(Действующий) СТО СМК «Управление и сопровождение бизнес-процесса «Учет ГСМ»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО СМК «Управление и сопровождение бизнес-процесса «Учет ГСМ»

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» __________2015г

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящий стандарт организации устанавливает требования к:
1.1.1. Управлению и сопровождению в ИС бизнес-процесса «Учет ГСМ»;
1.1.2. Участникам бизнес-процесса по учету ГСМ в организациях, оказывающие автотранспортные услуги и услуги строительных машин и механизмов;
1.2. Требования данного стандарта распространяются и обязательны для исполнения:
1.2.1. Сотрудниками структурного подразделения консалтинговой организации, оказывающей услуги в области IT –менеджмента - Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем;
1.2.2. Заказчиками услуг консалтинговой организации;

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
2.1.1. Федерального законом РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
2.2. При пользовании настоящим стандартом организации целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом организации следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку;

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственность за выполнение требований данного СТО СМК в бизнес-процессе учета ГСМ несут все участники процесса согласно п. 1.2. данного СТО СМК;
4.2. Контроль над соблюдением требований данного СТО СМК осуществляет Руководитель Управления по внедрению и сопровождению КС консалтинговой организации, оказывающая услуги в области IT-менеджмента;

5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Основной целью данного СТО СМК является:
5.1.1. Утверждение единого процесса регистрации документов по бизнес-процессу «Учет ГСМ» в учете организации – Заказчика;
5.1.2. Определение сроков и взаимодействие участников бизнес-процесса;
5.1.3. Определение функциональных обязанностей и зоны ответственности каждого участника бизнес-процесса;
5.2. Учет движения ГСМ должен быть основан на следующих принципах:
5.2.1. Своевременное и полное оприходование и списание ГСМ в сроки, установленные СТО СМК «Закрытие периода»;
5.2.2. Своевременное документальное оформление ФХЖ, обеспечение достоверных данных по приобретению и отпуску ГСМ;
5.2.3. Учет стоимости фактически приобретенных ГСМ, но не подтвержденных ПУД, осуществляется на основании ПУД «Приходный ордер», зарегистрированный в ИС и подписанный специалистом организации – Заказчика;
5.2.4. Аналитический учет топлива ведется в разрезе видов ГСМ;
5.2.5. Фактический расход ГСМ за отчетный период (месяц) подтверждается ПУД:
и списывается в расходы организации - Заказчика на последнее число месяца на основании документа «Отчет о движении горюче-смазочных материалов»;

