(Действующий) СТО МИ «Проверка данных управленческого учета по ИСП перед закрытием...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ «Проверка данных управленческого учета по ИСП перед закрытием Договора управления ИСП»

Концепция документа:

Настоящая Методическая инструкция Организации (далее – Инструкция) устанавливает критерии проверки данных управленческого учета по ИСП перед закрытием Договора управления ИСП.

Подчиненность документа:

Подчиненные документы:

Отсутствуют

Прочие нормативные ссылки:

1. Общие положения

1.1 Настоящая Методическая инструкция Организации (далее – Инструкция) устанавливает критерии проверки данных управленческого учета по ИСП перед закрытием Договора управления ИСП.
1.2 Участники процесса и их роли приведены в таблице 1:
Таблица 1 Ответственные лица при проверке данных управленческого учета по ИСП перед закрытием
Проверка данных
Выполнение корректирующих действий
Контроль выполнения корректирующих действий
Координатор ИСП
Участники команды ИСП
Управляющий ИСП
Участники команды ИСП
Управляющий ИСП
Координатор ИСП
1.3 Договор управления ИСП закрывается только при выполнении условий, указанных в п. 1.5. СТО УП «Регламент закрытия Договора управления ИСП».
1.4 Не рекомендуется приступать к закрытию Договора управления ИСП, если информация по ИСП на сайте «Инвестиционные проекты» не корректна1.

[1]Исключение: расхождение данных на сайте из-за технических сбоев. В этом случае, при предоставлении Управляющим ИСП обоснования выявленных расхождений, возможен корректный запуск процесса закрытия ИСП.

1.5 Критерии проверки полноты и корректности отражения информации по ИСП на сайте «Инвестиционные проекты» приведен в разделах 2 и 3 настоящей Инструкции.
1.6 Перед началом проверки данных управленческого учета по ИСП Координатор ИСП, руководствуясь инструкцией СТО МИ пользователя «Управление инвестиционными проектами в строительстве на сайте проекта MP», формирует в 1С «Проверочный отчет по расходам на сайте MP» и получает информацию о количестве объектов, привязанных к ИСП.

2. Критерии проверки данных управленческого учета доходной части ИСП

2.1 Проверка данных управленческого учета доходной части ИСП проводится по данным сайта «Инвестиционные проекты».
2.2 Критерии проверки данных управленческого учета доходной части ИСП указаны в таблице 2:
Таблица 2 Критерии проверки данных управленческого учета доходной части ИСП
Критерий проверки
Установленные правила
Корректирующие действия
Инструмент, позволяющий проверить исполнение критерия
1. Проверка отражения в управленческом учете Договоров / Спецификаций
1.1.
Полнота отражения Договоров / Спецификаций по проекту на сайте «Инвестиционные проекты».
На сайте «Инвестиционные проекты» должны быть отражены все Договоры / Спецификации по проекту.
Внесение на сайт информации об отсутствующих Договорах / Спецификациях
1. Отчет в 1С «Сверка планов доходов 1С с планом доходов Папир» (Контроль и анализ инвестирования / Papir / Папир сверка планов доходов 1С с планом доходов Папир).
Отчет должен быть пустым.
Если отчет не пуст, то проведение разбирательств по каждому неотраженному документу.

2. Отчет в 1С «Отчет по объекту» (Риелторы / Отчеты / Отчет по объекту) – для определения общей суммы доходов проекта.
Сформированный по объекту отчет необходимо выгрузить в MS Excel и установить необходимые для анализа фильтры: в столбце «организация» выбрать организацию – Инвестора, и при необходимости, в столбце «Контрагент» выбрать вид покупателя: физические лица либо ПИФ.
Необходимо убедиться, что номера квартир, отсутствующие в отчете о доходах, присутствуют в «Отчете о непроданных квартирах», получаемом от представителей риэлтерской организации2.
Необходимо проанализировать Графики платежей с ПИФ (либо другими оптовыми покупателями) на предмет расторжения, коррекции суммы, заключения Дополнительных соглашений, изменения цены. В случае расторжения договоров с ПИФ, и, если выявлен случай продажи квартиры по Договору цессии, сумму такого Договора следует включить в общую сумму доходов по проекту.

[2]Информацию о непроданных квартирах можно получить в отчете: РСК / Прайс / Полный прайс лист по квартирам (выбрать по Застройщику). Но дополнительно можно запросить эту информацию у представителей риэлтерской организации (как для проверки корректности данных в 1С, так и с целью получения официальной информации из первых рук).

2. Проверка наличия комментариев по фактам ежемесячных корректировок
2.1.
Наличие комментариев по каждому факту корректировки
Должны быть комментарии по каждому факту корректировки с указанием причин корректировки и Договора, по которому она сделана
Предоставление отсутствующих комментариев по факту корректировки
1. Сайт «Инвестиционные проекты».
При отсутствии комментария по факту корректировки – запрос разъяснений у Экономиста организации-Инвестора.

