Документ [ /32/11/2/ ]: СТО МИ 82.19.13 Инструкция по оформлению и изложению стандартов
| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: « 24 » июня 2011 г. |
1.1. Инструкция устанавливает требования к оформлению стандартов в рамках реализации требований СТО 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов".
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения Разработчиком стандарта по договору.
1.3. Целью Инструкции является утверждение единообразного оформления и изложения стандартов.
1.4. Переходный период до разработки соответствующей системы по технологии Sharepoint на сайте Стандарты:
- все стандарты размещаются и согласуются в СЭД "Lotus Notes" в базе "СТАНДАРТЫ";
- СТО на технологические процессы производства размещаются на сайте dokipedia.ru в разделе Стандарты организаций (СТО).
2.1. Стандарты должны основываться на современных достижениях науки и технологии, передовом отечественном и зарубежном опыте и учитывать при целесообразности международные и национальные стандарты технически развитых стран.
2.2. Стандарты должны содержать в необходимом объеме технически и экономически обоснованные положения, направленные на достижение целей стандартизации и обеспечивающие решение конкретных задач каждого стандарта в соответствии с областью его применения.
3.1. Стандарт должен быть оформлен в виде гипертекстового документа в соответствии с МИ СТО 82.19.13 Инструкция по созданию гиперссылок.
3.2. Стандарт должен содержать следующие обязательные элементы:
3.2.1. титульный лист, содержащий следующие обязательные реквизиты:
- наименование (логотип) Владельца стандарта;
- гриф утверждения «Утверждаю», в котором указывается наименование должности и Ф.И.О. Владельца стандарта;
- наименование вида стандарта;
- регистрационный номер стандарта;
- название стандарта;
- информационные сведения: сведения о разработке (РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ) или сведения о переиздании (РАЗРАБОТАН взамен указание на редакцию с внесенными изменениями); дата введения в действие; номер изменения по порядку и дата введения в действие изменений;
- место издания, год.
3.2.2. лист содержания;
3.2.3. основная часть:
– требования к структуре и содержанию основной части СТО установлены в п.4;
– требования к структуре и содержанию основной части МИ установлены в п.5;
– требования к структуре и содержанию основной части СТД установлены в п.6;
3.2.4. лист согласования, с указанием сведений о согласующих лицах;
3.2.5. лист регистрации изменений, для регистрации сведений о лице, внесшим в стандарт изменения.
3.3. Текст стандарта (включая Приложения) должен печататься в программе MS Word в форме с расширением “.docx”.
3.4. Стандарты утверждаются без ограничения срока действия. В особых случаях стандарты могут иметь ограниченный срок действия. В этом случае в основной части указывается раздел «Переходный период», который определяет срок актуализации стандарта.
3.5. Если в стандарте по решению Разработчика необходимо привести какие-либо формы или схемы, они должны располагаться рационально, оформляться по единым правилам, с использованием правил существующих методологий описания бизнес-процессов, например, методологии IDEF0, IDEF3, DFD и пр., либо по правилам оформления блок-схем с использованием следующих обозначений:
Правила оформления блок-схем.
4.1. Требования к оформлению и содержанию основополагающих стандартов, стандартов на процессы управления, обеспечения, производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации продукции, на услуги
4.1.1.Регистрационный номер СТО присваивается по принципу:
Пример: СТО 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов".
4.1.2. Требования к форматированию текста по шаблону СТО:
а) основной текст: шрифт – TNR (Times New Roman), обычный, размер 12 пт, выравнимание по ширине, интервал 1 (одинарный). До следующего заголовка интервал – 2 (двойной). Интервал между заголовком и текстом – 1,5 (полуторный). Размер абзацного отступа – 1 см. Межсимвольный интервал – обычный одинарный.
б) заголовки, структурные единицы, «раздел»: шрифт – TNR (Times New Roman), полужирный, размер 14 пт, выравнивание по центру.
4.1.3. СТО должен содержать следующие основные разделы:
- назначение и область применения;
- нормативные ссылки;
- термины, определения, обозначения и сокращения;
- ответственность;
- основные нормативные положения;
- описание процесса;
- приложения.
4.1.4. Разработчик СТО вправе формировать дополнительные разделы, необходимые для детального описания процесса. Разделы СТО состоят из подразделов. Подразделы из пунктов, подпунктов. Количество номеров в пункте (подпункте) не должны содержать более 4-х цифр. Нумерация должна быть последовательной и исключать дублирование.
