СТО 69.20.40 Порядок взыскания дебиторской задолженности с собственников жилых и нежилых помещений (прямые расчеты)

РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: "30" сентября 2009 г

Челябинск

2009

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Настоящий Стандарт устанавливает порядок взыскания дебиторской задолженности с Собственников жилых и нежилых помещений по оплате коммунальных услуг при условии прямых расчетов с собственниками.

1.2 Требования данного Стандарта обязательны для применения руководителями и специалистами ресурсоснабжающих организаций ООО «Водоканалсбыт», ООО «Теплоэнергосбыт» в рамках своих полномочий.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Стандарт разработан с учетом требований следующих нормативных документов:

– Гражданский кодекс Российской Федерации.

– Жилищный кодекс Российской Федерации.

– Налоговый кодекс Российской Федерации.

– Постановление Правительства РФ №307 от 23.05.2006г. «О порядке предоставления коммунальных услуг гражданам».

– Постановление Правительства РФ №491 от 13.08.2006г. «Об утверждении правил содержания общего имущества в многоквартирном доме и правил изменения размера платы за содержания и ремонт жилого помещения в случае оказания услуг и выполнения работ по управлению, содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность».

– Приказ Госстроя РФ №142 от 21.04.2003г. «Об утверждении порядка инвентаризации дебиторской задолженности и кредиторской задолженности предприятий и организаций жилищно-коммунального комплекса».

– СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов"

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения:

3.1.1. дебиторская задолженность: Задолженность Собственников по оплате коммунальных услуг перед Ресурсоснабжающей организацией за один и более месяцев;

3.1.2. должник: Собственник, несвоевременно и (или) не полностью внесший плату за коммунальные услуги;

3.1.3. коммунальные услуги: Услуги по холодному и горячему водоснабжению, водоотведению, электроснабжению, отоплению (теплоснабжению);

3.1.4. коллекторское агентство - Компания, профессионально занимающаяся взысканием просроченной и проблемной дебиторской задолженности;

3.1.5. Система Город»: специализированное программное обеспечение центра начисления г. Челябинска, обеспечивающее автоматизацию приема наличных платежей от физических лиц.

3.1.6. собственник: Физическое или юридическое лицо, владеющее на праве собственности помещением/ частью помещения, жилым помещением/частью жилого помещения. В данном стандарте к Собственникам приравниваются лица, эксплуатирующие помещения на основании договора найма, договора аренды или на ином законном основании;

3.1.7. расчетный отдел: Структурное подразделение РО, ответственное за начисление платы за КУ и сбор ДЗ;

3.1.8. ресурсоснабжающая организация: Юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы, а также индивидуальный предприниматель, осуществляющие продажу коммунальных ресурсов;

3.2 Сокращения:

СЭД – система электронного документооборота

ДЗ – дебиторская задолженность

РО – ресурсоснабжающая организация

КУ – коммунальные услуги

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственность за соблюдение требований данного Стандарта несут сотрудники ООО «Водоканалсбыт», ООО «Теплоэнергосбыт» в пределах своего участия.

4.2. Контроль над соблюдением требований данного СТО осуществляют директора РО (ООО «Водоканалсбыт», ООО «Теплоэнергосбыт»).

5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Целью настоящего стандарта является стандартизация процесса взыскания ДЗ за КУ с Собственников жилых и нежилых помещений и повышение качества оказания услуг.

5.1.1. Взыскание ДЗ осуществляется при условии прямых расчетов на основании заключенного договора между Собственником и РО.

5.2. Плата за КУ вносится ежемесячно до 10 (десятого) числа месяца, следующего за истекшим месяцем.

5.3. Неиспользование Собственником помещений не является основанием невнесения оплаты. При временном отсутствии Собственника (на срок более одного месяца), внесение платы за холодное и горячее водоснабжение и газ может не производится. Для того, чтобы не производить оплату за указанные ресурсы (при условии их оказания РО), Собственник обязан в письменной форме уведомить РО о неиспользовании помещения. О возвращении в помещение Собственник информирует РО также в письменной форме. Контрольным показателем неиспользования помещения для РО является отсутствие изменений в показаниях электросчетчика.