 

3. Критерии проверки данных управленческого учета расходной части ИСП

3.1 Проверка данных управленческого учета расходной части ИСП проводится по данным сайта «Инвестиционные проекты».
3.2 Критерии проверки данных управленческого учета расходной части ИСП приведены в таблице 3:
Таблица 3 Критерии проверки данных управленческого учета расходной части ИСП.
Критерий проверки
Установленные правила
Корректирующие действия
Инструмент, позволяющий проверить исполнение критерия
1. Проверка отражения в управленческом учете Договоров / Спецификаций
1.1.
Полнота отражения Договоров / Спецификаций по проекту на сайте «Инвестиционные проекты».
На сайте «Инвестиционные проекты» должны быть отражены все Договоры / Спецификации по проекту. Внесение на сайт информации об отсутствующих Договорах / Спецификациях.

1. Отчет «Не отраженные документы на MS Project» / «Отчет по спецификациям» (см. инструкция СТО МИ пользователя «Управление инвестиционными проектами в строительстве на сайте проекта MP»).
Отчет должен быть пустым.

Если отчет не пуст, то следует оценить причины наличия документов в отчете, и, если это не технические недочеты программы, запросить у Управляющего ИСП разъяснения / информацию по неотраженным спецификациям.

Команда ИСП должна привести документы в порядок следующим образом:

1 Если спецификация свободна, следует отменить её проведение3. Если есть сторно, то сначала следует отменить проведение сторно. Если данная кнопка в карточке спецификации не доступна, следует отменить проведение через структуру подчинения документа.

2 Если спецификация НЕ свободна и НЕ подписана, следует разорвать связь в программе IBM Notes 9 (см. Раздел «Работа со спецификациями в Lotus» СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам»), далее осуществляется переход на пункт 1.3 Если спецификация НЕ подписана, следует оценить её необходимость. Если она нужна, её следует отразить на сайте. Если она не нужна, следует отменить её проведение или отразить на сайте и создать сторно.

[3]При сторнировании спецификации следует руководствоваться в СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам».

2. Уточнение расходов будущих периодовДля целей настоящей Инструкции расходами будущих периодов считаются расходы по новым Договорам / новым Спецификациям, не отраженные на сайте «Инвестиционные проекты».
Наличие и размер расходов будущих периодов Координатор ИСП уточняет у Управляющего ИСП.
При наличии расходов будущих периодов, они отражаются в «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в разделе 10 «Расходы будущих периодов».

3. Отчет 1С «Проверочный отчет по расходам на сайте MP» (см. инструкция СТО МИ пользователя «Управление инвестиционными проектами в строительстве на сайте проекта MP»)
Проверка полноты выгрузки на сайт «Инвестиционные проекты» Договоров / спецификаций.
Отклонения между сайтом и 1С должны быть понятны (произошла свертка и в 1С более нет документа; документ 1С не имеет объекта, но все привязано корректно)
Все случаи НЕ определения объекта следует передавать на анализ в отдел развития проектного управления (Аналитику или Бизнес-архитектору).

4. Приложение «Картотека электронных документов» в системе «Строительный комплекс» (для проверки не отраженных на сайте Договоров / Спецификаций по всему проекту).
В Приложении нужно сформировать выборку документов по признаку «Спецификации», установить фильтр по проекту, по статусу документа (выбрать статус «Действует») и по меткам определить документы, проведенные в 1С.

5. «Отчет расходов объекта строительства в разрезе заключенных и обсуждающихся договоров» в системе «Строительный комплекс» (для проверки не отраженных на сайте Договоров / Спецификаций по пакету работ).
Проводится сверка сумм документов в данном отчете с суммами документов на сайте «Инвестиционные проекты».
При наличии расхождений – направление отчета Управляющему ИСП4 для проведения разбирательств и исправления данных в системе (сторнирования необходимых Спецификаций).

[4]При отправке Управляющему ИСП поручения на корректировку данных ИСП Координатор ИСП сообщает пакет работ, по которому выявлены отклонения. При необходимости, Координатор ИСП может направить перечень проблемных Договоров..

1.2.
Статус Договора / Спецификации
Договоры и Спецификации по проекту должны быть исполненными, либо отмененными. Подписание либо отмена Договоров / Спецификаций, находящихся на согласовании либо приостановленных.

1. Сайт «Инвестиционные проекты».Проверка статуса Договора / Спецификации.Исключения:

1 Действующие спецификации, по которым ожидаются ПУДы.

2 Действующие спецификации, по которым ожидаются оплаты.
В «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в разделе 10 «Расходы будущих периодов» следует отразить Перечень НЕ исполненных Договоров / Спецификаций.

