(Действующий) СТО МИ пользователя «Папир: Закупки». Работа с сервисом в роли...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «Папир: Закупки». Работа с сервисом в роли «Представитель покупателя»

Общие положения

Настоящая инструкция описывает процессы участия пользователя в роли «Представитель покупателя» в процессе Закупки в информационной системе «PAPIR».

Глоссарий

Представитель покупателя – ответственное лицо организации, являющейся заказчиком услуги проведения закупки. Представитель покупателя создает закупку в личном кабинете, инициирует рассылку электронных уведомлений поставщикам по созданной закупке и подводит итоги по истечении установленного срока закупки.
Коммерческое предложение – документ в электронной форме, включающий в себя предложения в соответствия с условиями конкретной закупки.

Закупка в программной системе PAPIR

Вход в приложение закупки осуществляется через сервисы «Объявление Закупки – Покупатель» или «Управление проектами». На домашней странице сервиса в списке «Мои приложения» необходимо выбрать «Закупки» (рисунок 1).
Открытие приложения "Закупки".
1294 × 493 пикс.     Открыть в новом окне Открытие приложения "Закупки".
Приложение «Закупки» представляет собой перечень закупок со следующей информацией (рисунок 2):
  • Дата создания закупки,
  • Номер закупки,
  • Статус закупки,
  • Дата начала закупки,
  • Дата окончания закупки,
  • Покупатели.
Внешний вид приложения "Закупки".
1161 × 438 пикс.     Открыть в новом окне Внешний вид приложения "Закупки".
В каждой строчке с закупкой присутствуют кнопки:
– кнопка-ссылка для перехода на сайт Закупки,
– кнопка для получений ссылки на закупку,
– кнопка для открытия деталей закупки.
Нажав на кнопку слева от закупки, открывается краткая информация по закупке (рисунок 3).
Краткая информация по закупке.
425 × 204 пикс.     Открыть в новом окне Краткая информация по закупке.
Для поиска необходимой закупки пользователь может применить фильтры по соответствующим колонкам справочника. Пример фильтрации данных по дате создания закупки представлен на рисунке 4.
Фильтрация по дате создания закупки.
1097 × 431 пикс.     Открыть в новом окне Фильтрация по дате создания закупки.
По двойному щелчку мыши по строке с закупкой или по нажатию кнопки открытия деталей закупки откроется ее содержимое в новой вкладке рабочего стола (рисунок 5).
Детальная информация по закупке.
1199 × 555 пикс.     Открыть в новом окне Детальная информация по закупке.
При нажатии кнопки происходит обновление карточки закупки.
Карточка закупки состоит из трех областей: списка разделов, шапки закупки и области для просмотра конкретного подраздела.
Список разделов состоит из папок (рисунок 6):
Список разделов карточки закупки.
233 × 410 пикс.     Открыть в новом окне Список разделов карточки закупки.
Сквозная шапка закупки содержит:
Вкладка «Общие сведения» поделена на две части: «Общая информация» и «Условия публикации».
Реквизиты раздела «Общая информация»:
  • Дата создания закупки,
  • Ответственный за закупку – ФИО пользователя, назначенного на проведение закупки,
  • Способ расчета начальной стоимости – начальная стоимость закупки рассчитывается в зависимости от выбранного пользователем способа. Доступны следующие варианты: Рекомендованная цена ресурсов, Предельная цена каждого лота, Вручную. Если пользователь указал способ «Вручную», то до запуска закупки начальная стоимость будет равна нулю.
  • Разрешить указывать нулевую цену – при наличии данного флага поставщик может указывать нулевую цену ТРУ в своем коммерческом предложении,
  • Разрешить подачу предложений после окончания времени закупки – при значении «Да» поставщик сможет подавать новые коммерческие предложения в закупке со статусом «Подводятся итоги»,
  • Разрешить подачу неполных коммерческих предложений – по умолчанию принимает значение «Да» при создании закупки. Далее автоматически переопределяет свое значение при запуске закупки. Если при запуске закупки было настроено автоматическое продление, то подача неполных коммерческих предложений запрещена (подробнее о настройке автоматического продления закупки в разделе Запуск закупки, автоматическая рассылка и публикация на сайте). В ином случае допустима подача неполных предложений,
  • На основании инвестиционного проекта – значение «Да» означает, что закупка создана на основании заявок на закупку к инвестиционным проектам,
  • Прямая закупка – значение «Да» означает, что менеджер принял решение заключить договор по ресурсам в заявке на закупку без проведения торгов,
  • Форма договора – выбранная форма договора,
  • Условия договора – выбранные условия договора.
Реквизиты раздела «Условия публикации»
  • Дата начала приема предложений – совпадает с датой публикации закупки,
  • Дата окончания приема предложений – с учетом всех продлений закупки,
  • Автоматическое продление – выбор варианта: «да»/«нет»,
    • Время окончания закупки – период до окончания закупки, в который сработает продление закупки,
    • Продлить на (мин.) – время, на которое продлится закупка,
    • Минимальное изменение цены (руб.) – минимальное изменение суммы коммерческое предложения, при котором сработает автоматическое продление.