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

Бизнес-процесс «Учет ГСМ» и действия участников представлены в таблице:
Участник бизнес-процесса
Действия
Срок
Нормативные ссылки
Управляющий организации1.В ИС регистрирует и подписывает ПУД «Решение об утверждении норм расхода топлива и горюче-смазочных материалов» по ТС (машинам и механизмам), находящиеся на балансе организации и (или) в аренде на следующий календарный год;- Ежегодно, в срок до 01 декабря текущего года;-СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документов на поступление основных средств»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документов по движению основных средств, предназначенных для проката»;
2.В ИС вносит изменения в ПУД «Решение об утверждении норм расхода топлива и горюче-смазочных материалов»В течении 2-х рабочих дней:- с момента регистрации ТС (машин и механизмов) на балансе организации-подписания ПУД «Акт приема-передачи имущества» по договору аренды ТС (машин и механизмов);
3.Контролирует фактический расход ГСМ за отчетный период;4.Принимает решение по сверхнормативному расходу в течении 1-го этапа СТО СМК «Закрытие периода»;5.Контролирует своевременную регистрацию документов по движению ГСМ в программе 1С: Бухгалтерия предприятия и предоставление через ИС ПУД, подтверждающие зарегистрированные ФХЖ;Ежемесячно в течении 1-го этапа СТО СМК «Закрытие периода»- СТО СМК Система предупреждений контракта ЕИО;- СТО СМК «Закрытие периода»;
Специалист организации –Заказчика, ответственный за поставку ГСМ1.В ИС заключает договор на поставку ГСМ; - СТО СМК «Управление договорами»;- СТО МИ пользователя «Спецификация к договорам»;
2.В программе 1С: Бухгалтерия предприятия регистрирует документ «Спецификация к договору»;В течении 1-го рабочего дня с момента регистрации договора на поставку ГСМ
В ИС3.Регистрирует и оформляет ПУД «Доверенность»;4.Направляет поручение специалисту Отдела сопровождения о необходимости зарегистрировать данные в справочнике «Склады (места хранения)»;В течении 1-го рабочего дня с момента регистрации в ИС договора на поставку ГСМСТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документа «Доверенность»
5.Получает ПУД от организации- Поставщика ГСМ (товарная накладная, счет-фактура, отчет эмитента топливной карты о количестве ГСМ, отпущенного за период), передает в ДОУ для регистрации карточки ПУД в ИС;В течении 1-го рабочего дня с момента получения ПУД- СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения;
6.Запрашивает ПУД у организации – поставщика ГСМ для закрытия неотфактурованной поставки материаловВ течении 1-го рабочего дня, с момента получения в ИС карточки ПУД «Приходный ордер»- СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС неотфактурованной поставки материалов»;
7.Контролирует регистрацию документа и оформление ПУД «Авансовый отчет» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия в случае приобретения ГСМ за наличный расчет, либо регистрирует и оформляет ПУД «Авансовый отчет» за подотчетного лица (если подотчетное лицо не является участником ИС);В срок согласно СТО СМК «Закрытие периода»- СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС документа «Авансовый отчет»;
Специалист организации – Заказчика, ответственный за регистрацию ФХЖ 1.В программе 1С: Бухгалтерия предприятия регистрирует и заполняет данные по фактическому поступлению и расходу ГСМ в документе «Путевой лист» ЕжедневноСТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документов по движению ГСМ в ИС»
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия:2.Регистрирует документ «Отчет по движению ГСМ», формирует ПУД «Отчет по движению горюче-смазочных материалов», контролирует своевременное согласование и подписание документа;3.Регистрирует неотфактурованную поставку ГСМ и оформляет ПУД «Приходный ордер»;Ежемесячно в течении 1-го этапа СТО СМК «Закрытие периода»- СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документов по движению ГСМ в ИС»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС неотфактурованной поставки материалов»;
Специалист Отдела сопровождения1.В программе 1С: Бухгалтерия предприятия настраивает параметры бизнес-процесса «Учет ГСМ»В течении 1-го рабочего дня, с момента применения ПО «Учет ГСМ» организацией - ЗаказчикомСТО СМК Методологическая инструкция «Порядок регистрации документов по учету ГСМ в ИС и контроль за завершением бизнес-процесса «Учет ГСМ»;
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия:2.Регистрирует документ «Поступление товаров и услуг» в электронном журнале «Приходные накладные» на основании ПУД, полученного через ИС в статусе «В отдел учета и отчетности»;3.Регистрирует документ «Перемещение товаров» в электронном журнале документа «Перемещение товаров» между подотчетными лицами на основании заявки, полученной в ИС от специалиста организации –Заказчика;4.Подтверждает и закрывает неотфактурованую поставку ГСМ на основании предоставленного ПУД через ИС;5.Подтверждает поступление ГСМ за наличный расчет в документе «Авансовый отчет»;В течении 2-х рабочих дней с момента получения:- карточки ПУД в ИС в статусе «В отдел учета и отчетности;- заявки через ИС;- задачи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия;- СТО СМК «Закрытие периода»;- Методологическая инструкция «Регистрация и сопровождение не автоматизированного учетного процесса, инициированного иной корпоративной системой (1 категория сложности);- СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок регистрации документов по учету ГСМ в ИС и контроль за завершением бизнес-процесса «Учет ГСМ»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документа «Счет-фактура»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документа «Перемещение товаров» в ИС»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Подтверждение и закрытие неотфактурованной поставки материалов в ИС»;-СТО СМК Методологическая инструкция «Подтверждение расходов в регистрах бухгалтерского учета по документу «Авансовый отчет»;
6.Контроль завершения бизнес-процесса «Учет ГСМ»Ежемесячно- СТО СМК «Закрытие периода»;- СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок регистрации документов по учету ГСМ в ИС и контроль за завершением бизнес-процесса «Учет ГСМ»;

7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА