СТО УП «Регламент управления поставками через генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту»
Разработан: Смирнов С.А.
1. Общие положения
1.1. Настоящий стандарт организации устанавливает требования к процессу поставок материалов и оборудования через Генерального поставщика в рамках реализации инвестиционно-строительного проекта по технологии develop-man.
1.2. Участниками данного процесса являются:
1) Менеджер Заказчика − ответственное лицо из команды ИСП;
2) Специалист по работе с базой данных Закупки со стороны офиса управления проектами (далее – Специалист по закупке);
3) Менеджер Генерального поставщика – ответственное лицо со стороны специализированной организации, определенной тарифным соглашением.
1.3. Все участники данного процесса несут ответственность за надлежащее исполнение своих обязательств согласно условиям заключенных договоров.
1.4. В случае необходимости несоблюдения какого-либо требования, установленного настоящим СТО, Менеджер Заказчика или Менеджер Генерального поставщика направляет письмо ЕИО своей организации с обоснованным предложением об отступлении от положений настоящего СТО, на основании которого он принимает соответствующее решение.
1.5. Настоящий СТО обязателен для исполнения всеми участниками системы стандартов бренда develop-man, в том числе и участникам описываемого процесса (см. п. 1.2).
1.6. При использовании данного СТО целесообразно проверить действие редакции документов, на которые сделаны ссылки в тексте. В случае, если данный документ заменен (изменен), то необходимо руководствоваться его действующей редакцией.
1.7. Общая последовательность действий в процессе и предельное время их выполнения представлены в таблице 1:
Таблица 1 – Общая последовательность действий
Наименование действия |
Предельное время выполнения действия* |
| 1. Формирование Заказчиком заявки Генеральному поставщику |
Не позже чем за 3 (три) недели до срока поставки |
| 2. Формирование корзины материалов и выбор способа отбора поставщиков |
1 день |
| 3. Проведение отбора поставщиков |
2−5 дней |
| 4. Заключение договоров Поставки и Генеральной поставки в текущих ценах |
6 дней
|
* В случае, если на этапе какого-либо из действий выполняется корректировка документов или рассмотрение комиссией спорной ситуации, то предельное время выполнения действия увеличивается на значения, установленные соответствующими разделами настоящего СТО. |
2. Формирование Заказчиком заявки Генеральному поставщику
2.1. Алгоритм действий, выполняемых при формировании заявки генеральному поставщику представлен на рисунке 1:
Рисунок 1 − Алгоритм действий, выполняемых при формировании заявки генеральному поставщику
2.2. Менеджер Заказчика формирует Заявку на поставку материалов и оборудования Менеджеру Генерального поставщика через подсистему программы 1С: Бухгалтерия «Автоматизация генеральных поставок» в разделе «Застройщик» путем создания «Плана материальных ресурсов по инвестиционному проекту» (далее – ПМР) согласно СТО МИ пользователя по работе с ПО «Автоматизация генеральных поставок».
2.2.1. ПМР готовится полностью на весь объем материальных ресурсов в рамках пакета работ по ИСП.
2.2.2. В создаваемом ПМР Менеджер Заказчика при необходимости может обозначить дополнительные технические характеристики материала и оборудования, при этом указывать определенное наименование производителя данных материалов и оборудования − не допускается.
2.3. Менеджер Заказчика согласовывает Заявку на поставку материалов и оборудования с соответствующими менеджером по управлению инвестированием, менеджером по контролю и аналитике инвестирования со стороны организации инвестора (при наличии данного требования от ЕИО организации инвестора) и управляющим ИСП не менее чем за 3 (три) недели до указанного срока поставки.
После положительного согласования Заявка на поставку материалов и оборудования автоматически направляется Менеджеру Генерального поставщика.
2.4. В течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения Заявки на поставку материалов и оборудования Менеджер Генерального поставщика проверяет ее и, в случае необходимости уточнений, направляет запрос Менеджеру Заказчика в системе электронного документооборота (далее – СЭД).
2.5. При необходимости внесения изменений (корректировок) в Заявку на поставку материалов и оборудования, Менеджер Заказчика создает документ ПМР с видом операции «Корректирующий» согласно СТО МИ пользователя по работе с ПО «Автоматизация генеральных поставок».
2.5.1. По одному пакету работ (в рамках реализации одного ИСП) возможно внесение не более 2 (двух) корректировок в ПМР (допустимое количество корректировок Заявки на поставку материалов и оборудования).
