Подсистема предназначена для автоматизации создания первичных документов при оказании услуг организациями, с целью исключения бухгалтера из процесса отражения операций в бухгалтерском учете.
Реализована автоматизация настройки процессов по договорам организаций.
При проведении документа «Акт оказанных услуг», если по организации установлен режим «Автоматизация учетных операций», происходит запуск бизнес процесса «Оказание услуг» в автоматическом режиме.
При подписании печатной формы акта в карточке ПУД электронно-цифровой подписью в документе в 1С автоматически проставляется признак «Подписан». Дата документа не изменяется.
После того как установлен признак «Подписан» и период по бухгалтерскому учету открыт для редактирования, происходит автоматическая генерация документов «Реализация товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг». Если период закрыт для редактирования, то процесс автоматической генерации прерывается, и инициатору бизнес-процесса приходит задача для определения исполнителей.
При генерации автоматически заполняются следующие реквизиты.
Кроме этого автоматически заполняется табличная часть «Услуги». В табличной части заполняется вариант реализации по заранее сохраненным значениям в разрезе договора, спецификации, услуги.
Документ автоматически проводится, при удачном проведении в карточку акта в Лотусе в закладку Исполнение добавляется запись «Наименование организации: Представление документа с номером и датой».
В форме сгенерированного документа будет отражена информационная надпись о том, что документ был создан в автоматическом режиме (рисунок 1).
После того как сгенерирован документ «Реализация товаров и услуг», на его основании генерируется документ «Поступление товаров и услуг». При генерации автоматически заполняются реквизиты.
Кроме этого автоматически заполняется Табличная часть «Услуги». В табличной части заполняется вариант поступления по заранее сохраненным значениям в разрезе договора, спецификации, услуги.
В форме сгенерированного документа будет отражена информационная надпись о том, что документ был создан в автоматическом режиме (рисунок 2).
Документ автоматически проводится, при удачном проведении в карточку акта в Лотусе в закладку Исполнение добавляется запись «Наименование организации: Представление документа с номером и датой». Статус документа в карточке меняется на «Проведенный». При успешном окончании документов бизнес процесс завершается и ответственному бухгалтеру в 1С в задачи придет уведомление (рисунок 3).
При нажатии на кнопку «Данные задачи» будет открыта форма документа «Акт оказанных услуг», инициировавшим генерацию документов. При неудачной генерации документов, процесс автоматической генерации документов прерывается, и бизнес процесс возвращается на этап определения исполнителей в ручном режиме.
Для автоматического заполнения вариантов реализации в документе «Реализация товаров и услуг» и вариантов поступления в документе «Поступление товаров и услуг» необходимо настроить значения данных параметров по умолчанию. Варианты реализации и поступления должны быть настроены для каждого действующего договора контрагента. При необходимости настройка вариантов может быть в разрезе спецификаций к договору и услуг.
Справочник «Варианты реализации» предназначен для хранения настроек вариантов реализации. Форма элемента справочника представлена на рисунке 4.
Элемент справочника имеет следующие реквизиты:
Для бухгалтерского учета
Для налогового учета
Признаки
Пример заполненного справочника представлен на рисунке 5.
Справочник «Варианты поступления» предназначен для хранения настроек вариантов поступления. Форма элемента справочника представлена на рисунке 6.
Элемент справочника имеет следующие реквизиты.
Значения субконто 1, 2, 3 устанавливаются в соответствии с видами субконто выбранного счета затрат.
На рисунке 7 представлен пример заполненного элемента справочника.
Данная обработка предназначена для автоматической настройки вариантов реализации и поступления.
Внешний вид обработки представлен на рисунке 8.
В форме обработки пользователь выбирает дату, на которую будут сохраняться настройки, тип варианта, организацию и вариант. В зависимости от указанного типа, вариант выбирается из справочника «Варианты реализации» или «Варианты поступления».
По кнопке «Заполнить» (рисунок 9) в табличную часть подставляются все действующие договоры, указанной организации, в зависимости от выбранного режима заполнения. Предусмотрены следующие режимы заполнения.
Колонки «Контрагент» и «Система налогообложения» заполняются автоматически. Колонки «Спецификация к договору», «Услуга» и «Вид работ» заполняются вручную.
Вид работ заполняется из справочника «Работы и затраты строительства» (рисунок 10).
По кнопке «Сохранить» (рисунок 11) для договоров, отмеченных галочкой «Обработать», в регистре сведений «Варианты поступления и реализации по договору» сохраняется указанный вариант. Для вариантов поступления настройка сохраняется по договору второй стороны, т.е. со стороны покупателя.
В документе «Реализация товаров и услуг» автоматически заполняется вариант реализации при изменении/заполнении контрагента и/или договора при введенной настройке по организации в обработке «Настройка вариантов поступления и реализации» (рисунок 12).
В документах, сгенерированных на основании «Акта оказанных услуг» (см. раздел Генерация документа «Реализация товаров и услуг»), также автоматически заполняется вариант реализации, если произведена соответствующая настройка.
При генерации документа «Поступление товаров и услуг», если настройки заданы, заполняются:
Если период по бухгалтерскому учету не закрыт, пользователю необходимо обратится в бухгалтерию для снятия с проведения документов «Поступление товаров и услуг», «Реализации товаров и услуг».
После этого станет доступна функция «Порвать» подписанные печатные формы в Лотусе.
Пользователю будет доступна возможность изменить акт и снова выгрузить его. Либо пометить его на удаление и создать новый.
Если период по бухгалтерскому учету закрыт, пользователю доступна возможность сторнировать «Акт оказанных услуг». Для этого необходимо на основании сторнируемого акта ввести документ «Акт оказанных услуг». Документ будет автоматически заполнен по документу основанию, но с признаком «Сторно». При заполнении в табличную часть количество будет указано с минусом (рисунок 13).
При проведении документ сторнирует все движения документа основания, в том числе движения по фондам. Движения сторнируются от даты документа с признаком «Сторно».
После подписания ЭЦП в 1С автоматически генерируется документы «Возврат товаров поставщику» с признаком «Исправление некорректной операции поступления» на основании «Поступления товаров и услуг», и автоматически генерируется документ «Возврат товаров от покупателя» с признаком «Исправлении некорректной операции реализации» на основании «Реализации товаров и услуг».
При этом данные о генерации выгружаются в карточку ПУД в закладку исполнение.
После окончания автоматической генерации документов ответственному бухгалтеру в 1С в задачи придет уведомление (рисунок 14).
Если автоматическая генерация документов завершилась с ошибкой, то ответственному бухгалтеру 1С в задачи придет уведомление (рисунок 15). В этом случае бухгалтер может создать документы в ручном режиме.
При нажатии на кнопку «Данные задачи» будет открыта форма документа «Акт оказанных услуг» с признаком «Сторно», инициировавшим генерацию документов возврата.