекта».

6. Регламент планирования и организации поставок и СМР для ИСП

Управление поставками ресурсов наряду с управлением содержанием и ценообразованием является одним из ключевых элементов для достижения целей инвестиционно-строительного проекта (ИСП).

Регламент управления поставками ресурсов включает в себя описание технологии решения следующих основных задач:

Удержание стоимости работ, материалов, оборудования, машин и механизмов в рамках утвержденных лимитов по количеству и стоимости по ресурсным ведомостям или пакетам работ в процессе планирования и контроля за поставками ресурсов и выполнением СМР;

Планирование и оперативное изменение сроков по выполняемым работам, поставляемым материалам на уровне графика проекта и графика выполнения строительных работ;

Реализация тендерных процедур в рамках стандарта организации Застройщика, направленного на обеспечение надлежащей конкуренции с целью соблюдения стратегий гарантии поставок и снижения стоимости;

Исключение ошибок при приемке работ, материалов;

Контроль движения рабочих и машин, охраны товарно-материальных ценностей;

Ведение управленческого и бухгалтерского учета;

Закрытии договоров поставок;

Контроль фактического бюджета проекта в режиме онлайн: доходной и расходной части; соблюдение баланса потоков выручки и затрат проекта в процессе управления графиком движения денежных средств.

Данные сущности подробно раскрываются в СТО-II «Регламент планирования и организации поставок и СМР для инвестиционно-строительного проекта».

7. Регламент управления контролем качества, промышленной безопасностью и сопутствующими инжиниринговыми услугами

Регламент управления контролем качества, промышленной безопасностью и сопутствующими инжиниринговыми услугами определяет следующие действия:

Своевременное выявление отклонений в утвержденной проектной, рабочей и исполнительной технической документации, организации и технологии выполнения работ, использовании подрядчиками рабочих соответствующей квалификации и операционных карт контроля качества, проведении приемо-сдаточных испытаний, применяемых материалах и оборудовании с точки зрения соответствия строительным нормам, проектной документации, договорным отношениям с поставщиками ресурсов;

Контроль за результатами лабораторных, геодезических и геологических исследований;

Освидетельствование скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения;

Контроль качества выполняемых работ с заполнением карт контроля качества;

Еженедельный мониторинг устранения выданных замечаний, выполнения предписаний по всем выявленным несоответствиям;

Оценка готовности строительного объекта к сдаче в эксплуатацию;

Контроль за выполнением требований, установленных Заказчиком для промышленной безопасности, складирования и хранения;

Выявление необходимости и организация проведения дополнительного инструментального контроля качества элементов конструкций строительного объекта, оценки объема выполненных работ.

Данные сущности подробно раскрываются в СТО-II «Регламент по управлению контролем качества, промышленной безопасностью и сопутствующими инжиниринговыми услугами на строительном объекте».

8. Регламент управления реализацией продуктов ИСП

Регламент управления реализацией продукции инвестиционно-строительного проекта определяет последовательность действий исполнителей по:

Постоянному мониторингу за требованиями покупателей и конкурентным окружением с целью своевременного изменения плана продукции проекта и предложения одного из наиболее выгодных решений для покупателя и Заказчика;

Поиску и выбору наиболее эффективного канала реализации продукции проекта;

Выполнению плана реализации, обеспеченного соответствующей страховой, рекламной и информационной поддержкой;

Передаче законченного строительством объекта покупателю и управляющей компании с обеспечением выполнения гарантийных обязательств.

Данные сущности подробно раскрываются в СТО-II «Регламент управления реализацией продуктов инвестиционно-строительного проекта».

9. Регламент управления процессами контроля и руководства ИСП

СТО-II «Регламент управления процессами контроля и руководства инвестиционно-строительным проектом» раскрывает следующие базовые принципы:

Управление по стадиям, что включает в себя разделение проекта на этапы и введение процедуры планирования и изменения по этапам и принятия результата этапа командой руководства проектом, состоящей из координационного совета и управляющего портфелем проекта;

Управление по исключениям, что включает в себя установку допусков от Заказчика (в лице координационного совета) для пределов делегированных полномочий команде управления проектом, состоящей из управляющего проектом, куратора проекта, главного архитектора проекта, менеджера по работам и менеджера по поставкам. Выход за пределы установленных допусков мониторит по заключаемым договорам координатор из офиса управления проектами с уведомлением о рисковых событиях Заказчика, координационного совета и управляющего портфелем проекта;

Фокус на продукции проекта означает, что все проводимые командой управления проектом ежедневные, еженедельные и ежемесячные совещания должны приводить к тому описанию продукции проекта, которое на всех этапах проекта соответствует конкурентному окружению и предоставляет точную информацию о сроках ее разработки, критериях и методах обеспечения качества.

