(Утративший силу) СТО УП «Регламент проведения селекторных совещаний»...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

СТО УП «Регламент проведения селекторных совещаний»

Разработан: Аликин А.Ю. (изменен: Орлов В.М., Конюхов Д.А.)

1. Общие положения

1.1. Платформой для проведения селекторных совещаний по реализации инвестиционно-строительных проектов (далее – Совещание) является программа MS Lync.
1.2. Присоединение к Совещанию производится с автоматизированного рабочего места, а в случае, если это невозможно – с мобильного устройства.
1.3. Сотрудник офиса управления проектами организует Совещание в программе MS Outlook (режим «Cобрание Lync») и направляет ссылки по электронной почте:
1) ЕИО и сотрудникам организации инвестора;
2) ЕИО и ответственному менеджеру генерального поставщика;
3) Специалисту информационной и технической поддержки инвесторов (со стороны офиса управления проектами);
4) Участникам команды ИСП;
5) Представителям организации, осуществляющих строительный контроль;
6) Представителям организации, осуществляющей контроль за соблюдением техники безопасности на объекте.
1.4. Специалист информационной и технической поддержки инвесторов создает специальное письмо (в СЭД) (далее − Письмо), в котором ведутся все дальнейшие обсуждения между участниками Совещания.
1.5 Ссылка направляется участникам Совещания (согласно п. 1.3) на основании полученного уведомлении в СЭД от управляющего ИСП.
1.6. Ведущим Совещания является управляющий ИСП, а в случае его отсутствия, менеджер по управлению инвестированием в строительство, предварительно выбранный управляющим ИСП.
1.7. Ответственный менеджер по управлению инвестированием должен обеспечить присутствие на Совещании представителей всех организаций, с которыми имеются действующие договоры на закрепленные за ним пакеты работ. Для этого необходимо переслать им по электронной почте ссылку на Совещание в Lync, номер телефона и идентификатор конференции, полученные от сотрудника офиса управления проектами.
1.8. В случае, если обязательный участник Совещания не может присутствовать на нем, то ему необходимо уведомить об этом ведущего Совещания.
1.9. При необходимости, на Совещание допустимо привлекать иных лиц, не указанных в п. 1.3 и 1.7.
1.10. Полномочия выступающего обязательно предоставляются для:
1) ЕИО организации инвестора;
2) Представителя офиса управления проектами;
3) Управляющего ИСП, а также ответственному лицу им назначенному.
1.11. Дополнительно список ссылок на Совещания размещен на сайте develop-man.ru.
1.12. Специалист информационной и технической поддержки инвесторов имеет право задавать вопросы, относящиеся к логике Совещания, после каждого доклада.
1.13. Специалист информационной и технической поддержки инвесторов обязан:
1) вести запись Совещания и, после его завершения, размещать её в Письме и на официальном канале YouTube.com;
2) по завершению Совещания фиксировать вопросы, возникшие к офису управления проектами, в Письме и ответить на них до конца текущего рабочего дня (см. п. 1.13);
3) по завершению Совещания фиксировать перечень отсутствующих на Совещании подрядных организаций, выполняющих подрядные работы на объекте.
1.14. Для получения доступа на просмотр Совещаний, необходимо в Письме предоставить активный аккаунт на сервисе google+ специалисту информационной и технической поддержки инвесторов.
1.15. Порядок проведения Совещания и рассматриваемые вопросы могут корректироваться ЕИО организации инвестора.