5.4. В случае несвоевременной и (или) неполной оплаты КУ Собственник несет ответственность в соответствие с законодательством РФ.

5.5. Корректная информация о сроках и суммах платежей Собственников за КУ поступает от расчетного отдела РО. Расчетный отдел использует данные системы «Город», а также банковские выписки расчетных счетов.

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.1. Планирование работы по взысканию Дебиторской задолженности

6.1.1. Расчетный отдел после закрытия базы начисления платы за КУ за текущий расчетный период (до 25 числа текущего месяца) в течение 1 (одного) рабочего дня готовит и предоставляет директору РО посредством СЭД списки должников (используя стандартную форму системы «Город»), разбитые на группы (три Списка на Должников по жилому фонду и три – по нежилому фонду)

- 1 группа: Собственники с ДЗ до 2 (Двух) месяцев включительно;

- 2 группа: Собственники с ДЗ от 3 (трех) до 5 (пяти) месяцев включительно;

- 3 группа: Собственники с ДЗ 6 (шесть) и выше месяцев.

6.1.2. До 1 (первого) числа каждого месяца Юрист РО на основании списков составляет план работы по ДЗ в электронной форме.

6.1.3. До 1 (первого) числа каждого месяца директор РО утверждает составленный план по работе с ДЗ.

6.1.4. План по работе с ДЗ должен содержать информацию об ответственных сотрудниках, за выполнения каждого мероприятия, о сроках выполнения работ и т.д.

6.1.5. Мероприятия по взысканию дебиторской задолженности включают в себя обязательные и дополнительные меры. Дополнительные мероприятия директор РО назначает в форме и количестве, необходимом для снижения суммарной ДЗ Собственников жилых и нежилых помещений.

6.1.6. Юрист РО в соответствии с утвержденным планом по работе с ДЗ выдает сотрудникам РО Списки в работу и контролирует выполнение.

6.1.7. Ответственные сотрудники РО по работе с ДЗ ежедневно вносят информацию о проделанной работе в Аналитический отчет, который ведется в электронном виде по форме, представленной в Приложении А.

6.1.8. На основании Аналитического отчета в срок до 1 (первого) числа следующего месяца юрист РО предоставляет директору РО Сводный отчет по форме, представленной в Приложении Б.

6.1.9. На основании Сводного отчета директор РО может корректировать план по работе с ДЗ на следующий месяц.

6.1.10. Распечатка квитанции, ее доставка производятся либо собственными силами РО либо по договору оказания услуг сторонней компанией.

6.2. Работа с Должниками 1 группы

6.2.1. Обязательные меры:

- Должнику распечатывается квитанция стандартного образца на бумаге белого цвета.

6.2.2. Дополнительные меры:

- Телефонное уведомление о ДЗ. Собственникам, напоминается сумма ДЗ и уточняется дата оплаты КУ. По факту общения ответственный сотрудник РО заносит полученную информацию в Аналитический отчет

- Размещение требований по оплате КУ на подъездах жилых домов, информационных стендах. Требования готовит и размещает ответственный сотрудник РО.

- Размещение списка номеров квартир Должников и (или) информации об общей сумме долга по дому на подъездах жилых домов, информационных стендах. Требования готовит и размещает ответственный сотрудник РО.

- Использование SMS-рассылки в качестве напоминания об уплате задолженности за КУ для Собственников жилого фонда. Текст для рассылки и номера адресатов готовит ответственный сотрудник РО, согласовывает с директором РО и производит рассылку.

- Осуществление рассылки напоминаний об уплате задолженности за КУ через электронную почту. Текст писем и список адресов готовит ответственный сотрудник РО, согласовывает с директором РО и производит рассылку.

6.3. Работа с Должниками 2 группы

6.3.1. Обязательные меры:

- Должнику распечатывается квитанция стандартного образца на бумаге желтого цвета с дополнительным указанием (крупным шрифтом) суммы задолженности и указанием на судебный порядок разрешения ситуации, возможные ограничения/отключения предоставления КУ (в поле для примечаний на квитанции).

- Рассылка Предупреждения (Приложение В) вместе с квитанцией/ либо по почте заказным письмом с уведомлением. При отправке Предупреждений заказным письмом и после получения почтовых уведомлений о вручении писем Собственникам ответственный сотрудник РО делает отметку в Аналитическом отчете.

