(Действующий) СТО МИ пользователя «Оперативный табель учёта»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «Оперативный табель учёта»

Описание

В данной инструкции описан процесс по заполнению и проверке табеля учета рабочего времени в 1С: ЗиУП.

Документ «Табель учета рабочего времени»

Заполнение оперативного табеля осуществляется пользователями, входящими в группу пользователей «ИВК_Табельщик», проверка табеля и выгрузка в СЭД Lotus Notes – пользователями, входящими в группу «Кадровик».
Документ «Табель учета рабочего времени» расположен в подсистеме «Оперативный табель» → «Табели» (рисунок 1).
920 × 304 пикс.     Открыть в новом окне
Пользователям отдела кадров документ «Табель учета рабочего времени» также доступен из подсистемы «Зарплата» → «Учет времени» → «Табели» (рисунок 2).
Расположение документа "Табель учета рабочего времени".
1236 × 494 пикс.     Открыть в новом окне Расположение документа "Табель учета рабочего времени".
На рисунке 3 представлена форма списка документа «Табель учета рабочего времени». Отображение данных на форме может быть изменено с помощью команды «Еще» – «Изменить форму».
Форма списка документов.
1495 × 513 пикс.     Открыть в новом окне Форма списка документов.
По нажатию кнопки «Открыть в Лотус» выбранный документ открывается в СЭД Lotus Notes, если документ еще не выгружен в Лотус, то появляется соответствующее сообщение (рисунок 4). Документы, выгруженные в СЭД Lotus Notes, помечаются значком . Кнопка «Открыть в Лотус» также доступна в меню «Еще» формы списка и на форме документа.
Сообщение об ошибке.
219 × 124 пикс.     Открыть в новом окне Сообщение об ошибке.

Создание и заполнение табеля учета рабочего времени

Важно!
Сроки подготовки и сдачи оперативного табеля в отдел кадров регламентированы СТО СМК 77.22.14 Формирование и ведение баз данных по кадрам.
Создание и заполнение оперативного выполняется ответственными пользователями по организации, которым выдана роль «ИВК_Табельщик» в 1С: ЗиУП, или сотрудниками отдела кадров.
Важно!
Для предоставления доступа к оперативным табелям в 1С: ЗиУП необходимо обратиться в техническую поддержку.
Форма нового документа «Табель учета рабочего времени» для пользователей с ролью «ИВК_Табельщик» представлена на рисунке 5.
Создание документа.
972 × 540 пикс.     Открыть в новом окне Создание документа.
Реквизиты документа:
  • Месяц – указывается месяц, за который будет сформирован табель,
  • Данные за – уточнение периода в месяце:
    • Текущий месяц – табель будет сформирован за весь месяц,
    • Первая половина месяца,
    • Вторая половина месяца,
    • Произвольный период – произвольный период в выбранном месяце,
  • Организация,
  • Дата – дата составления табеля, по умолчанию текущая,
  • Подразделение – подразделение организации,
  • Подписи:
    • Руководитель – заполняется автоматически при выборе организации по данным регистра сведений «Сведения об ответственных лицах»
    • Работник кадровой службы – заполняется автоматически при сохранении документа работником отдела кадров (см. Сверка табеля учета рабочего времени отделом кадров),
    • Ответственное лицо – по умолчанию автор документа,
  • Комментарий,
  • Ответственный – по умолчанию текущий пользователь.
По нажатию кнопки «Заполнить» табличная часть «Данные о времени» заполняется автоматически для каждого сотрудника организации в соответствии с проведенными отделом кадров документами (график работ, отпуска, больничные и пр.) (рисунок 6).
Заполнение табличной части.
969 × 638 пикс.     Открыть в новом окне Заполнение табличной части.

Ручное изменение данных

Для изменения данных учета времени необходимо выделить ячейку и ввести нужные данные, при вводе система автоматически подскажет расшифровку буквенных обозначений (рисунок 7).
Важно!
Пока работник не представил соответствующие документы (в том числе, листок нетрудоспособности), день отсутствия на рабочем месте обозначается в табеле кодом "НН" – неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).
Отклонения от графика работы
Код
Основании для отметок в табеле
Командировка служебная
К
Приказ о командировании, подписанный работником
Отпуск ежегодный оплачиваемый
ОТ
Приказ об отпуске с подписью самого работника
Отпуск учебный с сохранением заработной платы
У
Приказ об отпуске с подписью самого работника, подтверждающий документ
Отпуск по беременности и родам
Р
Приказ с подписью самого работника
Отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет
ОЖ
Приказ с подписью самого работника
Отпуск без сохранения заработной платы с согласия работодателя
ДО
Приказ с подписью самого работника
Больничный лист
Б
Листок нетрудоспособности
Государственные обязанности
Г
Подтверждающий документ
Прогулы - неявки на работу без уважительной причины более 4 часов непрерывно
ПР
Докладные, объяснительные записки, приказ о вынесении взыскания, акты и др.
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
НН
Отсутствуют оправдательные документы
Изменение данных табеля.
965 × 427 пикс.     Открыть в новом окне Изменение данных табеля.
Важно!
Повторное нажатие кнопки «Заполнить» перезаполняет табличную часть исходными значениями в соответствии с первичными учетными документами (график работ, отпуска, больничные и пр.), все введенные вручную значения сбрасываются.
Для сохранения документа и внесенных изменений необходимо нажать кнопку «Записать».

Сверка табеля отделом кадров

У пользователей, входящих в группу доступа «Кадровик», отображается кнопка «Сверить данные». При нажатии на кнопку система сверяет данные табеля с введенными в систему первичными документами и все отклонения выводит в виде отчета (рисунок 8).
Отклонения табеля учета.
994 × 414 пикс.     Открыть в новом окне Отклонения табеля учета.
По выявленным расхождениям сотрудником отдела кадров проводится анализ, при необходимости в 1С: ЗиУП вносятся документы, еще не отраженные в учете.
После сверки и, при необходимости, изменения данных учета сотрудник отдела кадров фиксирует изменения нажав кнопку «Принять данные учета» (рисунок 9). При нажатии данной кнопки табель перезаполняется по актуализированным данным учета.
Кнопка "Принять данные".
1011 × 375 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Принять данные".
Важно!
Выгрузка в Лотус доступна только для документов, в котором сотрудник отдела кадров принял данные учета.
Сотруднику отдела кадров доступен просмотр печатной формы Т-13 (рисунки 10 и 11).
Кнопка для просмотра печатной формы "Т-13".
988 × 405 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка для просмотра печатной формы "Т-13".
Пример сформированной печатной формы Т-13.
1385 × 890 пикс.     Открыть в новом окне Пример сформированной печатной формы Т-13.
Печатная форма «Т-13» выгружается в СЭД Lotus Notes сотрудником отдела кадров. Оперативный табель в 1С: ЗиУП блокируется от изменений. Дальнейшее редактирование табелей доступно только при установке статуса «Отклонен».

Выгрузка в СЭД Лотус

На рисунке 12 представлен внешний вид вкладки «Выгрузка в Лотус».
Вкладка "Выгрузка в Лотус".
920 × 209 пикс.     Открыть в новом окне Вкладка "Выгрузка в Лотус".
Табличная часть «Согласующие» необязательна для заполнения, документ автоматически будет направлен руководителю организации на согласование и руководителю организации и сотруднику отдела кадров на подписание ЭЦП.