4.1.5. В разделе ”Назначение и область применения” определяется, для чего нужен СТО, какие требования он устанавливает, на кого (или на что) распространяется. Указывается тип и название процесса, на который распространяется действие Стандарта.
4.1.6. В разделе “Нормативные ссылки” приводятся нормативные документы, на основании которых разработан документ и на которые есть ссылки в тексте.
4.1.6.1. Раздел может начинаться со слов: “Настоящий документ разработан на основании и в соответствии с требованиями следующих документов:… ”.
4.1.6.2. Ссылки на нормативные документы рекомендуется перечислять в следующем порядке:
- законы, постановления и прочие законодательные нормативные документы РФ;
- международные стандарты,
- государственные стандарты, отраслевые стандарты,
- технические условия,
- руководящие указания,
- рекомендации,
- правила, инструкции;
- стандарты организации.
4.1.6.3. Раздел может заканчиваться словами: «При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку».
4.1.7. В разделе “Термины, определения и сокращения” приводится перечень применяемых в данном СТО терминов, определений и сокращений с необходимой расшифровкой и пояснениями. Терминологические статьи должны быть оформлены в соответствии с СТО СМК 70.22.11 Стандартизация терминов и определений
4.1.8. В разделе “Ответственность” указывается распределение ответственности:
- за выполнение требований, установленных стандартом;
- за контроль выполнения этих требований.
4.1.9. В разделе "Основные нормативные положения" следует отразить цель, задачи и принципы процесса, на который распространяется действие СТО. Указать общую структуру процесса и наименование, иерархию (последовательность) основных подпроцессов.
4.1.9.1. В разделе могут быть отражены общие вопросы по процессу:
- вопросы коммуникации между участниками;
- виды документов создаваемых по результатам процесса;
- субъекты (участники) процесса.
4.1.10. В разделе "Описание процесса" приводится описание процесса (операции, процедуры) с указанием:
- порядка выполнения работ субъектами (участниками) процесса;
- ссылок на МИ, в которых описаны действия конкретного субъекта (участника) процесса;
- условий взаимодействия субъектов (участников) процесса.
4.1.10.1. Подпроцессы оформляют в виде разделов, исходя из особенностей объекта и аспекта стандартизации. Последовательные действия отделяются знаком «-». Варианты действий отделяются буквами русского алфавита: а), б) …
4.1.10.2. В разделе должны быть описаны правила создания, оформления, исполнения, хранения документов, подтверждающих доказательство описываемой в СТО деятельности (записей по качеству).
4.1.10.3. Описание процесса (операции, процедуры) может быть представлено графическим, табличным, текстовым или смешанными способами.
Решение об использовании того или иного способа изложения текста СТО принимает Разработчик с учетом рекомендаций Управляющего проектом.
При любом способе изложения следует отразить этапы, последовательность и сроки выполнения процедур, контроль над их выполнением, подразделения, выполняющие конкретные функции, и порядок взаимодействия между ними, требования к квалификации персонала и распределение ответственности между исполнителями, а также ресурсы, необходимые для выполнения процедур.
4.1.10.4. В общем случае описание процесса должно давать ответы на следующие вопросы:
а) какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
б) в какой последовательности выполняются эти процедуры;
в) какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого процесса;
г) кто выполняет процедуры процесса;
д) какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
е) какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
ж) какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
и) какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
к) какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.
4.1.11. В разделе “Внесение изменений, хранение и рассылка” указывается – кто (отдел, служба, должностное лицо) принимает решение о внесении изменения в действующий стандарт; кто, где, каким способом (учитывая защищенность от несанкционированного доступа или порчи), в течение какого срока должен хранить контрольный экземпляр СТО; также указывается, в какой форме и куда рассылается стандарт.
4.1.12.В разделе “Приложения” (при его наличии) должны быть приведены необходимые формы, таблицы и другие материалы, дополняющие требования стандарта и имеющие ссылку по тексту стандарта. Названия приложений обозначаются заглавными буквами русского алфавита. Слово «Приложение» и его буквенный индекс (А, Б, В и т.д.) следует указывать по центру листа. Буквы Ё, З, Й, Ъ, Ь, Ы в наименовании приложений не используются. Должен указываться статус приложения «Обязательное», «Справочное» или «Рекомендуемое».
4.2. Требования к оформлению и содержанию СТО на технологические процессы производства
4.2.1. СТО на технологические процессы производства должен содержать следующие основные разделы:
- область применения;
- общие положения;
- организация и технология выполнения работ;
- требования к качеству работ;
- потребность в материально-технических ресурсах;
- техника безопасности и охрана труда;
- технико-экономические показатели.
