(Действующий) СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»

Общие положения

Сервис «Электронные документы» представляет собой площадку для взаимодействия в рамках единого информационного пространства группе заинтересованных лиц для коллективной работы над документами:
  • Создание документов,
  • Обсуждение документов,
  • Согласование документов,
  • Регистрация документов,
  • Исполнение документов.
В данной инструкции описан алгоритм работы с формами электронных документов в СЭД Папир. Общие принципы работы с сервисом «Электронные документы» описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Использование сервиса «Электронные документы» подтверждает принятие условий Соглашения об использовании системы электронного документооборота Papir.

Глоссарий

Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Входящий документ – документ, поступивший в организацию.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из организации.
Дата договора – дата, указываемая в номере договора и являющаяся его реквизитом.
Дата начала – дата начала действия договора: срок, начиная с которого контрагенты должны начать выполнять свои обязательства по договору.
Дата создания документа – дата фактического создания электронного документа, является атрибутом истории документа, который не является реквизитом договора.
Дата окончания – дата окончания действия договора: срок, к которому контрагенты должны исполнить свои обязательства по договору.
Дата подписания – дата, когда уполномоченные представители контрагентов подписали документ электронной подписью.
Договор – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Исполнительная документация – текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.
Контрагент – юридическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), являющееся одной из сторон договора, которое при заключении договора берет на себя определенные обязательства.
Администратор – владелец документа, который является представителем контрагента и автором документа и осуществляет контроль надлежащего исполнения Редактором своих обязанностей, а также смену статуса договора вручную в случае необходимости.
Контролер – ответственный за обеспечение централизованного, контролируемого учета документации, поступающей и отправляемой во внешние организации.
Объекты строительства – информация об объектах строительства, может использоваться в электронных документах, а также в графиках календарно-сетевого планирования.
Редактор – ответственный за обеспечение заключения договора.
Письмо – электронный документ, который может содержать одну и более печатную форму (текст письма + приложения к нему), которые как пакет документов можно создать, обсуждать, согласовывать, подписывать.
Покупатель – контрагент, имеющий намерение приобрести, либо приобретающий Товары, Работы, Услуги, и заключающий договор на поставку Товаров, Работ, Услуг.
Поставщик – контрагент, непосредственно осуществляющий деятельность по предоставлению Товаров, Работ, Услуг в рамках договора на поставку.
ПУД – первичный учетный документ (счет-фактура, акт выполненных работ).
Регистрация – присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистратор – ответственный за регистрацию в системе поступившей корреспонденции (автор документа).
Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.
Строительный контроль (технический надзор) – комплекс экспертно-проверочных мероприятий, осуществляемых с целью обеспечения точного соблюдения определяемых проектом стоимости, сроков, объемов и качества производимых работ и строительных материалов.
Уполномоченный представитель – представитель контрагента, уполномоченный совершать сделки (заключать договоры) от имени контрагента.
Удостоверяющий документ (документ-основание) – документ, дающий право физическому лицу действовать в интересах организации при заключении договора.
Другие термины указаны в СТО УП «Реестр терминов develop-man».

Договоры

Изменение статусов электронных договоров

Алгоритм смены статусов электронного договора определяется согласно схеме, изображенной на рисунке 1.
Процедуры согласования и подписания, а также перевод документа в статус «Действует (вручную)» описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Важно!
Подписание электронных договоров доступно лишь после согласования (см. СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы).
Алгоритм смены статусов электронных договоров.
744 × 1054 пикс.     Открыть в новом окне Алгоритм смены статусов электронных договоров.

Перевод документа в статус «Не заключен»

Перевести электронный договор в статус «Не заключен» вручную могут пользователи в роли «Редактор» и «Администратор», для этого необходимо нажать на кнопку «Пометить как незаключенный» (рисунок 2). Данная операция доступна для документов в статусах «На редактировании», «Согласован» и «На подписании».
Перевод документа в статус "Не заключен".
452 × 281 пикс.     Открыть в новом окне Перевод документа в статус "Не заключен".
Для смены статуса пользователь по необходимости вносит комментарий и подтверждает изменения (рисунок 3).
Подтверждение смены статуса документа.
421 × 219 пикс.     Открыть в новом окне Подтверждение смены статуса документа.
Статус документа приобретает значение «Не заключен».

Исполнение документа

Перевести электронный документ в статус «Исполнен» могут пользователи в роли «Редактор» и «Администратор», для этого необходимо нажать на кнопку «Пометить как исполненный» (рисунок 4). Данная операция доступна для документов в статусе «Действует» и «Действует (вручную)».
Перевод документа в статус "Исполнен".
667 × 251 пикс.     Открыть в новом окне Перевод документа в статус "Исполнен".
Необходимо ввести комментарий и подтвердить изменения. Статус документа приобретает значение «Исполнен».