(Действующий) СТО УП «Руководство на роль: Специалист информационной и технической...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий
1) ознакомиться с условиями заключенного ранее договора управления Проектом;
2) провести приемку, анализ и проверку содержания сформированных ранее ежемесячных отчетов по Проекту, представленных в СЭД;
3) провести анализ и сравнение базовых значений (бюджета, сроков реализации и т.д.), указанных в базовом плане реализации Проекта соответствующего договора управления Проектом с фактическими полученным в ходе реализации Проекта и представленными на сайте «Инвестиционные проекты».
1.4. Все выявленные замечания в ходе анализа договора управления Проектом, ранее проведенной ежемесячной отчетности и т.д. должны быть направлены Координатором на рассмотрение руководителю отдела по работе с инвесторами для принятия дальнейшего решения по работе с ними.

Действие 2: Участие в селекторных совещаниях

2.1. Координатор обязан участвовать во всех селекторных совещаниях (далее – Совещаниях) проводимых по назначенному на него Проекту согласно СТО УП «Регламент проведения селекторных совещаний».
2.2. В процессе проведения каждого Совещания Координатор обязан:
1) вести видеозапись Совещания и, после его завершения, разместить на официальном канале YouTube.com;
2) фиксировать вопросы, возникшие к офису управления проектами.
2.3. По завершению Совещания в специально созданном письме (в СЭД) Координатору необходимо оперативно:
1) разместить созданную видеозапись проведенного Совещания;
2) указать неразрешенные вопросы, возникшие к офису управления проектами в ходе Совещания и обеспечить получение на них ответа до конца текущего рабочего дня.

Действие 3: Контроль заключаемым договоров в рамках реализации Проекта

Действие 4: Проверка фактических расходов по бюджету Проекта

4.1. Координатор ежемесячно обязан осуществлять проверку данных по фактическим расходам по Проекту согласно требованиям действия 5 СТО УП «Регламент отражения фактических расходов в бюджете инвестиционно-строительного проекта».
4.2. В рамках реализации Проекта Координатору необходимо контролировать процесс оперативного проведения ПУД по заключенным участниками команды ИСП договорам.
4.3. По соответствующему письменному запросу от участника команды ИСП Координатор:
1) проводит в 1С: Бухгалтерия сторнирование спецификаций (в подсистеме «Управление инвестиционными проектами в строительстве» форма обработки «Групповая обработка спецификаций»), по которым не будут выполняться работ, поставка, оказываться услуги;
2) в ручную сторнирует, отражает ПУД для сайта «Инвестиционные проекты».
Сторнирование спецификация осуществляется согласно СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам».
4.4. По письменному запросу от менеджера по контролю и аналитике инвестирования организации инвестора (далее – Экономисту) Координатор выполняет переотражение информации по действующим спецификациям к действующим договорам на сайте «Инвестиционные проекты».

Действие 5: Изменение базового бюджета реализации Проекта

В случае, если было инициировано изменение в базовом бюджете реализации Проекта, то Координатор участвует в данном процессе согласно требованиями СТО УП «Регламент внесения изменений в утвержденный базовый бюджет реализации инвестиционного проекта», в том числе формирует экспертное заключение об обоснованности изменения бюджета Проекта.

Действие 6: Выезд на строительную площадку

6.1. Координатору необходимо посещать каждый Проект, который он курирует не реже 1 (одного) раза в месяц с целью оценки фактических объемов выполненных работ по соответствующим пакетам работ.
6.2. Координатор вправе самостоятельно выбрать время и дату посещения соответствующего Проекта после 20 (двадцатого) числа текущего месяца.
6.3. Координатору необходимо предварительно (минимум за 1 (один) рабочий день) оповестить соответствующего управляющего ИСП о дате и времени планового посещения Проекта.
6.4. Управляющий ИСП в свою очередь назначает ответственного участника команды ИСП, который будет обязан встретить и сопровождать Координатора все время его нахождения на территории строительной площадки Проекта.

Действие 7: Проверка ежемесячной отчетности участников команды ИСП

7.1. После получения отчета от команды ИСП Координатор проверяет его на предмет соответствия с плановыми и фактическими показателями выполненных работ по реализации Проекта в течение 3 (трех) рабочих дней согласно требованиям СТО УП «Регламент подготовки и проверки ежемесячной отчетности командой ИСП».
7.2. В случае, если в ходе проверки ежемесячных отчетов Координатором были выявлены замечания (не совпадение фактических и указанных значений, отсутствуют активные ссылки на подтверждающие документы и т.д.), то он направляет на доработку соответствующему участнику команды ИСП, в том числе с целью получения дополнительных документов, подтверждающих указанную в отчете информацию.
7.3. По результатам проверки ежемесячного отчета участника команды ИСП, в том числе за неимением какой-либо подтверждающей информации, Координатору необходимо письменно указать выявленные замечания к проверяемому отчету и направить на рассмотрение и доработку участникам команды ИСП.

Действие 8: Ведение накопительных ведомостей по закрытым часам участника команды ИСП

8.1. После согласования акта сдачи-приемки оказанных услуг участника команды ИСП в рамках реализации Проекта Координатор фиксирует информацию по закрытым трудозатратам соответствующего участника команды ИСП в специальной ведомости, которая ведется по утвержденной форме с ЕИО организации инвестора (далее – Ведомость).
8.2. Ведомость ведется Координатором по всем назначенным на него Проектам.

Действие 9: Подготовка ежемесячной о тчетности о ходе реализации Проекта

9.1. Ежемесячно (в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным) Координатор предоставляет ежемесячную отчетность о ходе реализации Проекта за прошедший месяц согласно требованиям и установленным формам СТО УП «Требования к отчетности офиса управления проектами».
9.2. Созданная Координатором ежемесячная отчетность в зависимости от заключенного договора между организацией инвестором и офисом управления проектами направляется (в СЭД) на согласование по одному из следующих вариантов:
1) письменно только руководителю управления по работе с инвесторами (при этом направить управляющему ИСП для информирования);
2) вложенную в акт, первоначально руководителю управления по работе с инвесторами, а затем:
9.3. Ежемесячно (в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным) Координатор предоставляет ЕИО организации инвестора отчет с консолидированной информацией о рисках по Проектам, ведущимся данной организацией по установленной форме.

Действие 10: Закрытие Проекта

В завершению всех обязательств в рамках договора управления Проектом инициируется процесс по его закрытию, в котором Координатор действует согласно СТО УП «Регламент закрытия договора управления инвестиционным проектом».