4.1. Ответственность за правильность и корректность ввода полученной информации о лице, обратившемся в организацию, а также за надлежащее оформление согласий на обработку и передачу персональных данных физических лиц, несут сотрудники:

- организации в сфере управления продажами недвижимости;

- организации, предоставляющих жилищно – коммунальные услуги;

- управления ДОУ;

- юридического отдела;

- организаций в сфере дошкольного образования;

- отдела ИТ-аналитики;

- отдела кадров.

Указанные лица несут ответственность в рамках своих обязанностей.

4.2. Ответственность за проведение проверки первичной информации, предоставленной лицом, а также за выявление возможных рисков, связанных с проверяемым лицом, несет начальник отдела ИТ-аналитики.

4.3. Ответственность за своевременное информирование сотрудников отдела разработки ПО, об изменениях в кадровом составе организаций, перечисленных в п.4.1. СТО, для исключения доступа сотрудников к Каталогу лиц (при увольнении, переводе, отпуске по уходу за ребенком и т.п.) несут директора (руководители) соответствующих организаций.

4.4. Контроль за соблюдением требований СТО осуществляет директор консалтинговой организации, в структуру которой входит отдел ИТ-аналитики.

5.1. Целью СТО является:

- создание эффективной системы ввода, корректировки, проверки, использования информации и поддержки актуальных данных в Каталоге лиц.

5.2. Перечень параметров Каталога лиц представлен в Приложении А.

5.3. Общая схема процесса Управления Каталогом лиц представлена в Приложении Б.

6.1.2. Заполнение информации в Каталог лиц осуществляют:

а) сотрудники управления ДОУ, используя за основу заявку, оформленную в ИС, поступившую в виде сообщения, переданного по ИС (далее - письма) от сотрудников соответствующих организаций, а также на основе поступающих в управление ДОУ правоустанавливающих документов, согласно МИ СМК 70.22.17 Методологическая инструкция пользователя 1С Каталога лиц;

б) сотрудники отдела ИТ-аналитики, используя за основу заявку, поступившую от руководителей организаций либо данных, полученных из анкеты и учредительных документов;

в) сотрудники организации в сфере управления продажами недвижимости, используя данные, полученные из оригиналов документов, а также анкетные данные при оказании услуг по продаже недвижимости;

г) сотрудниками организации, предоставляющей жилищно – коммунальные услуги, на основании анкетных данных при оказании жилищно – коммунальных услуг;

д) сотрудники организации в сфере дошкольного образования, используя данные, полученные из оригиналов документов, а также анкетные данные при оказание услуг по содержанию, обучению, развитию ребенка;

е) сотрудники отдела кадров, используя данные, полученные из оригиналов документов, а также на основании письма от сотрудников соответствующих организаций, при обращении ФЛ как соискателя на вакантную должность.

6.1.3. Документы согласно Приложения Г должны быть прикреплены сотрудниками организаций в карточке лица (в СТО общее понятие, включающие в себя контрагента, претендента, пользователя, физическое лицо, юридическое лицо) в течение 30 мин., после заполнения информации о лице в Каталоге лиц.

6.2.1. После получения автоматического уведомления о вводе данных в Каталог лиц сотрудник отдела ИТ-аналитики должен проверить наличие в карточке лица прикрепленных отсканированных документов, на основании которых была введена информация, согласно приложения Г.

6.2.2. Сотрудник отдела ИТ-аналитики при отсутствии приложенных в соответствии с п.6.2.1. документов должен письмом уведомить сотрудника, создавшего карточку лица, каких документов не хватает.

6.2.3. После прикрепления необходимых документов сотрудник отдела ИТ-аналитики в течение 15 мин. осуществляет сверку данных, внесенных в карточку лица, с прикрепленными документами, при обнаружении несоответствия производит корректировку данных (в СТО понятие означающее правку, частичное изменение, исправление информации), внесенных в Каталог лиц.

6.2.4. После проведения первичной проверки и корректировки, данные автоматически сохраняются и записываются в реестр Каталога лиц, который хранит всю информацию о вновь созданных лицах и проводимых изменениях с лицами.

6.3.1.На основании запроса руководителя организации сотрудник отдела ИТ-аналитики проводит проверку информации (в СТО понятие означающее выяснение истинности, подлинности информации) о ФЛ в течение 1-ого рабочего дня, о ЮЛ в течение 3-х рабочих дней, а также выявляет возможные риски, связанные с проверяемым лицом:

- организационные риски;

- рыночные риски;

- юридические риски;

- кредитные риски;

- технико – производственные риски.

6.3.2. В качестве источников информации для проведения проверки могут выступать: периодические издания; мнения аналитиков; личные наблюдения сотрудников организаций, ведущих сотрудничество с данным лицом; беседы с сотрудниками проверяемого ЮЛ, конкурентами и контрагентами конкурента; выставки и конференции; исследования легально приобретенных образцов продукции конкурента; открытые источники информации и пр.

6.3.4. При обнаружении подделки документов удостоверяющих личность, учредительных документов ЮЛ, сотрудник отдела ИТ-аналитики передает данную информацию, письмом, руководителю частного охранного предприятия.