9.1. Управление по стадиям

Стадии проекта, предлагаемые координационным советом после рассмотрении технико-экономического обоснования проекта, указываются в организационно-распорядительном документе организации о назначении управляющего проектом.

Рекомендуется использовать при управления инвестиционно-строительным проектом следующие стадии:

Ленддевелопмент;

Проектирование;

Информационное моделирование;

Строительно-монтажные работы;

Работы по завершению проекта.

При необходимости отдельные стадии ИСП могут иметь отдельный бюджет и управляться как отдельный проект с передачей активов по его завершению.

10. Регламент управления процессами закрытия ИСП

СТО-II «Регламент управления процессами закрытия инвестиционно-строительного проекта» формализует следующие действия:

Закрытие договорных отношений с поставщиками ресурсов, урегулирование конфликтов;

Защиту завершенного проекта перед Заказчиком;

Передачу управляющему портфелем проектов активов и пассивов из инвестиционно-строительного проекта по незавершенным работам, в т.ч. по претензиям, (длительность которых выходит за рамки управления текущего проекта) для последующего управления и их завершения;

Получение точной и задокументированной информации по плановому и фактическому бюджету и расписанию проекта; плану управления рисками и промышленной безопасностью, информационной модели продукции проекта с произведенными оценками поставленных по факту материалов, качества выполненных работ и конструктивных элементов и извлеченным урокам закрываемого проекта, полученным командой управления проектом.

11. Регламент управления знаниями по ИСП

СТО-II «Регламент управления знаниями по инвестиционно-строительным проектам» определяет технологию достижения следующих целей:

Команды управления проектами должны проявлять инициативу по раскрытию извлеченных уроков в процессе выполнения проекта;

Команды реализации проекта должны учиться на задокументированных уроках, извлеченных из предыдущих проектов;

Команды реализации проекта должны владеть общими терминами и использовать в своей работе успешные методики, стандарты, типовые шаблоны договоров и форм документов, общие базы данных, типовых калькуляций и пользовательских инструкций.

12. Регламент управления информационно-технической инфраструктурой ИСП

СТО-II «Регламент управления информационно-технической инфраструктурой проекта» определяет процесс обеспечения команды реализации проекта:

Программным обеспечением;

Оборудованием и сетевой инфраструктурой;

Технической поддержкой;

Задокументированной архитектурой информационной системы, рабочих форм и отчетов, обучающими материалами.

12.2. Состав информационно-технической инфраструктуры проекта

Изложенный выше свод стандартов организации для управления ИСП определяет функциональный состав информационно-технической инфраструктуры проекта:

Классификатор единичных ресурсов - систематизированный перечень используемых при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов капитального строительства материалов, изделий, конструкций, оборудования, строительных машин и автотранспортных средств, каждому из которых присвоен определенный код и рассчитана рекомендованная стоимость, исходя из текущих рыночных цен.

«Строительный комплекс» - информационная система управления инвестиционно-строительными проектами с использованием модели строительного объекта от проектирования до ввода в эксплуатацию:

o Ресурсная ведомость проекта, интегрированная с моделью объекта;

o Электронная торговая площадка;

o Система электронного документооборота;

o Система управленческой отчетности;

o Система календарно-сетевого планирования;

o Интеграция с учетными системами, системой управления взаимоотношениями с клиентами и централизованным казначейством.

Система коммуникации:

o Microsoft Skype for Business;

o Microsoft Outlook;

o другие средства связи.

13. Служебная информация

НАИМЕНОВАНИЕ ПУНКТА
СОДЕРЖАНИЕ
Статус регламента (в разработке, на согласовании, действующий, отмененный) Разработан
Эксперты Крикун Александр Алексеевич
Разработал Муравицкий О.С., Хайруллин И.Х.
Редакция от (версия) 02.04.2018
На замену (старый или новый регламент) Новый регламент
Дата введения и срок действия (распоряжение, приказ) 02.04.2018
Организации, на которые распространяется действие регламента ООО «Эфекс системс»
Группа компаний «ЭФЕКС»