2.5.2. Возможность внесения более 2 (двух) корректировок в ПМР по одному пакету работ (в рамках реализации одного ИСП) согласовывается Менеджером Заказчика с ЕИО организации Заказчика.
2.5.3. За каждый факт корректировки ПМР свыше допустимого количества, установленного п. 2.5.1 настоящего СТО, организация Генерального поставщика вправе начислить организации Заказчика неустойку в размере установленном условиями заключенного договора
СТО СТД 009-2014 «Договор генеральных поставок».
3. Формирование корзины материалов и выбор способа отбора поставщиков
3.1. Алгоритм действий, выполняемых при формировании корзины материалов и выбор способа отбора поставщиков представлен на рисунке 2:
Рисунок 2 − Алгоритм действий, выполняемых при формировании заявки генеральному поставщику
3.2. Менеджер Генерального поставщика через подсистему программы 1С: Бухгалтерия «Автоматизация генеральных поставок» в разделе «Ген. поставщик» консолидирует заявки от всех Менеджеров Заказчика, формирует корзины материалов, которые включают в себя единичный(ые) ресурс(ы) одного 6-тизначного кода каталога КПЕС, и создает спецификации по форме «Закупка к сроку» согласно СТО МИ пользователя по работе с ПО «Автоматизация генеральных поставок».
3.2.1. Объединение нескольких единичных ресурсов из разных 6-тизначных кодов Каталога КПЕС в одну корзину материалов возможно:
- по группам ресурсов, установленных СТО УП «Правила формирования корзин материалов для проведения закупок»;
- по составленному обоснованному решению для объединения, согласованному с Менеджером Заказчика.
3.2.2. Формирование разных корзин материалов одного 6-тизначного кода каталога КПЕС возможно по 6-тизначным кодам, установленным в СТО УП «Правила формирования корзин материалов для проведения закупок».
3.3. Менеджер Генерального поставщика выбирает способ отбора поставщиков, который зависит от стоимости спецификации «Закупка к сроку».
3.3.1. В случае, если стоимость спецификации «Закупка к сроку» составляет 100 000 (сто тысяч) рублей и более, то Менеджер Генерального поставщика проводит отбор поставщиков по одному из вариантов:
а) при помощи конкурентной закупки;
б) по результатам прошедших ранее конкурентных закупок за последние 3 (три) месяца.
3.3.2. В случае, если стоимость спецификации «Закупка к сроку» менее 100 000 (ста тысяч) рублей, то Менеджер Генерального поставщика проводит отбор поставщиков по одному из вариантов:
а) с помощью конкурентной закупки;
б) по результатам прошедших ранее конкурентных закупок за последние 3 (три) месяца;
в) самостоятельно.
4. Проведение отбора поставщиков
4.1. Алгоритм действий, выполняемых при проведении отбора поставщиков представлен на рисунке 3:
Рисунок 3 − Алгоритм действий, выполняемых при проведении отбора поставщиков
4.2. Менеджер Генерального поставщика проводит отбор поставщиков по одному из способов, выбранному согласно п. 3.3 настоящего СТО:
а) с помощью конкурентной закупки;
б) по результатам прошедших ранее конкурентных закупок за последние 3 (три) месяца;
в) самостоятельно.
4.2.1. Обязательным условием для участия в отборе поставщиков является наличие у организации личного кабинета и цен на предлагаемые ими товары в информационной системе «Маркетинговые технологии».
4.2.2. При наличии информации об организациях, которые потенциально могут принять участие в поставках необходимых ресурсов Менеджер Заказчика или Менеджер Генерального поставщика сообщает Специалисту по закупке для своевременного привлечения им к закупке этих организаций.
4.3. Отбор поставщиков при помощи конкурентной закупки:
4.3.1. Менеджер Генерального поставщика формирует Заявку на проведение закупки в СЭД путем создания карточки договора поставки с номинальным поставщиком (используя СТО СТД 003-2014 «Договор поставки») с указанием условий договора: способа поставки (доставка поставщиком/ самовывоз покупателем) и размера аванса (в процентах от цены продукции).
Закупка по оригинальным договорам поставки возможна только после получения положительной визы ЕИО организации Генерального поставщика.
4.3.2. Менеджер Генерального поставщика прикладывает к созданной карточке договора поставки с номинальным поставщиком спецификацию «Закупка к сроку» из программы 1С: Бухгалтерия.
На одну карточку договора поставки с номинальным поставщиком приходится одна спецификация «Закупка к сроку».
