Пример выбора отчета для выгрузки представлен на рисунке 5.

После нажатия на кнопку «Выгрузить в Лотус» открывается форма выбора пользователей, которые участвуют в согласовании и подписании, контролера, а также режима выгрузки.

По умолчанию:

• В список согласующих лиц автоматически добавляется руководитель из ответственных лиц организации. Также есть возможность редактировать и добавлять согласующих.
• В список подписывающих лиц автоматически добавляется руководитель из ответственных лиц организации и ответственный, указанный в печатной формы вместо главбуха. 
• Автор, Исполнитель: автоматически выбирается ответственный, выполняющий выгрузку.
• Исполнитель сохраняется в 1С (используется для отчета).
• Режим выгрузки – автоматический.

Доступные режимы выгрузки:

• Ручной – отчет автоматически направляется на согласование, после согласования автоматически отправляется в ДОУ для распечатывания и подписания.
• Автоматический – отчет автоматически направляется на согласование и подписание ЭЦП (последовательно).

Примечание: При ручном режиме выгрузки список подписывающих лиц не используется, табличная часть очищается и недоступна для редактирования.

Внешняя форма выбора представлена на рисунке 6.

Примечание: Согласование последовательное, его порядок определен порядком строк в табличной части.

Необходимо, чтобы у пользователей, участвующих в выгрузке в Лотус, были заполнены следующие поля:

• NotesAddress,
• NotesAddressLDAP,
• Каталожный номер,

В случае если эти поля не заполнены, появится соответствующее предупреждение, и выгрузка будет приостановлена.

Факт выгрузки отразится в служебном окне, внизу экрана, также можно будет увидеть значок СЭД Лотус в соответствующей строке списка.

Перейти в карточку СЭД Лотус можно после нажатия кнопки «Открыть в Лотус» (рисунок 7).

Работа с выгруженным отчетом

Отчет выгружается в базу ПУД. По одному отчету создается одна карточка ПУД, поиск документа по группировкам базы ПУД. 

Тип документа – «Регламентированная отчетность».

В кратком содержании содержится информация: тип отчетности + вид отчетности + отчетный период + номер корректировки, а также дата выгрузки. 

Тип отчетности – это папка из справочника «Регламентированные отчеты», вид отчетности – наименование отчета.

Отчет выгружается в формате .xps с целью невозможности для редактирования.

Каждая форма в регламентированном отчете (титульный лист, разделы) отображается на новой странице в выгруженном отчете, следуя друг за другом.

Пример отчета в программе 1С представлен на рисунке 8.

Пример печатной формы выгруженного отчета в формате .xps представлен на рисунке 9.

Из рисунка можно увидеть, что файл состоит из 4 страниц, каждая из которых соответствует определенной форме регламентного отчета.

Внешний вид карточки в СЭД Лотус представлен на рисунке 10.

После выгрузки отчет автоматически направляется на согласование, в СЭД Лотус переходит в статус «На согласовании». Согласующим ежедневно приходит напоминание.

Примечание: При отклонении документа (в ручном режиме выгрузки), статус в 1С изменяется в течение часа, при этом документ в Лотусе не должен блокироваться пользователем.

Контролер ежедневно получает напоминание по всем отчетам по личной почте. 

• Обрабатываются только статусы «На доработке», «На согласовании», «Согласован», «На подписании»,
• Вид отчета (таблица 1).

После согласования:

• При ручном режиме: отправляется в ДОУ при положительной визе,
• При автоматическом режиме: в случае положительного согласования отчет автоматически отправляется на подписание ЭЦП; Статус «На подписании».,
• Если отчет подписан, статус становится – «Подписан» (в СЭД Лотус и в 1С); если установлена «старая версия» в СЭД Лотус – «Отклонен»; в 1С – «На доработке» (устанавливается вручную),
• В случае если исполнитель обнаружил ошибку в отчете в СЭД Лотус, документ отправляется на доработку вручную, устанавливается статус «На доработке», в 1С – «На доработке» (устанавливается вручную),
• В статусе «На доработке» в 1С пользователь имеет право внести изменения в 1С и повторить выгрузку в ту же карточку в СЭД Лотус.

Отправка отчета в контролирующий орган:

• Выгрузка отчета производится вручную, в 1С автоматически устанавливается статус «Выгружен для отправки»,
• Пользователю разрешено вручную устанавливать статус «Сдан».

Процесс работы и смена статусов

Статусы отчетов в 1С:

• «В работе» – устанавливается автоматически при сохранении отчета в 1С;
• «Подготовлен, выгружен в Лотус» – устанавливается автоматически при выгрузке отчета в СЭД Лотус; в 1С документ становится недоступным для редактирования;
• «Подписан» – устанавливается автоматически при подписании ЭЦП в СЭД Лотус; вручную при ручном способе выгрузки после получения уведомления о смене статуса в СЭД Лотус. 
• «На доработке» – устанавливается вручную при снятии с согласования, отрицательном согласовании, «старой версии» в подписании ЭЦП, документ становится доступен для внесения изменений;
• «Выгружен для отправки» – устанавливается автоматически при выгрузке из 1С в XML или вручную при отправке на бумажном носителе;
• «Сдан» – устанавливается вручную.

Примечание: В случае если возникла необходимость доработать документ, у пользователя есть возможность изменить статус, при котором документ будет доступен для редактирования.

Статусы отчетов в Лотус:

• «На согласовании» – автоматически при отправке на согласование;
• «Согласован» – автоматически при положительном согласовании;
• «На подписании» – автоматически при отправке на подписание;
• «Отклонен» – автоматически при отрицательном согласовании, либо установке «старая версия»; 
• «Подписан» – автоматически при подписании ЭЦП, либо вручную ДОУ;
• «На доработке» – вручную при отправке на доработку;
• «Сдан» – вручную;
• «Передан в архив» – вручную.

Схема алгоритма процесса выгрузки в Лотус (рисунок 11):

Отчет «Реестр по сдаче отчетности»

Отчет располагается в программе 1С Предприятие: Бухгалтерия. Вкладка «Подсистемы» → Регламентированная отчетность → Отчеты → Реестр по сдаче отчетности» (рисунок 12).