6.3.2. Дополнительные меры:

- Меры, перечисленные в п. 6.2.2.

- Курьерская доставка Предупреждения Собственнику лично в руки.

- Дополнительное акцентирование внимания Должников о возможных ограничениях либо прекращении предоставления КУ в информационных сообщениях и на квитанциях различными способами (размер шрифта, цветовое исполнение, оборотная сторона квитанции, графические изображения).

- Директор РО вправе принять решение об ограничении либо прекращении поставки КУ для Собственников, не погасивших ДЗ. В этом случае ответственный сотрудник РО готовит за подписью директора РО письмо о приостановлении (ограничении) предоставления КУ и отправляет письмо Собственнику, в соответствующие службы, а также дает телефонограмму на исполнение.

6.3.3. При информировании Собственником РО об оплате ДЗ по телефону, информация об оплате фиксируется в Аналитическом отчете.

6.4. Работа с Должниками 3 группы

6.4.1. Обязательные меры:

- Должнику распечатывается квитанция стандартного образца на бумаге красного цвета с дополнительным указанием (крупным шрифтом) суммы задолженности и указанием на судебный порядок разрешения ситуации, возможные ограничения/отключения предоставления КУ (в поле для примечаний на квитанции).

- Взыскание ДЗ с Должника передается в коллекторское агентство, с отметкой в Аналитическом отчете.

6.4.2. Дополнительные меры:

- Меры, перечисленные в п. 6.2.2., 6.3.2.

- Взыскание ДЗ с Собственников в судебном порядке. РО может действовать в суде через представителя. При этом обязательно должен быть соблюден досудебный порядок разрешения спора, о чем делаются соответствующие отметки в Аналитическом отчете.

6.5. Личное обращение Собственников в РО

6.5.1. При обращении в РО Собственника с заявлениями, запросами, справками, просьбами на перерасчет и т.д. и т.п. Специалист расчетного отдела на основании данных системы «Город» формирует отчет о ДЗ данного Собственника перед РО.

6.5.2. При наличии ДЗ больше 2 (двух) месяцев, Собственнику под роспись выдается Предупреждение о погашении ДЗ.

6.5.3. Действия по выдаче документов данному Собственнику, либо решение вопроса Собственника, могут быть приостановлены до полного погашения ДЗ.

6.5.4. Собственник при отсутствии возможности единовременного погашения всей ДЗ в полном объеме может написать Гарантийное письмо (Приложение Г) об оплате, либо составить и подписать график рассрочки платежей по погашению ДЗ, который составляется в письменной форме.

6.5.5. Исполнение Гарантийного обязательства и Графика рассрочки платежей контролируется ответственным специалистом РО.

6.5.6. Каждый специалист РО непосредственно взаимодействующий с Собственниками, при выявлении факта наличия ДЗ, производит обоснованное (аргументированное) разъяснение Должникам о необходимости погашения задолженности за потребленные ресурсы.

7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

7. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает директор ЗАО «ЭнСаф Групп». Внесение изменений в данный СТО производится в соответствии с установленным порядком.

8. ХРАНЕНИЕ

8.1. Контрольный экземпляр СТО хранится в Архиве ООО «УК «Стройком» в условиях, исключающих его порчу, несанкционированный доступ или утерю.

8.2. Срок действия данного СТО не ограничен.

9. РАССЫЛКА

9.1. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством СЭД:

– генеральному директору УК, заместителям генерального директора УК, директорам компаний ЗАО «ЭнСаф групп», ООО «Теплоэнергосбыт», ООО «Водоканалсбыт»;

– руководителям компаний, являющихся членами Ассоциации ГК «Стройком».