4.2.2. Содержание разделов должно соответствовать МДС 12-29.2006.
4.2.3. Состав СТО на технологические процессы производства может быть изменен в зависимости от специфики и сложности технологического процесса: сокращен или дополнен новыми разделами. Так, при разработке и описании простого технологического процесса могут отсутствовать разделы "Общие положения" и "Технико-экономические показатели", при разработке и описании сложного технологического процесса раздел "Организация и технология выполнения работ" может быть разбит на два раздела - "Организация работ" и "Технология работ". В разделе "Технико-экономические показатели" может не производиться калькуляция затрат и (или) не составляться график производства работ. Состав разделов приводится на отдельном листе карты под наименованием "Содержание".
5.1. Регистрационный номер МИ присваивается по принципу:
Пример: МИ СТО 82.19.13 Инструкция по созданию шаблонов и печатных форм стандартных типовых договоров
5.2. Требования к форматированию текста по шаблону МИ:
5.3. Структура, формат и уровень детализации МИ должны соответствовать потребностям конкретного субъекта (участника) процесса и зависеть от сложности выполняемых работ, применяемых методов, уровня подготовки, квалификации и навыков конкретного субъекта (участника) процесса. Структура и формат МИ может отличаться от структуры СТО, к которому МИ разрабатывается.
5.4. МИ разрабатываются в рамках реализации требований соответствующего СТО. Требования МИ должны быть направлены на конкретного субъекта (участника) процесса. МИ содержит подробную методику, способ осуществления процесса, операции, с помощью которой можно достичь соответствия требованиям СТО. В инструкции должно быть указано, в рамках реализации требований какого СТО она разработана.
5.5. МИ должны разрабатываться и поддерживаться в рабочем состоянии, это необходимо для всех выполняемых работ, на которые отсутствие инструкций может повлиять отрицательно. Могут использоваться различные методы разработки и представления инструкций.
5.6. В МИ должна быть указана последовательность выполнения операций, которая точно отражает установленные требования и соответствующую деятельность.
5.7. В общем случае требования к субъекту (участнику) процесса в МИ должна указываться в последовательности: кто, в какой момент, в течение какого времени должен выполнить действия . Например: «Сотрудник Управления ДОУ после проверки ПУД в течение 1 (одного) рабочего дня должен: …»
6.1. Регистрационный номер присваивается автоматически по принципу:
Пример: СТО СТД 298-2010 Договор оказания услуг удостоверяющего центра (c изменениями №2)
6.2. Требования к форматированию текста по шаблону СТД:
а) основной текст: шрифт – TNR (Times New Roman), обычный, размер 10 пт, выравнимание по ширине, интервал 1 (одинарный). До следующего заголовка интервал – 2 (двойной). Интервал между заголовком и текстом – 1,5 (полуторный). Размер абзацного отступа – 1 см. Межсимвольный интервал – обычный одинарный.
б) заголовки, структурные единицы, «разделы»: шрифт – TNR (Times New Roman), полужирный, размер 10 пт, выравнивание по центру.
в) верхний колонтитул: шрифт – TNR (Times New Roman), обычный, размер 8 пт, выравнивание по правому краю, без переносов, в одну строку.
г) нижний колонтитул: шрифт – TNR (Times New Roman), обычный, размер 8 пт, выравнивание по центру
6.3. Размер полей страницы:
а) левое, нижнее – 3 см;
б) правое, верхнее – 1 см.
6.4. На каждой странице договора должен быть верхний колонтитул с указанием регистрационного номера СТД: «договор по форме СТД….»
6.5. На каждой странице договора должен быть нижний колонтитул с указанием номера страницы и сторон по договору.
6.6. Требования к структуре и содержанию текста СТД установлены в СТО СМК 82.19.13 Управление договорами.
6.7. Если в СТД предусмотрены приложения, то должно быть указание – «неотъемлемой частью настоящего договора являются следующие приложения:».
6.8. В случае если приложением к СТД является форма (образец) документа, то в печатной форме должно быть запрограммировано написание по диагонале серым шрифтом за текстом слово "ОБРАЗЕЦ".
6.9. Наименование приложения размещается по центру. Название приложений обозначаются цифрами, размещается в правом верхнем углу и содержит:
а) название договора;
б) его номер;
в) дату формирования шаблона.
6.10. С целью корректного формирования шаблона по тексту СТД должны быть заполнены наименования всех вариативных условий - курсивом и зеленым цветом.