СТО УП «Руководство на роль: Менеджер по управлению инвестированием в обеспечение машинами и механизмами»

Разработан: Орлов В.М., Растяпин А.А.

1. Общие положения

1.1. Настоящий стандарт организации «Руководство на роль: Менеджер по управлению инвестированием в обеспечение машинами и механизмами» (далее – Руководство), описывает основные действия, выполняемые менеджером по управлению инвестированием в обеспечения машинами и механизмами (далее – Менеджером), их содержание и требования к выполнению, в рамках реализации инвестиционно-строительного проекта по технологии develop-man (далее – Проекта).

1.2. Определенные действия и операции, указанные в Руководстве, могут осуществляться другими лицами в соответствии с договорами, заключаемыми с организацией инвестора.

1.3. Основная задача Менеджера – обеспечение участников команды ИСП услугами машин и механизмов в ходе выполнения ими комплекса работ на фазе строительства, в соответствии с проектной документацией, директивным графиком реализации ИСП (размещенного в СЭД и на сайте «Инвестиционные проекты»), утвержденным бюджетом ИСП и назначенных на него пакетов работ (в соответствии с СТО УП «Классификатор пакетов работ верхнего уровня»):

1) Подготовка территории строительства;

2) Устройство и разборка временных зданий и сооружений;

3) Земляные работы;

4) Работы по устройству фундаментов;

5) Работы по устройству несущих конструкций ниже отм.0.000;

6) Работы по устройству несущих конструкций выше отм.0.000;

7) Кровельные работы;

8) Монтаж оконных и балконных блоков;

9) Фасадные работы;

10) Сантехмонтажные работы;

11) Монтаж индивидуального теплового пункта, насосной;

12) Работы по устройству наружных сетей водоснабжения;

13) Работы по устройству наружных сетей канализации и дренажа;

14) Работы по устройству наружных сетей теплоснабжения;

15) Работы по устройству наружных сетей газоснабжения;

16) Работы по устройству наружных сетей электроснабжения;

17) Работы по устройству наружных слаботочных сетей;

18) Работы по устройству сопутствующих капитальных сооружений;

19) Работы по устройству технологического оборудования;

20) Работы по устройству газового оборудования;

21) Работы по устройству проездов, дорог, тротуаров, площадок и покрытий;

22) Услуги по обеспечению строительной площадки энергоресурсами;

23) Присоединение объекта к сетям теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, канализации и электроснабжения;

24) Услуги по руководству строительными проектами.

В зависимости от реализуемого Проекта Менеджер может быть назначен и на другие пакеты работ, в том числе для обеспечения доставки необходимых материалов и оборудования.

1.4. Менеджер управляет договорами и контрактами в пределах своей компетенции в соответствии с требованиями, установленными законодательством, нормативными правовыми актами, государственными стандартами, строительными, санитарными и иными нормами, правилами и стандартами, в том числе перечисленными в СТО УП «Реестр нормативных документов, используемых в рамках реализации ИСП» и размещенными на сайтах: develop-man.ru и dokipedia.ru (далее – Стандарты).

1.5. В случае, если результаты действий и (или) операции, описанные в Руководстве, достигнуты на более ранних этапах, то Менеджеру нет необходимости выполнять их повторно.

1.6. Информационную поддержку Менеджера осуществляет отдел по работе с менеджерами со стороны офиса управления проектами (см. список контактных лиц).

1.7. Менеджер подчиняется непосредственно управляющему ИСП и ЕИО организации инвестора (далее – ЕИО инвестора), обозначенному в договоре управления ИСП.

1.8. Вознаграждение Менеджера, его права, обязательства, порядок входа и выхода из проекта, а также его зона ответственности устанавливаются в заключаемом договоре управления ИСП и настоящем Руководстве.

1.9. Вся передаваемая информация в процессе реализации ИСП, должна соответствовать требованиям, установленным СТО УП «Требование к формату информации, передаваемой в процессе реализации ИСП».