4.3.3. Менеджер Генерального поставщика согласовывает с ЕИО организации Генерального поставщика (или назначенным им ответственным лицом) проведение закупки и направляет заявку на её проведение до 14:00 текущего дня Специалисту по закупке со следующей информацией:
- наименование и реквизиты своей организации;
- форму предлагаемого договора согласно п. 4.3.1 настоящего СТО;
- предмет договора исходя из требований п. 3.2 настоящего СТО;
- объем, сроки и место поставки;
- указание параметров для оценки коммерческих предложений и выбора победителя;
- необходимую информации о предмете договора (пояснения, чертежи, макеты, эскизы и т.д.);
- указание требований к поставщикам (опыт работы, рыночный потенциал, наличие дилерских соглашений);
- указание срока продолжительности приема коммерческих предложений (по умолчанию – на усмотрение Специалиста по закупке);
- иные условия договора (размер аванса, параметры доставки, требование к наличию необходимых документов и т.д.).
4.3.4. Специалист по закупке проверяет полноту представленной информации в Заявке на проведение закупки и проводит закупку согласно СТО УП «Регламент проведения электронных закупок». В случае, если необходимо внести какие-либо корректировки, то Заявка на проведения закупки возвращается Менеджеру Генерального поставщика с указанием замечаний.
4.3.5. В случае, если Специалист по закупке возвращает Заявку на проведение закупки с указанием замечаний для исправления, то Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения замечаний вносит необходимые исправления и повторно направляет откорректированную Заявку на проведение закупки Специалисту по закупке.
4.3.6. Отмена закупки допускается в следующих ситуациях:
- по требованию Менеджера Генерального поставщика об отмене закупки;
- по требованию Менеджера Генерального поставщика о необходимости внесения изменений в закупку;
- по требованию Специалиста по закупке согласно п. 4.3.8 настоящего СТО;
- по требованию Специалиста по закупке в случае обращения поставщиков об ошибочных данных в корзине материалов закупки или в дополнительной информации к закупке.
При отмене закупки услуги Специалиста по закупке оплачиваются Генеральным поставщиком в полном объеме.
4.3.7. Изменения в закупке невозможны после осуществления ее публикации и рассылки.
В случае необходимости изменений в закупке, Менеджер Генерального поставщика отменяет ее и формирует новую Заявку на проведение закупки.
4.3.8. Специалист по закупке в течение 1 (одного) рабочего дня с момента окончания закупки формирует Протокол проведения Закупки и выбирает победителя.
4.3.8.1. Специалист по закупке включает в протокол проведения закупки коммерческие предложения, полученные от организаций, не состоящих в Реестре недобросовестных контрагентов.
4.3.8.2. В зависимости от количества поступивших коммерческих предложений, соответствующих условиям закупки (способ поставки, размер аванса), Специалист по закупке может выполнить одно из действий (отмечены «+»), указанных в таблице 2:
Таблица 2 – Варианты действий Специалиста по закупке, в зависимости от количества полученных коммерческих предложений
| Возможное действие |
Поступило коммерческих предложений: |
| 3 и более полных (на всю корзину закупок) |
1-2 полных (на всю корзину закупок) |
ни одного полного, но есть неполные (на часть корзины закупок) |
ни одного |
| 1. Выбрать победителем организацию с наименьшей стоимостью коммерческого предложения по закупке |
+ |
+ |
+ |
− |
| 2. Выбрать победителем организацию не с наименьшей стоимостью коммерческого предложения по Закупке, указав обоснованную причину такого выбора в карточке договора |
+ |
+ |
+ |
− |
| 3. Отменить закупку и провести ее заново, указав обоснованную причину отмены в карточке договора |
+ |
+ |
+ |
− |
| 4. Отменить закупку и дать рекомендацию Менеджеру Генерального поставщика по увеличению эффективности закупки (изменить условия проекта договора, разделить корзину закупок на несколько отдельных закупок, приложить необходимую информацию о предмете договора и т.д.) и о необходимости создать новую Заявку на проведение закупки. |
− |
+ |
+ |
+ |
| 5. Выбрать победителем несколько организаций, разделив между ними корзину закупок и указав обоснованную причину такого выбора в карточке договора |
− |
+* |
+ |
− |
| * через заседание комиссии согласно п. 4.3.8.3 или 4.3.11 настоящего СТО (в том числе с использованием неполных коммерческих предложений) |
4.3.8.3. В случае, если при выборе победителя возникла спорная ситуация, то Специалист по закупке инициирует и назначает дату заседания комиссии для рассмотрения возникшего вопроса (посредством программы MS Lync).
