(Действующий) СТО УП «Руководство на роль: Специалист информационной и технической...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО УП «Руководство на роль: Специалист информационной и технической поддержки инвесторов»

Разработан: Орлов В.М.

1. Общие положения

1.1. Настоящий стандарт организации описывает основные действия специалиста информационной и технической поддержки инвесторов (далее – Координатором), их содержание и требования к выполнению в рамках сопровождения назначенного на него инвестиционного проекта реализуемого по технологии develop-man (далее – Проекта).
1.2. Основная задача Координатора – контроль хода реализации Проекта, соблюдения участниками команды ИСП условий заключенного договора управления Проектом и проверка документооборота по всем договорам в рамках реализации Проекта.
1.3. Координатор ответственен за:
1) оперативное информирование ЕИО организации инвестора обо всех ситуациях, вызывающих отклонение от базового плана реализации Проекта и подвергающих риску успешную реализацию Проекта.
2) проверка и согласование договоров, заключаемых в рамках реализации Проекта;
3) формирование и предоставление отчетности о ходе реализации Проекта.
1.4. Координатору необходимо обеспечивать соблюдение требований СТО, входящих в систему стандартов бренда develop-man участниками команды ИСП при реализации Проектов.
1.5. Все предложения и замечания, возникающие при работе с участниками команды ИСП Координатору необходимо направлять руководителю соответствующего отдела офиса управления проектами.
1.6. При использовании данного СТО применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящего СТО.

2. Основные действия, выполняемые Координатором

Действие 1: Назначение Координатора на Проект

1.1. После назначения Координатора на определенный Проект ему необходимо проанализировать соответствующий договор управления Проектом.
1.2. В случае, если Координатор назначен на новый Проект, по которому договор управления Проектом находится на этапе заключения, то при его согласовании ему необходимо рассмотреть условия договора (в том числе базовый план реализации Проекта). Если в процессе рассмотрения договора Координатором были выявлены замечания, то их необходимо указать в карточке договора, после чего направить уведомление руководителю управления по работе с инвесторами и контролировать процесс принятия решения по их исправлению.
1.3. В случае, если Координатор назначен на уже реализуемый Проект, то ему необходимо:
1) ознакомиться с условиями заключенного ранее договора управления Проектом;
2) провести приемку, анализ и проверку содержания сформированных ранее ежемесячных отчетов по Проекту, представленных в СЭД;
3) провести анализ и сравнение базовых значений (бюджета, сроков реализации и т.д.), указанных в базовом плане реализации Проекта соответствующего договора управления Проектом с фактическими полученным в ходе реализации Проекта и представленными на сайте «Инвестиционные проекты».
1.4. Все выявленные замечания в ходе анализа договора управления Проектом, ранее проведенной ежемесячной отчетности и т.д. должны быть направлены Координатором на рассмотрение руководителю отдела по работе с инвесторами для принятия дальнейшего решения по работе с ними.

Действие 2: Участие в селекторных совещаниях

2.1. Координатор обязан участвовать во всех селекторных совещаниях (далее – Совещаниях) проводимых по назначенному на него Проекту согласно СТО УП «Регламент проведения селекторных совещаний».
2.2. В процессе проведения каждого Совещания Координатор обязан:
1) вести видеозапись Совещания и, после его завершения, разместить на официальном канале YouTube.com;
2) фиксировать вопросы, возникшие к офису управления проектами.
2.3. По завершению Совещания в специально созданном письме (в СЭД) Координатору необходимо оперативно:
1) разместить созданную видеозапись проведенного Совещания;
2) указать неразрешенные вопросы, возникшие к офису управления проектами в ходе Совещания и обеспечить получение на них ответа до конца текущего рабочего дня.

Действие 3: Контроль заключаемым договоров в рамках реализации Проекта

Действие 4: Проверка фактических расходов по бюджету Проекта

4.1. Координатор ежемесячно обязан осуществлять проверку данных по фактическим расходам по Проекту согласно требованиям действия 5 СТО УП «Регламент отражения фактических расходов в бюджете инвестиционно-строительного проекта».
4.2. В рамках реализации Проекта Координатору необходимо контролировать процесс оперативного проведения ПУД по заключенным участниками команды ИСП договорам.
4.3. По соответствующему письменному запросу от участника команды ИСП Координатор:
1) проводит в 1С: Бухгалтерия сторнирование спецификаций (в подсистеме «Управление инвестиционными проектами в строительстве» форма обработки «Групповая обработка спецификаций»), по которым не будут выполняться работ, поставка, оказываться услуги;
2) в ручную сторнирует, отражает ПУД для сайта «Инвестиционные проекты».
Сторнирование спецификация осуществляется согласно СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам».
4.4. По письменному запросу от менеджера по контролю и аналитике инвестирования организации инвестора (далее – Экономисту) Координатор выполняет переотражение информации по действующим спецификациям к действующим договорам на сайте «Инвестиционные проекты».

Действие 5: Изменение базового бюджета реализации Проекта

В случае, если было инициировано изменение в базовом бюджете реализации Проекта, то Координатор участвует в данном процессе согласно требованиями СТО УП «Регламент внесения изменений в утвержденный базовый бюджет реализации инвестиционного проекта», в том числе формирует экспертное заключение об обоснованности изменения бюджета Проекта.

Действие 6: Выезд на строительную площадку

6.1. Координатору необходимо посещать каждый Проект, который он курирует не реже 1 (одного) раза в месяц с целью оценки фактических объемов выполненных работ по соответствующим пакетам работ.
6.2. Координатор вправе самостоятельно выбрать время и дату посещения соответствующего Проекта после 20 (двадцатого) числа текущего месяца.
6.3. Координатору необходимо предварительно (минимум за 1 (один) рабочий день) оповестить соответствующего управляющего ИСП о дате и времени планового посещения Проекта.
6.4. Управляющий ИСП в свою очередь назначает ответственного участника команды ИСП, который будет обязан встретить и сопровождать Координатора все время его нахождения на территории строительной площадки Проекта.

Действие 7: Проверка ежемесячной отчетности участников команды ИСП

7.1. После получения отчета от команды ИСП Координатор проверяет его на предмет соответствия с плановыми и фактическими показателями выполненных работ по реализации Проекта в течение 3 (трех) рабочих дней согласно требованиям СТО УП «Регламент подготовки и проверки ежемесячной отчетности командой ИСП».
7.2. В случае, если в ходе проверки ежемесячных отчетов Координатором были выявлены замечания (не совпадение фактических и указанных значений, отсутствуют активные ссылки на подтверждающие документы и т.д.), то он направляет на доработку соответствующему участнику команды ИСП, в том числе с целью получения дополнительных документов, подтверждающих указанную в отчете информацию.
7.3. По результатам проверки ежемесячного отчета участника команды ИСП, в том числе за неимением какой-либо подтверждающей информации, Координатору необходимо письменно указать выявленные замечания к проверяемому отчету и направить на рассмотрение и доработку участникам команды ИСП.