2. Основные действия, выполняемые Менеджером

Действие 1: Вход менеджера в ИСП

1.1. Создание и анализ проекта договора ИСП

1.1.1. Ответственным за подготовку договора управления ИСП, загрузку директивного графика реализации ИСП (далее – Графика реализации ИСП), разработку базового бюджета реализации ИСП (далее – Бюджета ИСП) и назначения загрузки на Менеджера является инженер-программист MS Project.

1.1.2. Подготовленный инженером-программистом MS Project договор управления ИСП, отправляется Менеджеру на подписание в СЭД, в которой ведется его обсуждение и согласование.

1.1.3. При вводе Менеджера в уже существующую команду ИСП, на него оформляется дополнительная карточка договора.

1.1.4. Перед согласованием договора, Менеджеру необходимо ознакомиться с:

1) с текстом договора;

2) Графиком реализации ИСП, в котором указаны перечень работ по проекту и сроки их выполнения (приложении № 6 Лист Б);

3) с плановой загрузкой по своей роли в ИСП, приведенной в Приложении № 6 − Лист В.

4) Бюджетом ИСП, представленным в Приложении № 6 − Лист А договора управления ИСП и осуществить предварительную оценку достаточности средств, предусмотренных бюджетом, в разрезе пакетов работ по своей роли.

5) остальными приложениями к договору управления ИСП.

1.1.5. Сроки выполнения работ и, соответственно предоставления на них услуг машин и механизмов, по Графику реализации ИСП должны:

- соответствовать продолжительности работ (в том числе предоставлению услуг и механизмов), указанными в ВПТ (если она разработана);

- быть сопоставлены со сроками смежных работ по данному ИСП;

- быть сопоставлены со сроками работ по смежным ИСП (инженерные коммуникации, внутренние сети электроснабжения и т.д.), ведущимися на том же участке (с использованием СТО УП «Технологическая последовательность выполнения строительно-монтажных работ по смежным инвестиционно-строительным проектам»).

На основе полученных данных Менеджер объективно оценивает возможность обеспечения необходимыми услугами машин и механизмов при выполнении пакетов работ (см. п. 1.3) в установленные сроки реализации Проекта.

1.1.6. Вознаграждение Менеджера формируется согласно базовому плану реализации ИСП и СТО УП «Регламент калькулирования стоимости услуг команды инвестиционно-строительного проекта».

1.2. Подписание договора управления инвестиционно-строительным проектом

1.2.1. Договору управления ИСП (в СЭД) и Проекту (на сайте «Инвестиционные проекты»), еще не утвержденным командой ИСП, присваивается статус «Обсуждается» и «Планируемый» соответственно.

1.2.2. В случае возникновения замечаний (в п. 1.1), Менеджеру необходимо их указать в карточке договора, при этом оповестив управляющего ИСП и руководителя управления по работе с инвесторами из офиса управления проектами (см. список контактных лиц).

1.2.3. После устранения замечаний (или при их отсутствии) по договору управления ИСП Менеджеру необходимо его согласовать и подписать ЭЦП, после чего договор (в СЭД) и Проект (на сайте «Инвестиционные проекты») переводится в статус «Действующий».

1.2.4. Основанием для назначения Менеджера на реализацию пакета работ по Проекту является наличие «Действующего» договора управления ИСП и проекта на сайте «Инвестиционные проекты».

1.3. Получение доверенности и доступа к созданию спецификаций

Для получения полных прав по своей роли, в рамках реализации Проекта, Менеджеру необходимо оформить доверенность в соответствии с СТО МИ «Оформление доверенности на участника команды ИСП».

Действие 2: Аналитика исходной документации и информации по пакетам работ

2.1. Анализ проектной документации

2.1.1. Для проверки необходимого перечня машин и механизмов, Менеджеру необходимо провести анализ проектной документации (размещенной в СЭД), в том числе плана организации строительства (далее – ПОС), относящейся к:

1) пакетам работ по его роли (в соответствии с п. 1.3) и смежным пакетам работ других участников ИСП.

2) ИСП, на который заключается договор и смежным ИСП.

2.1.2. При выявлении несоответствий в проектной документации, Менеджеру необходимо официальным письмом (в СЭД) направить свои замечания управляющему ИСП и менеджеру по управлению инвестированием в проектирование для внесения корректировок.

2.1.3. В случае отсутствия нужных разделов проектной документации необходимо их запросить у менеджера по управлению инвестированием в проектирование.

2.2. Анализ ресурсной ведомости

2.2.1. Менеджеру необходимо проанализировать ресурсную ведомость на сайте «Инвестиционные проекты» в разрезе пакетов работ по своей роли (см. п. 1.3). Представленный перечень и количество машин и механизмов, должны соответствовать проектной документации, их планируемому объему необходимому для реализации ИСП.

2.2.2. В случае полного или частичного отсутствия ресурсной ведомости по пакетам работ, а также при обнаружении возможных вариантов оптимизации и (или) замечаний в ведомости подсчета трудозатрат, Менеджеру необходимо в письменной форме обратиться к ответственному менеджеру по управлению инвестированием для их устранения (согласно СТО УП «Регламент создания ресурсной ведомости»).

Действие 3: Преддоговорная работа и заключение договоров с подрядными организациями

Менеджеру необходимо провести подготовительную работу для дальнейшего заключения договоров по закрепленным за ним пакетам работ (см. п. 1.3).

3.1. Разработка графика производства работ, а также прием заявок на услуги машин и механизмов по пакету

3.1.1. На основе ресурсной ведомости и календарно-сетевых графиков на сайте «Инвестиционные проекты», менеджеры по управлению инвестированием, заключающие договоры на выполнение подрядных работ, разрабатывают на пакеты работ план необходимых услуг машин и механизмов, разработанные документы согласовываются с менеджером по управлению инвестированием в строительство, которые в дальнейшем передаются Менеджеру.

3.1.2. Опираясь на график производства работ по пакету, разработанный и согласованный с другими участниками команды ИСП, Менеджер принимает заявки на услуги машин и механизмов. В случае, если Менеджером были выявлены замечания к поданной заявке, то он отправляет её ответственному менеджеру по управлению инвестированием на корректировку с указанием причин.

3.1.3. Заявка должна содержать:

1) согласованную ведомость подсчета трудозатрат на соответствующий пакет работ для услуг машин и механизмов, предусмотренных базовым планом реализации ИСП (созданную согласно СТО УП «Регламент создания ресурсной ведомости»);

2) наименование промежуточной работы;

3) наименование и (или) характеристики машин и механизмов, необходимый объем выполняемых работ с помощью машин и механизмов и (или) необходимая трудоемкость услуг машин и механизмов;

4) сроки предоставления услуг машин и механизмов.

3.1.4. В случае, если требуются предоставить услуги машин и механизмов, не предусмотренных базовым планом реализации ИСП, то Менеджер выясняет для каких целей они необходимы и с кем согласовано данное требование. В случае, если данное требование согласовано с управляющим ИСП и ЕИО организации инвестора, то Менеджера самостоятельно производит расчет объем трудозатрат по соответствующей заявке, согласовывает с ответственным менеджером по управлению инвестированием и управляющим ИСП, после чего принимает в работу.

3.2. Аналитика рынка поставщиков ТРУ на основе проектной документации

3.2.1. Принимая во внимание проведенный анализ Проекта (в действии 2) и разработанный график производства работ (п. 3.1), Менеджеру необходимо:

- провести мониторинг и аналитику рынка потенциальных контрагентов;

- получить необходимую информацию для предварительной оценки вероятных рисков (срыв сроков, превышение Бюджета ИСП, превышение рекомендованной цены и т.д.) и возможностей (экономия Бюджета ИСП, опережение сроков и т.д.) при реализации Проекта по закрепленным за Менеджером пакетам работ (см. п. 1.3).

3.2.2. В качестве основного источника информации о потенциальных подрядных организациях используется портал «Маркетинговые технологии». Дополнительно, Менеджером, может проводиться мониторинг СМИ, интернет-ресурсов и других источников информации.

3.2.3. При обнаружении контрагента, предоставляющего необходимые услуги машин и механизмов, отсутствующего на портале «Маркетинговые технологии» и согласного работать в ИС, Менеджеру (в соответствии с п 1.4 СТО УП «Требование к формату передаваемой, в процессе реализации инвестиционно-строительного проекта) необходимо:

- запросить информацию, необходимую для заключения договоров с контрагентом в будущем, и предоставить её модератору ИС МТ (в соответствии с п. 1.3.3 и п. 1.3.4 Приложения Г СТО «Управление договорами»);

- предложить ему пройти регистрацию на портале «Маркетинговые технологии» и самостоятельно вносить информацию о предлагаемых им товарах/работах/услугах.

3.2.4. В случае отказа контрагента от самостоятельной регистрации на портале «Маркетинговые технологии», внести информацию о предоставляемых контрагентом товарах/работах/услугах, необходимо Менеджеру через свой личный кабинет МТ (согласно СТО «Маркетинговые технологии. Руководство пользователя в роли «Оператор» по работе в Личном Кабинете»).

3.3. Выбор формы договора и подрядной организации.

3.3.1. Менеджеру необходимо выбрать форму договора в зависимости от пакета работ и руководствуясь требованиями СТО УП «Рекомендуемые для применения стандартные типовые договоры по пакетам работ».

3.3.2. Формы СТД, заключаемых Менеджером в зависимости от вида требуемых услуг машин и механизмов:

1) СТО СТД 001-2013 «Договор оказания услуг грузоподъемных механизмов с экипажем»;

2) СТО СТД 005-2013 «Договор оказания услуг строительной техникой с экипажем»;

3) СТО СТД 037-2013 «Договор оказания услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом».

3.3.3. Менеджеру необходимо выбрать оптимальный вариант закупки (согласно п. 2.2.6 СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту») на основании:

1) полученной информации (см. п. 3.2);

2) ситуации на объекте строительства;

3) стоимости закупаемых услуг.

3.3.4. На основе полученных коммерческих предложений от потенциальных контрагентов, Менеджеру необходимо сделать оптимальный выбор контрагента, согласно:

1) требованиям СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту» для планируемого договора;

2) срокам предоставления услуг машин и механизмов (контрагент должен предоставить услуги в соответствии со сроками, указанными в заявке от ответственного за работы менеджера по управлению инвестированием);

3) цене (стоимость работ не должна превышать рекомендуемых стоимостей единичных ресурсов на сайте «Ресурсы»);

4) техническим характеристикам и производительности.

3.3.5. По завершению процедуры выбора контрагента, Менеджер обязан оформить результаты и обоснование выбора письмом на управляющего ИСП (согласно п. 2.2.8 СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту»).

3.4. Заключение договоров с контрагентами

Менеджер заключает договоры согласно СТО УП «Регламент заключения договора по инвестиционно-строительному проекту» (возможно дополнительно использовать инструкцию по созданию в СЭД оригинальных и стандартных договоров подряда/ поставки).

Действие 4: Обеспечение строительно-монтажных работ машинами и механизмами

Менеджер обязан контролировать исполнение заключенных договоров по пакетам работ (см. п. 1.3) (соблюдение сроков, указанных в графике производства работ и т.д.), взаимодействуя с участниками команды ИСП, контрагентами и другими лицами, участвующими в реализации ИСП.

4.1. Контроль сроков предоставления услуг машин и механизмов по договору

4.1.1. Менеджеру необходимо контролировать сроки предоставления услуг машин и механизмов, указанные в соответствующем приложении к заключенному договору, для чего необходимо:

1) в случае использования грузоподъемных механизмов, принять их по Акту приема-передачи грузоподъемного механизма после монтажа в работу.

