Таблица 1

6.1.1. Решение о разработке документов может быть принято руководителем организации или уполномоченным им компетентным лицом. Разработка документа должна быть поручена компетентному лицу в соответствующей области деятельности (далее – Разработчик).

6.1.2. Решение о разработке документов может быть принято в устной, а также в письменной форме в виде приказа, распоряжения, плана работ, мероприятий. При принятии решения должно быть определено назначение документа, требования, область применения, Разработчик(и), срок окончания работы над документом.

6.1.3. Документы должны разрабатываться и оформляться в соответствии с требованиями соответствующих стандартов и нормативных документов в зависимости от системы документации с учетом требований, приведенных в разделе 8.

6.1.4. Содержание документа должно отвечать внешним (законодательным, нормативным) и внутренним требованиям. Текст быть чётким и понятным. Разработанный документ не должен иметь внутренних несоответствий.

6.1.5. Для некоторых видов документов, после подготовки проекта документа должна быть проведена его экспертиза (проверка) уполномоченным лицом. Порядок проведения экспертизы устанавливается в соответствующих стандартах в зависимости от вида документа. Доработка документа по результатам экспертизы, согласования осуществляет Разработчик.

6.2.1. Требования к согласованию документов устанавливаются в соответствующих нормативных документах и стандартах организации. Процедура согласования в обязательном порядке должно проводиться для документов следующих систем документации:

- Судебно-претензионная;

- Правоустанавливающая;

- Договорная;

- Общесистемная;

- Распорядительная;

- Финансово-бухгалтерская;

- Справочно-информационная (исключения составляют справки о некрупности сделки);

- Кадровая (заявки, в которых содержатся заявления сотрудников, на прием, перевод, увольнение, отпуск, отзыв из отпуска, перенос отпуска, поощрение, наложение дисциплинарных взысканий, контракты директоров, и другие документы).

6.2.2. Проект документа должен быть согласован с руководителем организации/структурного подразделения, на деятельность которой данный документ имеет область распространения. Документ отправляется на согласование в СЭД Разработчиком (либо другим лицом в соответствии с действующими стандартами), который устанавливает «Цикл согласования» в карточке документа. Лица, определенные в цикле согласования, получившие проект документа, рассматривают его не более 2-х рабочих дней с точки зрения требований, относящихся к их деятельности.

6.2.3. Согласующие лица вносят свои замечания и предложения в карточке электронного документа, посредством заполнения соответствующего раздела и внесения своей фамилии. Замечания должны располагаться в последовательности разделов документа, должны иметь аргументацию со ссылкой на внутренний или внешний нормативный документ. Все замечания должны быть чёткими, понятными, нести в себе конкретную информацию, не допускающую двойственного толкования.

6.2.4. Разработчик документа рассматривает все замечания, вносит изменения, при необходимости корректирует проект документа и готовит новую редакцию документа для окончательного согласования и утверждения в срок не более 2 (двух) рабочих дней.

6.2.5. После положительного согласования разработчик направляет документ в Управление ДОУ в формате .pdf с поручением распечатать и подписать документ. Документы Судебно-претензионной систем документации, после положительного согласования направляются в Управление ДОУ с пометкой "ВАЖНО" и распечатываются в день их направления. Исключение составляют письма "о некрупности сделки", которые распечатываются в структурном подразделение организации, выполняющем функции по реализации объектов недвижимости (далее- отделе продаж) по запросу покупателей, как шаблонные письма.

6.3.1. Прием, сортировка и регистрация всей документации осуществляется централизованно в Управлении ДОУ. В случае если документ был получен иным путем, получатель такого документа должен в тот же день передать его для регистрации в Управление ДОУ.

6.3.1.1. Прием и сортировка исходных данных и исполнительной документации осуществляется в Управлении ДОУ, проектной документации – в Архиве. Регистрация всей технической документации осуществляется в Архиве. Исходные данные и исполнительная документация должны передаваться в Управление ДОУ по Акту приема-передачи (Приложение Д).

6.3.2. При принятии внешних документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить целостность вложений, адрес, количество листов входящих документов. Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются непосредственно адресату. Ошибочно доставленные входящие документы должны быть возвращены в почтовое отделение. Если обнаруживается некомплектность или повреждение входящих документов, то при регистрации документа в журнале регистрации документов делается соответствующая отметка.

6.3.3. Документ должен быть зарегистрирован в день поступления в Управлении ДОУ. Регистрация документа предполагает:

– проставление штампа для регистрации документов;

– присвоение регистрационного номера документу, указание даты;

– занесение данных в журнал регистрации документов.

Исходящие документы, на которых отсутствуют обязательные реквизиты (наименование вида документа, подпись, адресат, дата и пр.), к регистрации не принимаются.

Все конверты от поступившей корреспонденции прикрепляются к сопроводительному письму. В случае поступления документов без сопроводительного письма, регистрации подлежит конверт.

Регистрационный номер исходящего документа свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.

6.3.4. К документам, подлежащим регистрации в Управлении ДОУ относятся:

- письма от сторонних организаций;

- уведомления, решения, судебные повестки арбитражных судов, подразделений судебных приставов;

- требования, решения налоговых инспекций всех уровней;

- сообщения о совещаниях, заседаниях, презентациях, ярмарках-выставках;

- предложения, жалобы, заявления граждан;

- приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности;

- исходящие письма;

- заявки на технологическое присоединение;

- внутренние корпоративные письма (а именно, письменные уведомления о ликвидации /реорганизации организации в соответствии со ст. 63 пп.1 ГК РФ; - судебно - претензионные - иски, претензии,требования; уведомления о включении в реестр кредиторов; письма предарбитражного урегулирования судебных споров, ходатайство в арбитражный суд, письма отправляемые в спец.депозитарий, письма по вопросу оплаты за третьих лиц в соответствии с п. 1 ст. 313 ГК РФ, Заявками на технологическое присоединение, Уведомлениям о перераспределении максимальной мощности, предписания, уведомления о расторжении договора (отказе) на осуществление функций ЕИО);

6.3.4.1. Заявления от собственников/дольщиков о выдачи дубликатов документов или заверенных копий документов принимаются в УДОУ в виде электронных заявок, либо на бумажном носителе (в случае если заявление поступило почтой) БД Канцелярия - Входящие. Полученные электронные заявления направляются по СЭД на рассмотрение директору организации на имя которой поступило заявление . Директор в день получения должен направить заявление на исполнение:

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать заверенную копию документа, заявление направляется - Начальнику Архива;

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать дубликат ПКО, заявление направляется, ответственному лицу казначейства (кассиру);

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать акт сверки, заявление направляется Начальнику Управления учета и отчетности.

6.3.4.2. В зависимости от вида документа (копия/дубликат) исполнитель готовит запрашиваемый документ. Архив прикрепляет в поле Дополнительная информация скан (копию) документа, в случае если были запрошены дубликаты платежных документов (ПКО) кассир готовит запрашиваемый документ и передает в УДОУ для передачи контрагенту, в случае если запросили акт-сверки, бухгалтерия готовит запрашиваемый документ и прикрепляет в поле Дополнительная информация и направляет в УДОУ для передачи контрагенту.