В состав данной комиссии входят:
- Специалист по закупке;
- Менеджер Генерального поставщика;
- Менеджер Заказчика (и (или) в случае необходимости соответствующий управляющий ИСП).
В случае, если по результатам заседания комиссии не было найдено единого решения, то Специалисту по закупке следует инициировать новое заседание комиссии в расширенном составе:
- ЕИО организации Генерального поставщика;
- ЕИО организации, осуществляющей закупку;
- Специалист по закупке;
- Менеджер Генерального поставщика;
- Менеджер Заказчика (и (или) в случае необходимости соответствующий управляющий ИСП).
Окончательное решение принимается представителями заказчика закупки и стороны, ответственной за выбор победителя, при этом участники команды ИСП вправе лишь указать свои рекомендации для принятия оптимального решения.
Специалист по закупке ведет видеозапись совещания и прикладывает ее в Заявку на проведение Закупки.
4.3.9. Специалист по закупке выбирает победителя в личном кабинете информационной системы «Маркетинговые технологии» согласно СТО МИ «Участие в процессе закупки в роли «Ответственный за закупки».
4.3.10. Специалист по закупке направляет Менеджеру Генерального поставщика итоговый протокол закупки, приложенный в Заявку на проведение закупки.
4.3.11. В случае, если Менеджер Генерального поставщика не согласен с решением Специалиста по закупке по выбору победителя, то он в течение 1 (одного) рабочего дня с момента уведомления инициирует и назначает дату заседание комиссии для рассмотрения вопроса об изменении результатов закупки.
В состав данной комиссии входят:
- ЕИО организации Генерального поставщика;
- ЕИО организации, осуществляющей закупку;
- Специалист по закупке;
- Менеджер Генерального поставщика;
- Менеджер Заказчика (и (или) в случае необходимости соответствующий управляющий ИСП).
Окончательное решение принимается представителями заказчика закупки и стороны, ответственной за выбор победителя, при этом участники команды ИСП вправе лишь указать свои рекомендации для принятия оптимального решения.
Специалист по закупке ведет видеозапись совещания и прикладывает ее в Заявку на проведение Закупки.
4.4. Отбор поставщиков по результатам прошедших ранее закупок:
4.4.1. Менеджер Генерального поставщика в личном кабинете информационной системы «Маркетинговые технологии», либо на сайте «Закупки» осуществляет поиск прошедших актуальных закупок по закупаемым ресурсам.
4.4.2. Результаты прошедших закупок считаются актуальными в течение 3 (трех) месяцев с момента их окончания (составления протокола).
4.4.3. Менеджер Генерального поставщика определяет минимальную стоимость каждого необходимого ресурса среди коммерческих предложений найденной закупки (далее – Сравнительная стоимость). В случае если данная стоимость превышает рекомендуемую по данным сайта «Ресурсы», то за сравнительную стоимость принимается рекомендуемая.
4.4.4. Менеджер Генерального поставщика формирует запрос на получение коммерческих предложений победителям найденных закупок и любым другим поставщикам, способных поставить необходимый набор ресурсов.
4.4.5 По результатам полученных коммерческих предложений Менеджер Генерального поставщика выбирает поставщика со стоимостью товаров/работ/услуг по соответствующим ресурсам, не превышающей определенную ранее Сравнительную стоимость (см. п. 4.4.3).
4.5. Отбор поставщиков самостоятельно:
4.5.1. Менеджер Генерального поставщика осуществляет отбор поставщиков самостоятельно через поиск на сайте «Ресурсы», запрашивая коммерческие предложения или любым другим способом.
4.5.2. Обязательными условиями при самостоятельном отборе поставщиков являются:
- наличие на странице закупаемого единичного ресурса минимум трех актуальных (не старше 180 дней) предложений соответствующих товаров/работ/услуг от различных организаций;
- непревышение стоимости поставляемых товаров/работ/услуг над рекомендуемой стоимостью соответствующих ресурсов сайта «Ресурсы».
4.5.3. В случае, если по закупаемому ресурсу Менеджером Генерального поставщика были получены коммерческие предложения от организаций, не имеющих личного кабинета и цен на предлагаемые товары/работы/услуги в информационной системе «Маркетинговые технологии», то ему необходимо занести эти данные согласно СТО Маркетинговые технологии. «Руководство пользователя в роли «Оператор» по работе в Личном кабинете».