1.3.
Наличие заключенных Договоров межпроектного взаимодействия
Любые договоренности разбиения затрат на строительство сетей, благоустройства, парковок, между проектами, должны быть отражены в договорных отношениях. Заключение Договоров межпроектного взаимодействия.

1. Документы концепции ИСП.

2. Запрос информации. Алгоритм действий:

1 Проверка по документам концепции ИСП, какие перераспределения затрат между смежными проектами планировались.

2 Запрос у Управляющего ИСП, какие перераспределения затрат между смежными проектами произошли по факту, и запрос ссылок на заключенные Договоры межпроектного взаимодействия.

3 Подтверждение информации о фактических перераспределениях затрат между смежными проектами у ЕИО организации-Инвестора.

4 Проверка (в системе «Строительный комплекс», в программе IBM Notes 9) заключения Договоров межпроектного взаимодействия по каждому факту перераспределениях затрат между смежными проектами.

5 При отсутствии подтверждения факта перераспределения затрат между проектами Договором - обращение к ЕИО организации-Инвестора и Управляющим ИСП обоих проектов для документального оформления данной операции.

2. Проверка отражения в управленческом учете ПУД
2.1.
Полнота отражения ПУД по проекту на сайте «Инвестиционные проекты»
На сайте «Инвестиционные проекты» должны быть отражены все ПУД по проекту, проведенных в 1С. Внесение на сайт информации об отсутствующих ПУД.

1. Отчет 1С «Не отраженные документы на MS Project» / «Отчет по спецификациям» (см. инструкция СТО МИ пользователя «Управление инвестиционными проектами в строительстве на сайте проекта MP»)Отчет должен быть пустым.Если отчет не пуст, то следует исключить случаи наличия документов в отчете по причинам технических недочетов, и в оставшихся документах проверить наличие признака «БУ» и провести следующие действия:

1 При отсутствии в отчете в колонке «БУ» слова «да» (что означает, что у документа не установлен признак «проверено БУ») следует направить список таких документов в ООО «БИК» (к ответственному бухгалтеру по данной организации) с задачей поставить признак и отразить документ на сайте «Инвестиционные проекты».

2 При наличии признака «БУ» следует нажать кнопку "Переотразить" и переотразить документы на сайте.

2. Отчет 1С «Проверочный отчет по расходам на сайте MP» (см. инструкция СТО МИ пользователя «Управление инвестиционными проектами в строительстве на сайте проекта MP»)Проверка полноты выгрузки на сайт «Инвестиционные проекты» ПУД по проекту. Отклонения между сайтом и 1С должны быть понятны (произошла свертка и в 1С более нет документа; документ 1С не имеет объекта, но все привязано корректно).Все случаи НЕ определения объекта следует передавать на анализ в отдел развития проектного управления (Аналитику или Бизнес-архитектору).

2.2.
Соответствие суммы ПУД сумме по заключенным Договорам
Сумма по ПУД должна быть равна сумме по заключенным договорам. Проверка корректности отражения Договоров на сайте. Внесение на сайт информации об отсутствующих Договорах. Предоставление объяснения причины расхождения суммы ПУД и суммы Договора. 1. Запрос информации.Уточнение у Управляющего ИСП расхождений между суммами ПУД и суммой по заключенным Договорам.
Получение от Управляющего ИСП информации либо о проведенном сторнировании ПУД, подлежащих изменению, либо об ожидаемых ПУД по Договору.При наличии ожидаемых ПУД, отражение таких ПУД в «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в разделе 11 «Ожидаемые ПУД по заключенным Договорам».При наличии ПУД, которые по техническим причинам нельзя отразить на сайте «Инвестиционные проекты», но нужно учесть для оценки результата проекта, - отражение таких ПУД в «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в подразделе 9.2 «Затраты и оплаты, которые не отражены на сайте «Инвестиционные проекты».
2.3.
Наличие привязки ПУД к Договорам / Спецификациям
Каждый ПУД должен оформляться в рамках Договора / Спецификации
Исключение: штрафы и пени.
Отражение на сайте привязки ПУД к Договору / Спецификации.
Предоставление объяснения наличия ПУД, не связанных с Договором / Спецификацией (по штрафам и пеням).

1. Сайт «Инвестиционные проекты».

2. Отчет 1С «Проверочный отчет по расходам на сайте MP» (см. инструкция СТО МИ пользователя «Управление инвестиционными проектами в строительстве на сайте проекта MP»).В отчете – получение информации о наличии ПУД без привязки к Договору / Спецификации; либо информации о случаях «Объект не определен» (когда в документе ошибочно указан другой объект строительства. Все случаи НЕ определения Договора отчетом следует передавать на анализ в отдел развития проектного управления (Аналитику или Бизнес-архитектору).