2. Требования к формату выступления

2.1. При присоединении к Совещанию отключать звук микрофона и запускать видео, предварительно настроив микрофон и веб-камеру для корректной работы.
2.2. Перед началом выступления сообщать свою Ф.И.О. и занимаемую должность (если данную информацию не озвучил ведущий Совещания).
2.3. Доклад участника Совещания должен быть кратким, емким и, по содержанию и времени выступления соответствовать п. 2.6 настоящего СТО.
2.4. При выступлении необходимо:
- Оперировать измеримыми показателями: конкретные даты, стоимостные показатели, количество работников, объем выполненных работ в процентном соотношении и т.д.;
- При указании срока выполнения работ, поставок и т.д., сообщать плановую дату (по графику) и фактический ход их выполнения;
- Докладчику указывать название подрядной организации и должности её представителей, а не их Ф.И.О;
- Вопросы адресовать конкретному участнику Совещания, т.е. не должны быть абстрактными и без адресата;
- Уважительно относиться к другим участникам Совещания (не допускаются высказывания, задевающие их честь, престиж организаций, которые они представляют и т.д.);
- Смотреть в камеру, держаться уверенно, использовать умеренные жесты, средний темп речи и тон.
2.5. Во время проведения Совещаний не допускается:
- Обсуждение вопросов, не предусмотренных логикой Совещания;
- Длительное обсуждение проблем (в случае, если решение не было найдено оперативно, то дальнейшее разрешение ситуации проводить в рабочем порядке или назначить отдельное собрание).
2.6. Порядок выступлений, примерное содержание и время доклада участников Совещания представлен в таблице 1:
Таблица 1 − Порядок выступлений, примерное содержание и время доклада участников Совещания
Порядок выступления
Участник Совещания
Примерной содержание выступления
Время, мин. (на одного докладчика)
1
Ведущий СовещанияНапоминает о необходимости выключения микрофона и запуска видео. Докладывает о ходе выполнения продаж по ИСП (в начале каждой недели). Предоставляет слово каждому из участников Совещания. По завершению каждого доклада просит озвучить вопросы к выступившему.
0,2
2
Представитель организации, осуществляющей контроль за соблюдением техники безопасности на объектеПо объекту ___ не устранено ___ предписаний (с указанием перечня работ по пакетам работ), из них критических ___ шт. (с указанием перечня работ по пакетам работ). За вчерашний день выдано критическое предписание ___ (указать в чем суть предписания, на какую работу и по какому пакету работ).
0,5
3
Представители организации, осуществляющей строительный контроль на объектеПо объекту ___ не устранено ___ предписаний (с указанием перечня работ по пакетам работ), из них критических ___ шт. (с указанием перечня работ по пакетам работ). За вчерашний день выдано критическое предписание ___ (указать в чем суть предписания, на какую работу и по какому пакету работ).
0,5
4
Менеджер по управлению инвестированием в проектирование По объекту ___ все исходные данные собраны / не собраны (указать отсутствующие и ожидаемую дату получения).Общее количество договоров на проектирование необходимых к заключению на текущий квартал ___;На текущий момент заключено ____ договоров/___подготовлено/___отправлено на согласование (указать причины, препятствующие их заключению).Организации, выполняющие проектные работы в графике / с отставанием от графика (указать текущий срок отставания).Ожидаемый срок выдачи проектной документации (по разделам, с наименованием): ___. Срок получения заключения экспертизы по сданной ПД ___. Договор по контролю качества и экспертизе ПД заключен / не заключен (указать причины и планируемый срок). На пакет работ ___ ресурсные ведомости выгружены (материалы, работы, механизмы).Ресурсная ведомость отсутствует на пакет работ ____, планируемые срок выгрузки ___. Изменений в проекте не производилось/ в проект внесены следующие изменения ___.Согласно требованиям управляющего ИСП: Информация может докладываться по таблице, которая ведется по всем разделам ПД.Доклады могут осуществляться с заданной периодичностью.
1,0
5
Менеджер по управлению инвестированием в обеспечение машинами и механизмамиНа объекте ___ за вчерашний день не исполнено ___ согласованных заявок. Не выделена техника (наименование техники) ___ для подрядчика ___. Техника будет поставлена ___.Сообщает, что на ____ число по объекту ___ будут исполнены ___ заявок.Выделена ___ (наименование техники) организации ___ для подрядчика ___. Время работы с ___ по ___. Не выделена ___ (наименование техники). Приняты следующие меры ___. Техника будет поставлена ___.Подрядчик ___ уведомлен.
0,5
6
Менеджер по управлению инвестированием в поставку материалов и оборудованияНа ___ неделе запланирована поставка следующих групп материалов: ___. На объект ___ за вчерашний день не поставлены материалы: ___ для подрядчика ___. Материалы будут поставлены ___. ___ числа на объект ___ будут поставлены следующие материалы: ___В нарушение графика не будут сегодня поставлены следующие материалы: ___. Приняты следующие меры ___.Ожидаемый срок поставки___. Подрядчик ___ уведомлен.
1,5
7
Менеджер по управлению инвестированием в строительство;Менеджер по управлению инвестированием в работы ВиК;Менеджер по управлению инвестированием в электромонтажные работы;На объекте ___ по пакету работу ___ ведутся работы подрядчиком ___. Плановое количество человек на объекте ___, фактическое ___. Работы выполняются согласно графику / с отставанием от графика (указать текущий срок отставания, его причины и корректирующие мероприятия).Объем выполненных работ ___ по пакету работ (в % отношении). На текущий квартал необходимо заключить ___ договоров, из них ___ заключено/___подготовлено (в том числе приложений)/ ___отправлено на согласование (указать причины, препятствующие их заключению).Проблемными вопросами являются: ___.
2,0
8
Представители подрядных организацийНа объект ___ за вчерашний день была запланирована работа ___ чел. с выработкой ___ чел-час. Фактически работало ___ чел. , выработка составила ___ чел-час. Отклонение от графика ___ по причине (указать если было отклонение от плана) ___. На сегодня запланирована работа ___ чел с выработкой ___ чел-час. Дефицитные позиции материалов ___ в количестве ___, заявка была направлен ответственному менеджеру ___ (указываются материалы, которые приведут к остановке работ на объекте в течение ближайших 5 рабочих дней) ___. Прочие вопросы: ___.
5,0
9
Ведущий СовещанияПрошу озвучить срочные вопросы.
10
Ведущий СовещанияОтветственным менеджерам прошу обратить внимание на отсутствие подрядных организаций: ___