2) обеспечить оперативное информирование контрагента о поломке и ремонт/замену предоставляемых машин и механизмов.

3) обеспечить контрагента информацией, необходимой для выполнения им своих обязательств и представление которой обязательно в соответствии с законодательством РФ и заключенным договором.

4) в сроки, согласованные с контрагентом, в соответствии с техническими требованиями и ППРк передавать по Акту сдачи-приемки нижнего строения рельсового пути и Акту сдачи оснований монтажной площадки и подъездных путей к ней в эксплуатацию нижнее строение рельсовых путей и основания монтажной площадки и подъездные пути к ней соответственно.

5) в случае необходимости, оформить пропуски на предоставляемые машины и механизмы, экипаж (машинистов и обслуживающий персонал).

6) вести согласование с владельцами линий электропередачи, находящихся в зоне действия машин и механизмов, по их отключению или переносу.

7) при необходимости связаться с менеджером по управлению инвестированием в электромонтажные работы и менеджером по управлению инвестированием в работы ВиК, чтобы обеспечить контрагента, предоставляющего услуги машин и механизмов, точками подключения к временному электроснабжению (с установкой электрорубильника) и водоснабжению.

8) еженедельно собирать (по четвергам, до 14:00) корректирующие недельные заявки на машины и механизмы от подрядчиков, при этом подрядчик до 14:00 дня, предшествующего дню исполнения полученной ранее заявки, вправе подать уточняющую заявку на соответствующие услуги машин и механизмов;

9) выполнить иные требования, установленные нормативными документами.

4.1.2. В случае срыва сроков предоставления услуг машин и механизмов Менеджер обязан:

1) связаться с соответствующим контрагентом и выяснить причины срыва сроков;

2) в течение 1 (одного) часа проинформировать менеджера по управлению инвестированием, от которого была получена заявка на соответствующие машины и механизмы;

3) скорректировать сроки предоставления услуг машин и механизмов;

4) обеспечить исполнение условий заключенного договора, предусмотренных для сложившейся ситуации;

5) разработать дополнительные мероприятия, которые помогут выполнить работы по пакету в сроки, установленные договором ИСП.

4.1.3. В случае переноса сроков подрядных работ, а, следовательно, и даты предоставления услуг машин и механизмов Менеджер обязан:

1) получив оповещение от соответствующего менеджера по управлению инвестированием, оповестить о сложившейся ситуации контрагента, предоставляющего услуги машин и механизмов для данных подрядных работ и перенести сроки;

2) согласовать новый график поставки согласно п. 3.1.3 настоящего СТО;

3) обеспечить исполнение условий заключенного договора, предусмотренных для сложившейся ситуации;

4) разработать дополнительные мероприятия, которые помогут выполнить работы по пакету в сроки, установленные договором управления ИСП.

4.1.4. Оперативный контроль о прибытии, использовании и текущей ситуации в отношении предоставляемых услуг машин и механизмов осуществляет Менеджер.

4.1.5. Приемку предоставляемых услуг машин и механизмов осуществляет подрядная организация, их заказавшая.

4.1.6. В случае незапланированных простоев машин и механизмов более одного часа, Менеджеру необходимо обеспечить выполнение требований, предусмотренных заключенному договору, относящихся с сложившейся ситуации.

4.1.7. Менеджер еженедельно направляет (в СЭД) управляющему ИСП информацию о проблемных ситуациях по отношению услуг машин и механизмов, с указанием: причин, отклонения от запланированных сроков и предложениями возможных путей решения возникших проблем.

4.1.8. Менеджеру необходимо обеспечить обязательное присутствие всех контрагентов, с которыми он заключил договоры, на каждом селекторном совещании по реализации ИСП, предоставив: гиперссылку, номер и идентификатор конференции согласно требованиям СТО УП «Регламент проведения селекторных совещаний».