3. Проверка отражения в управленческом учете платежей
3.1.
Полнота отражения платежей по проекту на сайте «Инвестиционные проекты»
На сайте «Инвестиционные проекты» должны быть отражены все платежи по проекту, проведенные в 1С, т. ч. корректировки и взаиморасчеты. Внесение на сайт информации об отсутствующих платежах.

1. Сайт «Инвестиционные проекты».Не проведенные платежи – отражаются в «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в разделе 7 «Расшифровка кредиторской задолженности».Если команда ИСП утверждает, что оплата была, - проводится проверка факта проведения платежей по отчету в 1С «Акт сверки по данным бух.учета».

2. Отчет «Акт сверки по данным бух.учета».«Акт сверки» формируется по Договорам, в которых обнаружены расхождения между платежами в 1С и на сайте «Инвестиционные проекты».
При наличии платежей в 1С и отсутствии их на сайте «Инвестиционные проекты» - ручное отражение платежей на сайте.
При невозможности ручного отражения платежей на сайте – отражение таких платежей в «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в подразделе 9.2 «Затраты и оплаты, которые не отражены на сайте «Инвестиционные проекты».

3.2.
Соответствие суммы платежей сумме по заключенным Договорам
Сумма платежей должна быть равна сумме по заключенным Договорам (исключение составляют штрафы и пени, выставленные Застройщику и Подрядчикам). Проверка корректности отражения Договоров на сайте.
Внесение на сайт информации об отсутствующих Договорах.
Предоставление объяснения причин расхождения суммы платежей и суммы Договоров.
Аналогично п.3.1.
3.3.
Наличие привязки платежей к Договорам / Спецификациям
Каждый платеж должен проводиться в рамках Договора / Спецификации
Исключение: штрафы и пени.
Отражение на сайте привязки платежей к Договору / Спецификации.
Предоставление объяснения наличия платежей, не связанных с Договором / Спецификацией (по штрафам и пеням).
1. Отчет «Акт сверки по данным бух.учета».
При выявлении расхождений по привязке платежа – запрос объяснений у Экономиста организации-Инвестора.

При наличии возможности - ручное отражение на сайте привязки платежей к Договору / Спецификации.
При невозможности ручного отражения привязки платежей на сайте – отражение таких платежей в «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в подразделе 9.2 «Затраты и оплаты, которые не отражены на сайте «Инвестиционные проекты».
4. Проверка наличия комментариев по фактам ежемесячных корректировок
4.1.
Наличие комментариев по каждому факту корректировки
Должны быть комментарии по каждому факту корректировки с указанием причин корректировки и Договора, по которому она сделана.
Предоставление отсутствующих комментариев по факту корректировки. 1. Сайт «Инвестиционные проекты».
При отсутствии комментария по факту корректировки – запрос разъяснений у Экономиста организации-Инвестора.
5. Контроль лимитов бюджета проекта по пакетам работ верхнего уровня
5.1.
Не превышение суммы по Договорам лимита бюджета по пакетам работ верхнего уровня
Сумма по Договорам должна быть меньше либо равна лимиту бюджета по пакетам работ верхнего уровня. Предоставление объяснения причины превышения суммы по Договорам лимита бюджета по пакетам работ верхнего уровня. 1. Сайт «Инвестиционные проекты».При наличии превышения суммы по Договорам лимита бюджета по пакетам работ верхнего уровня – запрос объяснений по превышениям у Управляющего ИСП.При отсутствии объяснений фактов превышения бюджета – отражение сумм превышения с указанием пакетов работ и причин превышения в «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в подразделе «Расходы» раздела «Примечания».
6. Проверка отражения в управленческом учете расходов по дополнительным задачам проекта (при наличии дополнительных задач)
6.1.
Присутствие в базовом бюджете проекта расходов по дополнительным задачам проекта (при их наличии)
При возникновении дополнительных задач по проекту, они должны быть согласованы с Высшим органом управления, и затраты на их выполнение должны быть добавлены в базовый бюджет проекта. Корректировка базового бюджета проекта.

На стадии закрытии проекта, когда корректировка бюджета нецелесообразна, - указание в Справке информации о дополнительных расходах с указанием причин
1. Договор управления ИСП
Проверка наличия у проекта дополнительных задач и уточнение расходов по дополнительным задачам проекта.

2. Запрос информацииЗапрос информации о наличии расходов по дополнительным задачам проекта у Управляющего ИСП и ЕИО организации-Инвестора.

При наличии расходов по дополнительным задачам проекта, которые не отражены в бюджете - проверка наличия данных расходов в бюджете смежного проекта (по Договору ИСП смежного проекта).
Если расходы по дополнительным задачам проекта превышают заложенные на эти цели расходы в бюджете смежного проекта - отражение таких затрат в «Справке по основным результатам инвестиционного проекта» в подразделе 9.1. «Затраты, которые планируется компенсировать за счет проекта».