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А. Аналитический отчет по работе с ДЗ

(рекомендуемое)

Форма Аналитического отчета по работе с дебиторской задолженностью

Наименование ресурсоснабжающей организации

Дата записи
РО
Адрес
 Собственник
Сумма долга
Гарантийное обязательство
Дата составления
Срок оплаты
Сумма
1
2
3
4
5
6
7
8

1 группа
2 группа
Дата уведомления
Результат
(сумма)
Дополнит.
меры
Дата предупреждения
Результат (сумма)
Дата отключения
Результат (сумма)
Дополнит. меры
9
10
11
12
13
14
15
16

3 группа
Дата отправки документов
Судебные приказы (ГО)
Результат (сумма)
Суд
Результат (сумма)
Дополнит. меры
17
18
19
20
21
22

Приложение Б. Сводный отчет по работе с ДЗ

(рекомендуемое)

Форма Сводного отчета по работе с дебиторской задолженностью

Наименование ресурсоснабжающей организации

ОТЧЕТ ПО РАБОТЕ С ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ

ЗА ________________ 20__г.

Общая сумма задолженности на начало месяца ___________ руб.

Из них

по жилому фонду ___________ руб.

по нежилому фонду ___________ руб.

В течение месяца по взысканию дебиторской задолженности были проведены следующие мероприятия:

ЖИЛОЙ ФОНД

Группа
Проведенное мероприятие
Количество
По сравнению с предыдущим месяцем, %
Группа
1
Телеф.уведомление
1
...
2
Предупреждение
2
Отключение
…
3
Судебный приказ
3
Суд
…

НЕЖИЛОЙ ФОНД

Группа
Проведенное мероприятие
Количество
По сравнению с предыдущим месяцем, %
Группа
1
Телеф.уведомление
1
…
2
Предупреждение
2
Отключение
…
3
Судебный приказ
3
Суд
…

Начислено за месяц: ___________ руб.

Из них

по жилому фонду ___________ руб.

по нежилому фонду ___________ руб.

Общая сумма задолженности на конец месяца ___________ руб.

Из них

по жилому фонду ___________ руб.

по нежилому фонду ___________ руб.

Директор РО ________________________

Юрист РО ________________________

Приложение В. Предупреждение

(обязательное)

Форма Предупреждения

Наименование ресурсоснабжающей организации

Адрес: __________________________, тел. ________________

«__» ________ 200_ г. Исх. №__________ СОБСТВЕННИКУ ПОМЕЩЕНИЯ № ____Адрес: _________________________________ФИО

П Р Е Д У П Р Е Ж Д Е Н И Е

Настоящим уведомляем Вас, что Ваша задолженность за _____________________________ на «_____» ____________________ 20__г. составляет _______________________________________

(____________________________________________________________________) рублей ____коп.

Предлагаем Вам погасить образовавшуюся задолженность в течение 1 (одного) месяца с момента направления данного уведомления.

В соответствии со статьями 309 и 310 Гражданского Кодекса РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом, односторонний отказ от исполнения обязательств не допускается.

В случае невыполнения данного требования в течение 1 (одного) месяца с момента направления уведомления Вам будет ограничено/прекращено предоставление ресурсов.

Убедительно просим Вас уведомить нашу компанию о погашении задолженности по телефону 283-06-21.

Также сообщаем, если Вами не будет погашена задолженность, мы будем вынуждены обратиться в суд, в данном случае помимо основного долга на Вас будет возложено обязательство по уплате судебных расходов.

С вопросами о погашении задолженности Вы можете обратиться по адресу: г. Челябинск, Ул. Академика Королева, д. 14, цок.№6.

Директор Ресурсоснабжающей организации _________________ ФИО

Экономист _________________ ФИО

М.П.

Приложение Г. Гарантийное обязательство по оплате задолженности за КУ

(обязательное)

Форма Гарантийного обязательства по оплате задолженности за КУ

Гарантийное обязательство по оплате задолженности за КУ

г. Челябинск «___»____________20__г.

Я,_____________________________________________________________________________,

паспорт: серия ___ № ___________, выдан_______________________________________________,

зарегистрирован по адресу:____________________________________________________________,

проживаю по адресу:_________________________________________________________________,

контактный телефон: _________________________________________________________________

ОБЯЗУЮСЬ оплатить ООО РО ________________________________________________________ долг за ______________________________________ в размере ______________________(цифрами) ___________________________________________________________________________(прописью)

в срок до «___»_________________20__г.

__________________________________(подпись)

С тем, что в случае невыполнения данного гарантийного обязательства, взыскание долга будет

производиться в судебном порядке, ознакомлен __________________________________(подпись)