4.5.4. В случае, если по закупаемому ресурсу Менеджером Генерального поставщика были получены коммерческие предложения от организаций, имеющих личный кабинет в информационной системе «Маркетинговые технологии», но предлагаемые товары/работы/услуги отсутствуют в их прайсе, то ему необходимо обратиться к ответственным специалистам данной организации с просьбой занести отсутствующую информацию согласно СТО Маркетинговые технологии. «Руководство пользователя в роли «Продавец» по работе с прайсом».
5. Заключение договоров Поставки и Генеральной поставки в текущих ценах Генерального поставщика
5.1. Алгоритм действий, выполняемых при заключении договоров Поставки и Генеральной поставки в текущих ценах Генерального поставщика представлен на рисунке 4:
Рисунок 4 − Алгоритм действий, выполняемых при заключении договоров
5.2. Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня с момента выбора поставщика формирует договор, используя СТО СТД 003-2014 «Договор поставки» и спецификацию по форме «Поставка к сроку» (либо только спецификацию по форме «Поставка к сроку» при наличии заключенного ранее договора) согласно СТО МИ пользователя по работе с ПО «Автоматизация генеральных поставок» и отправляет спецификацию на согласование Специалисту по закупке согласно СТО УП «Регламент согласования офисом управления проектами договоров поставки между Генеральным поставщиком и контрагентом».
5.2.1. Обязательным требованием для заключения спецификации является наличие всех закупаемых товаров/работ/услуг поставщика в прайсе данной организации в информационной системе «Маркетинговые технологии».
5.2.2. Специалист по закупке проверяет спецификацию «Поставка к сроку», а также процедуру отбора поставщиков по данной спецификации на предмет соответствия системе стандартов бренда develop-man согласно СТО УП «Регламент согласования офисом управления проектами договоров поставки между Генеральным поставщиком и контрагентом».
5.2.3. В случае отсутствия нарушений Специалист по закупке согласовывает спецификацию «Поставка к сроку» в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения.
5.2.4. В случае выявления нарушений Специалист по закупке направляет спецификацию «Поставка к сроку» Менеджеру Генерального поставщика с замечаниями, процесс исправления которых установлен СТО УП «Регламент согласования офисом управления проектами договоров поставки между Генеральным поставщиком и контрагентом».
5.2.5. Менеджер Генерального поставщика сразу после согласования договора и (или) спецификации «Поставка к сроку» к договору поставки уведомляет об этом Менеджера Заказчика.
5.3. После согласования договора и спецификации «Поставка к сроку» они подписываются Менеджером Генерального поставщика и поставщиком в течение 2 (двух) рабочих дней.
5.3.1. В случае, если по итогам отбора поставщиков в виде конкурентной закупки победитель закупки отказывается от подписания договора и спецификации «Поставка к сроку», то Менеджер Генерального поставщика уведомляет об этом в течение 1 (одного) рабочего дня Специалиста по закупке, при этом направляет ему письменный отказ, завизированный печатью организации победителя.
5.3.2. При отсутствии письменного отказа Специалист по закупке проверяет отказ звонком в организацию победителя. В результате Специалист по Закупке включает такую организацию в Реестр недобросовестных контрагентов согласно СТО УП «Реестр недобросовестных контрагентов» и выбирает победителем закупки другого поставщика согласно п. 4.3.8 настоящего СТО.
5.4. В течение 2 (двух) рабочих дней после получения уведомления о согласовании договора поставки и (или) спецификации «Поставка к сроку» к договору поставки Менеджер Заказчика действует согласно требованиям п. 2.4.2 СТО УП «Регламент заключения СТД на поставку через Генерального поставщика».
5.5. После подписания договора поставки и (или) спецификации «Поставка к сроку» Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня выполняет одно из следующих действий:
5.5.1. Согласовывает договор и подписывает ЭЦП договор и спецификацию «Ген. поставка» при условии, что были получены оба документа.
5.5.2. Подписывает ЭЦП спецификацию «Ген. поставка», если она была получена к уже действующему договору.
5.5.3. Направляет аргументированный отказ ответственному Менеджеру Заказчика с указанием конкретных замечаний.
5.6. В случае, если ответственному Менеджеру Заказчика были направлены замечания, то он обязан в течение 1 (одного) рабочего дня их устранить и повторно направить Менеджеру Генерального поставщика исправленный(ые) документ(ы).
