(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Заявки по услугам»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

Описание системы

Система предназначена для осуществления деятельности по работе с заявками по услугам. В системе можно отслеживать ход согласования и исполнения заявок по услугам.
В инструкции описана работа с заявками по услугам в СЭД Lotus и в программе 1С: Предприятие.
В СЭД Lotus описана предварительная настройка заявок; создание и настройка услуг; создание и работа с заявками; формирование отчетов по созданным заявкам; описание видов, этапов и статусов заявок; настройка доступа к заявкам; Регулярно-оказываемые услуги
Заведение регулярно-оказываемых услуг.
В 1С: Предприятие осуществляется работа со справочниками: Справочник «Управления/отделы организаций», Справочник «Заявки Лотус»; Регистр сведений «Настройка услуг по объектам 1С». Доступны обработки: Обработка «Изменить договор в заявках», Обработка «Групповое изменение некорректных договоров в заявках», Обработка «Генерация актов по оказанным услугам» и формирование отчета по расшифровке состава услуг по актам.

Работа с заявками по услугам в СЭД Lotus

Настройка БД «Заявки»

Права доступа

Всем пользователям базы (кроме администраторов) раздать права Authors, в т.ч. DraftReader. Поставить флажок Create Documents.
Пользователи с ролью [editAll] имеют следующие возможности:
  • Видеть и редактировать ВСЕ ДОКУМЕНТЫ,
  • Создавать и редактировать настройки услуг,
  • Отклонять карточки регулярно оказываемых услуг (см.
  • Другие статусы заявок).
Также необходимо установить роль LocalDomainServers.
Пользователям, входящим в группу «LocalDomainAdmins», доступны следующие действия:
  • Ручная выгрузка регулярно-оказываемых услуг,
  • Удаление ошибочных заявок только в документах «Обычных заявок» (то есть не по регулярно-оказываемым услугам).
Пользователям с ролью [readAll] доступен запуск отчетов по выгрузке заявок и регулярно-оказываемых услуг.
Обычный пользователь видит заявку, если он:
  • Автор,
  • Руководитель заказчика,
  • Участвовал в согласовании документа,
  • Контролер,
  • Исполнитель,
  • Ему пересылалась заявка через кнопку «Обработать»,
  • Он добавлен в доступ вручную.

Настройка создания заявки без договора

Для базы заявок имеется признак, установка которого отвечает за разрешение создавать заявки без договора.
Доступ к данной настройке имеют лица, обладающие административными правами на базу.
Перейти к настройке можно через Главное меню → Действия → Сервис\Опции (рисунок 1).
619 × 127 пикс.     Открыть в новом окне
Для запрета создания заявок без договора нужно снять данный флажок.

Определения

Услуга – совокупность мероприятий и действий, которая может быть оказана заказчику организацией.
Карточка услуги – документ, в котором указаны основные параметры услуги, а также указаны контролеры и исполнители услуги по управлениям/отделам, сопутствующие услуги (если есть), настройки бизнес-процессов и дополнительные поля, предлагаемые для заполнения заказчику при создании заявки по данной услуге.
Настройки услуги – исполнители, контролеры, сопутствующие услуги, дополнительные поля и настройка бизнес-процесса в карточке услуги.
Сопутствующая (детальная) услуга – услуга, которая должна или может быть выполнена вместе с некоторой заданной услугой и указанная в настройках услуги.
Комплексная услуга – услуга, вместе с которой может быть выполнена совокупность сопутствующих услуг.
Заявка – создаваемый заказчиком документ-требование выполнить услугу организации. В заявке присутствуют стадии выполнения, характеризующие её жизненный цикл.
Комплексная заявка – заявка, созданная на основе комплексной услуги.
Сопутствующая (детальная) заявка – заявка на сопутствующую услугу, имеющая «родителя» – комплексную заявку.

Создание и настройка карточки услуги

Предварительные требования, не относящиеся к работе с БД «Услуги».
1. Услуга должна быть заведена в 1С.
2. Услуга должна быть выгружена в промежуточную «шину данных» – БД «Товары и услуги» (выгрузка данных осуществляется в автоматическом режиме ежедневно).
Порядок действий по созданию и настройке карточки услуги.
1. Открыть вид «Услуги → по разделам» (рисунок 2).
Вид "Услуги -> по разделам"
268 × 59 пикс.     Открыть в новом окне Вид "Услуги -> по разделам"
2. Нажать кнопку «Получить из БД «Услуги» (рисунок 3).
Кнопка - Получить из БД "Услуги"
473 × 103 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка - Получить из БД "Услуги"
3. В открывшемся окне выбрать услугу или услуги, которые требуется завести в данной БД и нажать «ОК» (рисунок 4).
Список услуг
754 × 487 пикс.     Открыть в новом окне Список услуг
4. После выполнения действий, указанных выше, в БД будут созданы не повторяющиеся карточки услуг (если была выбрана услуга, которая уже заведена в БД, то добавление услуги не произойдёт). Если в карточке услуги еще нет настроек, то на основании этой услуги пока нельзя создать заявку.
5. В открытой карточке услуги необходимо выбрать или заполнить вручную раздел (или разделы через запятую), в которых нужно поместить карточку услуги на рисунках 5, 6 (разбиение по разделам – логическое, чтобы пользователю было легче ориентироваться в списке услуг).
Выбор раздела
727 × 345 пикс.     Открыть в новом окне Выбор раздела
Отображение выбранного раздела
1118 × 68 пикс.     Открыть в новом окне Отображение выбранного раздела
5.1 Количество по факту выполнения.
5.1.1 В карточке настройки услуги можно указать пункт «количество по факту выполнения».