Роли доступа

Основные роли доступа к деталям закупки:
  • Заказчик – пользователи с ролями «Представитель покупателя», «Ответственный за закупки» и «Представитель заказчика без отдела закупок» сервиса «Маркетинговые технологии»; имеет доступ в качестве «Редактора» к своим закупкам;
  • Поставщик – пользователи с ролью «Поставщик» в сервисе «Маркетинговые технологии»; закупки доступны для чтения, доступна основная информация, а также файлы и примечания, приложенные к закупке; поставщик может подать коммерческое предложение;
  • Участник инвестиционного проекта – пользователи с ролью «Пользователь» сервиса «Управление проектами»; закупки, связанные с инвестиционным проектом, доступны только для чтения.
В таблице представлены доступные действия для каждой роли:
Кнопки / функции
Маркетинговые технологии
Объявление закупки – Покупатель
Управление проектами – все пользователи, имеющие доступ к проекту
Поставщик
Редактор
Читатель/Участник проекта
Ответственный за закупку, Менеджер проекта / Управляющий проектом, Редактор проекта, Читатель проекта, Редактор ресурсной ведомости
Доступ к разделу «Общие сведения»
+
+
+
+
Кнопка «Запустить закупку»
+
Кнопка «Отменить закупку»
+
Кнопка «Продлить закупку»
+
Доступ к разделу «Спецификация»
+
+
+
+
Доступ к разделу «Файлы»
+
+
+
+
Скачивание файла
+
+
+
+
Добавление файла
+
Удаление файла
+
Доступ к разделу «История изменений»
+
+
+
Доступ к разделу «Обсуждения»
+
+
+
+
Доступ к разделу «Предложения»
+
+
+
+
Просмотр деталей КП
+
+
+
+
Экспорт КП в Excel
+
+
+
+
Определение победителей закупки
+
Формирование договора с победителем
+
Доступ к разделу «Публикации»
+
+
+
+
Доступ к разделу «Рассылки»
+
+
+
Просмотр деталей рассылки
+
+
+
Кнопка «Выполнить рассылку»
+
Доступ к разделу «Электронные документы»
+
+
+
Доступ к разделу «Список доступа»
+
+
+
Добавление участников
+
Удаление участников
+
Раздел «Мои предложения» сервиса «ИС МТ»
+
Детали предложения
+
Добавление КП
+
Удаление КП
+
Редактирование КП
+

Управление правами доступа к закупке

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к закупке, а также их роли по отношению к данной закупке (рисунок 7).
Раздел "Список доступа".
1112 × 649 пикс.     Открыть в новом окне Раздел "Список доступа".
При нажатии на пиктограмму отображается: для пользователя – детальная информация о пользователе, для группы пользователей – список участников пользователей.
При создании закупки система автоматически добавляет автору закупки роль «Редактор», для пользователей-участников инвестиционного проекта создается группа «Участники проекта (<Наименование проекта>)» с ролью «Участник проекта». Группы пользователей, имеющие доступ к проекту, также автоматически получают роль «Участник проекта» в закупках по данному проекту. При этом при удалении участника (пользователя или группы) из списка доступа к инвестиционному проекту, участник автоматически удаляется из списка доступа закупки.
Автоматически добавленных пользователей и групп пользователей удалить нельзя.
Важно!
Если пользователю предоставлен доступ к закупке в различных ролях, то при совершении действий с закупкой будет учитываться роль с максимальными правами для данного действия независимо от контекста. То есть если пользователю выдана роль «Редактор» в карточке закупки, то управление данной закупкой будет доступно и при открытии карточки закупки в приложении «Закупки – участник» сервиса «Информационная система «Маркетинговые технологии».
В разделе доступна фильтрация и сортировка табличной части по колонкам:
  • Наименование – фильтрация по наименованию пользователя или группы пользователей. Например, если при поиске пользователя в списке доступа, он также включен в группу, то данная группа не будет отображаться.
  • Роль – выбор из ролей ИСП,
  • Доступен для изменения – выбор из вариантов «Да», «Нет».
Важно!
Наименование организации, автоматически добавляемое к наименованию группы, добавленной по правилу, не является частью наименования группы, т.е. по нему фильтровать нельзя. Но наименование проекта в названии группы типа «Менеджеры проекта (<наименование проекта>)» является частью наименования группы и доступно для фильтрации.
Важно!
В списке доступа всегда сначала будут выведены пользователи, а затем группы пользователей, даже в случае использовании сортировки колонок.