4.3. Контроль расходования бюджета

4.3.1. Менеджеру необходимо контролировать расход бюджета, представленный на сайте «Инвестиционные проекты» (порядок работы на сайте описан в СТО УП «Регламент работы с информационной системой управления проектами Microsoft Project Server 2013»).

Структура бюджета создана согласно СТО УП «Правила построения системы управления инвестиционными проектами».

4.3.2. При контроле расходования бюджета, Менеджеру необходимо учесть, что для формирования стоимости пакета работ в ВПТ используются рекомендуемые стоимости с сайта «Ресурсы».

4.3.3. При обнаружении превышения суммы по ресурсной ведомости над базовой суммой реализации ИСП необходимо:

1) проверить бюджет проекта и отдельных пакетов работ, в соответствии с ролью Менеджера, на предмет превышения фактических расходов над плановыми, определенными в базовом плане реализации инвестиционного проекта.

2) проверить привязанные к пакету (пакетам) работ договоры и спецификации на предмет их актуальности и соответствие выбранному пакету работ.

4.3.4. В случае обнаружения несоответствующих пакету (пакетам) работ договоров и спецификаций, необходимо связаться со специалистом по информационной и технической поддержки инвесторов (см. список контактных лиц) и обозначив проблему, найти варианты её решения (перепривязать договор/ спецификацию на другой пакет работ и т.д.).

4.3.5. В случае, если проблема не может быть устранена Менеджером самостоятельно, то ему необходимо направить письмо (в СЭД) управляющему ИСП с описанием сложившейся ситуации и возможными вариантами решений.

4.4. Отражение фактического хода выполнения работ

4.4.1. Менеджер, в ходе выполнения работ по ИСП, обязан вести отчетность на сайте «Инвестиционные проекты» (согласно СТО УП «Регламент взаимодействия инвестора, команды ИСП и офиса управления проектами в ИСУП Microsoft Project Server»).

4.4.2. Основные действия и порядок работы Менеджера на сайте «Инвестиционные проекту» описаны в разделах 3, 5, 6 СТО УП «Регламент работы с информационной системой управления проектами Microsoft Project Server 2013».

4.5. Контроль исполнения всех обязательств по договорам

4.5.1. Договор считается исполненным, когда по нему выполнены все обязательства со стороны контрагента и со стороны заказчика.

4.5.2. Условия исполнения договора, смена его статуса, расторжение и т.д. описаны в СТО «Управление договорами» (в том числе в пунктах 7.5 и 7.6) и соответствующих договорах подряда.

Действие 5: Закрытие договора инвестиционно-строительного проекта

5.1. Порядок завершения договора ИСП регламентируется СТО СТД 003-2013 «Договор управления инвестиционным проектом по технологии develop-man».

5.2. Перед закрытием договора ИСП, Менеджеру необходимо проверить:

- наличие незакрытых договоров и незавершенных обязательств перед контрагентами;

- отчетность на сайте «Инвестиционные проекты», по задачам Менеджера в проекте, на предмет незакрытых нормо-часов;

- наличие или отсутствие задолженности перед аффилированными организациями, представленными в СТО УП «Заключение договоров с аккредитованными лицами develop-man»;

- правильность заполнения приложений к договору ИСП (в том числе, доходную и расходную часть);

5.3. При обнаружении незавершенных обязательств, Менеджер в кратчайшие сроки обеспечивает готовность необходимых документов для проведения их в бухгалтерском учете организации инвестора.

5.4. После отражения всех затрат в бухгалтерском учете (завершение всех договоров по ИСП, оплат ПУДов и т.д.) инженер-программист MS Project формирует приложения к договору с указанием плановых и фактических показателей и направляет на рассмотрение и подписание: ЕИО инвестора и всей команде ИСП.

5.5. На основе итогового отчета, Менеджер получает окончательное вознаграждение за реализацию ИСП с учетом бонусной части, которая рассчитывается в соответствии с СТО «Методология подготовки отчета о реализации фаз инвестиционного проекта» и согласовывается с участниками ИСП.